Unser DMS-Whitepaper
Sie möchten sich vertraut machen mit den Vorteilen und Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements? Dafür gibt es unser Whitepaper „So geht's: Dokumentenmanagement digital!“.
15.03.2021
Fünf Tipps zum Papiersparen im Büro
Jedes Blatt Papier, das nicht benutzt wird, schützt die Umwelt. TA Triumph-Adler unterstützt Sie dabei mit fünf Tipps zum achtsameren und damit sparsameren Umgang mit Papier im Büro.
Mag das papierlose Büro auch eine Vision bleiben, ist der Einsatz von Papier doch oft verzichtbar. Und jedes Blatt Papier, auf das verzichtet wird, ist aktiver Umweltschutz und damit angewandte Nachhaltigkeit! Wir als TA Triumph-Adler produzieren und vertreiben Drucker und sehen uns in der Verantwortung, an Stellschrauben zu drehen, um unnötigen Papierverbrauch zu vermeiden.
TA Triumph-Adler produziert längst auch Multifunktionssysteme. So werden beidseitiges Drucken und Verkleinern zum Selbstläufer. Neben den Standardoptionen Scannen und Faxen können die Systeme auf Wunsch sogar die Arbeitszeit erfassen. Was diese Geräte vor allen Dingen können: Papierdokumente digitalisieren. Damit sind die Multifunktionssysteme von TA Triumph-Adler die digitale Schnittstelle in Unternehmen und erlauben ein digitales Dokumentenmanagement. Ob digitale Lieferantenakte, digitale Personalakte oder digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung: Unterlagen werden elektronisch statt in meterlangen Aktenordnerregalen archiviert. Schluss mit dem Verschwenden von Papier!
Mag das papierlose Büro auch eine Vision bleiben, ist der Einsatz von Papier doch oft verzichtbar. Und jedes Blatt Papier, auf das verzichtet wird, ist aktiver Umweltschutz und damit angewandte Nachhaltigkeit! Wir als TA Triumph-Adler produzieren und vertreiben Drucker und sehen uns in der Verantwortung, an Stellschrauben zu drehen, um unnötigen Papierverbrauch zu vermeiden.
TA Triumph-Adler produziert längst auch Multifunktionssysteme. So werden beidseitiges Drucken und Verkleinern zum Selbstläufer. Neben den Standardoptionen Scannen und Faxen können die Systeme auf Wunsch sogar die Arbeitszeit erfassen. Was diese Geräte vor allen Dingen können: Papierdokumente digitalisieren. Damit sind die Multifunktionssysteme von TA Triumph-Adler die digitale Schnittstelle in Unternehmen und erlauben ein digitales Dokumentenmanagement. Ob digitale Lieferantenakte, digitale Personalakte oder digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung: Unterlagen werden elektronisch statt in meterlangen Aktenordnerregalen archiviert. Schluss mit dem Verschwenden von Papier!
Fünf Tipps zum sparsamen Umgang mit Papier
Tipp 1: Erst denken, dann drucken
Zum Drucker laufen, die Blätter herausnehmen und die Seiten 13 bis 42 wegwerfen, weil man nur die ersten zwölf braucht: Das ist jedem schon mal so ähnlich passiert. Schnell auf „Drucken“ geklickt und schon ging’s los. Deshalb beginnt der achtsame Umgang mit Papier mit einer grundsätzlichen Frage: Muss das tatsächlich ausgedruckt werden? Und wirklich alles davon? Reflektiertes Innehalten spart Papier – und oft genug den Weg zum Drucker.
Tipp 2: Beidseitig drucken
Ein effektiver Trick, um den Ausstoß an Papier fast zu halbieren, ist der Duplexdruck. Dabei wird jedes Blatt Papier auf beiden Seiten bedruckt. Diese Funktion lässt sich als Standardeinstellung festlegen. Der einzige Nachteil beim Duplexdruck: Es gibt keine leere Rückseite, die sich bei Fehldrucken als Schmierpapier (hey, das ist eigentlich ein eigener Papierspartipp!) verwenden lässt.
Tipp 3: Verkleinern
Wer vor dem Druck die Funktion „Seiten pro Blatt“ nutzt, kann zwei (und sogar noch mehr) Seiten auf ein Blatt Papier drucken. Die Lesbarkeit sollte natürlich erhalten bleiben. Das gilt auch für die zweite Möglichkeit des Verkleinerns: Wer die Schriftgröße in Dokumenten etwa von 14 auf 12 Punkt verringert, spart bei längeren Texten so einige Seiten an Papier.
