Das Recht und die Digitalisierung, das war keine Liebe auf den ersten Blick. Zu wichtig sind „Brief und Siegel“ und damit Papier, schon um die Rechtssicherheit von Dokumenten zu garantieren. Gleichzeitig beklagen aber auch Juristen, wie unnötig zeitaufwendig das Arbeiten mit Papierakten ist. Also bewegt man sich aufeinander zu, das Recht und die Digitalisierung. „Wir wollten weg von der Papierakte, die unseren Arbeitsalltag bestimmt hat“, erzählt Alexander Streibhardt. „Wir suchten eine Software, die es uns erlaubt, Akten zu digitalisieren, und die es ermöglicht, Textpassagen einfach zu suchen und zu übernehmen.“ Streibhardt ist Fachanwalt für Verkehrsrecht in Gera. Seine Kanzlei zählt zum bundesweit agierenden Netzwerk ETL Rechtsanwälte: 200 Anwältinnen und Anwälte bieten hier juristische Expertise in insgesamt 30 Rechtsgebieten.
Papierakten? Werden direkt digitalisiert
In Gera hat TA Triumph-Adler die Arbeitsprozesse analysiert, individuelle Anforderungen geklärt und anschließend TA ScanPack for Legal in der Kanzlei eingeführt. An jedem Arbeitsplatz wurden Systeme eingerichtet, mit denen gescannt, gefaxt und gedruckt werden kann. Dokumente werden eingescannt und direkt im digitalen Mandantenpostfach abgelegt. Der Datenschutz – selbstverständliche Anforderung bei den ETL Rechtsanwälten – ist jederzeit gewährleistet.
Fax-Geräte jedenfalls brauchen sie in Gera nicht mehr: Das übernehmen die Multifunktionsprinter. Diese MFPs haben mit ihren Vorgängern, den Bürodruckern, nur noch wenig zu tun. Sie können zwar weiterhin drucken und kopieren, doch es sind ihre zusätzlichen Funktionen, die sie im Büro von heute unverzichtbar machen. Das Faxen ist eine der Aufgaben, die MFPs heute gern übernehmen. Auf aufwendige Installationen oder komplexe Eingriffe in die IT-Infrastruktur kann dabei verzichtet werden: Für den TA Fax-Server muss einfach nur die separate IPTAM-Box ins Netzwerk integriert werden – fertig!
E-Mail wird Fax wird PDF
E-Mails werden selbsttätig ins Fax-Format umgewandelt, bevor das Dokument verschickt wird. Umgekehrt können eingehende Faxe am MFP gedruckt, gespeichert oder per Mail weitergeleitet werden. Dabei werden sie in PDFs umgewandelt und in konfigurierbare E-Mail-Postfächer geschickt.
„Die Arbeitsprozesse sind höchst effizient geworden und die dicken Mandantenakten sind verschwunden“, freut sich Fachanwalt Streibhardt. Seine Kanzlei spart jährlich rund 10.000 Euro im Bereich Post und Telekommunikation. Und weil Finden das Suchen ersetzt hat, konnte er auch personelle Ressourcen einsparen.
