Papierakten? Werden direkt digitalisiert
In Gera hat TA Triumph-Adler die Arbeitsprozesse analysiert, individuelle Anforderungen geklärt und anschließend TA ScanPack for Legal in der Kanzlei eingeführt. An jedem Arbeitsplatz wurden Systeme eingerichtet, mit denen gescannt, gefaxt und gedruckt werden kann. Dokumente werden eingescannt und direkt im digitalen Mandantenpostfach abgelegt. Der Datenschutz – selbstverständliche Anforderung bei den ETL Rechtsanwälten – ist jederzeit gewährleistet.
Fax-Geräte jedenfalls brauchen sie in Gera nicht mehr: Das übernehmen die Multifunktionsprinter. Diese MFPs haben mit ihren Vorgängern, den Bürodruckern, nur noch wenig zu tun. Sie können zwar weiterhin drucken und kopieren, doch es sind ihre zusätzlichen Funktionen, die sie im Büro von heute unverzichtbar machen. Das Faxen ist eine der Aufgaben, die MFPs heute gern übernehmen. Auf aufwendige Installationen oder komplexe Eingriffe in die IT-Infrastruktur kann dabei verzichtet werden: Für den TA Fax-Server muss einfach nur die separate IPTAM-Box ins Netzwerk integriert werden – fertig!
E-Mail wird Fax wird PDF
E-Mails werden selbsttätig ins Fax-Format umgewandelt, bevor das Dokument verschickt wird. Umgekehrt können eingehende Faxe am MFP gedruckt, gespeichert oder per Mail weitergeleitet werden. Dabei werden sie in PDFs umgewandelt und in konfigurierbare E-Mail-Postfächer geschickt.
„Die Arbeitsprozesse sind höchst effizient geworden und die dicken Mandantenakten sind verschwunden“, freut sich Fachanwalt Streibhardt. Seine Kanzlei spart jährlich rund 10.000 Euro im Bereich Post und Telekommunikation. Und weil Finden das Suchen ersetzt hat, konnte er auch personelle Ressourcen einsparen.
