Glossar

Siehe Production Printing

Abkürzung für Variable Data Printing, siehe Production Printing

Verbrauchsmaterial sind Materialien, die für das Funktionieren von Maschinen oder Prozessen benötigt und durch das Benutzen „verbraucht“ werden. Verbrauchsmaterialien bei Druckerflotten sind beispielsweise Tonerkartuschen.

Fehlt Verbrauchsmaterial, sind Geräte nicht funktionsfähig. Daher ist es notwendig, es rechtzeitig nachzubestellen. Heutzutage passiert das beim Drucker-Monitoring automatisch, etwas über die digitale Schaltzentrale TA Cockpit^® von TA Triumph-Adler.

Beim Versionieren von Dokumenten werden alle Änderungen an Dokumenten dokumentiert. Das jeweilige Dokument wird bei jeder Änderung im Archiv als neuere Version mit einer fortlaufenden Versionsnummer abgelegt wird. Diese Nummern unterscheiden eindeutig seine unterschiedlichen Bearbeitungszustände (Versionen).

Im digitalen Dokumentenmanagement werden Dokumente elektronisch erfasst, bearbeitet, gespeichert und archiviert. Damit jeder einzelne Arbeitsschritt – nicht zuletzt in Hinsicht auf eine revisionssichere Archivierung – nachvollzogen werden kann, muss jeder Zwischenschritt – etwa durch Korrekturen, Ergänzungen, Löschungen oder Kommentare – dokumentiert werden.

Dokumenten-Management-Systeme und ECM-Systeme übernehmen das Versionieren von Dokumenten automatisch. Sie legen die Dokumente in einem zentralen Verzeichnis oder in einer Datenbank ab. Die Protokollierung macht Änderungen transparent und nachvollziehbar: Es ist jederzeit klar, wer wann was geändert hat.

Im System lässt sich festlegen, wer auf das jeweilige Dokument zum Bearbeiten zugreifen darf und wer auf den „Nur lesen“-Modus beschränkt wird. Sobald ein archiviertes Dokument zum Bearbeiten geöffnet wird, ist es im Archiv gesperrt (Check-out). Damit wird verhindert, dass zeitgleich verschiedene Personen auf dieselbe Dokumentenversion zugreifen. Während des Check-out können andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Dokument nur lesen; bearbeitet werden kann es erst wieder, nachdem es wieder mit einer neuen Versionsnummer gespeichert und damit freigegeben ist (Check-in). Im System angezeigt wird im Normalfall immer die jeweils neueste Version.

Das Verteilen von Dokumenten ist ein Schritt im digitalen Dokumentenmanagement. Er sorgt dafür, dass Dokumente automatisiert in die richtigen Ordner kommen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt darauf zugreifen können.

Das digitale Management von Dokumenten beginnt mit dem Erfassen von Dokumenten, die entweder bereits in elektronischer Form eintreffen oder durch Scannen am MFP digitalisiert werden. Ein Dokumenten-Management-System (DMS) oder ECM-System spei­chert alle eingehenden Doku­mente in einem zen­tralen, für alle über das Netz­werk er­reich­baren Ar­chiv. Die Metadaten der Dokumente oder Dateien werden in ei­ner Daten­bank hinter­legt. Anhand festgelegter Vorgaben in den digitalen Workflows wie Kate­gorie, Pro­jekt oder Kundennummer werden die einzelnen Dokumente automatisch gezielt an die zu­ständigen Bear­bei­terinnen und Bearbeiter weitergeleitet (verteilt), um von ihnen bearbeitet zu werden.

Siehe Digitales Vertragsmanagement

Bei der Vertrauensarbeitszeit steht die Erledigung vereinbarter Aufgaben über Zielvorgaben im Vordergrund. Festgelegt wird lediglich das Volumen der wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit, nicht aber der Beginn und das Ende. Im Fokus steht nicht die Kontrolle der Arbeitszeiten, sondern das Vertrauen, dass die vereinbarten Aufgaben erledigt werden. Die Beschäftigten organisieren sich selbstverantwortlich, was Arbeitsort und -zeiten angeht. Die Vorgesetzten verzichten weitgehend auf Kontrolle der Arbeitszeiten. Das Modell der Vertrauensarbeitszeit ist vor allem für Beschäftigte wie Außendienstler geeignet, die ihre Aufgaben weitgehend selbstverantwortlich erledigen.

Zentrale Voraussetzung für die Einführung von Vertrauensarbeitszeit ist ein ausgeprägtes Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Beschäftigten. Führungskräfte müssen subjektiv willens und objektiv fachlich in der Lage sein, das Arbeitsergebnis unabhängig von der Arbeitszeit objektiv in Menge und Qualität zu bewerten. Auf der anderen Seite müssen die Beschäftigten über ein hohes Maß an Selbstorganisation verfügen. Im Zusammenspiel beider Seiten braucht es Spielregeln, wie mit Überlastung bzw. mangelnder Auslastung umgegangen wird.

