Digital Office: der Mensch im Mittelpunkt
Ob die digitale Transformation gelingt oder nicht, liegt nicht zuletzt an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wie man sie am Gestaltungsprozess beteiligt und das Verständnis für Change-Projekte weckt.
27.03.2024
Fit für New Work? Bürogestaltung in einer neuen Arbeitswelt
Erfahren Sie, warum New Work mehr als ein Modebegriff ist und wie Sie als Unternehmer aktiv die neue Arbeitswelt mitgestalten.
„Neue Arbeitswelt“, „Arbeiten 4.0.“, „New Work“ – mit Sicherheit sind Ihnen diese Begriffe schon des Öfteren begegnet. Vielleicht als theoretisches Konstrukt im Rahmen von Diskussionen darüber, wie wir alle Arbeit in einer immer stärker vernetzten und digitalisierten Welt „neu denken“ sollten. Vielleicht in Verbindung mit sogenannten „agilen Arbeitsmethoden“ wie Scrum und Kanban. Vielleicht auch ganz konkret in Fragen der Modernisierung der Arbeitsplatzgestaltung als New-Work-Bürokonzept oder Coworking Space oder beim Thema Homeoffice – Letzteres vor allem in den Jahren vor der Corona-Pandemie, als die Mehrzahl der Unternehmen das Arbeiten von zu Hause aus tatsächlich noch für eine ziemlich utopische Idee hielt.
Ist New Work also ein typisches „Buzzword“, einer von diesen Modebegriffen, die alle zu kennen meinen und viel zu oft und mitunter auch noch missverständlich gebrauchen? Wo liegen die Ursprünge von New Work?
New Work ist ein Konzept, das auf den Thesen des amerikanisch-österreichischen Sozialphilosophen Frithjof Bergmann basiert. Bergmann hatte den Begriff erstmals Ende der 1970er verwendet. Angetrieben durch die fortschreitende Automatisierung und die rasante Entwicklung der Computertechnik, sah er bereits damals einen radikalen Wandel der Arbeitswelt voraus und plädierte im Zuge dessen für eine aktive Neugestaltung zugunsten von mehr Freiheit, Selbstbestimmung und Sinnhaftigkeit für alle arbeitenden Menschen. Die Menschen sollten die technologische Revolution als Chance begreifen, um traditionelle Strukturen und Methoden in der Arbeitswelt – von der Top-down-Hierarchie über die Präsenzpflicht bis zum „Nine to Five“-Modell – zu hinterfragen und aufzubrechen. Arbeit, so Bergmann, sollte nicht länger als Mittel zum Zweck erlebt werden, sondern als etwas, das man „wirklich, wirklich will“.
Längst nicht mehr auf die akademische Debatte beschränkt, hat sich der New-Work-Gedanke seit den 1980ern weiterentwickelt und vor dem Hintergrund von Digitalisierung und Globalisierung dabei zunehmend an Relevanz gewonnen. Heute wird der Begriff breit verwendet, um verschiedene Konzepte und Ansätze zu beschreiben, die auf eine Verbesserung von Arbeitsbedingungen und -strukturen, vorwiegend in Industriegesellschaften, abzielen.
„Neue Arbeitswelt“, „Arbeiten 4.0.“, „New Work“ – mit Sicherheit sind Ihnen diese Begriffe schon des Öfteren begegnet. Vielleicht als theoretisches Konstrukt im Rahmen von Diskussionen darüber, wie wir alle Arbeit in einer immer stärker vernetzten und digitalisierten Welt „neu denken“ sollten. Vielleicht in Verbindung mit sogenannten „agilen Arbeitsmethoden“ wie Scrum und Kanban. Vielleicht auch ganz konkret in Fragen der Modernisierung der Arbeitsplatzgestaltung als New-Work-Bürokonzept oder Coworking Space oder beim Thema Homeoffice – Letzteres vor allem in den Jahren vor der Corona-Pandemie, als die Mehrzahl der Unternehmen das Arbeiten von zu Hause aus tatsächlich noch für eine ziemlich utopische Idee hielt.
Ist New Work also ein typisches „Buzzword“, einer von diesen Modebegriffen, die alle zu kennen meinen und viel zu oft und mitunter auch noch missverständlich gebrauchen? Wo liegen die Ursprünge von New Work?
New Work ist ein Konzept, das auf den Thesen des amerikanisch-österreichischen Sozialphilosophen Frithjof Bergmann basiert. Bergmann hatte den Begriff erstmals Ende der 1970er verwendet. Angetrieben durch die fortschreitende Automatisierung und die rasante Entwicklung der Computertechnik, sah er bereits damals einen radikalen Wandel der Arbeitswelt voraus und plädierte im Zuge dessen für eine aktive Neugestaltung zugunsten von mehr Freiheit, Selbstbestimmung und Sinnhaftigkeit für alle arbeitenden Menschen. Die Menschen sollten die technologische Revolution als Chance begreifen, um traditionelle Strukturen und Methoden in der Arbeitswelt – von der Top-down-Hierarchie über die Präsenzpflicht bis zum „Nine to Five“-Modell – zu hinterfragen und aufzubrechen. Arbeit, so Bergmann, sollte nicht länger als Mittel zum Zweck erlebt werden, sondern als etwas, das man „wirklich, wirklich will“.
