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11.06.2024

Digitale Workflows: Pilotprojekt Rechnungseingang

Die Experten von TA-Triumph-Adler zeigen auf, wie ein digitaler Rechnungseingang im Detail funktioniert und wie er zum Game Changer für das Workflow-Management im Unternehmen wird.

Weniger Work, mehr Flow – Wie ein digitaler Rechnungseingang Ihre Workflows revolutioniert

Mal wieder Skonto verschenkt, weil die Frist versäumt wurde oder weil der zuständige Sachbearbeiter den Hinweis auf der Rechnung des neuen Lieferanten beim Eingang übersehen hatte? Völlig überflüssigerweise eine Mahnung kassiert, weil die fällige (Papier-)Rechnung im übervollen Ablagekorb der Kollegin „untergegangen“ war? Rund um die typischen Buchungstage stapeln sich jeden Monat auf den Schreibtischen der Buchhaltung die Zahlungsfreigaben und Ihre Beschäftigten beklagen sich über den „Zeitfresser“? Papierbasierte Workflows sind langsam und fehleranfällig. Im Rechnungswesen mit seinen zahlreichen Fristen und Freigabeprozessen zeigt sich das besonders deutlich: Viel „Work“ steht oft viel zu wenig „Flow“ gegenüber. Eine Trägheit der Abläufe, die Unternehmen in der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt teuer zu stehen kommen kann.

Dabei wäre Abhilfe gerade in diesem Bereich so einfach und technisch längst auf breiter Basis umsetzbar: Denn mit einem digitalen Rechnungseingang lässt sich der Aufwand für die Bearbeitung von Rechnungen auf ein Minimum reduzieren. Viele Teilschritte, etwa bei Prüfung, Freigabe und Kontierung, können ganz oder zumindest überwiegend automatisiert ablaufen. Nämlich dann, wenn diese Aufgaben von einem ECM-System übernommen werden.

ECM steht für Enterprise Content Management. Diese Softwarelösungen umfassen das gesamte Dokumentenmanagement im Unternehmen vom Erstellen und Erfassen über das Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern bis zur Archivierung. Dank ECM können Sie und Ihre Beschäftigten jederzeit nachvollziehen, in welchem Prozessabschnitt sich ein Dokument befindet, wer daran gearbeitet hat – und welcher Schritt als nächster ansteht. In Bezug auf den digitalen Rechnungs-Workflow bedeutet das unter anderem: Das ECM-System kennt auch Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides.
→ Erfahren Sie, wie Sie Ihre Workflows mit Produkten von TA Triumph-Adler digitalisieren können.

Digitaler Rechnungseingang: Und (fast) alle machen mit

Kein Wunder, dass die Vorteile von digitalen Workflows sich inzwischen bei der Mehrheit der Unternehmen, auch bei uns in Deutschland, herumgesprochen haben. Vor allem der in Digitalisierungsfragen lange eher zurückhaltende Mittelstand holt in jüngster Zeit mächtig auf. Es geht nicht mehr darum, „ob“ ein ECM-System eingeführt wird, sondern nur noch um das „Wann“ und die spannende Frage, welche Abteilung dabei den Anfang macht.

Oft ist es das Rechnungswesen, wie die Zahlen des jüngsten Digital Office Index des Branchenverbands Bitkom zeigen: Der Prozentsatz unter den befragten Unternehmen, die in der Finanz- und Rechnungsabteilung auf digitalisierte Prozesse setzen, hat sich zwischen 2020 und 2022 von 45 auf 60 Prozent erhöht. Einer der Gründe: Immer mehr Unternehmen machen positive Erfahrungen mit digitalem Dokumentenmanagement. ECM-Systeme erweisen sich im Tagesgeschäft als sicher und zuverlässig und bewirken eine massive Verkürzung von Durchlaufzeiten bei Routineabläufen. Das sorgt für einen hohen – und schnellen – ROI und ermutigt immer mehr Unternehmer, die entscheidenden Schritte von der analogen in die digitale Welt zu gehen. Insbesondere für Unternehmen, die nicht nur im privatwirtschaftlichen, sondern auch im öffentlichen Sektor Kunden haben, dürfte ein weiterer Grund mit ausschlaggebend sein: Seit Ende 2020 gilt für Geschäfte mit staatlichen Behörden und öffentlichen Einrichtungen offiziell die Pflicht, Rechnungsdokumente ausschliesslich digital als sogenannte „XRechnung“ zu versenden. Zwar verzögert sich die Einführung des neuen Formats vielerorts noch, doch es zeigt sich: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.“ So eindeutig formuliert es Stefan Halupka, Business Unit Director ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler.

