→ Und hier geht es zu unserem Whitepaper mit zahlreichen Tipps, wie Sie mithilfe Ihrer MFPs und einem perfekt auf diese abgestimmten ECM digitale Workflows etablieren, die von Beginn an funktionieren.
15.11.2024
Digitales Büro und Druckerflottenmanagement
TA Triumph-Adler erklärt, warum diese Begriffe zusammengehören – und verrät das Erfolgsrezept für digitale Workflows im Zusammenspiel von Hardware und Software.
Digitales Büro? Nicht ohne unsere Druckerflotte!
Keine Frage: Die Zukunft der Büroarbeit ist digital – mit einem kräftigen Anschub durch die Homeoffice-Welle im Zuge der Corona-Pandemie. Längst geht es nicht mehr darum, ob Arbeitsabläufe umgestellt werden, sondern um das Wann und Wie. Der Kulturwandel hin zum flächendeckenden Digital Office ist in vollem Gange.
Warum dabei auch ein effizientes und gut durchdachtes Druckerflottenmanagement eine bedeutende Rolle spielt? Das erfahren Sie, wenn Sie weiterlesen. Doch lassen Sie uns zunächst ein paar grundsätzliche Punkte verdeutlichen.
Warum dabei auch ein effizientes und gut durchdachtes Druckerflottenmanagement eine bedeutende Rolle spielt? Das erfahren Sie, wenn Sie weiterlesen. Doch lassen Sie uns zunächst ein paar grundsätzliche Punkte verdeutlichen.
Wie gelingt digitales Arbeiten im Büro?
Entscheidende Voraussetzung dafür, ein digitales Büro Wirklichkeit werden zu lassen: Alles, was die Beschäftigten – egal, wo sie sich gerade befinden – für die Ausübung ihrer Tätigkeit brauchen, muss überall und zu jedem Zeitpunkt verfügbar sein. Das gilt insbesondere für die zahlreichen Dokumente, mit denen Büroangestellte bei ihrer täglichen Arbeit zu tun haben. Ein digitales Ablagesystem ist also eine unerlässliche Voraussetzung. Ebenso wichtig und von Ersterem kaum zu trennen: Workflows, die dafür sorgen, dass jedes digitale Dokument über seinen gesamten Lebenszyklus hinweg transparent auffindbar bleibt und ohne Verzögerungen immer für den nächsten Arbeitsschritt bereit ist. Um ihre Workflows erfolgreich – sprich: effizient, nachvollziehbar und komfortabel für alle Anwender – zu digitalisieren, brauchen Unternehmen passgenaue Software (verlinken auf: -https://www.triumph-adler.com/ta-de-de/software) wie die Dokumenten-Management-Systeme (DMS) von TA Triumph-Adler bzw. darauf aufbauend eine idealerweise unternehmensweit einheitlich nutzbare ECM-Lösung. ECM steht für Enterprise Content Management und umfasst weit mehr als nur ein digitales Ablagesystem für Bürodokumente.
→ Erfahren Sie hier direkt mehr über unsere modular aufgebauten ECM-Systeme enaio® und yuuvis® RAD as a Service und wie sie Ihnen und Ihren Beschäftigten die Arbeit erleichtern können!
→ Erfahren Sie hier direkt mehr über unsere modular aufgebauten ECM-Systeme enaio® und yuuvis® RAD as a Service und wie sie Ihnen und Ihren Beschäftigten die Arbeit erleichtern können!
Vom Papier ins digitale Ablagesystem: Wie MFPs Ihre Workflows unterstützen
Einer der größten Vorteile von ECM-Systemen, unabhängig davon, ob es sich um cloudgestützte (wie bei yuuvis® RAD as a Service) oder auf der eigenen IT-Infrastruktur aufgesetzte Softwarelösungen (wie bei enaio®) handelt, besteht in ihrer Fähigkeit, den gesamten „Document Lifecycle“ abbilden zu können: von der Erstellung oder dem ersten Eintreffen eines Dokuments im Unternehmen über den vollständigen Bearbeitungsprozess inklusive etwaiger Revisionen bis zur dauerhaften Archivierung oder Löschung.
Ein digitales Dokument durchläuft dabei auf seinem Weg durchs Unternehmen prinzipiell dieselben Stationen wie sein gedrucktes Pendant – mit wenigen Ausnahmen, die es im Workflow zu berücksichtigen gilt. Der offensichtlichste Unterschied: Ein Papierdokument muss zunächst eingescannt und umgehend für das digitale Ablagesystem flott gemacht werden. Das passiert heute üblicherweise am Multifunktionsprinter (MFP), der, anders als sein Vorgänger, der traditionelle Bürodrucker, direkt in die digitale Infrastruktur im Unternehmen eingebunden ist. Denn ein irrlichterndes digitales Dokument ist ebenso wenig hilfreich wie ein falsch abgelegter Ausdruck. Entscheidend ist daher, dass sich bereits beim Scanvorgang eine Verbindung zum digitalen Ordnersystem herstellen lässt, um jedes Dokument korrekt abzuspeichern und für die weitere Bearbeitung verfügbar zu machen. Bei TA Triumph-Adler sagen wir deshalb auch gerne: Digitalisierung beginnt am MFP. Denn der ist eben heutzutage viel mehr als ein Drucker und Kopierer: Indem sie Papierdokumente beim Scannen in elektronische Dokumente verwandeln, werden MFPs zu echten „Möglichmachern“ für erfolgreiche digitale Workflows.
→ Hier finden Sie einen aktuellen Überblick über unsere Bürodrucker und MFPs.
Ein digitales Dokument durchläuft dabei auf seinem Weg durchs Unternehmen prinzipiell dieselben Stationen wie sein gedrucktes Pendant – mit wenigen Ausnahmen, die es im Workflow zu berücksichtigen gilt. Der offensichtlichste Unterschied: Ein Papierdokument muss zunächst eingescannt und umgehend für das digitale Ablagesystem flott gemacht werden. Das passiert heute üblicherweise am Multifunktionsprinter (MFP), der, anders als sein Vorgänger, der traditionelle Bürodrucker, direkt in die digitale Infrastruktur im Unternehmen eingebunden ist. Denn ein irrlichterndes digitales Dokument ist ebenso wenig hilfreich wie ein falsch abgelegter Ausdruck. Entscheidend ist daher, dass sich bereits beim Scanvorgang eine Verbindung zum digitalen Ordnersystem herstellen lässt, um jedes Dokument korrekt abzuspeichern und für die weitere Bearbeitung verfügbar zu machen. Bei TA Triumph-Adler sagen wir deshalb auch gerne: Digitalisierung beginnt am MFP. Denn der ist eben heutzutage viel mehr als ein Drucker und Kopierer: Indem sie Papierdokumente beim Scannen in elektronische Dokumente verwandeln, werden MFPs zu echten „Möglichmachern“ für erfolgreiche digitale Workflows.
→ Hier finden Sie einen aktuellen Überblick über unsere Bürodrucker und MFPs.
Das A und O – moderne Multifunktionsdrucker, die „mitdenken“
In einem standardisierten DMS und erst recht mit einem ECM werden alle Dokumente grundsätzlich nach einem einheitlichen System verschlagwortet und sind damit jederzeit – und für alle Abteilungen – schnell auffindbar.
Viel Zeit beim Suchen spart dabei die integrierte Volltextsuche mit OCR (Optical Character Recognition). Diese für digitale Workflows unverzichtbare Software kann aus Bilddateien (und als solche werden Scans am Computer erst einmal standardmäßig klassifiziert) Buchstaben und Wörter „herauslesen“ und erkennt sogar auf Anhieb Rechnungen und Barcodes. Wer nach einem bestimmten Begriff im Schlagwortkatalog sucht, gibt ihn einfach ein – und OCR liefert verlässlich das gewünschte Ergebnis.
Jedes mit entsprechenden Berechtigungen versehene und im System angemeldete Endgerät kann für Sie und Ihre Beschäftigten zum Arbeitsplatz werden – mobile Zugriffe über die Cloud eingeschlossen. Ob es darum geht, Dokumente zu bearbeiten oder weiterzuleiten, eine digitale Unterschrift unter einen Vertrag zu setzen oder aber – und hier kommt die analoge Welt wieder ins Spiel und mit ihr die Bürodrucker – eben doch noch mal schnell einen Ausdruck anfertigen zu lassen. Zum Beispiel von unterwegs, indem der Druckauftrag über die Cloud an einen verbundenen MFP am Firmenstandort gesendet wird. Ist der gewählte Drucker gerade beschäftigt, kann der Druckauftrag automatisch an den nächsten freien MFP weitergeleitet werden. Das gilt natürlich nicht nur für die Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice, sondern gleichermaßen für alle Beschäftigten vor Ort im Büro. Follow&Print heißt diese Funktion, mit der wir bei TA Triumph-Adler das endgültige Aus für die legendäre Kopierschlange einläuten.
Viel Zeit beim Suchen spart dabei die integrierte Volltextsuche mit OCR (Optical Character Recognition). Diese für digitale Workflows unverzichtbare Software kann aus Bilddateien (und als solche werden Scans am Computer erst einmal standardmäßig klassifiziert) Buchstaben und Wörter „herauslesen“ und erkennt sogar auf Anhieb Rechnungen und Barcodes. Wer nach einem bestimmten Begriff im Schlagwortkatalog sucht, gibt ihn einfach ein – und OCR liefert verlässlich das gewünschte Ergebnis.
Jedes mit entsprechenden Berechtigungen versehene und im System angemeldete Endgerät kann für Sie und Ihre Beschäftigten zum Arbeitsplatz werden – mobile Zugriffe über die Cloud eingeschlossen. Ob es darum geht, Dokumente zu bearbeiten oder weiterzuleiten, eine digitale Unterschrift unter einen Vertrag zu setzen oder aber – und hier kommt die analoge Welt wieder ins Spiel und mit ihr die Bürodrucker – eben doch noch mal schnell einen Ausdruck anfertigen zu lassen. Zum Beispiel von unterwegs, indem der Druckauftrag über die Cloud an einen verbundenen MFP am Firmenstandort gesendet wird. Ist der gewählte Drucker gerade beschäftigt, kann der Druckauftrag automatisch an den nächsten freien MFP weitergeleitet werden. Das gilt natürlich nicht nur für die Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice, sondern gleichermaßen für alle Beschäftigten vor Ort im Büro. Follow&Print heißt diese Funktion, mit der wir bei TA Triumph-Adler das endgültige Aus für die legendäre Kopierschlange einläuten.
Ein weiteres großes Plus, wenn Ihre Druckerflotte in erster Linie aus modernen MFP-Modellen besteht: Die Geräte lassen sich zentral mittels Software verwalten. Das ermöglicht ein effektives Monitoring des Zustands der einzelnen Geräte und aller laufenden Prozesse.
Beim Blick auf das zentrale Dashboard der Flottenmanagement-Software – bei TA Triumph-Adler trägt sie den Namen aQrate – können die Beschäftigten und Sie unter anderem abrufen,
Beim Blick auf das zentrale Dashboard der Flottenmanagement-Software – bei TA Triumph-Adler trägt sie den Namen aQrate – können die Beschäftigten und Sie unter anderem abrufen,
- ob alle Drucker betriebsbereit sind oder irgendwo Wartungsarbeiten anstehen.
- wie hoch die Auslastung an den einzelnen Geräten der Druckerflotte ist.
- ob Toner zur Neige geht und wann die Nachlieferung eintrifft.
