Was heißt Dokumenten-Lifecycle-Management?
TA Triumph-Adler zeigt, was es mit dem „Lebenszyklus“ von Dokumenten auf sich hat und warum das Verständnis davon essenziell ist für erfolgreiche digitale Workflows.
30.01.2025
ISO 9001 Zertifizierung – die Norm für Qualität
Qualitätsmanagement einfach erklärt: Was in der wohl bekanntesten ISO-Norm alles drinsteckt und warum eine Zertifizierung sinnvoll ist.
ISO 9001 – weil Qualität die Norm sein sollte
Unter den zahlreichen allgemeinen und branchenspezifischen Normen, mit denen sich das Management in den meisten Unternehmen früher oder später konfrontiert sieht, dürfte sie wohl die bekannteste sein: die ISO 9001, seit Jahrzehnten die weltweit anerkannte Formel für Qualitätsmanagement. Ein „certified by ISO 9001“ vorweisen zu können – dieser Türöffner für Unternehmen, um sich bestmöglich auf dem Markt platzieren zu können, ist längst kein Geheimtipp mehr. Für manche, insbesondere wenn es sich um Zulieferbetriebe für große Konzerne und generell die „Global Player“ der Industrie handelt, ist die Zertifizierung sogar zur unabdingbaren Voraussetzung geworden, um an lukrative Aufträge zu kommen. Denn viele große Unternehmen verlangen von ihren Partnern in der Lieferkette mittlerweile die Einhaltung der Anforderungen an das Management der eigenen Betriebsabläufe, wie sie in der Norm ISO 9001 festgehalten sind.
Was genau beinhaltet nun aber diese so bedeutende Norm und wie kommt man als Unternehmen an die begehrten Zertifikate? Wir – als TA Triumph-Adler selbst ISO-9001-zertifiziert – klären die Begrifflichkeiten.
Was genau beinhaltet nun aber diese so bedeutende Norm und wie kommt man als Unternehmen an die begehrten Zertifikate? Wir – als TA Triumph-Adler selbst ISO-9001-zertifiziert – klären die Begrifflichkeiten.
Definition: Was ist die ISO 9001?
Die ISO 9001 ist eine weltweit anerkannte Norm für Qualitäts-Management-Systeme, entwickelt von der International Organization for Standardization (ISO) mit Sitz in Genf und erstmals 1987 veröffentlicht. Seitdem wurde die Norm in unregelmäßigen Abständen mehrfach überarbeitet, um an die sich wandelnde Weltwirtschaft angepasst zu werden. Die jüngste Neufassung wurde im September 2015 verabschiedet.
Dabei ist die Norm ISO 9001 auf keinen Fall mit den strikten Handlungsanweisungen zu verwechseln, wie man sie aus der nationalen und internationalen Gesetzgebung kennt. Es handelt sich dabei nämlich weniger um einen Vorschriftenkatalog als vielmehr um eine Art Leitfaden für Unternehmen, um ihre Prozessstrukturen – innerbetriebliche Abläufe ebenso wie die Verbindungen zu Kunden und Geschäftspartnern – systematisch zu optimieren. Der Kerngedanke der Norm besteht darin, im betreffenden Unternehmen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess hinsichtlich der Qualität auf allen Ebenen zu etablieren. Ein „Ziel erreicht! Wir sind fertig!“ gibt es dabei nicht und kann es auch gar nicht geben. Dementsprechend wird ein ISO-9001-Zertifikat auch nur für höchstens drei Jahre vergeben – danach muss es erneuert und das zugehörige mehrstufige Auditverfahren erneut durchlaufen werden.
Die Einhaltung der Norm wird von unabhängigen, akkreditierten Zertifizierungsstellen wie dem TÜV Rheinland, der DEKRA oder der DQS überwacht. Diese führen regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben weiterhin eingehalten werden – ganz ähnlich wie bei anderen Zertifizierungsverfahren im Zusammenhang mit ISO-Normen, wie beispielsweise der ISO 27001 für IT-Sicherheit oder der Umwelt-Management-Norm ISO 14001.
→ Warum wir uns bei TA Triumph-Adler dafür entschieden haben, alle diese ISO-Normen umzusetzen? Das verraten wir Ihnen hier
Dabei ist die Norm ISO 9001 auf keinen Fall mit den strikten Handlungsanweisungen zu verwechseln, wie man sie aus der nationalen und internationalen Gesetzgebung kennt. Es handelt sich dabei nämlich weniger um einen Vorschriftenkatalog als vielmehr um eine Art Leitfaden für Unternehmen, um ihre Prozessstrukturen – innerbetriebliche Abläufe ebenso wie die Verbindungen zu Kunden und Geschäftspartnern – systematisch zu optimieren. Der Kerngedanke der Norm besteht darin, im betreffenden Unternehmen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess hinsichtlich der Qualität auf allen Ebenen zu etablieren. Ein „Ziel erreicht! Wir sind fertig!“ gibt es dabei nicht und kann es auch gar nicht geben. Dementsprechend wird ein ISO-9001-Zertifikat auch nur für höchstens drei Jahre vergeben – danach muss es erneuert und das zugehörige mehrstufige Auditverfahren erneut durchlaufen werden.