In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen unter anderem auf,
  • warum sich der Rechnungseingang besonders gut ins Digitale übersetzen lässt 
  • welche Arbeitsschritte zum Rechnungs-Workflow gehören
  • was sich hinter Begriffen wie ZUGFerd und XRechnung verbirgt
  • was Ihre Druckerflotte mit dem digitalen Rechnungseingang zu tun hat
  • wie Sie bei der Umstellung am besten vorgehen 
Und wir lassen unsere Kunden sprechen: So geht digitales Rechnungswesen mithilfe von TA Triumph-Adler.

Rechnungseingang digitalisieren mit passenden ECM-Modulen

Richtig ausspielen kann der digitale Rechnungseingang seine Vorteile immer erst in Verbindung mit einem ECM-System, das den gesamten Workflow steuert. Da diese Systeme modular aufgebaut sind, ist es möglich – und sinnvoll –, das Dokumentenmanagement, beginnend mit einem Pilotprojekt, schrittweise zu digitalisieren. „Für das Pilotprojekt sollte man den Bereich und den Prozess mit der grössten Wertschöpfung identifizieren und damit anfangen“, empfiehlt Stefan Halupka. Aufgrund seiner zahlreichen wiederkehrenden Abläufe und klaren Rahmenbedingungen für das Handling ist der Rechnungs-Workflow tatsächlich für viele Firmen ein geeigneter Testkandidat, um den Umgang mit einem ECM-System kennenzulernen – bevor auch andere Abteilungen nachziehen.

Das hört sich für Sie interessant an? Dann sprechen Sie uns gerne an! Bei TA Triumph-Adler haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit, das Modul Rechnungswesen aus unserem hauseigenen ECM-System enaio zu implementieren. enaio ist eine On-Premises-Lösung, das heisst, die Software setzt auf Ihrer internen IT-Infrastruktur auf und wird ortsgebunden betrieben. Mehr darüber erfahren Sie auch in unserem Whitepaper „Strategisch digitalisieren“, das Sie sich hier kostenlos herunterladen können.
Der grösste Vorteil von On-Premises-ECM-Systemen: Ihre digitalen Workflows sind – falls gewünscht – hochgradig individualisierbar. Wer den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an verschiedenen Standorten oder auch vom Homeoffice aus Zugriff auf das interne Dokumentenmanagement ermöglichen möchte – und gleichzeitig die Haus-IT von zeitraubenden Wartungsaufgaben entlasten will –, sollte dagegen eher auf eine Cloud-Lösung wie yuuvis® RAD as a Service setzen. yuuvis® RAD as a Service verfügt über standardisierte Workflows speziell für Rechnungswesen, Vertragswesen und Personalwesen, die ebenfalls individuell angepasst werden können.

→ Zum Weiterlesen: Erfahren Sie mehr darüber, was Ihnen die Umstellung auf digitales Rechnungswesen bringt, und informieren Sie sich über unsere Softwareprodukte für effiziente digitale Workflows.

Vom Eingang bis zur Archivierung – Wie sieht ein typischer Rechnungs-Workflow aus?