Vorteile der Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber:

Nachteile der Vertrauensarbeitszeit für Arbeitgeber:

Vorteile der Vertrauensarbeitszeit für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:

Nachteile der Vertrauensarbeitszeit für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer:

Eine Variante der Vertrauensarbeit kombiniert dieses Modell mit einer Kernzeit: Während bestimmter Zeiten müssen die Beschäftigten präsent oder zumindest erreichbar sein – ansonsten ist ihnen freigestellt, wann sie ihre Aufgaben erledigen.

Mit dem Verwalten von Dokumenten ist der Umgang mit Dokumenten vom Empfangen bzw. Erfassen über das Bearbeiten bis zum Archivieren gemeint. Früher waren Dokumente aus Papier und wurden analog verwaltet: Ihr Empfang wurde per Eingangsstempel dokumentiert, in Umlaufmappen wurden sie zum Bearbeiten an die zuständigen Beschäftigten geschickt. Waren alle Arbeitsschritte erledigt, wurden die Dokumente in Aktenordnern aufbewahrt und so archiviert.

Diese Abläufe beim Verwalten von Dokumenten werden zunehmend digitalisiert. Beim elektronischen Dokumentenmanagement sind die Arbeitsschritte und Prozesse zum Verwalten der Dokumente festgelegt. Mit DMS- und ECM-Lösungen werden die Abläufe beim Erfassen, Verteilen, Bearbeiten, Speichern, Versionieren und Archivieren automatisiert und standardisiert.

Digitale Workflows geben vor, wie bestimmte Arbeitsschritte aufeinander folgen, etwa beim Bearbeiten einer Rechnung von ihrem Eingang bis zum Bezahlen und Archivieren.

Nur wer berechtigt ist, kann die Rechnung beim jeweiligen Prozessschritt bearbeiten. Von außen lässt sich jederzeit sehen und kontrollieren, bei welchem Schritt eine bestimmte Rechnung gerade ist.

Papierdokumente werden durch Scannen am MFP digitalisiert. Dabei werden die Unterlagen in einem Format gespeichert, in dem sie problemlos bearbeitet werden können. Zugleich werden sie automatisiert richtig in der digitalen Ordnerstruktur abgelegt. DMS- und ECM-Systeme sorgen dafür, dass alle Dokumente digital so gespeichert sind, dass sie direkt zu finden und per Mausklick aufzurufen sind. Die Workflows dieser Systeme leiten Dokumente digital über alle Stationen vom Erfassen über das Bearbeiten bis zum Archivieren. Das sorgt für eine zuvor unbekannte Transparenz: Jederzeit ist klar, wo das Dokumente auf seinem Weg durch das Unternehmen ist und welcher Schritt als nächster ansteht.

Eine Videokonferenz ist eine Konferenz, bei der die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sich an verschiedenen Orten befinden und sich per Videotechnik austauschen, sich also sowohl sehen als auch hören. Da Gestik und Mimik einen Großteil der (wenn auch häufig unbewussten) Kommunikation ausmachen, kommt die Videokonferenz der persönlichen Begegnung deutlich näher als die Telefonkonferenz, bei der auf die visuelle Komponente verzichtet werden muss.

Videokonferenzen werden genutzt, um den Austausch von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu fördern, die nicht am selben Ort arbeiten, sondern beispielsweise im Homeoffice. Dabei nimmt ein zentraler Konferenzserver die Videostreams aller Mitwirkenden entgegen und mischt sie zu einem großen Bild zusammen, in dem alle sichtbar sind. Visualisiert werden können auch Charts, Slides und Ähnliches, sodass ein Austausch über – für alle sichtbare – Inhalte möglich ist.

Um verlässliche technologische Grundlagen zu schaffen, werden Systeme für Videokonferenzen zunehmend eingebunden in UCC-Lösungen. Die Abkürzung steht für Unified Communications & Collaborations. Dabei läuft die gesamte elektronische Kommunikation – neben Videokonferenzen etwa auch Telefon, E-Mails und Messaging – über eine Plattform, auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit ortsunabhängig zugreifen können. Das optimiert die Zusammenarbeit, da es keine technischen Brüche mehr gibt. So sorgt UCC für:

TA Triumph-Adler bietet UCC-Lösungen gemeinsam mit einem renommierten Partner an.

Siehe 4-Tage-Woche

Siehe Cyberangriff

Eine Volltextsuche erlaubt es, Wörter oder Wortgruppen in digitalen Dateien zu finden. Es wird also nicht nur auf den Dateinamen geschaut. sondern der gesamte Inhalt der Datei nach dem gesuchten Wort oder der Wortgruppe durchsucht.

Die Volltextsuche macht einen erheblichen Vorteil des digitalen Dokumentenmanagements aus: Statt Aktenordner nach dem gesuchten Dokument zu durchstöbern, wird einfach das gesuchte Wort bzw. die gesuchte Wortgruppe in den Computer eingegeben – und die Ergebnisse landen in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm.