Was ist Scannen?

Digitales Dokumentenmanagement beginnt mit dem Scannen: Am Bürodrucker, meist ein MFP, werden Papier- in elektronische Dokumente umgewandelt. Doch beim Scannen passiert noch viel mehr.

Unternehmen, Organisationen und Behörden weltweit stehen vor der Aufgabe, ihre Prozesse zu digitalisieren. Das bedeutet: Jede Rechnung, jeder Lieferschein, jede Akte muss digitalisiert werden – durch Scannen. Das geht mittlerweile ganz einfach. Der Multifunktionsprinter (MFP) scannt die Papierdokumente und legt sie in einer vorgegebenen Ordnerstruktur ab. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter weiß also immer, wo das Dokument zu finden ist. In den sogenannten Hotfoldern befinden sich alle gescannten und digital eingegangenen Dokumente, sodass alle benötigten Unterlagen an einem Platz versammelt sind.

Beim Scannen werden also Papierdokumente digitalisiert. Dies ermöglicht es, die Dokumente durch die digitalen Workflows des Dokumentenmanagements zu sortieren, zu bearbeiten, zu speichern und anschließend zu archivieren. Das sorgt zusätzlich für Transparenz, da jederzeit klar ist, wo im Prozess sich ein Dokument befindet und welcher Bearbeitungsschritt als nächster ansteht. Das Suchen nach Unterlagen entfällt, da alle Dokumente per Mausklick zur Verfügung stehen.

Beim Scannen – vom englischen „to scan“, auf Deutsch „abtasten“ – werden die Daten analoger Dokumente mithilfe eines Geräts erfasst und digitalisiert. Das Scannen liefert also das digitale Abbild eines analogen Dokuments. Dieses Abbild, der Scan, wird in einem zuvor festgelegten Format gespeichert, wodurch die elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht wird.

Fürs Scannen wird das Papierdokument auf eine Glasplatte gelegt. Diese Glasplatte ist Teil des Scanners – heute selten ein eigenes Gerät. Meist werden Dokumente übrigens über den Schnelleinzug eingescannt. Hier werden die Dokumente selbstständig eingezogen, sodass sie nicht einzeln und händisch auf die Glasplatte gelegt werden müssen. Die Scan-Funktion ist heute in moderne Bürodrucker, die MFPs, integriert. Beim Scannen fährt eine Abtasteinheit unter der Glasplatte durch, die das aufgelegte Dokument zeilenweise erfasst. Die Einheit setzt sich aus Fotodiodenzeilen zusammen, deren etwa 8.000 Lichtsensoren bei einfallendem Licht einen elektrischen Strom erzeugen.

Die ersten Scanner kamen 1951 auf den Markt. Einige Modelle später waren diese Trommelscanner weit genug entwickelt, um eine weltweite Nachfrage bei Reproanstalten und ähnlichen Spezialbetrieben auszulösen. Damit Scanner aber die Büros erobern konnten, war eine weitere technologische Innovation notwendig: der Umstieg von der Trommel- auf die Flachbetttechnik. Die ersten Flachbettscanner kamen 1976 auf den Markt, doch dauerte es noch bis in die 1990er Jahre, bis die anfangs waschmaschinengroßen Modelle kleiner und erschwinglicher wurden.

Zum Siegeszug des Scanners trug eine weitere Innovation bei: die OCR-Texterkennung. OCR steht für Optical Character Recognition. Erst diese optische Zeichenerkennung macht den Scanner „intelligent“. Beim Scannen selbst wird nur ein Bild des Dokuments erzeugt, also eine Ansammlung von schwarzen, weißen oder bunten Bildpunkten. Um diese Bildpunkte verwertbar zu machen, wird eine OCR-Software eingesetzt. Sie erkennt in dem Scan die Buchstaben, die sie wiederum zu Wörtern und zu Sätzen zusammensetzt. Erst durch OCR können gescannte Dokumente sinnvoll sortiert, gespeichert und archiviert werden.