Dank der umfassenden Sicherheitsfunktionen müssen Sie sich zudem keine Sorgen machen, dass sensible Informationen in die falschen Hände geraten: Jede Druckanfrage wird verschlüsselt gesendet und kann erst ausgegeben werden, nachdem die jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich eindeutig als berechtigt identifiziert haben. Auch das Display am MFP ist zwar für alle gleich aufgebaut, aber nicht für jeden dasselbe: Wenn Ihre Beschäftigten sich am MFP anmelden, erhalten sie auf dem Display nämlich nur die Informationen, die für ihren Aufgabenbereich relevant sind. Das ist nicht nur sicherer, sondern auch viel praktischer und bedienfreundlicher.
Auf gutes Flottenmanagement kommt es an
Fassen wir zusammen: In einer zeitgemäßen Druckerflotte sind die Multifunktionsgeräte über das unternehmensweite ECM-System verbunden und somit alle untereinander vernetzt. Alle? Na ja, vielleicht gibt es doch noch ein paar ältere Geräte, die in manchen Bereichen außen vor bleiben. Nicht weiter schlimm, solange die Druckerflotte als Ganzes „läuft“. Doch wissen Sie auch immer genau, welche Geräte das sind und wo im Unternehmen sie stehen? Häufig ist der Gerätepark nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse im Unternehmen ausgerichtet und es fehlt der Überblick über den Zustand der Druckerflotte insgesamt. So wird viel Zeit und Geld verschwendet und Workflows – digitale wie analoge – werden ineffizient.
Doch bevor Sie nun wiederum viel Geld für eine Komplett-Modernisierung Ihrer Hardware in die Hand nehmen: Führen Sie zunächst unbedingt eine Druckkostenanalyse oder – besser – eine MDS-Analyse durch. MDS steht für Managed Document Services. Bei dieser Leistung – die wir für unsere Kunden kostenlos anbieten – wird der bestehende Gerätepark von unseren Expertinnen und Experten auf Herz und Nieren geprüft. Nicht nur, was die Effizienz der einzelnen Geräte angeht, sondern auch in Bezug auf die Abläufe im Arbeitsalltag und das Flottenmanagement – etwa Zuständigkeiten von Beschäftigten, laufende Serviceverträge und Ähnliches. Daraus lassen sich wertvolle Empfehlungen ableiten, wie Ihre Druckerflotte optimiert werden kann.
Doch bevor Sie nun wiederum viel Geld für eine Komplett-Modernisierung Ihrer Hardware in die Hand nehmen: Führen Sie zunächst unbedingt eine Druckkostenanalyse oder – besser – eine MDS-Analyse durch. MDS steht für Managed Document Services. Bei dieser Leistung – die wir für unsere Kunden kostenlos anbieten – wird der bestehende Gerätepark von unseren Expertinnen und Experten auf Herz und Nieren geprüft. Nicht nur, was die Effizienz der einzelnen Geräte angeht, sondern auch in Bezug auf die Abläufe im Arbeitsalltag und das Flottenmanagement – etwa Zuständigkeiten von Beschäftigten, laufende Serviceverträge und Ähnliches. Daraus lassen sich wertvolle Empfehlungen ableiten, wie Ihre Druckerflotte optimiert werden kann.
TA Triumph-Adler: Ihr Partner beim Möglichmachen
Bürokommunikation ist unser Kerngeschäft – und unsere Leidenschaft, in die all unsere Expertise aus über 125 Jahren Firmengeschichte einfließt. Auf die Qualität unserer Hardwareprodukte können Sie sich als Entscheider im Unternehmen ebenso verlassen wie auf uns als Servicepartner beim Druckerflottenmanagement und unser Portfolio aus den Bereichen digitale Dokumentenablage und ECM. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was Sie wollen und brauchen, und begleiten Sie auf dem Weg in die digitale Arbeitswelt.
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