Tipp 4: Raus mit Fotos und Grafiken
Wer sich Informationen aus dem Internet ausdruckt, kennt das Problem: Der eigentliche Text passt auf eine einzige Seite, aber weil es noch Fotos, Grafiken, Werbung, Links und dies und das gibt, kommen sechs Seiten aus dem Drucker. Das lässt sich vermeiden: Die Seite aus dem Internet erst auf den eigenen Computer kopieren, dort alles Störende und Überflüssige löschen und nur den gewünschten Rest ausdrucken.
Tipp 5: Digitalisieren
Der beste Weg, um Papier zu sparen: gar nicht erst in Versuchung kommen. Das gelingt durch digitalisierte Geschäftsprozesse. Dabei haben Unternehmen eine reichhaltige Palette von Optionen. Diese beginnen beim Verschicken von elektronischen Rechnungen und hören beim elektronischen Archiv mithilfe eines digitalen Dokumenten-Management-Systems (DMS) längst noch nicht auf. Was sich auf jeden Fall sagen lässt: Digitalisieren ist die effektivste Form des Papiersparens!
Den Kolleginnen und Kollegen ist selten bewusst, wie viel Papier sie verbrauchen – und wie viel sie sparen könnten. Damit das Thema ins Bewusstsein rückt, bietet es sich ein mit Aktionen und Informationen prall gefüllter „Papiersparmonat“ an. Denn: Jedes gesparte Blatt Papier schützt die Umwelt!
Zum Drucker laufen, die Blätter herausnehmen und die Seiten 13 bis 42 wegwerfen, weil man nur die ersten zwölf braucht: Das ist jedem schon mal so ähnlich passiert. Schnell auf „Drucken“ geklickt und schon ging’s los. Deshalb beginnt der achtsame Umgang mit Papier mit einer grundsätzlichen Frage: Muss das tatsächlich ausgedruckt werden? Und wirklich alles davon? Reflektiertes Innehalten spart Papier – und oft genug den Weg zum Drucker.
Tipp 2: Beidseitig drucken
Ein effektiver Trick, um den Ausstoß an Papier fast zu halbieren, ist der Duplexdruck. Dabei wird jedes Blatt Papier auf beiden Seiten bedruckt. Diese Funktion lässt sich als Standardeinstellung festlegen. Der einzige Nachteil beim Duplexdruck: Es gibt keine leere Rückseite, die sich bei Fehldrucken als Schmierpapier (hey, das ist eigentlich ein eigener Papierspartipp!) verwenden lässt.
Tipp 3: Verkleinern
Wer vor dem Druck die Funktion „Seiten pro Blatt“ nutzt, kann zwei (und sogar noch mehr) Seiten auf ein Blatt Papier drucken. Die Lesbarkeit sollte natürlich erhalten bleiben. Das gilt auch für die zweite Möglichkeit des Verkleinerns: Wer die Schriftgröße in Dokumenten etwa von 14 auf 12 Punkt verringert, spart bei längeren Texten so einige Seiten an Papier.
Tipp 4: Raus mit Fotos und Grafiken
Wer sich Informationen aus dem Internet ausdruckt, kennt das Problem: Der eigentliche Text passt auf eine einzige Seite, aber weil es noch Fotos, Grafiken, Werbung, Links und dies und das gibt, kommen sechs Seiten aus dem Drucker. Das lässt sich vermeiden: Die Seite aus dem Internet erst auf den eigenen Computer kopieren, dort alles Störende und Überflüssige löschen und nur den gewünschten Rest ausdrucken.
Tipp 5: Digitalisieren
Der beste Weg, um Papier zu sparen: gar nicht erst in Versuchung kommen. Das gelingt durch digitalisierte Geschäftsprozesse. Dabei haben Unternehmen eine reichhaltige Palette von Optionen. Diese beginnen beim Verschicken von elektronischen Rechnungen und hören beim elektronischen Archiv mithilfe eines digitalen Dokumenten-Management-Systems (DMS) längst noch nicht auf. Was sich auf jeden Fall sagen lässt: Digitalisieren ist die effektivste Form des Papiersparens!
Den Kolleginnen und Kollegen ist selten bewusst, wie viel Papier sie verbrauchen – und wie viel sie sparen könnten. Damit das Thema ins Bewusstsein rückt, bietet es sich ein mit Aktionen und Informationen prall gefüllter „Papiersparmonat“ an. Denn: Jedes gesparte Blatt Papier schützt die Umwelt!
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