Unser MDS-Whitepaper
Wie die MDS-Analyse abläuft, erläutern wir in unserem Whitepaper „MDS-Analyse: Mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft.“ Es steht hier für Sie zum Download bereit.
22.03.2021
In 3 Schritten zur optimalen Druckerflotte
Die MDS-Analyse verschafft die Übersicht über die eigene Druckerflotte und gibt Ansatzpunkte, sie kostensparender einzusetzen. Wie das geht, verrät das neue Whitepaper von TA Triumph-Adler.
Wehe, sie funktionieren mal nicht. Dann erst stellt man fest, wie wichtig Drucker dafür sind, den Laden am Laufen zu halten. Jeder Papierstau sorgt für eine kleine Krise, die Suche nach der passenden Tonerkartusche – „Warum haben wir die nicht rechtzeitig nachbestellt?“ – kann sich zu einer lautstarken Debatte ausweiten. Der Ärger hat meist einen einfachen Grund: Über die Jahre werden Geräte verschiedener Hersteller angeschafft. Mit unterschiedlichen Kartuschen, unterschiedlichen Wartungsverträgen und sogar unterschiedlichen Methoden, um Papierstaus zu beseitigen. So wächst im Laufe der Zeit ein komplexes System – an einer Stelle, wo Komplexität nur nervt. Der Ausweg: den eigenen Gerätepark analysieren und im nächsten Schritt eine stimmige Druckerflotte aufbauen. Das spart Nerven – und Geld.
Wer Geld sparen will, muss um seine aktuellen Kosten wissen. Umfragen zeigen, dass in vielen Unternehmen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. In vielen A3-Fächern vergilbt das Papier. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete? Fehlanzeige. Verdeckte Kosten etwa durch vermeidbare Störfälle oder hohen Stromverbrauch werden nicht erfasst. All das ändert sich durch die Analyse der Managed Document Services: Mehr als 20 Prozent der Kosten können durch die MDS-Analyse eingespart werden. Übrigens: Für die MDS-Analyse selbst fallen keine Ausgaben an. Bei TA Triumph-Adler ist sie kostenlos!
Wehe, sie funktionieren mal nicht. Dann erst stellt man fest, wie wichtig Drucker dafür sind, den Laden am Laufen zu halten. Jeder Papierstau sorgt für eine kleine Krise, die Suche nach der passenden Tonerkartusche – „Warum haben wir die nicht rechtzeitig nachbestellt?“ – kann sich zu einer lautstarken Debatte ausweiten. Der Ärger hat meist einen einfachen Grund: Über die Jahre werden Geräte verschiedener Hersteller angeschafft. Mit unterschiedlichen Kartuschen, unterschiedlichen Wartungsverträgen und sogar unterschiedlichen Methoden, um Papierstaus zu beseitigen. So wächst im Laufe der Zeit ein komplexes System – an einer Stelle, wo Komplexität nur nervt. Der Ausweg: den eigenen Gerätepark analysieren und im nächsten Schritt eine stimmige Druckerflotte aufbauen. Das spart Nerven – und Geld.
Wer Geld sparen will, muss um seine aktuellen Kosten wissen. Umfragen zeigen, dass in vielen Unternehmen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. In vielen A3-Fächern vergilbt das Papier. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete? Fehlanzeige. Verdeckte Kosten etwa durch vermeidbare Störfälle oder hohen Stromverbrauch werden nicht erfasst. All das ändert sich durch die Analyse der Managed Document Services: Mehr als 20 Prozent der Kosten können durch die MDS-Analyse eingespart werden. Übrigens: Für die MDS-Analyse selbst fallen keine Ausgaben an. Bei TA Triumph-Adler ist sie kostenlos!