Die nachfolgenden sechs Schritte stellen den „Lebenslauf“ eines Rechnungsdokuments dar, so wie er typischerweise in vielen Unternehmen aufgebaut ist. Sie werden bemerken, dass ein digitaler Workflow an vielen Stellen dazu führt, dass sich Vorgänge verkürzen oder sich Schritte zusammenfassen lassen.
  1. Rechnungseingang 
    Die Rechnung kommt per Post oder per E-Mail an und wird an die zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter in der Buchhaltung weitergeleitet. Beim digitalen Rechnungseingang passiert diese Weiterleitung vollautomatisch. Zudem wird die eingehende Rechnung sofort indexiert, sprich: von der Software so verschlagwortet, dass sie im ECM-System einfach und dauerhaft auffindbar wird. Auch Papierrechnungen lassen sich in einen digitalen Rechnungs-Workflow einbinden: Sie müssen dafür aber zunächst eingescannt und in ein computerlesbares Format übertragen werden. Mit einem modernen MFP (Multifunktionsprinter) ein Routinevorgang. Einmal digitalisiert, kann auch dieses Rechnungsdokument automatisch indexiert und der eigentliche Workflow angestossen werden.
  2. Rechnungsprüfung formal
    Alle eingehenden Rechnungen müssen formal und sachlich geprüft werden. Bei der formalen Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob das Dokument alle rechtlich vorgeschriebenen Parameter gemäss § 14 UStG und § 33 UStDV enthält, also etwa eine fortlaufende Rechnungsnummer, Angaben zur Umsatzsteuer etc. Auch die Korrektheit der Adressen im Header und der Lieferscheinnummern ist in diesem Schritt zu prüfen. Ein digitaler Rechnungs-Workflow erlaubt es, diese Daten automatisiert auszulesen. Dann genügt ein kurzer Gegencheck durch die zuständige Mitarbeiterin oder den zuständigen Mitarbeiter, bevor die Rechnung bereit ist für den nächsten Arbeitsschritt. Das spart jede Menge Zeit im Vergleich zur Kontrolle von Papierdokumenten. 
    Werden bei der automatischen Prüfung der Rechnung formale Fehler entdeckt, wird sie von der ECM-Software sofort aus dem Workflow gezogen und neu angefordert. Auf diese Weise bleibt den Beschäftigten doppelte Arbeit erspart.
  3. Rechnungsprüfung sachlich
    Die sachliche Rechnungsprüfung beantwortet die Frage, ob die Rechnung in der vorgelegten Form gerechtfertigt ist. Sprich: Ist die betreffende Ware wie bestellt eingegangen? Wurde die Dienstleistung wie vereinbart erbracht? Deckt sich die Höhe der Rechnung mit der erbrachten Leistung bzw. dem zugrunde liegenden Vertrag? Für die sachliche Rechnungsprüfung muss das Dokument dem zuständigen Projektmanagement oder den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern der Abteilung vorgelegt werden, die den ursprünglichen Bestellvorgang ausgelöst hat. Diese Prüfung wird in vielen Unternehmen nach wie vor manuell abgewickelt und bindet oft mehrere Personen aus unterschiedlichen Abteilungen ein, die jeweils gesondert ihre Freigaben erteilen müssen. In einem digitalen Rechnungs-Workflow lässt sich diese Phase zwar nicht gänzlich automatisieren, aber doch merklich abkürzen und vereinfachen. Durch ein passgenaues Rechtemanagement wird sichergestellt, dass alle Beteiligten optimal zusammenarbeiten können. Nur wer für den jeweiligen Schritt im Workflow zur Prüfung berechtigt ist, kann die Rechnung bearbeiten und gegebenenfalls auch freigeben. Die ebenfalls berechtigten Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen können im ECM-System jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen. Das schafft Transparenz und senkt die Fehlerquote. 
  4. Kontierung und Zahlungsfreigabe
    Nach Abschluss der Prüfungsvorgänge muss festgelegt werden, auf welches Konto die Rechnung zu verbuchen ist. Was früher mit Kontierungsstempeln auf Papier erfolgte, lässt sich beim digitalen Rechnungseingang mit wenigen Klicks erledigen. Für die endgültige Zahlungsfreigabe muss heute auch niemand mehr vor dem Büro der oder des Vorgesetzten Schlange stehen: Hat die Rechnung alle nötigen Schritte bis hierhin erfolgreich durchlaufen, kann über das ECM-System automatisiert die Zahlungsgenehmigung erfolgen. 
  5. Zahlungsabwicklung
    Für die pünktliche Überweisung aller genehmigten Rechnungen ist die Buchhaltung zuständig – und das ECM-System. Denn im digitalen Rechnungs-Workflow muss sich niemand mehr einen Zettel an den PC-Monitor heften, um eine Skonto-Frist nicht zu verpassen. Das ECM erinnert rechtzeitig an alle Zahlungsziele und Fristen. Regelmässig wiederkehrende Zahlungen lassen sich unter Umständen auch komplett automatisiert abwickeln. 
  6. Archivierung
    Die letzte Stufe im Rechnungs-Workflow stellt die Archivierung des Rechnungsdokuments dar. Sie muss gemäss den gesetzlichen Vorgaben unter anderem durch die GoBD revisionssicher erfolgen. Dafür sorgt wiederum das ECM-System. Die ursprüngliche Eingangsversion der Rechnung nebst digitalem Datumstempel wird ebenso im Datenarchiv gespeichert wie alle nachfolgend durch Bearbeitung entstandenen Versionen. So bleibt der gesamte Lebenszyklus der Rechnung transparent abrufbar. Steuerrechtlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen werden automatisch eingehalten. Das Gleiche gilt für die Löschvorgaben der DSGVO. Und die ursprünglich erstellte Verschlagwortung? Gilt weiterhin. Wer das Dokument sucht, wird es finden – und das deutlich schneller als in jedem traditionellen Aktenschrank.

