Glossar
Ein Makro ist ein kleines Hilfsprogramm, das eine fest vorgegebene Folge von häufig benötigten Befehlen, Aktionen oder Tastaturcodes enthält. Makros werden zumeist in der Tabellenkalkulation, in der Textverarbeitung und in Datenbanken eingesetzt, um die Arbeit zu erleichtern und zu beschleunigen.
Siehe Cyberangriff
Siehe Cyberangriff
Managed Services Provider sind IT-Dienstleister, die Aufgaben für ihre Auftraggeber übernehmen. Die Leistung wird ständig oder wiederkehrend, typischerweise jeden Monat, erbracht. Zu den Managed Services zählen die Ausstattung von Arbeitsplätzen (Digital Workplaces), der Schutz vor Cyberangriffen oder auch das Monitoring von IT-Infrastrukturen. Genutzt werden diese Dienste von den Auftraggebern, um die eigene IT-Abteilung zu entlasten oder zu vermeiden, bestimmte Expertise in der eigenen Organisation aufbauen und vorhalten zu müssen. Insbesondere zeitraubende oder Routineaufgaben werden gern an Managed Services Provider ausgelagert.
Eingekauft werden nur benötigte Dienste. Anders als beim vollständigen IT-Outsourcing behält der Auftraggeber die Kontrolle über die eigene IT.
Eingekauft werden nur benötigte Dienste. Anders als beim vollständigen IT-Outsourcing behält der Auftraggeber die Kontrolle über die eigene IT.
Vorteile und Angebotspalette von Managed Services
Die Angebote der Managed Services Provider werden auf die individuellen Wünsche und Bedürfnisse zugeschnitten. Jeder Kunde kann passgenau auswählen und in Service Level Agreements (SLA, siehe auch unten) vertraglich festhalten, welche Leistungen er braucht. So sorgen Managed Services für:
- Feste monatliche und damit kalkulierbare Kosten
- Entlastete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der eigenen IT-Abteilung
- Frühzeitiges Erkennen von Problemen aufgrund ständigen Monitorings
- Skalierbarkeit: Da keine zusätzliche Infrastruktur nötig ist, können die Managed Services flexibel an die Anforderungen angepasst werden.
Folgende Dienstleistungen werden als Managed Services angeboten:
- Storage Services: Bereitstellung, Konfiguration und Wartung von Speicherplatz
- Cloud Computing: Das Verlagern der Unternehmens-IT in die Cloud
- Backup Services: Backups werden remote durch den Managed Services Provider erstellt.
- IT-Sicherheit: Der Managed Services Provider verpflichtet sich, die Netzwerk- und Desktop-Sicherheit zu gewährleisten.
- Remote Monitoring: Netzwerk, Server und Systeme werden kontinuierlich vom Provider aus der Ferne überwacht.
- Update- und Patch-Management: Die Unternehmenssoftware wird verlässlich auf dem neuesten Stand gehalten.
- Application Services: Bereitstellung, Konfiguration und Wartung von zentralen Server-Applikationen
- Disaster Recovery: Bei Störfällen werden Daten zeitnah wiederhergestellt, damit Geschäftsabläufe unterbrechungsfrei fortgesetzt werden können.
- Helpdesk Services: Bei Fragen und technischen Problemen können sich Kunden an den Support des Managed Services Providers wenden.
Vier Tipps zum Auswählen des richtigen Anbieters
Es gibt eine Vielzahl von Managed Services Providern mit unterschiedlichen Schwerpunkten in ihren Angeboten. Deshalb sollten sich Auftraggeber frühzeitig überlegen, welche Services sie überhaupt in Anspruch nehmen wollen, und daraufhin eine Vorauswahl treffen. Anschliessend sollten sie potenzielle Geschäftspartner auf diese vier Faktoren hin prüfen:
- Beratung ist Trumpf. Je aufgeschlossener und konstruktiver ein Managed Services Provider auf geäusserte Wünsche (und auch Vorbehalte) des potenziellen Auftraggebers eingeht, desto besser.
- Kompetenz überzeugt. Managed Services Provider sollten Erfahrung haben – und daher Kundennamen als Referenzen nennen können, bei denen man nachfragen kann.
