Für wen gilt die E-Rechnungs-Pflicht?
Die Pflicht zur Ausstellung und zum Empfang von E-Rechnungen ab 2025 gilt ausschließlich für B2B-Leistungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Als ansässig gilt, wer Hauptsitz, Geschäftsleitung oder relevante Betriebsstätten in Deutschland hat; auch ein Wohnsitz reicht aus. Wer umsatzsteuerlich in Deutschland registriert ist, jedoch nicht in Deutschland ansässig ist, unterliegt nicht automatisch der E-Rechnungs-Pflicht.
Laut dem Bundesministerium der Finanzen (BMF) gilt sie neben standardmäßigen Rechnungen auch für Gutschriften, Reverse-Charge-Umsätze, Rechnungen von Kleinunternehmern, Durchschnittssatzbesteuerungen, Reiseleistungen sowie Differenzbesteuerungen.
Was müssen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ab 2025 beachten?
Unser Überblick verrät, welche Aspekte Sie als Empfänger oder Aussteller von Rechnungen berücksichtigen müssen:
| Rechnungsaussteller | Rechnungsempfänger |
- Dürfen bis zum 31. Dezember 2025 sowohl normgerechte als auch nicht normgerechte Formate verwenden (mit Zustimmung)
- Dürfen bis zum 31. Dezember 2026 für Rechnungen nach dem 31. Dezember 2025 vor dem 1. Januar 2027 bei einem Umsatz bis zu 800.000 Euro auch nicht normgerechte Formate nutzen (mit Zustimmung)
- Bis zum 31. Dezember 2027 ist der Versand von noch nicht normgerechten E-Rechnungs-Formaten möglich (mit Zustimmung)
| - Müssen ab dem 1. Januar 2025 anerkannte E-Rechnungs-Formate empfangen und weiterverarbeiten können
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E-Rechnungen müssen die Anforderungen der EN 16931, der E-Rechnungsverordnung und des Wachstumschancengesetzes erfüllen, um gesetzeskonform zu sein.
Gesetzeskonforme E-Rechnungen sind elektronische, maschinenlesbare und strukturierte Formate, die sich automatisch weiterverarbeiten lassen. Dazu gehören etablierte Formate wie XRechnung und komplexere EDI-Formate sowie Hybridformate wie ZUGFeRD, die PDF und XML kombinieren.
Nicht gesetzeskonforme E-Rechnungen sind visuelle Formate wie PDFs oder andere elektronische Formate ohne strukturierte Datensätze, die keine automatische, maschinenlesbare Weiterverarbeitung ermöglichen.
| Eigenschaften | Gesetzeskonforme E-Rechnung | Nicht gesetzeskonforme E-Rechnung |
| Rechnungsinhalte | Enthält alle Pflichtangaben wie Datum, Betrag, Rechnungsnummer, Kontakt- und Adressangaben, Steuer-ID und Steuersatz | Entspricht nicht den gesetzlichen Rechnungsvorgaben |
| Format | Strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, maschinell lesbar und weiterverarbeitbar (mit oder ohne Sichtbelege) | Bildhafte Rechnungen (PDF), unstrukturierte digitale Rechnungen oder Papierrechnungen, schwer maschinell lesbar und weiterverarbeitbar |
| Anforderungen | Erfüllt alle Anforderungen der europäischen CEN-Norm 16931, der E-Rechnungsverordnung und des Wachstumschancengesetzes | Erfüllt nicht oder nur teilweise die gesetzlichen Vorgaben zum Format, zur Weiterverarbeitung und zur Archivierung von E-Rechnungen |
Elektronische Rechnung: Was sagt das Gesetz?
Um die offiziellen Standards für E-Rechnungen zu erfüllen, sind folgende gesetzliche Anforderungen zu beachten:
- VAT in the Digital Age (ViDA): Eine EU-Initiative und Richtlinie zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems, zur Verhinderung von Umsatzsteuerbetrug und zur Förderung von Digitalisierung und Automatisierung im grenzüberschreitenden Handel
- EU-Richtlinie 2014/55/EU und EU-Rechnungsstandard EN 16931: Definieren Anforderungen und Voraussetzungen für E-Rechnungen
- E-Rechnungsverordnung (ERechV): Regelt technische und inhaltliche Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland
- GoBD: Steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ und definiert für elektronische Rechnungen die Aufbewahrung, die Verarbeitung und den Austausch
- Wachstumschancengesetz: Legt den rechtlichen Rahmen für die ab 2025 gültige E-Rechnungs-Pflicht für deutsche Unternehmen fest
Für E-Rechnungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, haben sich derzeit vor allem zwei Formate in Deutschland etabliert:
- XRechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor als offizieller E-Rechnungs-Standard dient
- ZUGFeRD: Ein hybrides Rechnungsformat, das visuelle PDF-Rechnungen mit einem automatisch integrierten XML-Datensatz kombiniert, um Lesbarkeit und Gesetzeskonformität zu gewährleisten
EDI-Rechnungen sind ebenfalls möglich, erfordern jedoch einen höheren technischen Aufwand im Vergleich zu XRechnung und ZUGFeRD.
Sie fragen sich,
wie eine E-Rechnung aussieht? Dann finden Sie auf der
Seite der Bundesagentur für Arbeit eine
E-Rechnung als Beispiel zum Download. Grundsätzlich handelt es sich bei E-Rechnungs-Formaten wie der XRechnung um maschinenlesbare XML-Formate, die zur maschinellen Weiterverarbeitung dienen. Mit entsprechender Software lassen sich jedoch XML-Rechnungen auch menschenlesbar darstellen.
Wie lässt sich eine E-Rechnung erstellen?