Die Einhaltung der Norm wird von unabhängigen, akkreditierten Zertifizierungsstellen wie dem TÜV Rheinland, der DEKRA oder der DQS überwacht. Diese führen regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass alle Vorgaben weiterhin eingehalten werden – ganz ähnlich wie bei anderen Zertifizierungsverfahren im Zusammenhang mit ISO-Normen, wie beispielsweise der ISO 27001 für IT-Sicherheit oder der Umwelt-Management-Norm ISO 14001.
→ Warum wir uns bei TA Triumph-Adler dafür entschieden haben, alle diese ISO-Normen umzusetzen? Das verraten wir Ihnen hier
Die sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements nach ISO 9001
Die Einführung eines Qualitäts-Management-Systems bedeutet viel mehr, als nur auf dem Papier sämtliche Forderungen der ISO-9001-Norm zu erfüllen. Sie impliziert die Befolgung einer Systematik zur Führung betrieblicher Abläufe und stellt damit vor allem eine weitreichende strategische Entscheidung seitens der Unternehmensführung dar. Dafür lassen sich sieben Grundpfeiler aus der ISO 9001 ableiten, die sich auf sämtliche Unternehmensbereiche erstrecken und branchenübergreifend Gültigkeit besitzen:
- Kundenorientierung: Unternehmen sollten immer die Bedürfnisse und Erwartungen ihrer Kunden in den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit stellen. Ein Hauptschwerpunkt des Qualitätsmanagements sollte daher stets darauf liegen, die Kundenerwartungen zu erfüllen und – wann immer möglich – zu übertreffen. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen die Erwartungen ihrer Kunden verstehen lernen, etwa indem sie das Marktgeschehen und sonstige Einflussfaktoren laufend beobachten, aktiv Feedback einholen sowie auf mögliche Kritik zeitnah und angemessen reagieren. Ein gewichtiger Aspekt hierbei: die Qualität des Kundenservice.
→ Hier können Sie sich davon überzeugen, wie wir unser Serviceversprechen im Sinne der ISO 9001 täglich umsetzen.
- Führung: Die Mitglieder der Geschäftsführung und die Führungskräfte aller Ebenen müssen eine aktive Rolle beim Aufbau und bei der Implementierung eines QM-Systems übernehmen. Sie legen Qualitätsrichtlinien und Ziele fest, bestimmen Meilensteine für die Umsetzung und sorgen für eine regelmäßige Evaluation des Status quo. Dabei sollten sie jederzeit für ihr Handeln und ihre Entscheidungen Verantwortung übernehmen und sich den Beschäftigten im Unternehmen gegenüber ihrer Vorbildfunktion bei der Umsetzung der QM-Leitlinien bewusst sein.
- Die Menschen einbeziehen: Kompetente, befugte und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mit der größte Erfolgsfaktor für ein gelingendes Qualitätsmanagement. Das Engagement der Beschäftigten setzt allerdings voraus, dass sie Respekt und Anerkennung durch die Unternehmensführung erfahren und in ihren individuellen Kompetenzen gefördert werden.
- Prozessorientierter Ansatz: Mit der ISO 9001 wird ein ganzheitlicher Ansatz für das Verständnis von Qualität im Unternehmen etabliert. Nicht einzelne Abteilungen stehen im Fokus, sondern ihr jeweiliger Beitrag zum Erreichen der Qualitätsziele im gesamten Unternehmen – und die damit verbundenen Prozesse. Diese gilt es in ihren Wechselwirkungen zu verstehen und aufeinander abzustimmen, inklusive klar geregelter Zuständigkeiten für jeden Arbeitsschritt. Prozessmanagement ist daher einer der wichtigsten Grundpfeiler eines Qualitäts-Management-Systems. Es umfasst alle wesentlichen betrieblichen Abläufe, durchleuchtet sie und deckt die Optimierungspotenziale im Netzwerk auf. Wenn betriebliche Tätigkeiten als zusammenhängende Prozesse behandelt werden und diese als System funktionieren, verstanden und geführt werden, ermöglicht dies dem Unternehmen, gewünschte, beständige und so weit wie möglich vorhersehbare Ergebnisse zu erzielen.
→ Apropos vernetzte Prozesse: Bei TA Triumph-Adler haben wir diese Denkweise aus dem Qualitätsmanagement zum Dreh- und Angelpunkt unseres Business gemacht. Erfahren Sie mehr und entdecken Sie die ganze Bandbreite unserer Angebote – von der netzwerkfähigen Bürohardware bis zum abteilungsübergreifenden Enterprise-Content-Management-System.