- Sicherheit ist das A und O. Deshalb sollten Rechenzentren auf deutschem Boden stehen und beispielsweise Redundanz (im Fall von Störfällen) eingeplant sein.
- Service heisst: für den Kunden da sein. Wie ausgeprägt der Servicegedanke ist, lässt sich ebenfalls im Gespräch mit anderen Kunden des Dienstleisters klären. Ob ein Help Desk existiert und wann es verfügbar ist (idealerweise 24/7), gibt ebenfalls hilfreiche Hinweise.
Was sollte ein Service Level Agreement enthalten?
Nach der Auswahl des Dienstleisters folgt der Vertrag. Das Service Level Agreement (SLA) regelt die Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und dem Managed Services Provider. Es legt fest, welche Services wann und in welcher Form erbracht werden. In diesem Vertragswerk sollten daher folgende Punkte geklärt sein:
- Verfügbarkeit. Sie liegt immer jenseits von 99 Prozent. Höhere Verfügbarkeiten (beispielsweise 99,95 Prozent) sind abhängig von der IT-Architektur des Auftraggebers.
- Reaktionszeiten: Funktionierende IT-Systeme sind heute überlebenswichtig. Daher sollte festgelegt werden, wie schnell IT-Probleme behoben werden – in Stunden, nicht in Tagen.
- Verantwortlichkeiten: Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte ein SLA genau abgrenzen, welche IT-Aufgaben vom Managed Services Provider übernommen werden und für welche weiterhin der Auftraggeber zuständig ist.
- Vertragslaufzeiten: SLAs beinhalten auch die Vertragslaufzeiten für die vereinbarten Services und die Konditionen für eine etwaige Verlängerung des Service Level Agreements.
Zum Schluss: Was unterscheidet Managed Services Provider von IT-Dienstleistern?
„Klassische“ IT-Dienstleister arbeiten mit festen Abrechnungssätzen, die im Prinzip ein „Pay per Use“-Modell umsetzen. Managed Services Provider verwenden heute ein Abonnement-Modell, das auf eine längerfristige Kundenbeziehung ausgerichtet ist. Dahinter steckt auch ein unterschiedlicher Mindset: Managed Services Provider wollen IT-Systeme am Laufen halten – schon aus eigenem Interesse. Entsprechend aufmerksam wird der Dienstleister bei potenziellen Problemen aktiv, während klassische IT-Dienstleister von Problemen leben: Sie werden dafür bezahlt, Probleme zu lösen und Störungen zu beheben.
Ihr Managed Services Provider: TA Triumph-Adler
TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was Sie brauchen. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und benötigen. Denn digitale Abläufe müssen funktionieren. Punkt.
TA Triumph-Adler versorgt Unternehmen mit geeigneter Hardware und Software, übernimmt die komplette Verantwortung für die Systeme und kümmert sich um die Wartung und um etwaige Probleme. Als Managed Services Provider richten wir Digital Workplaces nach dem neuesten Stand der Technik ein – und sorgen dafür, dass sie als Managed Workplaces auf dem neuesten Stand bleiben.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
TA Triumph-Adler versorgt Unternehmen mit geeigneter Hardware und Software, übernimmt die komplette Verantwortung für die Systeme und kümmert sich um die Wartung und um etwaige Probleme. Als Managed Services Provider richten wir Digital Workplaces nach dem neuesten Stand der Technik ein – und sorgen dafür, dass sie als Managed Workplaces auf dem neuesten Stand bleiben.
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Managed Services sind IT-Dienstleistungen, die ein Managed Services Provider als externer Dienstleister für einen Auftraggeber erbringt. Zu diesen Services zählen die Ausstattung von Arbeitsplätzen (Digital Workplaces), der Schutz vor Cyberangriffen oder auch das Monitoring von IT-Infrastrukturen. Genutzt wird dieses Angebot, um die eigene IT-Abteilung zu entlasten oder zu vermeiden, bestimmte Expertise in der eigenen Organisation aufbauen und vorhalten zu müssen. Insbesondere Routineaufgaben wie Patch-Management oder auch zeitraubende Tätigkeiten für den Betrieb und die Verwaltung der Netze und Dienste werden daher gern an Dienstleister ausgelagert.