Ob mit Rechnungen im Format XRechnung oder
ZuGFeRD, wer die E-Rechnungs-Pflicht einhalten will, nutzt hierzu am besten Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme mit integrierten Tools, um
E-Rechnungen zu erstellen. Digitale
Dokumenten-Management-Lösungen wie das „
Digitale Rechnungswesen“ von TA Triumph-Adler bieten modulare oder vollintegrierte ECM-Lösungen, die automatisierte Workflows für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen. Diese Lösungen unterstützen die Validierung der Rechnungsinhalte, die Prüfung der Rechnungsform sowie die regelbasierte Weiterleitung und GoBD-konforme Archivierung, wodurch Sie Ihre Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen können.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können und ordnungsgemäß aufbewahren. Ein
digitaler Rechnungseingang ist daher schon jetzt der Schlüssel für Ihr digitales Rechnungswesen. TA Triumph-Adler bietet Ihnen als Experte für digitale
Workflowsund Multifunktionssysteme ein innovatives Dokumentenmanagement und
Enterprise Content Management (ECM), das E-Rechnungen ordnungsgemäß empfängt, erschließt, verarbeitet und archiviert – ganz einfach per Knopfdruck oder durch automatische Workflows.
Unsere
System und ECM-Lösungen unterstützen bereits jetzt anerkannte elektronische Rechnungsformate wie XRechnung oder ZuGFeRD und wandeln zudem maschinenlesbare Formate in lesbare Versionen um. Sie können zudem zwischen vollintegrierten On-Premises-Lösungen und flexibel skalierbaren Cloud-Lösungen wählen, die sich an Ihre Anforderungen anpassen und nahtlos in Ihr Rechnungswesen und Ihre IT-Systeme integrieren lassen.
Digitales Rechnungswesen mit TA Triumph-Adler
Das „Digitale Rechnungswesen“ sorgt dafür, dass Papierstapel, unübersichtliche Abrechnungen und Zettelwirtschaft der Vergangenheit angehören. Mit unserer digitalen Rechnungsverwaltung können Sie sich auf automatisierte und effizientere Prozesse beim Erfassen, Speichern, Klassifizieren und Verwalten von E-Rechnungen sowie auf hohe Sicherheitsstandards inklusive Verschlüsselung und GoBD-konformer
digitaler Archivierung verlassen.
Da es sich bei E-Rechnungen um strukturierte Datenformate handelt, werden sie von unserer
Software automatisch erfasst, erschlossen, kategorisiert und indiziert. Damit reduzieren Sie Ihren manuellen Verwaltungsaufwand und sorgen für eine transparente und strukturierte Dokumentenverwaltung. Dank Indizierung, sinnvoller Ordnerstrukturen sowie Metadaten und Tagging finden Sie abgelegte Rechnungen in wenigen Sekunden und können sie effektiv mit relevanten Projekten und Dokumenten verknüpfen oder mit zugriffsberechtigten Personen teilen. Automatisierte Prüfungen und Freigaben beschleunigen zudem Ihre Zahlungsabwicklung und entlasten Ihre Rechnungsabteilung.
Alle Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung mit TA Triumph-Adler
Mit unseren Lösungen für das Dokumenten- und das Enterprise Content Management von bieten wir Ihnen klare Vorteile im verpflichtenden Umgang mit E-Rechnungen:
- Automatisierung und Digitalisierung: Optimierte und regelbasierte Workflows automatisieren die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen, beugen Manipulation oder Verlust vor und beschleunigen die Bearbeitung.
- Integration und Skalierbarkeit: Die nahtlose Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme ermöglicht eine reibungslose und medienbruchfreie Bearbeitung. Sollten sich Ihre Anforderungen ändern, so können Sie Ihre Workflows und ECM-Lösungen nach Bedarf skalieren und anpassen.
- Kosten- und Zeiteffizienz: Ein reduzierter Bedarf an Papier und Druckprozessen sowie automatisierte und schnelle Prüfungen, Freigaben und Zahlungen von Rechnungen sorgen für bis zu 80 Prozent Kosten- und Zeitersparnis.
- Revisionssicherheit: Die garantierte gesetzeskonforme Archivierung nach GoBD sorgt für langfristigen Zugang und unveränderliche Speicherung.
- Fehlerreduktion: Benutzerdefinierte Workflows, eine klare und automatische Versionierung sowie Wiederherstellungsfunktionen senken die Fehlerquote und steigern Ihre Produktivität und Resilienz.
- Transparenz und Tempo: Mehr Einblicke und beschleunigte Prozesse im gesamten Rechnungsablauf erhöhen durch lückenloses Monitoring Ihre Datenkontrolle, Produktivität und Effizienz.
- Flexibilität: Die Unterstützung verschiedener E-Rechnungs-Formate erleichtert die Anpassung an unterschiedliche Anforderungen.
- Datschenschutz und Datensicherheit: Verschlüsselte Datenübertragung und -archivierung sowie Serverschutz und Zugriffsrechte schützen Informationen gemäß Datenschutz- und Compliance-Vorschriften. Zudem können Sie sich auf die fristgemäße Aufbewahrung und Löschung inklusive Erinnerungsfunktionen verlassen. Sie stellen mit modernem Zugriffsschutz auch sicher, dass nur berechtigte Personen elektronische Rechnungen ausdrucken können.
- Nachvollziehbarkeit: Vollständig protokollierte Vorgänge garantieren eine lückenlose Dokumentation aller Dokumentenänderungen.
Mit diesen Vorteilen bietet Ihnen TA Triumph-Adler eine umfassende und zukunftsorientierte Lösung für die rechtskonforme Verwaltung von E-Rechnungen sowie für ein ganzheitliches digitales Dokumenten- und Rechnungsmanagement.