Praxisbeispiel: Passgenaue digitale Workflows für Hitachi Europe

Alle Rechnungen, auch die als PDF vorliegenden, ausdrucken und zweimal wöchentlich aus der Düsseldorfer Europa-Zentrale ins Headquarter nach Japan zur Rechnungsprüfung schicken? „Unsere Prozesse dauerten zu lange“, bekennt Lars Krüger, Manager Strategic Planning bei Hitachi Europe. Der Elektronikkonzern entschied, dass es an der Zeit sei, auch den Rechnungseingang auf elektronischem Wege bearbeiten zu können. Ein ECM-System musste her. Für Hitachi Europe war schnell klar, welche Lösung optimal passt: yuuvis® RAD as a Service von TA Triumph-Adler. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren [Anm. der Red.: nach einer ersten Vorabpräsentation] sofort von der Software angetan“, erzählt Strategieplaner Lars Krüger und lobt zudem die hohen Sicherheitsstandards bei der cloudbasierten ECM-Lösung. „Das konnte uns kein Wettbewerber bieten.“

Gemeinsam mit TA Triumph-Adler entwickelte man bei Hitachi Europe einen individuellen Workflow für den Rechnungseingang, mit automatischer Auslesefunktion und Integration in das konzerneigene ERP-System. Ein weiterer Pluspunkt für die Cloud-Lösung: Hitachi Europe musste seine IT-Abteilung nicht mit zusätzlichen Aufgaben belasten, denn um Wartung und Sicherheit der Anwendung kümmert sich der Cloud-Provider, der in der Enterprise Private Cloud auch die Vorgaben der hohen IT-Sicherheitsstandards von Hitachi erfüllt. „Wir kennen unsere Ansprechpartner, die Wege sind kurz, der Support ist schnell und ausgesprochen professionell“, freut sich Strategieplaner Krüger. „Der Rechnungs-Workflow erfolgt digital und automatisiert, unser Büro ist seither fast papierlos – und der Zugriff auf Dokumente ist von überall aus problemlos möglich.“ Die Zeitersparnis durch beschleunigte interne Prozesse beziffert der Manager auf 25 Prozent. Der Papierverbrauch sei massiv gesunken. „yuuvis® RAD erleichtert uns das Arbeitsleben sehr.“