Längst nicht mehr auf die akademische Debatte beschränkt, hat sich der New-Work-Gedanke seit den 1980ern weiterentwickelt und vor dem Hintergrund von Digitalisierung und Globalisierung dabei zunehmend an Relevanz gewonnen. Heute wird der Begriff breit verwendet, um verschiedene Konzepte und Ansätze zu beschreiben, die auf eine Verbesserung von Arbeitsbedingungen und -strukturen, vorwiegend in Industriegesellschaften, abzielen.
Zusammenfassung für Eilige: New Work als Bürokonzept: die größten Vorteile für Unternehmen und Beschäftigte
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New Work im Büro – mehr als ein Trendbegriff
Auch wenn die Bezeichnung gerade in den letzten Jahren mitunter inflationär und auch etwas schwammig gebraucht wurde: New Work ist kein Hype-Thema, das bald wieder von der Bildfläche verschwunden sein wird, sondern steht für eine reale Entwicklung unserer Zeit. Der tiefgreifende Wandel der Arbeitswelt, den Frithjof Bergmann einst vorausgesagt hatte, ist längst in vollem Gange und nicht rückgängig zu machen. Digitalisierung und eine global vernetzte Welt, ihre Begleiterscheinungen und Folgen verändern auf Dauer nicht nur die Art, wie wir arbeiten, sondern auch den Wert, den wir der Arbeit beimessen. Ob Homeoffice-Tage, Vertrauensarbeitszeit, Mobile Work von unterwegs oder Desk Sharing und Open-Space-Büros für wechselnde Teams anstelle klassischer Schreibtisch-Arbeitsplätze: Alle diese im Alltag sichtbaren Entwicklungen lassen sich unter dem Oberbegriff New Work zusammenfassen.
Generationswechsel in der Arbeitswelt
Manchmal kommen die Veränderungen abrupt (Stichwort: Corona und Homeoffice), oft aber allmählich und zunächst vielleicht sogar von vielen unbemerkt. Gerade ältere Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer stehen New-Work-Konzepten manchmal auch eher skeptisch gegenüber. Warum etwas verändern, was ein ganzes (Berufs-)Leben lang gut funktioniert hat? Ganz anders die jüngeren Generationen: Geboren zu der Zeit, da der Philosoph Bergmann seine New-Work-Thesen formulierte – oder später –, kennen die Mitglieder der Generationen Y und Z den Wandel der Arbeitswelt selbst nur als Dauerzustand. Entsprechend deutlich unterscheiden sich ihre Vorstellungen, wie Arbeit und Beruf gestaltet sein sollten, von denen ihrer Eltern und Großeltern.
Und die Arbeitgeber? Sind jetzt besonders gefragt, rechtzeitig auf alle Entwicklungen zu reagieren. Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen nicht den Anschluss an sich verändernde Arbeitswirklichkeiten verlieren und für Beschäftigte aus den jüngeren Jahrgängen – die in absehbarer Zeit die einzigen verfügbaren menschlichen Fachkräfte sein werden – attraktiv sein wollen, dann können Sie sich dem Themenkomplex New Work nicht entziehen.
Doch keine Sorge: Sie müssen die Arbeitswelt nicht im Alleingang neu erfinden. Praktische Lösungsansätze, wie neues Arbeiten gelingen kann, sind längst da und bewähren sich im Alltag. Wir zeigen Ihnen im weiteren Verlauf dieses Artikels unter anderem auf,
Und die Arbeitgeber? Sind jetzt besonders gefragt, rechtzeitig auf alle Entwicklungen zu reagieren. Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen nicht den Anschluss an sich verändernde Arbeitswirklichkeiten verlieren und für Beschäftigte aus den jüngeren Jahrgängen – die in absehbarer Zeit die einzigen verfügbaren menschlichen Fachkräfte sein werden – attraktiv sein wollen, dann können Sie sich dem Themenkomplex New Work nicht entziehen.
Doch keine Sorge: Sie müssen die Arbeitswelt nicht im Alleingang neu erfinden. Praktische Lösungsansätze, wie neues Arbeiten gelingen kann, sind längst da und bewähren sich im Alltag. Wir zeigen Ihnen im weiteren Verlauf dieses Artikels unter anderem auf,
- wie New Work verschiedene Dimensionen im Unternehmen umfasst und verändert,
- was New Work ganz konkret für die Arbeitsplatzgestaltung in Ihrem Unternehmen bedeutet,
- welche Vorteile sich für Sie und Ihre Beschäftigten ergeben, wenn Sie auf New-Work-Bürokonzepte setzen, und
- was ein Partner wie TA Triumph-Adler für Sie tun kann, damit Ihr Unternehmen die Arbeitswelt der Zukunft erfolgreich gestalten kann.
