Was ist die E-Rechnungs-Pflicht für Unternehmen und Behörden?
Schon seit einiger Zeit müssen öffentliche Auftraggeber auf Bundesebene E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zur elektronischen Rechnung für Behörden trat am 27. November 2019 in Kraft. Seit dem 27. November 2020 sind auch Rechnungssteller verpflichtet, sämtliche Rechnungen im öffentlichen Sektor und für öffentliche Auftraggeber in digitaler Form einzureichen. Bislang konnten Unternehmen im B2B-Bereich wählen, ob sie normgerechte und gesetzeskonforme Formate wie XRechnung und ZuGFeRD verwenden oder traditionelle Papierrechnungen oder Rechnungen als PDF verschicken. Das hat sich seit Januar 2025 geändert.
Das neue Wachstumschancengesetz des Bundesfinanzministeriums legt den gesetzlichen Rahmen für die obligatorische E-Rechnung im Geschäftsbereich fest. Das Gesetz basiert wiederum auf den Regelungen und Definitionen der E-Rechnungsverordnung (ERechV) und der EU-Richtlinie (2014/55/EU) sowie auf dem Standard EN 16931. Ziel des Gesetzes ist es, Investitionen und Innovationen zu fördern, faire Steuerprozesse und Unternehmenswachstum zu unterstützen und den Wirtschaftsstandort Deutschland zu stärken. Ein wesentlicher Bestandteil des Gesetzes ist daher die Einführung der E-Rechnung als Standard im Geschäftsverkehr.
Wann ist die E-Rechnungs-Pflicht 2025 in Kraft getreten?
Der Gesetzesentwurf zum Wachstumschancengesetz, offiziell „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“, wurde am 17. November 2023 angenommen. Der Bundesrat stimmte dem Kompromissvorschlag aus dem Vermittlungsausschuss am 22. März 2024 zu und verkündete das Wachstumschancengesetz am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt. Mit der E-Rechnungs-Pflicht setzt Deutschland den europäischen Richtlinienentwurf „VAT in the Digital Age“ (ViDA) sowie den EU-Standard EN 16931 in deutsches Recht um und zeigt einen klaren Zeitplan für die Einführung der E-Rechnungs-Pflicht für B2B-Umsätze auf.
Demnach sind seit dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden. Das bedeutet, dass Unternehmen bereits seit Anfang 2025 in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Bis spätestens 31. Dezember 2027 müssen alle Unternehmen nicht nur E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, sondern sind auch verpflichtet, ausschließlich anerkannte und gesetzeskonforme Formate zu verwenden. Sogenannte „sonstige Rechnungen“ wie PDF-Formate oder Papierrechnungen sind dann nicht mehr zulässig.
Die wichtigsten Termine rund um die E-Rechnungs-Pflicht
Da das Erstellen, Versenden, Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen schon bald Pflicht ist, sollten Sie sich bereits jetzt um die Implementierung kümmern. Laut einer
Bitkom-Umfrage von 2023 nutzen bereits 96 Prozent aller großen Unternehmen E-Rechnungen. Von allen Unternehmen, die digitale Rechnungen verwenden, setzten 2023 bereits 59 Prozent offiziell anerkannte E-Rechnungsstandards ein. Obwohl die Einführung stufenweise bis 2028 erfolgt, gilt die grundlegende
E-Rechnungs-Pflicht für Kleinunternehmer, Selbstständige, KMUs und Großunternehmen bereits seit Januar 2025. Es ist daher ratsam, frühzeitig auf E-Rechnungen umzusteigen.
Wir verschaffen Ihnen mit den wichtigsten Terminen den nötigen Überblick zur Implementierung:
- Seit 1. Januar 2025: Die Pflicht zur elektronischen Rechnung in Deutschland tritt für alle Unternehmen unabhängig von Größe und Branche in Kraft. Unternehmen dürfen E-Rechnungen ohne Zustimmung des Empfängers nutzen und müssen anerkannte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Bis 31. Dezember 2025: Papierrechnungen und E-Rechnungen in nicht offiziellen Formaten sind bei ausdrücklicher Zustimmung der Rechnungsempfänger weiterhin erlaubt.
- Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen mit Vorjahresumsätzen bis maximal 800.000 Euro dürfen nach Absprache mit den Rechnungsempfängern weiterhin Papierrechnungen nutzen (nur im Fall von Rechnungen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2027).
