Trendsport Scannen: damit Papier digital wird

Die Digitalisierung in den Büros beginnt am MFP, dem Multifunktionsprinter. Hier werden Papierdokumente gescannt, um sie anschließend digital bearbeiten und speichern zu können.

Es ist ein Geduldsspiel. Irgendein Zulieferer schickt seine Lieferscheine weiterhin im Briefumschlag und irgendein Kunde will Angebote weiterhin auf Papier. Das mit der Digitalisierung geht bei denen frühestens übermorgen los. Nervig. Aber kein Grund, im eigenen Haus die digitalen Prozesse allzu zögerlich einzuführen. Denn all das Papier lässt sich problemlos digitalisieren: durch Scannen.

Das geht mittlerweile ganz einfach. Der Multifunktionsprinter (MFP) scannt die Papierdokumente und packt sie direkt in eine Ordnerstruktur. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter weiß also immer, wo das Dokument zu finden ist. In den Ordnern finden sich nicht nur die gescannten, sondern auch die digital eingegangenen und verschickten Dokumente, sodass alle benötigten Unterlagen an einem Platz versammelt sind.

Das ist ebenso schlau wie hilfreich, denn mit dem Scannen allein ist es ja nicht getan: Eine irrlichternde digitale Rechnung nervt ebenso wie eine falsch abgelegte Papierrechnung. Der entscheidende Punkt beim Scannen ist daher das Ordnersystem, in das jedes Dokument sofort abgespeichert wird. Ebenso wichtig sind die Workflows, die dafür sorgen, dass jedes digitale Dokument umgehend von den Personen bearbeitet werden kann, die schon darauf warten.

In Zeiten von Corona wird das Digitalisieren von Papier noch wichtiger. Der Kollege, der die Rechnung freigeben muss, sitzt immer häufiger im Homeoffice – und braucht Zugang zum Dokument. Sobald es digitalisiert ist, steht es ihm und allen anderen damit befassten Mitarbeitern gleichzeitig und unabhängig vom Arbeitsort zur Verfügung.

Ohne diesen schnellen und direkten Zugriff würde die Effizienz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewaltig sinken. Sie brauchen die Infos jetzt und nicht nächste Woche, wenn sie mal wieder im Büro sind. Also wird eifrig Papier gescannt. Mit anderen Worten: Dank Corona avanciert Scannen zum Trendsport.

Eine IDC-Studie legt nahe, dass der Wandel auch ohne Corona gekommen wäre. Fast die Hälfte der befragten Mittelständler plante bereits 2019, Technologien zum Scannen einzuführen. Diese Entwicklung ist überfällig, denn bislang gab es in vielen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen ein wildes Durcheinander von analog und digital. Angebote und Verträge, Lieferscheine und Rechnungen gehen auf Papier hin und her, Auftragsbestätigungen und die tägliche Kundenkorrespondenz erfolgen per E-Mail, während Buchhaltung und Warenwirtschaft auf Computer umgestellt haben – allerdings nicht auf dasselbe System, mit dem Personalakten verwaltet werden. Dieses Kuddelmuddel gilt es aufzulösen und zu beenden.

Dafür braucht es ein einheitliches System für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und eine verbindliche und ebenso einheitliche Ordnerstruktur, auf die von überall zugegriffen werden kann. DMS-Lösungen und ECM-Systeme bieten sich dafür an, kleinere Mittelständler sind mit kompakten Lösungen wie dem TA Capture Manager mitunter besser beraten.

Egal wie überschaubar oder umfassend die Lösung ausfällt: Solange noch Papier hin- und hergeschickt wird, ist das Scannen die zentrale Aufgabe. Dabei geht es keineswegs darum, die Regalkilometer an Aktenordnern, die sich im Laufe der Zeit angesammelt haben, zu digitalisieren. „Alle Akten zu digitalisieren, wäre möglich – ist aber teuer und unnötig“, sagt Thomas Cybulski, Prokurist des Archivierungsspezialisten Lager 3000. Der Anteil alter Akten, der noch mal angefasst wird, liege im Promillebereich. „Aber sobald doch mal ein Baugutachten von 1987 oder ein Kreditvertrag von 2004 benötigt wird, scannen wir genau diese benötigten Akten und schicken sie los“, sagt Cybulski. „Scan on Demand“ heißt diese Dienstleistung, die immer populärer wird.

„Vergessen Sie die alten Akten – kümmern Sie sich um die aktuellen Papierdokumente“, sagt daher Olaf Stammer, Head of Solution Marketing bei TA Triumph-Adler. Was jetzt in Papierform im Posteingang lande, müsse umgehend digitalisiert werden. Klingt so, als bliebe Scannen noch länger ein Trendsport.