New Work – neue Dimensionen der Arbeitswelt
Neue Arbeitsformen: Teams ohne Grenzen
New Work lässt die zunächst so unüberschaubar wirkende globalisierte Welt wieder ein bisschen kleiner und begreifbarer wirken: Es bringt die Menschen zusammen. In vernetzten Teams, deren Mitglieder in der ganzen Welt verteilt sein können – über alle Grenzen hinweg. Eine Videokonferenz mit den Kolleginnen und Kollegen der Standorte in Kenia und Kanada? Selbstverständlich! Aus dem Homeoffice in Deutschland mit dem Designteam in Neuseeland gemeinsam an einem Entwurf arbeiten? Aber sicher! Ermöglicht werden solche hybriden Arbeitsformen durch die Digitalisierung. Die technische Grundausstattung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Notebooks, Smartphones und sicheren Internetzugängen ist selbstverständliche Voraussetzung, um in vernetzten Teams erfolgreich an Projekten zu arbeiten. Ein weiterer entscheidender Aspekt sind digitale Workflows: Die Teammitglieder müssen in die Lage versetzt werden,
- von überall und jederzeit auf benötigte Dokumente zugreifen zu können,
- Daten und sonstige Informationen auf sicherem Wege auszutauschen,
- sich gegenseitig Feedback zu geben und
- parallel oder sehr zeitnah an verschiedenen Versionen desselben Dokuments arbeiten zu können, ohne dass es zu „Dateichaos“ kommt oder gar Informationen verloren gehen.
Dokumenten-Management- und ECM-Systeme mit Cloud-Anbindung erfüllen genau diese Anforderungen und bilden damit eine wichtige Säule, um die Idee vom weltweit vernetzten virtuellen New-Work-Büro Wirklichkeit werden zu lassen.
➔ Zum Weiterlesen: Was Sie als Unternehmer über digitale Dokumentenablage wissen sollten und warum Videokonferenzen wirklich funktionieren.
➔ Zum Weiterlesen: Was Sie als Unternehmer über digitale Dokumentenablage wissen sollten und warum Videokonferenzen wirklich funktionieren.
Neue Arbeitsorte: Homeoffice & Co.
New Work erweitert den Raum, in dem Arbeit stattfindet. Etwa durch sogenanntes Mobile Working. Der Mitarbeiter, der seine Präsentation auf dem Weg zum Kundentermin im Zug fertigstellt und dann, nebst Lesefreigabe für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Termins, in die Cloud hochlädt, wäre hier ein typisches Beispiel für die gesteigerte Flexibilität im New-Work-Zeitalter. Bis vor Kurzem hätte man dem Mitarbeiter wohl mangelndes Zeitmanagement unterstellt, weil seine Präsentation nicht rechtzeitig fertig geworden wäre. Warum aber nicht von unterwegs arbeiten, wenn dies in der eigenen Situation gerade praktischer ist? Ein anderes Beispiel: Die Chefin, die während einer Geschäftsreise oder sogar im Urlaub ein Dokument per Mail erhält und abends im Hotel noch kurz ihre elektronische Signatur daruntersetzt. „Damals“ im Analogzeitalter wäre das Dokument wahrscheinlich bis zu ihrer Rückkehr ins Büro dort liegen geblieben. Dank digitalisierter Workflows und eines – mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen ausgestatteten – Dokumentenmanagements im Unternehmen können gerade solche einfachen Abläufe heutzutage viel flexibler und damit effizienter gestaltet werden.
Die meisten werden aber wohl beim Schlagwort New Work und flexible Arbeitsorte zuerst ans Homeoffice denken. Die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten, hat sich – mit einem starken Schub durch die Erfahrungen während der Corona-Pandemie – zu einem festen Bestandteil der modernen Arbeitskultur entwickelt. Homeoffice bietet den Menschen im Unternehmen mehr Flexibilität bei der zeitlichen Gestaltung ihrer Arbeitstage und wird von einer Mehrheit der Beschäftigten als positiv wahrgenommen, wie aktuelle Studien belegen. Viele Menschen erleben durch die – zumindest tageweise – Auslagerung ihres Bürojobs in die eigenen vier Wände eine spürbare Verbesserung der viel beschworenen „Work-Life-Balance“, unabhängig davon, wie man den Begriff individuell verstehen möchte: mehr Zeit fürs Familienleben, Entlastung bei der Organisation des Alltags, Zeit für persönliche Interessen und Vorlieben wie Sporttreiben oder Musikmachen oder einfach „nur“ der Wunsch nach einem freieren Tagesablauf. Inzwischen steht fest: Unternehmen, die ihren Angestellten regelmäßiges Homeoffice ermöglichen, haben die zufriedenere Belegschaft. Und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihren Job gerne machen, arbeiten eben auch produktiver.
