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30.09.2024
So geht’s: Faxen per Multifunktionsdrucker
Warum Fax-Lösungen auch in einer digitalen Arbeitswelt Sinn machen – und was Ihre Druckerflotte damit zu tun hat
Totgesagte leben länger, heißt es. Offenbar gilt das auch für das Fax. Dessen Ende wurde angesichts der Digitalisierung schon vielfach prophezeit. Die Technologie gilt vielen Menschen seit Langem als altmodisch und überholt. Sicher erinnern auch Sie sich noch an die während der Corona-Pandemie grassierenden Witze über langsame deutsche Gesundheitsämter, die ihre Fallzahlen angeblich noch per Fax durchgaben.
Doch das Urgestein der Bürokommunikation hält sich allen Unkenrufen zum Trotz weiterhin hartnäckig. Zwar sind die Nutzerzahlen seit Jahren tatsächlich rückläufig. Den Ergebnissen einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom zufolge, wird jedoch in 77 Prozent der deutschen Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten auch im Jahr 2024 noch gefaxt. Ein Viertel der Befragten gab sogar an, die Fax-Technik nach wie vor „häufig oder sehr häufig“ zu nutzen. Immerhin: 2018 waren es noch fast 50 Prozent, bei einer Gesamtquote von 95 Prozent aller Unternehmen, die am Fax festhielten. Ein Technologiewandel ist also durchaus erkennbar, wenn auch viel langsamer als vorhergesagt.
Warum aber ist das angeblich so anachronistische Fax noch immer so beliebt hierzulande, zumal es doch längst digitale Kommunikationswege gibt, die zukunftsfähig und außerdem viel komfortabler sind?
Doch das Urgestein der Bürokommunikation hält sich allen Unkenrufen zum Trotz weiterhin hartnäckig. Zwar sind die Nutzerzahlen seit Jahren tatsächlich rückläufig. Den Ergebnissen einer aktuellen Studie des Digitalverbands Bitkom zufolge, wird jedoch in 77 Prozent der deutschen Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten auch im Jahr 2024 noch gefaxt. Ein Viertel der Befragten gab sogar an, die Fax-Technik nach wie vor „häufig oder sehr häufig“ zu nutzen. Immerhin: 2018 waren es noch fast 50 Prozent, bei einer Gesamtquote von 95 Prozent aller Unternehmen, die am Fax festhielten. Ein Technologiewandel ist also durchaus erkennbar, wenn auch viel langsamer als vorhergesagt.
Warum aber ist das angeblich so anachronistische Fax noch immer so beliebt hierzulande, zumal es doch längst digitale Kommunikationswege gibt, die zukunftsfähig und außerdem viel komfortabler sind?
Das Fax ist längst im digitalen Zeitalter angekommen
Zu den häufigsten Gründen, warum Unternehmen weiterhin auf das Faxen als Kommunikationskanal setzen, zählen, neben rechtlichen und behördlichen Vorgaben (so werden Faxe, anders als gewöhnliche E-Mails, in der Regel überall als rechtsgültige Dokumente anerkannt), vor allem die – vermeintliche oder tatsächliche – Sicherheit und Zuverlässigkeit der Technik und die standardmäßige Übermittlungsbestätigung, unerlässlich zum Beispiel bei Vertragsabschlüssen. Zwar bietet sich auch im E-Mail-Verkehr die Option, eine Empfangsbestätigung zu verlangen, doch lässt sich diese Funktion oft leicht deaktivieren oder umgehen. Das „altmodische“ Fax erscheint vielen Anwendern demgegenüber verlässlicher.
Entgegen den verbreiteten Vorurteilen sind die Fax-Fans dabei nicht per se „Digitalisierungsmuffel“. Denn wer heutzutage ein Fax versenden oder empfangen will, braucht dafür kein klobiges, piepsendes Faxgerät mehr: Hochmoderne Multifunktionsprinter, kurz MFPs, erledigen den Job mit Bravour – und sind dabei auf einigen Feldern ihren analogen Vorfahren sogar deutlich überlegen.
Etwa bei der Übertragungssicherheit: Lange galten analoge Fax-Geräte auch deshalb als besonders sicher, weil sie die Daten über das Telefonnetz und nicht über das Internet versendeten und damit weniger anfällig für Cyberangriffe oder technische Störungen wie Server-Ausfälle waren. Doch mit der flächendeckenden Umstellung auf IP-Telefonie hat diese Annahme ihre Gültigkeit verloren. „Insbesondere bei der Verschlüsselung von Daten haben die digitalen Kanäle dem klassischen Fax einiges voraus“, erläutert Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom. „Digitale Faxgeräte kombinieren dies und übertragen die Daten mit speziellen Faxprotokollen über das Internet statt wie ursprünglich über Telefonleitungen. Im Vergleich zu einer Standard-E-Mail bietet das digitale Fax häufig eine automatische Empfangsbestätigung, ist weniger fälschungsanfällig und eignet sich auch für rechtssichere Kommunikation.“ Tatsächlich setzen 72 Prozent der Unternehmen, die noch regelmäßig faxen, dabei inzwischen vermehrt auf digitale Lösungen, etwa über Online-Fax-Dienste oder das Faxen direkt am MFP.
Doch wie wird denn nun die Druckerflotte zum Faxgerät? Und bringt der Umzug einer solch „altertümlichen“ analogen Technik in die digitale Welt nicht auch einen enormen Aufwand für Unternehmen und ihre IT-Abteilungen mit sich? Nicht, wenn man auf die richtige Hardware setzt. Und damit meinen wir hier in erster Linie Ihre Bürodrucker bzw. deren Nachfolger fürs Digitalzeitalter: die MFPs.