- Bis 31. Dezember 2027: E-Rechnungen, die nicht den offiziellen Vorgaben entsprechen, sind bei Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
- Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen ausnahmslos die E-Rechnungs-Anforderungen gemäß Wachstumschancengesetz erfüllen.
Ähnlich wie im EU-Plan erfolgt die Einführung der E-Rechnung in drei Phasen. Die erste Phase verpflichtet seit Anfang 2025 zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen, die zweite Phase ab 1. Januar 2028 verpflichtet zur Erstellung und zum Versand im strukturierten E-Rechnungs-Format und die dritte Phase sieht die Einführung eines zentralen Meldeportals der Steuerbehörden vor. Wann das E-Reporting-Portal für Rechnungssteller in Deutschland eingeführt wird, ist derzeit nicht bekannt.
Elektronische Rechnung: Voraussetzungen
E-Rechnungen sollten folgende technische Voraussetzungen erfüllen, um allen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen:
- Authentisch und nicht manipulierbar: Die Echtheit der Rechnungsherkunft und die Unveränderbarkeit der Rechnungsinhalte müssen nachvollziehbar sein. Hierzu erfordert es Kontrollverfahren zur Überwachung von Zahlungen und Inhalten und zur Validierung von E-Rechnungen sowie die nötigen Systeme zum Empfang, zur Verarbeitung und zur Archivierung.
- Technologieneutral: Die Übertragung von E-Rechnungen erfolgt frei von Medienbrüchen und gewährleistet eine effiziente, einfache und sichere Rechnungsverarbeitung.
- Strukturiert: E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD liegen in strukturierten, maschinell lesbaren und für die automatische Weiterverarbeitung geeigneten Formaten vor.
- Ordnungsgemäß: Die Rechnungsangaben beachten alle Anforderungen an die Erstellung ordnungsgemäßer Rechnungen.
- Pflicht zur digitalen Aufbewahrung: Auch bei E-Rechnungen gilt es, die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren zu beachten.
- Dokumentiert: Für die rechtssichere Verwendung von E-Rechnungen kommt es auf eine lückenlose Verfahrensdokumentation gemäß rechtlichen und technischen Anforderungen an.
- Schnell auffindbar: Im Falle von Rechnungs- und Buchprüfungen müssen archivierte Rechnungsunterlagen bei berechtigter Anfrage schnell auffindbar sein
Eigenschaften | Gesetzeskonforme E-Rechnung | Nicht gesetzeskonforme E-Rechnung |
Rechnungsinhalte | Enthält alle Pflichtangaben wie Datum, Betrag, Rechnungsnummer, Kontakt- und Adressangaben, Steuer-ID und Steuersatz | Entspricht nicht den gesetzlichen Rechnungsvorgaben |
Format | Strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, maschinell lesbar und weiterverarbeitbar (mit oder ohne Sichtbelege) | Bildhafte Rechnungen (PDF), unstrukturierte digitale Rechnungen oder Papierrechnungen, schwer maschinell lesbar und weiterverarbeitbar |
Anforderungen | Erfüllt alle Anforderungen der europäischen CEN-Norm 16931, der E-Rechnungsverordnung und des Wachstumschancengesetzes | Erfüllt nicht oder nur teilweise die gesetzlichen Vorgaben zum Format, zur Weiterverarbeitung und zur Archivierung von E-Rechnungen |
Elektronische Rechnung: Was sagt das Gesetz?
Um die offiziellen Standards für E-Rechnungen zu erfüllen, sind folgende gesetzliche Anforderungen zu beachten:
- VAT in the Digital Age (ViDA): Eine EU-Initiative und Richtlinie zur Modernisierung des europäischen Mehrwertsteuersystems, zur Verhinderung von Umsatzsteuerbetrug und zur Förderung von Digitalisierung und Automatisierung im grenzüberschreitenden Handel
- EU-Richtlinie 2014/55/EU und EU-Rechnungsstandard EN 16931: Definieren Anforderungen und Voraussetzungen für E-Rechnungen
- E-Rechnungsverordnung (ERechV): Regelt technische und inhaltliche Anforderungen an elektronische Rechnungen in Deutschland
- GoBD: Steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ und definiert für elektronische Rechnungen die Aufbewahrung, die Verarbeitung und den Austausch
- Wachstumschancengesetz: Legt den rechtlichen Rahmen für die ab 2025 gültige E-Rechnungs-Pflicht für deutsche Unternehmen fest
Sie fragen sich, wie eine E-Rechnung aussieht? Dann finden Sie auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit eine E-Rechnung als Beispiel zum Download. Grundsätzlich handelt es sich bei E-Rechnungs-Formaten wie der XRechnung um maschinenlesbare XML-Formate, die zur maschinellen Weiterverarbeitung dienen. Mit entsprechender Software lassen sich jedoch XML-Rechnungen auch menschenlesbar darstellen. Wie lässt sich eine E-Rechnung erstellen?