Die Herausforderung für die Managed Services Provider besteht darin, überzeugende Lösungen für individuelle Wünsche und Bedürfnisse zu finden. Das betrifft Cloud-Services ebenso wie Backups oder die IT-Sicherheit. Jeder Kunde kann passgenau auswählen und in Service Level Agreements (SLA, siehe auch unten) vertraglich festhalten, welche Leistungen er braucht. So sorgen Managed Services für:
Die Herausforderung für die Managed Services Provider besteht darin, überzeugende Lösungen für individuelle Wünsche und Bedürfnisse zu finden. Das betrifft Cloud-Services ebenso wie Backups oder die IT-Sicherheit. Jeder Kunde kann passgenau auswählen und in Service Level Agreements (SLA, siehe auch unten) vertraglich festhalten, welche Leistungen er braucht. So sorgen Managed Services für:
- Feste monatliche und damit kalkulierbare Kosten
- Entlastete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der eigenen IT-Abteilung
- Frühzeitiges Erkennen von Problemen aufgrund ständigen Monitorings
- Skalierbarkeit: Da keine zusätzliche Infrastruktur nötig ist, können die Managed Services flexibel an die Anforderungen angepasst werden.
Das alles fällt unter Managed Services
Folgende Dienstleistungen werden als Managed Services angeboten:
- Storage Services: Bereitstellung, Konfiguration und Wartung von Speicherplatz
- Cloud Computing: Das Verlagern der Unternehmens-IT in die Cloud
- Backup Services: Backups werden remote durch den Managed Services Provider erstellt.
- IT-Sicherheit: Der Managed Services Provider verpflichtet sich, die Netzwerk- und Desktop-Sicherheit zu gewährleisten.
- Remote Monitoring: Netzwerk, Server und Systeme werden kontinuierlich vom Provider aus der Ferne überwacht.
- Update- und Patch-Management: Die Unternehmenssoftware wird verlässlich auf dem neuesten Stand gehalten.
- Application Services: Bereitstellung, Konfiguration und Wartung von zentralen Server-Applikationen
- Disaster Recovery: Bei Störfällen werden Daten zeitnah wiederhergestellt, damit Geschäftsabläufe unterbrechungsfrei fortgesetzt werden können.
- Helpdesk Services: Bei Fragen und technischen Problemen können sich Kunden an den Support des Managed Services Providers wenden.
Was sollte ein Service Level Agreement enthalten?
Das SLA regelt die Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und dem Managed Services Provider. Es legt fest, welche Services wann und in welcher Form erbracht werden. In diesem Vertragswerk sollten daher folgende Punkte geklärt sein:
- Verfügbarkeit. Sie liegt immer jenseits von 99 Prozent. Höhere Verfügbarkeiten (beispielsweise 99,95 Prozent) sind abhängig von der IT-Architektur des Auftraggebers.
- Reaktionszeiten: Funktionierende IT-Systeme sind heute überlebenswichtig. Daher sollte festgelegt werden, wie schnell IT-Probleme behoben werden – in Stunden, nicht in Tagen.
- Verantwortlichkeiten: Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte ein SLA genau abgrenzen, welche IT-Aufgaben vom Managed Services Provider übernommen werden und für welche weiterhin der Auftraggeber zuständig ist.
- Vertragslaufzeiten: SLAs beinhalten auch die Vertragslaufzeiten für die vereinbarten Services und die Konditionen für eine etwaige Verlängerung des Service Level Agreements.
Zum Schluss: Was unterscheidet Managed Services von IT-Outsourcing?
Tatsächlich gibt es eine Schnittmenge zwischen IT-Outsourcing und Managed Services. Früher galt als IT-Outsourcing nur das komplette Auslagern der Unternehmens-IT an externe Dienstleister, während bei Managed Services nur bestimmte Aufgaben abgegeben werden.