Entgegen den verbreiteten Vorurteilen sind die Fax-Fans dabei nicht per se „Digitalisierungsmuffel“. Denn wer heutzutage ein Fax versenden oder empfangen will, braucht dafür kein klobiges, piepsendes Faxgerät mehr: Hochmoderne Multifunktionsprinter, kurz MFPs, erledigen den Job mit Bravour – und sind dabei auf einigen Feldern ihren analogen Vorfahren sogar deutlich überlegen.
Etwa bei der Übertragungssicherheit: Lange galten analoge Fax-Geräte auch deshalb als besonders sicher, weil sie die Daten über das Telefonnetz und nicht über das Internet versendeten und damit weniger anfällig für Cyberangriffe oder technische Störungen wie Server-Ausfälle waren. Doch mit der flächendeckenden Umstellung auf IP-Telefonie hat diese Annahme ihre Gültigkeit verloren. „Insbesondere bei der Verschlüsselung von Daten haben die digitalen Kanäle dem klassischen Fax einiges voraus“, erläutert Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse bei Bitkom. „Digitale Faxgeräte kombinieren dies und übertragen die Daten mit speziellen Faxprotokollen über das Internet statt wie ursprünglich über Telefonleitungen. Im Vergleich zu einer Standard-E-Mail bietet das digitale Fax häufig eine automatische Empfangsbestätigung, ist weniger fälschungsanfällig und eignet sich auch für rechtssichere Kommunikation.“ Tatsächlich setzen 72 Prozent der Unternehmen, die noch regelmäßig faxen, dabei inzwischen vermehrt auf digitale Lösungen, etwa über Online-Fax-Dienste oder das Faxen direkt am MFP.
Doch wie wird denn nun die Druckerflotte zum Faxgerät? Und bringt der Umzug einer solch „altertümlichen“ analogen Technik in die digitale Welt nicht auch einen enormen Aufwand für Unternehmen und ihre IT-Abteilungen mit sich? Nicht, wenn man auf die richtige Hardware setzt. Und damit meinen wir hier in erster Linie Ihre Bürodrucker bzw. deren Nachfolger fürs Digitalzeitalter: die MFPs.
Digitale Fax-Lösungen mit TA Triumph-Adler
Sie verfügen bereits über eine moderne Druckerflotte mit Multifunktionsprintern wie etwa die von TA Triumph-Adler? Dann können Sie wirklich ganz beruhigt sein: Auf aufwendige Installationen und komplexe Eingriffe in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur kann verzichtet werden. Um zum Beispiel den TA Fax-Server nutzen zu können, genügt es, einfach die separate IPTAM Box ins Netzwerk zu integrieren – und fertig!
So funktioniert digitales Faxen mit IPTAM
Mit IPTAM werden Ihre Fax-Routinen zukunftsfähig gemacht: Der IPTAM Fax-Server unterstützt moderne Technologien wie das T.38-Protokoll und ermöglicht Ihnen damit einfache und ressourceneffiziente Prozesse, auch nach dem Wegfall der analogen Telefon- und Fax-Anschlüsse. Statt zeitaufwendig und kostenintensiv Ihre IT-Infrastruktur anzupassen, nutzen Sie einfach Ihre MFPs als neue Fax-Nebenstellen! Eine TAE-Dose zum separaten Anschluss der Geräte benötigen Sie dafür nicht. Die Datenübertragung erfolgt selbstverständlich verschlüsselt. Aus dem öffentlichen Netz empfangene Faxe werden an konfigurierbare E-Mail-Postfächer als PDF versendet:
Der MFP bietet eine intuitive Bedienung. Ein zusätzlicher Vorteil: Alle Anwender nutzen auf diese Weise ein einheitliches Fax-Menü, das auch eine Kommunikation über aQrate bietet. Das verkürzt die Einarbeitungszeit, sorgt für Bedienfreundlichkeit und fördert einen effizienteren Austausch, auch zwischen Abteilungen. Praktisch außerdem: Es kann auf das Adressbuch der MFP-Systeme zugegriffen werden.
Der MFP bietet eine intuitive Bedienung. Ein zusätzlicher Vorteil: Alle Anwender nutzen auf diese Weise ein einheitliches Fax-Menü, das auch eine Kommunikation über aQrate bietet. Das verkürzt die Einarbeitungszeit, sorgt für Bedienfreundlichkeit und fördert einen effizienteren Austausch, auch zwischen Abteilungen. Praktisch außerdem: Es kann auf das Adressbuch der MFP-Systeme zugegriffen werden.
So funktioniert FAX Hub
Einer der Multifunktionsprinter in Ihrem MFP-Netzwerk wird als zentraler „Master“ festgelegt. Von dort aus lassen sich nun Fax-Aufträge auch von allen anderen verbundenen MFPs dank der HyPAS™-Anwendungen SmartFax und SmartScan an die Zieladresse weiterleiten. Dabei wandeln die digitalen „Möglichmacher“, als die wir unsere MFPs nicht ohne Stolz bezeichnen, auch E-Mails selbsttätig ins Fax-Format um, bevor das Dokument verschickt wird.
Die FAX Hub Lösung bedeutet für Ihr Unternehmen minimalen Aufwand bei maximaler Flexibilität: Denn FAX Hub muss nur auf einem einzigen HyPAS™-fähigen DIN-A3-MFP mit Fax-Karte installiert werden – und schon können Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den jeweils nächstgelegenen MFP in ihrer Nähe zum Faxen nutzen. Schneller, einfacher und kostengünstiger geht’s nicht.
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