Digitale Dokumentenablage: Tschüss Papierberg!
Die digitale Dokumentenverwaltung macht viele Arbeitsvorgänge einfacher und effizienter. Gerade kleinere Unternehmen profitieren dabei von den Möglichkeiten der Cloud-Nutzung.
29.02.2024
Vertragsverwaltung neu denken mit ECM-Lösungen
Mit Dokumenten-Management-Systemen kann man auch sensible Daten wie Verträge verwalten und Informationen schneller finden. Was ist zu beachten? ECM-Experte Stefan Halupka erklärt es.
Die Konditionen eines Liefervertrags können neu verhandelt, einem Beschäftigten muss fristgerecht gekündigt, eine Wartung muss rechtzeitig vorgenommen werden. Statt zum Aktenregal zu gehen und die entsprechenden Verträge herauszusuchen, reicht ein Mausklick. Eine schlüssige Ordnerstruktur sorgt für den schnellen und direkten Zugriff. Klingt gut, oder? Und ist kein aufwendiges Zukunftsprojekt, sondern mit ECM einfach und kostengünstig zu erreichen. Ganz nebenbei können Betriebe noch Regalmeter an Aktenordnern sparen und einen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit leisten.
„Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) übernehmen wichtige Aufgaben für das digitale Dokumentenmanagement“, sagt Stefan Halupka, Sales Director ECM & ICT bei TA Triumph-Adler. „ECM-Lösungen gewährleisten das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten. Sämtliche Dokumente und damit auch Verträge werden Kategorien zugeordnet und verschlagwortet, damit sie leicht zu finden sind.“
Verträge optimieren mit ECM-Lösungen
Doch moderne ECM-Systeme können mehr als nur verwalten. Mithilfe des digitalen Vertragsmanagements lassen sich aktuelle Vertragsbeziehungen einfacher überprüfen und optimieren. Ein großer Vorteil, denn vor allem Lieferanten-, aber auch Miet-, Kredit- und Serviceverträge weisen komplexe, sich häufig ändernde Konditionen auf. Schon beim Scannen am Multifunktionsdrucker (MFP) wird jeder Vertrag innerhalb der Ordnerstruktur richtig abgelegt. „Dank OCR-Texterkennung sind bei eingescannten Verträgen gesuchte Wörter problemlos zu finden. Digitale Verträge lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien speichern und finden. Dabei helfen Metadaten und eine Volltextsuche“, sagt Stefan Halupka. Sogar jede frühere Version eines Dokuments ist mit einer ECM-Lösung abrufbar. Das ECM-System erinnert die Beschäftigten auch automatisch an vertraglich fixierte Zahlungs- oder Wartungstermine.
Die häufigsten Fehler bei digitalen Prozessen
„Auf drei Fehlannahmen stößt TA Triumph-Adler häufig im Rahmen seiner Digitalisierungsprojekte. Dabei lassen sie sich leicht vermeiden – die Unternehmen müssen nur wissen, wie“, sagt Stefan Halupka. Der Wirtschaftsinformatiker und Vertriebsexperte ist nach Stationen bei Canon und Pitney Bowes seit 2020 bei TA Triumph-Adler.
Fehlannahme 1 „Digitalisieren – das ist doch nur Software“: Stimmt. Doch Software ist immer nur Mittel zum Zweck. Deshalb ist die wichtigste Aufgabe im Vorfeld, gemeinsam mit der Belegschaft festzuhalten, was von den aktuellen Abläufen erhalten bleiben sollte – und was besser laufen könnte mit neuen, digitalen Workflows.
Fehlannahme 2 „Um Software kümmert sich die IT“: Es sind die Angestellten, die täglich mit ihr arbeiten müssen und die Entscheidung treffen sollten. Für den täglichen Einsatz ist es sinnvoll, wenn digitale Prozesse so schlank und simpel wie möglich gestaltet sind.
Fehlannahme 3 „Ab morgen läuft alles digital“: Die Belegschaft muss umlernen, und das geht nicht von heute auf morgen. Deshalb ist es ratsam, mit überschaubaren Pilotprojekten zu starten, auch um Prozesse gemeinsam neu zu definieren. Pilotprojekte machen die Vorteile digitaler Workflows schnell für alle sichtbar.
Flexibilität und Effizienz mit ECM-Lösungen
Wer diese Methodik beherzigt und auf ein digitales Vertragsmanagement setzt, gewinnt Flexibilität und Transparenz: Alle gespeicherten Verträge stehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben ECM-Lösungen aus der Cloud den Zugriff sowohl vom Firmencomputer als auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder vom Smartphone. Darüber hinaus sind die Investitionssummen für die Einführung eines ECM-Systems überschaubar. Unternehmen sparen nicht nur Zeit und Geld, sondern tun ganz nebenbei auch noch was für mehr Nachhaltigkeit – durch weniger Papierverbrauch.
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