Mittlerweise allerdings gilt auch das Abgeben von einzelnen IT-Aufgaben als IT-Outsourcing, sodass die beiden Begriffe immer deckungsgleicher genutzt werden. Unterschiedlich ist die Perspektive: „Managed Services“ nimmt den Blickwinkel der Anbieter ein und „IT-Outsourcing“ spiegelt die Sichtweise der Auftraggeber wider.
Mittlerweise allerdings gilt auch das Abgeben von einzelnen IT-Aufgaben als IT-Outsourcing, sodass die beiden Begriffe immer deckungsgleicher genutzt werden. Unterschiedlich ist die Perspektive: „Managed Services“ nimmt den Blickwinkel der Anbieter ein und „IT-Outsourcing“ spiegelt die Sichtweise der Auftraggeber wider.
Ein Digital Workplace ist eine zentrale digitale Arbeitsplattform oder, weiter gefasst, das Gesamtpaket an Geräten und Leistungen, die vom Arbeitsplatz aus den Zugang in die digitale Welt ermöglichen. Wird dieser Digital Workplace von einem externen Dienstleister – einem Managed Services Provider – betreut, spricht man von einem Managed Workplace. Damit ist nicht nur der Arbeitsplatz im Büro gemeint, sondern ebenso das Arbeiten im Homeoffice oder von unterwegs (siehe Mobile Working).
Bei der Dienstleistung „Managed Workplace“ werden sämtliche Produkte und Prozesse ganzheitlich koordiniert und gesteuert. Der Service umfasst meist
Bei der Dienstleistung „Managed Workplace“ werden sämtliche Produkte und Prozesse ganzheitlich koordiniert und gesteuert. Der Service umfasst meist
- die Bereitstellung von moderner Hardware und Software
- die Installation und – bei Bedarf – Umzüge von IT-Arbeitsplätzen
- Updates, Upgrades und Migrationen von IT-Systemen
- bei Bedarf die Deinstallation von Systemen
sowie diverse Zusatzoptionen vom Hardware-Rollout bis zur -Entsorgung.
Die Vorteile von Managed Workplaces
- Mehr Transparenz: Die Kosten jedes Arbeitsplatzes können den einzelnen Abteilungen und Kostenstellen zugeordnet werden.
- Mehr Freiräume: Die hauseigene IT-Abteilung wird von Routinetätigkeiten entlastet und kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
- Weniger Risiken: Aufgrund der Expertise der Dienstleister wird das Risiko von Stör- oder Ausfällen minimiert.
- Weniger Komplexität: Standardisierte IT-Arbeitsplätze sorgen für optimierte und damit schnellere Prozesse.
- Bessere Infrastruktur: Über die Managed Workplaces wird eine sichere und zudem skalierbare Arbeitsplatz-Infrastruktur aufgebaut.
- Mehr Aktualität: Die IT-Infrastruktur ist immer auf dem neuesten Stand.
Vom Managed Workplace aus können Angestellte effizient arbeiten, egal von wo, mit schnellem Zugriff auf alle für sie relevanten Daten.
Ihr Partner für Managed Workplaces: TA Triumph-Adler
TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was Sie brauchen. Wir versorgen Sie mit geeigneter Hardware und Software, übernehmen die komplette Verantwortung für Ihre Systeme und kümmern uns um die Wartung und um etwaige Probleme. Als Managed Services Provider richten wir Digital Workplaces nach dem neuesten Stand der Technik ein – und sorgen dafür, dass sie als Managed Workplaces auf dem neuesten Stand bleiben.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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Masseinheit der physikalischen Datenübertragungsrate, entspricht 1 Million Bit pro Sekunde.
Siehe Mobile Datenerfassung
Abkürzung für Managed Document Services. MDS ist die ganzheitliche Betrachtung einer Druckerflotte sowie des damit verbundenen Dokumentenmanagements. Wer sein Flottenmanagement optimieren möchte, analysiert seine Druckerflotte mit einer MDS-Analyse.
MDS steht für Management Document Services. Eine MDS-Analyse untersucht die bestehende Druckerflotte eines Unternehmens, einer Behörde oder einer Institution und leitet daraus Empfehlungen für ein optimiertes Flottenmanagement ab. Mehr als 20 Prozent der Druckkosten können durch die MDS-Analyse eingespart werden. Darüber hinaus beginnt mit ihr oft der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement.