➔ Zum Weiterlesen: Wie flexibles Arbeiten im Digital Office die Produktivität erhöht und warum das Homeoffice gekommen ist, um zu bleiben.
Die meisten werden aber wohl beim Schlagwort New Work und flexible Arbeitsorte zuerst ans Homeoffice denken. Die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten, hat sich – mit einem starken Schub durch die Erfahrungen während der Corona-Pandemie – zu einem festen Bestandteil der modernen Arbeitskultur entwickelt. Homeoffice bietet den Menschen im Unternehmen mehr Flexibilität bei der zeitlichen Gestaltung ihrer Arbeitstage und wird von einer Mehrheit der Beschäftigten als positiv wahrgenommen, wie aktuelle Studien belegen. Viele Menschen erleben durch die – zumindest tageweise – Auslagerung ihres Bürojobs in die eigenen vier Wände eine spürbare Verbesserung der viel beschworenen „Work-Life-Balance“, unabhängig davon, wie man den Begriff individuell verstehen möchte: mehr Zeit fürs Familienleben, Entlastung bei der Organisation des Alltags, Zeit für persönliche Interessen und Vorlieben wie Sporttreiben oder Musikmachen oder einfach „nur“ der Wunsch nach einem freieren Tagesablauf. Inzwischen steht fest: Unternehmen, die ihren Angestellten regelmäßiges Homeoffice ermöglichen, haben die zufriedenere Belegschaft. Und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihren Job gerne machen, arbeiten eben auch produktiver.
➔ Zum Weiterlesen: Wie flexibles Arbeiten im Digital Office die Produktivität erhöht und warum das Homeoffice gekommen ist, um zu bleiben.
Neue Arbeitsmethoden: agil und auf Augenhöhe
Statt starrer Hierarchien und langwieriger Entscheidungswege setzt New Work auf projektorientiertes Arbeiten in Teams, deren Mitglieder allesamt gleichberechtigt sind. Gearbeitet wird mit methodischen Ansätzen, die man als agil bezeichnet. Verbreitete Modelle sind zum Beispiel Kanban und Scrum. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass agile Arbeitsmethoden darauf abzielen, Unternehmen in die Lage zu versetzen, schneller und flexibler auf unvorhergesehene Ereignisse und Anforderungen zu reagieren. Davon ausgehend, dass dies nur möglich ist, wenn Prozesse und Workflows der menschlichen Denkweise angepasst sind – und nicht umgekehrt –, sollen die Teams möglichst viele Freiräume haben, um schneller und effektiver Ergebnisse zu erzielen. Die wichtigsten Grundregeln für Unternehmen, die mit agilen Methoden Erfolg haben wollen:
- Eigenverantwortung der Beschäftigten fördern: Starre Hierarchien und Rollenverteilungen sind Gift für Agilität.
- Ausgiebig miteinander kommunizieren: Agile Projekte leben vom gegenseitigen Austausch.
- Ein klares Leitbild: Die angestrebten Ergebnisse sollten sich an den Werten und Zielen des Unternehmens orientieren und so auch nach innen und außen kommuniziert werden.
- Offenes Feedback: Konstruktive Kritik ist nicht nur erlaubt, sondern erwünscht. Agiles Arbeiten heißt auch, im laufenden Prozess immer wieder nachzujustieren.
- Splitten der Projektschritte: Das „große Ganze“ herunterbrechen auf Teilschritte, die innerhalb weniger Tage oder Wochen zu bewältigen sind.
- Schaffung einer flexiblen Arbeitskultur: Unternehmen sollten ihre Ziele und Erwartungen an die Beschäftigten zwar klar kommunizieren, den Menschen aber gleichzeitig die Freiheit geben, ihren individuellen Arbeitsstil zu finden und ins Projekt einzubringen.
- Coaching statt Kontrolle: Führungskräfte, die Angestellte als „Untergebene“ ansehen, sind endgültig passé. Moderne Führungskräfte beziehen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse ein (was diese auch längst erwarten), vertrauen auf die Handlungsfähigkeit ihrer Fachkräfte, erkennen individuelle Kompetenzen und ermuntern die Menschen, diese auch fürs Unternehmen einzusetzen.
➔ Zum Weiterlesen: Warum agile Methoden nicht in allen Unternehmen auf Anhieb funktionieren und wie New Work die Führungskultur verändert.