Ob mit Rechnungen im Format XRechnung oder ZuGFeRD, wer die E-Rechnungs-Pflicht einhalten will, nutzt hierzu am besten Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme mit integrierten Tools, um E-Rechnungen zu erstellen. Digitale Dokumenten-Management-Lösungen wie das „Digitale Rechnungswesen“ von TA Triumph-Adler bieten modulare oder vollintegrierte ECM-Lösungen, die automatisierte Prozesse für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglichen. Diese Lösungen unterstützen die Validierung der Rechnungsinhalte, die Prüfung der Rechnungsform sowie die regelbasierte Weiterleitung und GoBD-konforme Archivierung, wodurch Sie Ihre Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen können. Ablauf der Versand der E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können und ordnungsgemäß aufbewahren. Ein digitaler Rechnungseingang ist daher der Schlüssel für Ihr digitales Rechnungswesen. TA Triumph-Adler bietet Ihnen als Experte für digitale Prozesse und Multifunktionssysteme ein innovatives Dokumentenmanagement, das E-Rechnungen ordnungsgemäß empfängt, erschließt, verarbeitet und archiviert – ganz einfach per Knopfdruck oder durch automatische Prozesse. Unsere Systeme und Dokumentenmanagement-Lösungen unterstützen bereits jetzt anerkannte elektronische Rechnungsformate wie XRechnung oder ZuGFeRD und wandeln zudem maschinenlesbare Formate in lesbare Versionen um. Sie können zudem zwischen vollintegrierten On-Premises-Lösungen und flexibel skalierbaren Cloud-Lösungen wählen, die sich an Ihre Anforderungen anpassen und nahtlos in Ihr Rechnungswesen und Ihre IT-Systeme integrieren lassen. Digitales Rechnungswesen mit TA Triumph-Adler
Das „Digitale Rechnungswesen“ sorgt dafür, dass Papierstapel, unübersichtliche Abrechnungen und Zettelwirtschaft der Vergangenheit angehören. Mit unserer digitalen Rechnungsverwaltung können Sie sich auf automatisierte und effizientere Prozesse beim Erfassen, Speichern, Klassifizieren und Verwalten von E-Rechnungen sowie auf hohe Sicherheitsstandards inklusive Verschlüsselung und GoBD-konformer digitaler Archivierung verlassen. Da es sich bei E-Rechnungen um strukturierte Datenformate handelt, werden sie von unserer Software automatisch erfasst, erschlossen, kategorisiert und indiziert. Damit reduzieren Sie Ihren manuellen Verwaltungsaufwand und sorgen für eine transparente und strukturierte Dokumentenverwaltung. Dank Indizierung, sinnvoller Ordnerstrukturen sowie Metadaten und Tagging finden Sie abgelegte Rechnungen in wenigen Sekunden und können sie effektiv mit relevanten Projekten und Dokumenten verknüpfen oder mit zugriffsberechtigten Personen teilen. Automatisierte Prüfungen und Freigaben beschleunigen zudem Ihre Zahlungsabwicklung und entlasten Ihre Rechnungsabteilung. Alle Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung mit TA Triumph-Adler
Mit unseren Lösungen für das Dokumenten- und das Enterprise Content Management von bieten wir Ihnen klare Vorteile im verpflichtenden Umgang mit E-Rechnungen:
- Automatisierung und Digitalisierung: Optimierte und regelbasierte Prozesse automatisieren die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen, beugen Manipulation oder Verlust vor und beschleunigen die Bearbeitung.
- Integration und Skalierbarkeit: Die nahtlose Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme ermöglicht eine reibungslose und medienbruchfreie Bearbeitung. Sollten sich Ihre Anforderungen ändern, so können Sie Ihre Dokumentenmanagement-Lösungen und Prozesse nach Bedarf skalieren und anpassen.
- Kosten- und Zeiteffizienz: Ein reduzierter Bedarf an Papier und Druckprozessen sowie automatisierte und schnelle Prüfungen, Freigaben und Zahlungen von Rechnungen sorgen für bis zu 80 Prozent Kosten- und Zeitersparnis.