Die MDS-Analyse verschafft Unternehmen, Behörden und Institutionen notwendige Transparenz über die Struktur und Leistung der eigenen Druckerflotten. Umfragen bestätigen, dass in vielen Organisationen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Verdeckte Kosten etwa durch vermeidbare Störfälle oder hohen Stromverbrauch werden nicht erfasst.
Die MDS-Analyse verschafft Unternehmen, Behörden und Institutionen notwendige Transparenz über die Struktur und Leistung der eigenen Druckerflotten. Umfragen bestätigen, dass in vielen Organisationen der Überblick fehlt, wer was wann und wie viel druckt. Einige Drucker sind überlastet, andere unterfordert. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Verdeckte Kosten etwa durch vermeidbare Störfälle oder hohen Stromverbrauch werden nicht erfasst.
Die drei Schritte der MDS-Analyse
Im ersten Schritt der MDS-Analyse wird inventarisiert, welche Geräte wo im Einsatz sind. Parallel wird untersucht, wie viele Drucksysteme mit welchen Funktionen eigentlich benötigt werden. Daraufhin wird im zweiten Schritt ein Konzept skizziert, wie der optimierte Gerätepark aus Multifunktionsprintern und Druckern aussehen sollte. Dieses Konzept wird mit dem Auftraggeber besprochen und – Schritt 3 – umgesetzt. Dabei wird meist die Zahl der Geräte (und der Hersteller) reduziert. Die neue Geräteflotte wird via Netzwerk miteinander verbunden und durch eine elektronische Schaltzentrale gesteuert und kontrolliert (siehe Drucker-Monitoring).
Was bringt die MDS-Analyse?
Die MDS-Analyse spart Kosten und sortiert überflüssige Geräte aus. Reparaturanfällige Geräte werden ersetzt durch moderne Bürodrucker – meist Multifunktionsprinter, kurz MFPs. Die im Netzwerk installierte Software kennt alle Geräte der Druckerflotte und erfasst Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten oder Druckvolumen. Services können an spezialisierte Anbieter vergeben werden, wodurch verdeckte Kosten ans Licht kommen.
Verantwortungsbewusste Anbieter wie TA Triumph-Adler führen Jahresgespräche mit ihren Kunden, um zu sehen, ob das umgesetzte Konzept so gut greift wie erwartet. Sie wissen: Da sich viele Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, lohnt es sich auch künftig, Prozesse zu optimieren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann.
Verantwortungsbewusste Anbieter wie TA Triumph-Adler führen Jahresgespräche mit ihren Kunden, um zu sehen, ob das umgesetzte Konzept so gut greift wie erwartet. Sie wissen: Da sich viele Arbeitsprozesse weiter digitalisieren, lohnt es sich auch künftig, Prozesse zu optimieren. Es hilft enorm, wenn dabei auf die Grundlagen der MDS-Analyse zurückgegriffen werden kann.
Experte für MDS-Analysen: TA Triumph-Adler
Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen. Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.
Einen letzten Punkt wollen wir nicht unterschlagen: Bei TA Triumph-Adler ist die MDS-Analyse kostenlos!
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Einen letzten Punkt wollen wir nicht unterschlagen: Bei TA Triumph-Adler ist die MDS-Analyse kostenlos!
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Masseinheit für Datenmengen: 1 Megabyte entspricht 1 Million Byte. Megabyte wird MB abgekürzt.
Metadaten sind strukturierte Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten. Durch die Kategorisierung und Gliederung von Informationen zu übergeordneten Daten werden die Indexierung und die Suche nach den richtigen Daten erleichtert. Metadaten sind oft maschinell auslesbar.
Bei einem Buch wären die Metadaten beispielsweise der Autorenname, der Verlag, das Erscheinungsjahr und die Auflage. Bei elektronischen Dateien sind Dateiname, Zugriffsrechte und Datum der letzten Änderungen solche Metadaten. Organisationen wie Unternehmen oder Behörden, die ein Dokumenten-Management-System (DMS) zum Bearbeiten, Verwalten und Archivieren ihrer digitalen Dokumente verwenden, entwickeln meist selbst definierte Metadaten, die sich aus der Art der Dokumente und den Prozessen ergeben.