Neue Arbeitszeiten: das Ende von Nine To Five
Auch das ist eine Dimension von New Work: Die Einteilung der Arbeitszeiten wird flexibler. Zumindest in Berufen, die keine Schichtarbeit erfordern. Jeden Tag zur gleichen Zeit ins Büro kommen, acht Stunden plus Pausenzeiten „absitzen“ und dann Feierabend? Das war einmal. Lange nicht für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer passt dieses Modell zu ihrer Lebenswirklichkeit. Und agile Projektarbeit mit einem Team, das womöglich über mehrere Standorte verteilt ist? Verträgt sich auch nicht sonderlich gut mit starren Stundenzeiten und Präsenzpflicht im Büro. New Work und das Konzept vom selbstbestimmten Arbeiten läuten auch hier eine Veränderung ein. Wie so oft vollzieht sich allerdings auch der Wandel in diesem Bereich eher allmählich und ohne sich gleich als die Revolution erkennen zu geben, die eigentlich darin steckt. Das beginnt bereits, wenn Unternehmen Gleitzeiten anbieten. Wer regelmäßige Homeoffice-Tage etabliert oder mit Konzepten wie der 4-Tage-Woche experimentiert, steckt schon mittendrin in einem Wandlungsprozess, der nicht mehr aufzuhalten ist – und letztlich unerlässlich ist für jedes Unternehmen, das in der Zukunft weiterhin konkurrenzfähig bleiben möchte.
Nichtsdestotrotz müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Angestellten genau dokumentieren können – wie ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts gerade bestätigt hat. Dafür braucht es heute allerdings zum Glück keine Stechuhren mehr. Wer wann die Büros betreten oder verlassen hat, lässt sich viel bequemer digital erfassen. Zum Beispiel mit einem Programm wie TA Zeitblick, bei dem sich die Angestellten einfach „im Vorbeigehen“ an einem Gerät identifizieren können, das ohnehin im Büro vorhanden ist: dem Multifunktionsdrucker. Und bei einer digitalen Zeiterfassung mit App-Anbindung lassen sich dann endlich auch die Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice und von unterwegs zuverlässig ins System einbinden. Unternehmen müssen nicht mehr befürchten, sich in puncto Arbeitszeiterfassung in einer rechtlichen Grauzone zu bewegen.
➔ Zum Weiterlesen: Warum Zeiterfassung und flexibles Arbeiten sich nicht ausschließen.
Nichtsdestotrotz müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Angestellten genau dokumentieren können – wie ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts gerade bestätigt hat. Dafür braucht es heute allerdings zum Glück keine Stechuhren mehr. Wer wann die Büros betreten oder verlassen hat, lässt sich viel bequemer digital erfassen. Zum Beispiel mit einem Programm wie TA Zeitblick, bei dem sich die Angestellten einfach „im Vorbeigehen“ an einem Gerät identifizieren können, das ohnehin im Büro vorhanden ist: dem Multifunktionsdrucker. Und bei einer digitalen Zeiterfassung mit App-Anbindung lassen sich dann endlich auch die Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice und von unterwegs zuverlässig ins System einbinden. Unternehmen müssen nicht mehr befürchten, sich in puncto Arbeitszeiterfassung in einer rechtlichen Grauzone zu bewegen.
➔ Zum Weiterlesen: Warum Zeiterfassung und flexibles Arbeiten sich nicht ausschließen.
Neue Arbeitsumgebung: Open Spaces und Desk Sharing
New Work verändert auch die Art und Weise, wie wir unsere Arbeitsumgebungen gestalten. Und damit ist jetzt einmal ausnahmsweise nicht der Laptop am Küchentisch fürs Homeoffice oder die generelle Verlagerung von Arbeit in digitale Räume gemeint. Es geht ganz konkret um Büro-Innenarchitektur. Denn selbst wenn gerade die Hälfte der Angestellten im Homeoffice sein sollte und alle ohnehin in einer 4-Tage-Woche arbeiten: Die Büros werden auch in Zukunft nicht verwaisen. Im Gegenteil: Ihre Bedeutung wird als Ort des Austauschs und des kreativen Miteinanders, eben einer sprichwörtlichen Insel des „Real Life“ in einer digitalisierten, virtualisierten Welt, sogar zunehmen.
Die Erfahrungen, die viele Unternehmen während der Corona-Zeit gemacht haben, verdeutlichen zweierlei: Die meisten administrativen Routineaufgaben lassen sich aus dem Homeoffice mindestens so gut erledigen wie im Büro. Wenn es aber um die sozialen Komponenten der Arbeit, um persönlichen Austausch und auch um die Entwicklung neuer, kreativer Ideen geht – dann ist ein gemeinsamer, realer Ort unschlagbar. Umfragen bestätigen, dass die Mehrheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchaus gern ins Büro zurückkehrt. Am besten in eines, das sich auch in der Raumgestaltung an einer flexiblen und agilen Arbeitswelt orientiert. Offene, freie Räume anstelle von beengten Fluren voller (meist geschlossener) Türen. Wer jetzt argumentiert, dass Großraumbüros ja schließlich absolut nichts Neues seien und damit auch nicht alles besser wird, der- oder demjenigen sei gesagt: Der Raum ist das eine, seine Gestaltung etwas ganz anderes. Wenn in Büros reihenweise Schreibtische unbesetzt bleiben, weil die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, bietet sich zum Beispiel Desk Sharing an: Es gibt keine festen Schreibtischarbeitsplätze. Die Beschäftigten wählen jeden Tag neu aus, wo sie sitzen möchten. Dank ECM-System können sich alle an jedem PC-Arbeitsplatz anmelden und auf ihre Aufgaben zugreifen. Analoges Arbeitsmaterial und persönliche Gegenstände lassen sich bequem in Rollcontainern verstauen und zum jeweiligen Tagesarbeitsplatz mitnehmen. Heute eine ruhige Ecke für Recherche und Schreibarbeiten? Morgen lieber die Tische zusammenstellen und im Projektteam Ideen diskutieren? Alles machbar mit Desk Sharing – und viel flexibler als das herkömmliche Großraumbüro.