Die drei Schritte der MDS-Analyse
Das Prinzip der MDS-Analyse ist simpel. Im ersten Schritt wird inventarisiert, welche Geräte wo im Einsatz sind. Parallel wird untersucht, wie viele Drucksysteme mit welchen Funktionen überhaupt benötigt werden. Daraufhin wird im zweiten Schritt ein Konzept skizziert, wie der optimierte Gerätepark aus Multifunktionsprintern und Druckern aussehen sollte. Dieses Konzept wird mit dem Auftraggeber besprochen und – Schritt 3 – umgesetzt. Dabei wird meist die Zahl der Geräte (und der Hersteller) reduziert. Die neue Geräteflotte wird via Netzwerk miteinander verbunden und durch eine Schaltzentrale gesteuert und kontrolliert.
Schritt 1: die Analyse
Im ersten Schritt wird die Ist-Situation erfasst: Wo stehen welche Drucker und Multifunktionsprinter? Was gibt es an Scannern und Faxgeräten? Wo stehen diese Geräte? Wer kümmert sich um Verbrauchsmaterialien? So werden die Ist-Kosten ermittelt. Das ist die Pflicht. Die Kür bei Managed Document Services nimmt die Prozesse in Augenschein. Die Abläufe sollen schlanker, schneller und effizienter werden. Ziel der MDS-Analyse bei TA Triumph-Adler ist es, ein tieferes Verständnis der Prozesse zu erlangen und so Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Schritt 2: das Konzept
Aus den gewonnenen Erkenntnissen der Analyse wird ein Konzept für die optimale – und Kosten sparende – Druckerflotte entwickelt und mit dem Auftraggeber besprochen. Dieses Konzept für Hard- und Software und nicht zuletzt Services legt die Ziele fest, zeigt die Wege dorthin und liefert die notwendigen Messkriterien.
Schritt 1: die Analyse
Im ersten Schritt wird die Ist-Situation erfasst: Wo stehen welche Drucker und Multifunktionsprinter? Was gibt es an Scannern und Faxgeräten? Wo stehen diese Geräte? Wer kümmert sich um Verbrauchsmaterialien? So werden die Ist-Kosten ermittelt. Das ist die Pflicht. Die Kür bei Managed Document Services nimmt die Prozesse in Augenschein. Die Abläufe sollen schlanker, schneller und effizienter werden. Ziel der MDS-Analyse bei TA Triumph-Adler ist es, ein tieferes Verständnis der Prozesse zu erlangen und so Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Schritt 2: das Konzept
Aus den gewonnenen Erkenntnissen der Analyse wird ein Konzept für die optimale – und Kosten sparende – Druckerflotte entwickelt und mit dem Auftraggeber besprochen. Dieses Konzept für Hard- und Software und nicht zuletzt Services legt die Ziele fest, zeigt die Wege dorthin und liefert die notwendigen Messkriterien.
Schritt 3: die Umsetzung
Formal umfasst die Umsetzung vor allem die Installation von Geräten und die Implementierung von Software. Mindestens ebenso wichtig wie die neue Technik und die eventuell neuen Workflows sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die tagtäglich damit umgehen.
Formal umfasst die Umsetzung vor allem die Installation von Geräten und die Implementierung von Software. Mindestens ebenso wichtig wie die neue Technik und die eventuell neuen Workflows sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die tagtäglich damit umgehen.
Was bringt die MDS-Analyse?
Die MDS-Analyse bringt die eigene Druckerflotte auf Vordermann. Weg mit überflüssigen und reparaturanfälligen Geräten! Sie werden ersetzt durch moderne Drucksysteme – meist Multifunktionsprinter, kurz MFP. Die im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte der Druckerflotte und erfasst Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten oder Druckvolumen. Services können an spezialisierte Anbieter vergeben werden, wodurch verdeckte Kosten ans Licht kommen.
Verantwortungsbewusste Anbieter wie TA Triumph-Adler führen Jahresgespräche mit ihren Kunden, um zu sehen, ob das umgesetzte Konzept so gut greift wie erwartet. Sie wissen: Da sich viele Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, lohnt es sich auch künftig, Prozesse zu optimieren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann.
Verantwortungsbewusste Anbieter wie TA Triumph-Adler führen Jahresgespräche mit ihren Kunden, um zu sehen, ob das umgesetzte Konzept so gut greift wie erwartet. Sie wissen: Da sich viele Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, lohnt es sich auch künftig, Prozesse zu optimieren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann.
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