Der digitale Rechnungseingang im ECM-System – von Anfang an im Flow

Eins ist sicher: Wenn alle Rechnungsdokumente von Anfang an als Dateien vorliegen, verkürzen sich die Durchlaufzeiten im Workflow nochmals erheblich. Ermuntern Sie also auch Ihre Geschäftspartner, auf digitale Rechnungsstellung umzusatteln! Eingebettet in ein aktuelles ECM-System wie etwa yuuvis® RAD as a Service sorgen Sie für schnelle Prozesse ohne Medienbrüche. Was aber tun mit Rechnungen, die nach wie vor in Papierform im Unternehmen eintreffen? Die müssen zuallererst eingescannt und damit digital verfügbar gemacht werden. Vorhang auf für den MFP, den Multifunktionsprinter mit integriertem Scanner auf High-End-Niveau.

Auftritt für den „Möglichmacher“: Rechnungseingang digitalisieren am Multifunktionsdrucker

Mithilfe moderner MFPs werden Papierdokumente beim Scanvorgang schnell und unkompliziert in digitale Formate umgewandelt und direkt ins ECM-System eingespeist, sodass der digitale Rechnungs-Workflow ohne grosse Zeitverzögerung gestartet werden kann. Der Multifunktionsdrucker fungiert dabei als Schnittstelle zwischen analogem und digitalem Universum, als „Möglichmacher“ für digitale Prozesse. Unerlässlich dafür: Optical Character Recognition (OCR). Diese Technologie ermöglicht es Computern – und moderne Drucker und Scanner sind in gewisser Weise auch Computer –, in menschlicher Sprache gedruckte oder gar handgeschriebene Zeichen zu erkennen und in maschinenlesbaren Text umzuwandeln. Selbst Bilder, Grafiken und Symbole können so für Programme identifiziert und digital editierbar gemacht werden.
→ Zum Weiterlesen: Wie funktioniert OCR und warum ist diese Technik so bedeutend?

Digitale Workflows: TA Triumph-Adler hilft beim Möglichmachen

Die aktuellen Modelle unserer Multifunktionsprinter verfügen alle über OCR und die Möglichkeit zur Anbindung an ein ECM-System. Damit alle Ihre Papierdokumente nach dem Scanvorgang direkt in den passenden Ordnern abgelegt werden, braucht es unterstützende Software-Tools, die direkt in den MFP integriert werden. Eine dieser Lösungen aus dem Portfolio von TA möchten wir Ihnen kurz vorstellen: 

Mit ScannerVision wird eine eben eingescannte Rechnung von der Software erfasst und direkt am MFP in ein computerlesbares Format transponiert. Zur Auswahl steht die gesamte Dateiformat-Palette mit DOCX, PDF, XLSX, PPTX und XML. ScannerVision kann ausserdem Rechnungsnummern und -beträge von im System gespeicherten Rechnungsstellern, etwa Stammkunden, erkennen und die Rechnungen dementsprechend den richtigen Ordnern zuweisen. Sogar Barcodes und OMR-Markierungen (beispielsweise in Multiple-Choice-Fragebögen) lassen sich elektronisch auslesen.

Aber ScannerVision kann noch mehr: etwa die Konvertierung in gängige Office-Formate wie Word oder Excel oder die Volltextindexierung von gescannten Dokumenten. Wer zudem unsere Follow2Print-Lösung aQrate nutzt, wird sich über die bequeme Integrationsmöglichkeit von ScannerVision freuen. Auch die Anbindung von Webservern, Cloud-Diensten und Drittanbieter-Software lässt sich mit ScannerVision einfach und sicher dank SSL-Verschlüsselung implementieren. Die Bedienung der Software am MFP bleibt dabei stets übersichtlich und intuitiv – selbst bei komplexen Funktionen.
Abbildung 2: So funktioniert ScannerVision