Das wird nun zum „Open Space“, zum offenen Raumkonzept für agile Projektarbeit, das möglichst wenig vorgibt, um maximale Nutzungsfreiheit zu ermöglichen: Heute Meetingraum und morgen Werkstatt für die Produktentwicklung. Wem das jetzt etwas zu sehr nach Start-up und zu wenig nach der eigenen Unternehmenswirklichkeit klingt und wer vielleicht auch gar nicht den Platz am Standort hat für Open Spaces, der kann sich vielleicht mit einer anderen Idee eher anfreunden: verschiedene Räume für verschiedene Arbeitsformen. Etwa für Teamarbeit, für konzentrierte Einzeltätigkeiten oder als Ruhezone, um sich zwischendurch auch mal rausziehen zu können. Vergessen Sie auch keinesfalls die Plauderecke mit Bistro für den Austausch unter Kolleginnen und Kollegen und zwischen Teams oder Abteilungen. Schließlich wird nicht umsonst die gute alte Teeküche besonders oft genannt, wenn Beschäftigte aufzählen sollen, was sie im Homeoffice vermissen.
➔ Zum Weiterlesen: Wie Sie Ihre Büros fit machen für neue Arbeitsformen.
Die Erfahrungen, die viele Unternehmen während der Corona-Zeit gemacht haben, verdeutlichen zweierlei: Die meisten administrativen Routineaufgaben lassen sich aus dem Homeoffice mindestens so gut erledigen wie im Büro. Wenn es aber um die sozialen Komponenten der Arbeit, um persönlichen Austausch und auch um die Entwicklung neuer, kreativer Ideen geht – dann ist ein gemeinsamer, realer Ort unschlagbar. Umfragen bestätigen, dass die Mehrheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchaus gern ins Büro zurückkehrt. Am besten in eines, das sich auch in der Raumgestaltung an einer flexiblen und agilen Arbeitswelt orientiert. Offene, freie Räume anstelle von beengten Fluren voller (meist geschlossener) Türen. Wer jetzt argumentiert, dass Großraumbüros ja schließlich absolut nichts Neues seien und damit auch nicht alles besser wird, der- oder demjenigen sei gesagt: Der Raum ist das eine, seine Gestaltung etwas ganz anderes. Wenn in Büros reihenweise Schreibtische unbesetzt bleiben, weil die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, bietet sich zum Beispiel Desk Sharing an: Es gibt keine festen Schreibtischarbeitsplätze. Die Beschäftigten wählen jeden Tag neu aus, wo sie sitzen möchten. Dank ECM-System können sich alle an jedem PC-Arbeitsplatz anmelden und auf ihre Aufgaben zugreifen. Analoges Arbeitsmaterial und persönliche Gegenstände lassen sich bequem in Rollcontainern verstauen und zum jeweiligen Tagesarbeitsplatz mitnehmen. Heute eine ruhige Ecke für Recherche und Schreibarbeiten? Morgen lieber die Tische zusammenstellen und im Projektteam Ideen diskutieren? Alles machbar mit Desk Sharing – und viel flexibler als das herkömmliche Großraumbüro.
Das wird nun zum „Open Space“, zum offenen Raumkonzept für agile Projektarbeit, das möglichst wenig vorgibt, um maximale Nutzungsfreiheit zu ermöglichen: Heute Meetingraum und morgen Werkstatt für die Produktentwicklung. Wem das jetzt etwas zu sehr nach Start-up und zu wenig nach der eigenen Unternehmenswirklichkeit klingt und wer vielleicht auch gar nicht den Platz am Standort hat für Open Spaces, der kann sich vielleicht mit einer anderen Idee eher anfreunden: verschiedene Räume für verschiedene Arbeitsformen. Etwa für Teamarbeit, für konzentrierte Einzeltätigkeiten oder als Ruhezone, um sich zwischendurch auch mal rausziehen zu können. Vergessen Sie auch keinesfalls die Plauderecke mit Bistro für den Austausch unter Kolleginnen und Kollegen und zwischen Teams oder Abteilungen. Schließlich wird nicht umsonst die gute alte Teeküche besonders oft genannt, wenn Beschäftigte aufzählen sollen, was sie im Homeoffice vermissen.
