Flottenmanagement

Bürodrucker, die nur drucken, sterben allmählich aus. Sie werden ersetzt durch Multifunktionsprinter, kurz MFPs, die Funktionen wie das Sortieren, Versenden und Speichern von Dokumenten  übernehmen. Indem sie Papierdokumente beim Scannen in elektronische Dokumente verwandeln, werden MFPs zu „Möglichmachern“ der Digitalisierung.
Moderne Drucksysteme sind untereinander vernetzt, sammeln Daten und geben sie weiter. Die eingebaute elektronische Schaltzentrale TA Cockpit^® sorgt für ein effizientes Monitoring. Die Software weiß jederzeit, was wo passiert – und wo es klemmt. So erkennt sie, wenn bei einem System die Verbrauchsmaterialien zu Ende gehen, und bestellt automatisch Nachschub. Im Fall einer technischen Störung wird der Partner automatisch informiert – und der kennt die Fehlermeldung bereits, wenn er zur Reparatur oder Wartung kommt.

Effizientes Monitoring kann noch mehr. Welcher MFP wird von wem für welche Aufgaben genutzt? Welche Geräte sind reparaturanfällig, welche überlastet und welche stehen meist unbenutzt herum? Und welche Kosten fallen dadurch an? Antwort auf all diese Fragen gibt aQrate. Diese Softwarelösung verwaltet alle Aufträge an zentraler Stelle, auch wenn sie vom PC, vom Tablet oder vom Smartphone aus beauftragt und gesteuert werden.

Mit dem TA Fax-Server als FaxHub wird das Senden und Empfangen von Faxen problemlos ins digitale Netzwerk integriert. Dabei werden auch E-Mails selbsttätig ins Fax-Format umgewandelt, bevor das Dokument verschickt wird. Eingehende Faxe können am FaxHub gedruckt, gespeichert oder per Mail weitergeleitet werden. Dabei werden sie in PDFs umgewandelt und in konfigurierbare E-Mail-Postfächer geschickt. Die Bedienung ist kinderleicht über die App SmartFax.

Das Monitoring der Druckerflotte bringt oft eine ernüchternde Erkenntnis mit sich: Der Gerätepark ist nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse ausgerichtet. Das lässt sich problemlos ändern, mit der kostenlosen MDS-Analyse von TA Triumph-Adler. Bei dieser Analyse – MDS steht für Managed Document Services – wird der bestehende Gerätepark untersucht und daraus werden Empfehlungen abgeleitet. Manche Auftraggeber wünschen sich eine optimierte Druckerflotte, andere nutzen die MDS-Analyse als Auftakt, um Prozesse und Workflows zu digitalisieren. Und die Digitalisierung beginnt bekanntlich am Multifunktionsprinter.