Digitales Rechnungswesen – die grössten Vorteile

  • Zeit sparen: Schnellere Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen durch automatisierte Wege; Beschäftigte gewinnen Zeit für andere Aufgaben
  • Kosten sparen: Keine Zahlungsfristen mehr versäumen, Papier und Toner sparen, weniger Personalaufwand für administrative Prozesse
  • Mehr Flexibilität: Alle gespeicherten Dokumentestehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung, auch aus dem Homeoffice oder von unterwegs. Die Beschäftigten gewinnen Wahlfreiheit über ihren Arbeitsort, Prozesse werden zusätzlich beschleunigt.
  • Transparenz und Sicherheit: Das ECM regelt über den gesamten Workflow die Zugriffsrechte für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die mit der Rechnung in Kontakt kommen. Im Bearbeitungsprozess ist jederzeit klar, wer wann was an dem Rechnungsdokument gemacht hat.
  • Automatisch gesetzeskonform: Das Einhalten gesetzlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchhaltung (GoBD), etwa zu Fristenregelungen lässt, sich über das ECM-System ebenso sicherstellen wie die Aufbereitung von Rechnungsdokumenten nach ZUGFeRD-Standard oder als XRechnung. 
  • Revisionssichere Archivierung: Sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert.

Exkurs ZUGFerd und XRechnung: Der digitale Rechnungseingang für alle kommt

Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die digitale Rechnung, zumindest im B2B-Bereich, die Papierrechnung endgültig verdrängt haben wird. Für die Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand gilt bereits heute eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Allerdings setzen Ämter und Behörden dabei nicht auf das allgemein übliche PDF-Format, sondern haben mit der XRechnung und den „Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, kurz: ZUGFeRD, eigene Formate geschaffen, die auf XML-Datensätzen basieren, was eine einfache automatisierte Weiterverarbeitung gemäss der EU-Richtlinie 2014/55/EU ermöglicht. PDF-Dateien entsprechen deren Vorgaben nicht ausreichend, unter anderem da zum Auslesen zwingend ein passender Datei-Reader benötigt wird. XML hingegen kann jeder Rechner, auch ältere Systeme, problemlos ohne zusätzliche Software verarbeiten. Während die XRechnung allein auf XML-Basis erstellt wird, handelt es sich bei ZUGFeRD um ein hybrides Format: Es enthält eine PDF-Datei und einen maschinell auslesbaren XML-Datensatz. 

Obwohl in Ämtern und Behörden bereits seit Ende 2020 die Verwendung der XRechnung Pflicht ist, läuft die Umstellung derzeit in vielen Bundesländern noch eher schleppend. Unternehmen sollten sich dennoch so bald wie möglich auf das neue Format einstellen. Denn mit dem neuen Wachstumschancengesetz soll die Umstellungspflicht ab 2025 auf den gesamten B2B-Bereich ausgeweitet werden. Die gute Nachricht: Wer bereits aktuelle ECM-Lösungen nutzt, braucht sich um Softwarekompatibilität keine Gedanken zu machen. Ob XRechnung, ZUGFeRD oder PDF – das ECM-System kann alle Formate gleichermassen lesen und bearbeiten.

Digitale Workflows etablieren – so finden Sie die für Sie beste Lösung

Wie sollten Sie nun aber konkret vorgehen, um die Workflows in Ihrem Unternehmen ins Digitalzeitalter zu transferieren? Anbieter gibt es viele. Gerade für das als Pilotprojekt so beliebte Rechnungswesen ist der Softwaremarkt mittlerweile unüberschaubar. Effizienzsteigerung und Kostenersparnis versprechen alle. Wie finden Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen und seine Menschen?

Die erste Frage, die Sie sich stellen sollten: Was für eine Lösung brauchen wir überhaupt? 