➔ Zum Weiterlesen: Wie Sie Ihre Büros fit machen für neue Arbeitsformen.
New Work und Digital Workplace –
zwei, die zusammengehören
Die Digitalisierung hat New Work überhaupt erst möglich gemacht, ohne dauerhafte (stabile) Internetverbindung und digitales Dokumentenmanagement ließe sich weder in räumlich und zeitlich getrennten Teams noch im Homeoffice jemals vernünftig arbeiten. Klug handelnde Unternehmen setzen daher auf eine Digitalisierungsstrategie, die den Wertewandel in der Berufswelt jederzeit mit im Blick hat, und zeigen sich offen für neue Modelle des Arbeitens. Als entscheidender Faktor erweist sich dabei, frühzeitig einen stimmigen Digital Workplace zu etablieren.
New Work ganz praktisch:
Das ist typisch für einen Digital Workplace
- Kollaborationstools nutzen: Mithilfe von Chatprogrammen, über die häufig auch ein Dateiaustausch möglich ist, können die Beschäftigten in Echtzeit mit Einzelnen oder in Gruppen kommunizieren, Videokonferenzen abhalten und zusammen an Projekten feilen. Ideal für agiles Arbeiten.
- Anbindung an ein ECM-System: ECM-Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente und Informationen komplett digital zu verwalten, was deutlich schnellere und effizientere Workflows bewirkt.
- Cloud Computing: Die Cloud spielt eine entscheidende Rolle im Digital Workplace, da sie es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, von überall aus auf ihre Dateien und Anwendungen zuzugreifen. Werden Programme und Systeme direkt in der Cloud gehostet, spricht man von Software as a Service. Wer solche Angebote nutzt, kann die eigene IT-Infrastruktur teils erheblich entlasten.
- Mobile Zugänge: Smartphones, Tablets und Laptops als gleichberechtigte Endgeräte neben dem klassischen Desktop-PC ermöglichen es den Beschäftigten, flexibel zu arbeiten und ihre Aufgaben auch unterwegs oder aus dem Homeoffice zu erledigen.
Warum nicht jeder PC-Arbeitsplatz ein Digital Workplace ist
Damit ein Arbeitsplatz zum Digital Workplace wird, genügt es nicht, einen PC mit Internetzugang auf den Schreibtisch zu stellen und vielleicht noch ein Chatprogramm fürs Team und Zugriff auf einen Cloud-Speicherdienst anzubieten. Denn ein Digital Workplace ist viel mehr als nur eine Sammlung von digitalen Tools und Technologien. Es ist ein integriertes Ökosystem, das es den Beschäftigten ermöglicht, flexibel zu arbeiten und nahtlos zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, vor Ort im Büro oder aus dem Homeoffice, unabhängig von ihrem Standort und ihrer Zeitzone. Alles so, als säße man sich direkt gegenüber. Der Digital Workplace bildet eine verlässliche Infrastruktur, innerhalb derer mit verschiedenen, aber eng aufeinander abgestimmten Softwaretools und -systemen gearbeitet werden kann. Er ist damit das Gegenteil von kleinteiligen IT-Insellösungen, wie sie im Zuge der Digitalisierung in vielen Unternehmen entstanden waren. Dass diese selten gut zusammen funktionieren – davon kann jede IT-Abteilung ein Lied singen. Mit einem passgenau abgestimmten ECM-System hingegen, auf dem alle Abteilungen aufsetzen, lassen sich mehr Abläufe automatisieren und es lässt sich einfacher zwischen Workflows wechseln. Digitales Dokumentenmanagement und sichere Archivierung werden ermöglicht. Der Zugang zum System kann sowohl über einen Desktop-Computer als auch über mobile Endgeräte erfolgen. Als gemeinsame Plattform für Software und Hardware fungiert der Digital Workplace.
Von Räumen und Orten – Digital Workplace vs. Digital Workspace
Neben dem Begriff „Digital Workplace“ begegnet einem manchmal auch noch der sehr ähnliche Ausdruck „Digital Workspace“. Was nun? Digitaler Arbeitsraum oder digitaler Arbeitsort? Wo liegen die Unterschiede? Verwirrung kann hier leicht entstehen, besonders weil die Begriffe nicht selten synonym verwendet werden:
Klarheit verschaffen kann man sich aber, indem man sich den Digital Workplace wie einen physischen Ort vorstellt, nur eben verlagert ins Digitale. Am Workplace findet die Arbeit statt, er ist quasi das Bürogebäude. Und das kann im Zeitalter von Digitalisierung und New Work eben überall stehen – auch am anderen Ende der Welt oder am heimischen Küchentisch. Hier erfahren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, was ansteht und welche Aufgaben sie erwarten. Hier treffen sie ihre Kolleginnen und Kollegen und gehen ihrem Tagwerk nach.