- Kontinuierliche Verbesserung: Dies ist ein Kerngedanke der ISO 9001. Qualität ist kein Endzustand, sondern ein fließender, sich dynamisch entwickelnder Prozess. Optimierungspotenzial ist immer gegeben. Es muss erkannt und im Sinne einer höheren Zufriedenheit für alle – Kunden, Partner, Belegschaft, Unternehmensführung und idealerweise die Gesellschaft als Ganzes – erschlossen werden. Dieses Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung führt zu einem Kreislauf, der als PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) bezeichnet wird: Es wird ein Plan aufgestellt und es werden Ziele definiert, um einen Aspekt des Quallitäts-Management-Systems zu verbessern. Der Plan wird umgesetzt; die Umsetzung und die praktische Erfahrung im Betriebsalltag werden dokumentiert. Anschließend werden nach einer gewissen Zeit die Erfolge überprüft – gegebenenfalls wird weiterer Optimierungsbedarf festgestellt und der Kreislauf beginnt von Neuem.
- Faktengestützte Entscheidungsfindung: Die richtigen Entscheidungen zu treffen – auch und gerade in komplexen Situationen –, ist für jedes Unternehmen von größter Wichtigkeit. Dabei sollten eine solide Datenbasis und eine sachliche Analyse der Verhältnisse stets den Vorrang haben vor der subjektiven Wahrnehmung Einzelner. Die Anforderungen der ISO 9001 stützen sich dabei auf einen risikobasierten Denkansatz: Wenn Ungewissheiten in den Prozessabläufen Risiken erhöhen, dann können umgekehrt Gewissheiten durch zuverlässige Prozesse dazu beitragen, diese Risiken zu minimieren.
- Beziehungsmanagement: Relevante Interessengruppen – zum Beispiel Lieferanten, Kollaborationspartner, Kunden, Investoren oder Unterstützer in Politik und Gesellschaft – beeinflussen die Leistung eines Unternehmens. Nachhaltiger Erfolg lässt sich mit höherer Wahrscheinlichkeit erreichen, wenn man starke Beziehungen zu allen diesen Gruppen aufbaut und steuert, um ihre Auswirkung auf die eigene Leistung zu optimieren. Dabei spielen Offenheit in Bezug auf Werte und das Verständnis von Eigeninteressen der Beteiligten eine große Rolle, wenn der gemeinsame Erfolg von Dauer sein soll.
Warum die Anstrengungen und Kosten für eine ISO-9001-Zertifizierung?
Wie gesagt: Eine ISO-Norm ist kein Gesetz. Unternehmen können nicht verpflichtet werden, ihr Management nach Leitlinien wie denen der ISO 9001 auszurichten. In der Praxis erweisen sich jedoch manche etablierten Normen als ähnlich wirkmächtig wie behördliche Vorgaben: Wer sie nicht befolgt, den bestraft zwar nicht der Staat, aber dafür der Markt bzw. die Kunden. Ob wiederholte Toleranzen bei der Fertigungsqualität, eine volatile Führungsstruktur, fehlendes Umweltbewusstsein oder ein nicht mehr zeitgemäßes Bewerbermanagement – längst nicht alles, was nicht explizit verboten ist, darf man sich erlauben, wenn man als Unternehmen erfolgreich sein möchte.
Ein sicher implementiertes und zertifiziertes Qualitäts-Management-System schafft hingegen Vertrauen nach außen bei Kunden und Partnern. Zudem werden klare Strukturen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation gefördert, was zu einer höheren Motivation der Beschäftigten beiträgt. Nicht zuletzt helfen die Vorgaben und Anregungen, die sich aus der ISO 9001 ableiten lassen, dabei, Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und vorhandene Risiken besser einschätzen und handhaben zu können.
Für Entscheiderinnen und Entscheider bedeutet dies: Wer sich an die Anforderungen und Empfehlungen der ISO 9001 dauerhaft hält, kann Risiken minimieren, die Produkt- und Dienstleistungsqualität erheblich steigern und sich langfristige Wettbewerbsvorteile sichern. Denn das Festhalten am Status quo ist heutzutage keine Option: Die Top-Leistung von heute kann morgen schon rückständig sein. Die ISO-9001-Zertifizierung bietet eine stabile Grundlage für Wachstum und Anpassung in einer Welt voller agiler Marktteilnehmer.
Ein sicher implementiertes und zertifiziertes Qualitäts-Management-System schafft hingegen Vertrauen nach außen bei Kunden und Partnern. Zudem werden klare Strukturen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation gefördert, was zu einer höheren Motivation der Beschäftigten beiträgt. Nicht zuletzt helfen die Vorgaben und Anregungen, die sich aus der ISO 9001 ableiten lassen, dabei, Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen und vorhandene Risiken besser einschätzen und handhaben zu können.
Für Entscheiderinnen und Entscheider bedeutet dies: Wer sich an die Anforderungen und Empfehlungen der ISO 9001 dauerhaft hält, kann Risiken minimieren, die Produkt- und Dienstleistungsqualität erheblich steigern und sich langfristige Wettbewerbsvorteile sichern. Denn das Festhalten am Status quo ist heutzutage keine Option: Die Top-Leistung von heute kann morgen schon rückständig sein. Die ISO-9001-Zertifizierung bietet eine stabile Grundlage für Wachstum und Anpassung in einer Welt voller agiler Marktteilnehmer.
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