Fragen Sie Ihre Beschäftigten!  
Denn die kennen sämtliche Abläufe und wissen genau, was gut funktioniert und was nicht. Ein positiver Nebeneffekt der frühzeitigen Mitarbeitereinbindung: Erkennen die Angestellten in den neuen Abläufen ihre eigenen Ideen und Anregungen wieder, steigert das die Akzeptanz für den Change-Prozess erheblich und erleichtert die Anlaufphase.
Fragen Sie die Experten! 
Professionelle Anbieter von ECM-Lösungen wissen, wie Ordner- und Archivstrukturen im Rechnungswesen (und anderswo) sinnvoll und effizient aufzubauen sind und welche Voraussetzungen auf Hardwareseite es dafür braucht. Bei TA Triumph-Adler bildet deshalb immer die – kostenlose! – TOM-Analyse den Einstieg in die Umstellung auf digitale Prozesse für unsere Kunden. Dabei analysieren wir Ihre bestehende Druckerflotte, suchen nach Einspar- und Optimierungspotenzial bei den Geräten und entwickeln gemeinsam mit Ihnen ein stimmiges Konzept für Hardware, Software und Service. Das Ziel: effizientere Prozesse im Dokumentenmanagement.
Mit welchen Softwarelösungen die MFPs schliesslich verzahnt und welche Arbeitsschritte vereinfacht werden sollen, das besprechen und planen wir mit jedem Kunden individuell.

Dabei geht es immer wieder darum, digitale Workflows nicht einfach als „Softwarekopien“ ihrer analogen Vorgänger zu verstehen, sondern vielmehr Abläufe zu hinterfragen und gegebenenfalls auch neu zu denken und zu gestalten. Stets im Fokus dabei: die Sinnhaftigkeit der Prozesse und ihre einfache technische Umsetzbarkeit – sowie die Akzeptanz der Beschäftigten, deren Arbeitsalltag ja schliesslich durch digitale Workflows erleichtert werden soll.
Abbildung 3: So könnte der Umstellungsprozess auf digitale Workflows ablaufen
→ Zum Weiterlesen: So führen Sie erfolgreich ein ECM-System in Ihrem Unternehmen ein und 4 Tipps für elegante digitale Workflows

Praxisbeispiel: Digitaler Rechnungseingang als Aha-Erlebnis für Nord-Ostsee Automobile

Nord-Ostsee Automobile beschäftigt an 15 Standorten in Schleswig-Holstein und Hamburg mehr als 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und verkauft jährlich mehr als 10.000 Fahrzeuge.

Die Zahl der täglich umlaufenden Rechnungen – teils als PDF, teils auf Papier – ist entsprechend hoch. „Wir wollten einen konsequent digitalen Rechnungs-Workflow“, so Jörn Sander, CFO bei Nord-Ostsee Automobile. Also wandte der Manager sich an TA Triumph-Adler. „Beim Rechnungs-Workflow haben wir uns im Vorfeld die Ist-Prozesse angeschaut und darauf basierend Soll-Prozesse entwickelt“, erklärt Erik Grochowski, Sales Manager Content Services & ICT bei TA Triumph-Adler, das Vorgehen. Was an Prozessen sinnvoll war, wurde übernommen, alles andere hinterfragt und optimiert.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden von Anfang an in den Prozess eingebunden. „Bei denen muss der Funke überspringen“, sagt Grochowski. „Es muss ihr eigener, selbst gestalteter Rechnungs-Workflow sein – und nichts, was wir von TA ihnen überstülpen.“

Im neuen Prozess wandern die Rechnungen jetzt direkt in die Fachabteilungen und werden dort überprüft. Ein Klick – und die Rechnung ist sowohl freigegeben als auch im System abgespeichert. Vom ersten Besuch der TA Experten bis zum rundlaufenden Workflow dauerte es kein halbes Jahr.

Als im nächsten Schritt die digitale Personalakte eingeführt wurde, fremdelte niemand mehr mit den digitalen Workflows.

Fazit:

Digitalisierung im Rechnungswesen lohnt sich für Unternehmen jedweder Grösse und bietet tatsächlich nur Vorteile, nicht zuletzt im Hinblick auf absehbare künftige Entwicklungen, etwa bei gesetzlichen Vorgaben zu digitalen Rechnungsformaten. Dank flexibel konfigurierbarer ECM-Systeme und moderner MFPs – zwei Bereiche, in denen TA Triumph-Adler führend tätig ist – wird die Umstellung auf digitale Workflows für Unternehmen zunehmend leichter.

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