- Revisionssicherheit: Die garantierte gesetzeskonforme Archivierung nach GoBD sorgt für langfristigen Zugang und unveränderliche Speicherung.
- Fehlerreduktion: Benutzerdefinierte Prozesse, eine klare und automatische Versionierung sowie Wiederherstellungsfunktionen senken die Fehlerquote und steigern Ihre Produktivität und Resilienz.
- Transparenz und Tempo: Mehr Einblicke und beschleunigte Prozesse im gesamten Rechnungsablauf erhöhen durch lückenloses Monitoring Ihre Datenkontrolle, Produktivität und Effizienz.
- Flexibilität: Die Unterstützung verschiedener E-Rechnungs-Formate erleichtert die Anpassung an unterschiedliche Anforderungen.
- Datschenschutz und Datensicherheit: Verschlüsselte Datenübertragung und -archivierung sowie Serverschutz und Zugriffsrechte schützen Informationen gemäß Datenschutz- und Compliance-Vorschriften. Zudem können Sie sich auf die fristgemäße Aufbewahrung und Löschung inklusive Erinnerungsfunktionen verlassen. Sie stellen mit modernem Zugriffsschutz auch sicher, dass nur berechtigte Personen elektronische Rechnungen ausdrucken können.
- Nachvollziehbarkeit: Vollständig protokollierte Vorgänge garantieren eine lückenlose Dokumentation aller Dokumentenänderungen.
Mit diesen Vorteilen bietet Ihnen TA Triumph-Adler eine umfassende und zukunftsorientierte Lösung für die rechtskonforme Verwaltung von E-Rechnungen sowie für ein ganzheitliches digitales Dokumenten- und Rechnungsmanagement.
FAQ – Sie fragen, wir antworten
Ist eine E-Rechnung ab 2025 Pflicht?
Ja, ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten zu können. Es handelt sich um die erste Stufe der E-Rechnungspflicht, die später auch den Versand umfasst (ab 2027 bzw. 2028).
Wie funktioniert die E-Rechnung ab 2025?
Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine E-Rechnung wird digital erstellt, übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet, ohne dass manuelle Schritte nötig sind. Die Formate müssen der EU-Norm EN 16931 entsprechen.
Für wen ist die E-Rechnung ab 2025 verpflichtend?
Die Pflicht gilt für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen (B2B) erbringen oder empfangen. Voraussetzung ist, dass sowohl der leistende Unternehmer als auch der Empfänger ihren Sitz oder eine Betriebsstätte im Inland haben.
Welche Software brauche ich für eine E-Rechnung?
Sie benötigen ein System, das strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und empfangen kann. TA Triumph-Adler bietet integrierte Dokumentenmanagement-Lösungen, mit denen Sie die E-Rechnungspflicht effizient und zukunftssicher erfüllen. Wie muss eine E-Rechnung versendet werden?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD übermittelt werden – per E-Mail oder über ein Upload-Portal. Mit TA Triumph-Adler automatisieren Sie den Versand Ihrer Rechnungen und sorgen für einen durchgängig digitalen, rechtssicheren Prozess.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF-Dokument zählt nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben. Eine echte E-Rechnung muss maschinenlesbar sein, z. B. im XRechnung-Format oder als ZUGFeRD-Datei mit eingebettetem XML.
Kann ich eine E-Rechnung mit Excel erstellen?
Mit Excel allein lässt sich keine rechtskonforme E-Rechnung erzeugen. Für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ab 2025 benötigen Sie eine geeignete Softwarelösung. TA Triumph-Adler bietet leistungsstarke Dokumenten-Management-Systeme, die alle relevanten Formate unterstützen. Ist die E-Rechnung mit ZUGFeRD kostenlos?
Das ZUGFeRD-Format selbst ist kostenfrei nutzbar, da es ein offener Standard ist. Für die Erstellung wird in der Regel eine geeignete Buchhaltungs- oder ERP-Software benötigt, deren Nutzung kostenpflichtig sein kann.
Ist eine Rechnung per E-Mail rechtskräftig?
Eine Rechnung per E-Mail im PDF-Format ist zwar aktuell noch zulässig, gilt aber ab 2025 nicht mehr als gesetzeskonforme E-Rechnung, wenn sie nicht im strukturierten Format vorliegt. Nur Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format erfüllen dann die gesetzlichen Anforderungen.