Wäre der Digital Workplace ein Gebäude, dann wäre der Digital Workspace der Sammelbegriff für alle Räume darin: Die im Unternehmen genutzten Tools und Softwarelösungen ebenso wie die vernetzten Endgeräte der Beschäftigten stehen dabei repräsentativ für verschiedene Räume. Vom Konferenzsaal über die Teeküche bis zum Archivraum, vom Einzelbüro bis zur Assembly Hall – alles findet sich auch in der digitalen Sphäre wieder. Jeder Raum – und jedes Tool – erfüllt für sich seine Funktionen. Aber erst in der Verbindung miteinander ergeben sie ein pulsierendes Unternehmen und einen zukunftssicheren Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – abgebildet im Digital Workplace.
➔ Zum Weiterlesen: So wird Ihr Workplace digital: in sechs Schritten zum New-Work-Büro.
Klarheit verschaffen kann man sich aber, indem man sich den Digital Workplace wie einen physischen Ort vorstellt, nur eben verlagert ins Digitale. Am Workplace findet die Arbeit statt, er ist quasi das Bürogebäude. Und das kann im Zeitalter von Digitalisierung und New Work eben überall stehen – auch am anderen Ende der Welt oder am heimischen Küchentisch. Hier erfahren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, was ansteht und welche Aufgaben sie erwarten. Hier treffen sie ihre Kolleginnen und Kollegen und gehen ihrem Tagwerk nach.
Wäre der Digital Workplace ein Gebäude, dann wäre der Digital Workspace der Sammelbegriff für alle Räume darin: Die im Unternehmen genutzten Tools und Softwarelösungen ebenso wie die vernetzten Endgeräte der Beschäftigten stehen dabei repräsentativ für verschiedene Räume. Vom Konferenzsaal über die Teeküche bis zum Archivraum, vom Einzelbüro bis zur Assembly Hall – alles findet sich auch in der digitalen Sphäre wieder. Jeder Raum – und jedes Tool – erfüllt für sich seine Funktionen. Aber erst in der Verbindung miteinander ergeben sie ein pulsierendes Unternehmen und einen zukunftssicheren Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – abgebildet im Digital Workplace.
➔ Zum Weiterlesen: So wird Ihr Workplace digital: in sechs Schritten zum New-Work-Büro.
Ihr Digital Workplace als Managed Workplace – mit TA Triumph-Adler
Wird der Digital Workplace durch einen externen Dienstleister betreut, spricht man vom Modell des Managed Workplace. Wer regelmäßig mit Cloud-Diensten arbeitet, kennt wahrscheinlich bereits das Prinzip des Managed Service Providers: Softwareanwendungen und -systeme liegen nativ in der Cloud und werden zur Nutzung durch einen Servicedienstleister bereitgestellt. Der kümmert sich zusätzlich um alle technischen Belange, sorgt dafür, dass Updates aufgespielt und Backups angefertigt werden, und steht als Ansprechpartner im Supportfall zur Verfügung. Die Arbeit mit einem Managed Service Provider – auch TA-Triumph-Adler bietet seit Längerem solche Dienstleistungen an – entlastet die eigene IT-Abteilung von lästigen Routinen und Troubleshooting, damit sich die Fachkräfte auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
Der mögliche Service für Managed Workplaces geht noch einige Schritte weiter und umfasst unter anderem:
Der mögliche Service für Managed Workplaces geht noch einige Schritte weiter und umfasst unter anderem:
- Soll-Ist-Analysen im Vorfeld der Implementierung
- Beratung bei der Wahl zwischen verschiedenen Plattformen und Tools
- Bereitstellung von aktueller Hardware und Software
- Installation, Konfiguration und Monitoring der Plattform
- Updates, Upgrades und Support im laufenden Betrieb
- Bei Bedarf auch die Deinstallation von Systemen
TA Triumph-Adler stellt Ihrem Unternehmen eine moderne digitale Arbeitsumgebung auch als Managed Workplace zur Verfügung. Dabei möchten wir Ihr Wegbegleiter sein für den Arbeitsplatz der Zukunft und für Ihre ganz eigene Vision der New-Work-Bürogestaltung. Unser Anspruch: Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was für Sie notwendig ist – und nichts, was Sie nicht brauchen. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und wie Sie es zügig, unkompliziert und kosteneffizient umsetzen können. Sie müssen nicht Dutzende von Anbietern miteinander vergleichen und in der unüberschaubaren Welt der digitalen Tools und Softwareangebote nach der für Sie idealen Lösung suchen. Das übernehmen wir. Damit Sie und Ihre Angestellten erfolgreich arbeiten können – im und am Unternehmen.
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Unternehmensübergreifende Projekte sind längst normal. Dazu müssen alle auf die Dokumente zugreifen können. Egal wann. Egal von wo. Wir zeigen, worauf es bei der Software-Lösung ankommt.