Bislang gibt es in vielen Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen ein wildes Durcheinander von analog und digital. Angebote und Verträge, Lieferscheine und Rechnungen gehen auf Papier hin und her, Auftragsbestätigungen und die tägliche Kundenkorrespondenz erfolgen per E-Mail, während Buchhaltung und Warenwirtschaft auf Softwarelösungen umgestellt haben – allerdings nicht auf dasselbe System, mit dem Personalakten verwaltet werden. Dies gilt es aufzulösen und zu beenden. Dafür braucht es ein einheitliches System für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Und eine verbindliche und ebenso einheitliche Ordnerstruktur, auf die dank Cloud-Lösungen von überall zugegriffen werden kann.

Die bereits vorhandenen Regalkilometer an Aktenordnern zu scannen und damit zu digitalisieren, „wäre möglich – ist aber teuer und unnötig“, sagt Thomas Cybulski, Prokurist des Archivierungsspezialisten Lager 3000. Der Anteil alter Akten, der noch einmal angefasst werden, liege im Promillebereich. „Aber sobald doch mal ein Baugutachten von 1987 oder ein Kreditvertrag von 2004 benötigt wird, scannen wir genau diese benötigten Akten und schicken sie los“, sagt Cybulski. Scan on Demand heißt diese Dienstleistung.

Scan-on-Demand-Spezialisten übernehmen den gesamten Aktenbestand und archivieren ihn in überwachten, wasserdichten und feuerfesten Spezialcontainern. Wird ein bestimmtes Dokument benötigt, wird es am Scanner digitalisiert und meist noch am selben Tag elektronisch verschickt. Der Vorteil für die Auftraggeber: Sie müssen keinen Platz für ihr Papierarchiv vorhalten und haben trotzdem Zugriff auf dessen Akten. Auf Wunsch schicken die Scan-on-Demand-Dienstleister benötigte Unterlagen auch in Papierform.

TA Triumph-Adler bietet Scan on Demand durch seinen Partner Lager 3000 an.

Mit ScannerVision wird der Multifunktionsdrucker zur intelligenten Dokumentenverarbeitung, die erfasst, editiert und verteilt. ScannerVision sorgt dafür, dass etwa Rechnungen und Verträge erfasst und abgelegt werden und problemlos zu finden sind. Die universelle Workflow-Lösung wandelt Scans um in editierbare Dateien – etwa in Word oder Excel. Diese digitalisierten Daten können problemlos in Datenbanken und ECM-Systemen weiterverarbeitet und verwaltet werden.

Der TA Capture Manager von TA Triumph-Adler ist für Unternehmen mit einem überschaubaren Eingang an Papierdokumenten gedacht. Auch mit dem TA Capture Manager werden Dokumente erfasst und in ein passendes lesbares Format umgewandelt. Das gilt nicht nur für Papierdokumente, sondern ebenso für E-Mails.

Scan- und Druckaufträge können Sie übrigens auch über die Cloud verschicken: TA Cloud Print and Scan erlaubt ortsunabhängiges Drucken und Scannen. Der Vorteil der Lösung ist die hohe Flexibilität: Aufträge können von überall – egal ob vom Homeoffice, vom Büro oder von unterwegs – zentral in die Cloud gesendet werden. Dort werden sie verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Ausgedruckt wird erst nach der Authentifizierung, wenn sich die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter direkt am MFP mit Karte, Benutzername plus Kennwort oder PIN als berechtigt gezeigt hat. So geraten Ausdrucke nicht in die falschen Hände.

TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was für Sie notwendig ist. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und brauchen. Unsere Kunden müssen nicht Dutzende von Anbietern miteinander abstimmen – das übernimmt TA Triumph-Adler als IT-Lösungsanbieter.

Egal, welche digitalen Abläufe Sie einführen wollen, Sie können sich an TA Triumph-Adler wenden mit der Frage: Wie setze ich das um? Das Know-how unserer Beraterinnen und Berater gewährleistet eine kompetente, preisbewusste und individuell passende Antwort. Unser Anspruch: Das Gesamtpaket muss stimmen und überzeugen!