Bei einem Buch wären die Metadaten beispielsweise der Autorenname, der Verlag, das Erscheinungsjahr und die Auflage. Bei elektronischen Dateien sind Dateiname, Zugriffsrechte und Datum der letzten Änderungen solche Metadaten. Organisationen wie Unternehmen oder Behörden, die ein Dokumenten-Management-System (DMS) zum Bearbeiten, Verwalten und Archivieren ihrer digitalen Dokumente verwenden, entwickeln meist selbst definierte Metadaten, die sich aus der Art der Dokumente und den Prozessen ergeben.
Das Kürzel MFP steht für Multifunktionsprinter. Dieser Laserdrucker vereint die Funktionen von mehreren, ansonsten getrennten Geräten in einem Gehäuse. Multifunktionsdrucker drucken und kopieren, können zudem scannen und häufig auch faxen. Da sie in digitale Abläufe im Büro eingebunden sind, sind MFPs eher Computer als Printer. Gleichwohl werden sie umgangssprachlich weiterhin häufig als Bürodrucker bezeichnet. Anlass genug, die Unterschiede herauszuarbeiten.
Die Geschichte des MFP
Die Geschichte des MFP beginnt 1937, als der US-Amerikaner Chester Carlson ein Patent für die sogenannte Elektrofotografie anmeldet. Das Prinzip basiert auf einer elektrostatisch aufgeladenen, mit Schwefel beschichteten Zinkplatte. Eine daraufliegende beschriftete Glasplatte wird von oben in einem verdunkelten Raum belichtet. Wo das Licht vom Schwefel ungehindert auftrifft, verschwindet die elektrische Ladung. Wo die Schrift einen Schatten wirft, bleibt die Ladung auf der Zinkplatte erhalten. Carlson bestäubt die Zinkplatte mit Bärlappsporen. Das Bildpulver – heute Toner genannt – bleibt an der noch vorhandenen Ladung haften. Sobald das überschüssige Bildpulver weggeblasen wird, ist die übertragene Schrift sichtbar.
Jahrelang versucht Erfinder Carlson, ein Unternehmen für seine Elektrofotografie zu begeistern. 1946 überzeugt er die Haloid Company, die das Verfahren umbenennt in Xerografie und vier Jahre später das Modell A auf den Markt bringt: den ersten Trockenkopierer der Welt. Das Handling war komplex. 39 Arbeitsschritte brauchte es bis zur ersten Kopie. Bereits vollautomatisch war 1959 der Xerox 914, dessen Tempo allerdings zu wünschen übrig liess: Alle 10 Sekunden spuckte er eine Kopie aus.
Einen gewaltigen Sprung nach vorn brachte der 1969 erfundene Laserdruck. Dabei wird die Vorlage nicht mehr optisch abgetastet: Ein Laserstrahl schreibt die Druckvorlage auf eine Druckertrommel. An den beschriebenen Stellen bleibt der Toner haften, wird im nächsten Schritt auf das Papier übertragen und durch Erhitzen fixiert. Nachdem 1981 der erste bürotaugliche Laserdrucker, Star 8010, auf den Markt kam, begann der Siegeszug der Laserdrucker. Sie wurden in jedem Büro unverzichtbar.
Jahrelang versucht Erfinder Carlson, ein Unternehmen für seine Elektrofotografie zu begeistern. 1946 überzeugt er die Haloid Company, die das Verfahren umbenennt in Xerografie und vier Jahre später das Modell A auf den Markt bringt: den ersten Trockenkopierer der Welt. Das Handling war komplex. 39 Arbeitsschritte brauchte es bis zur ersten Kopie. Bereits vollautomatisch war 1959 der Xerox 914, dessen Tempo allerdings zu wünschen übrig liess: Alle 10 Sekunden spuckte er eine Kopie aus.
Einen gewaltigen Sprung nach vorn brachte der 1969 erfundene Laserdruck. Dabei wird die Vorlage nicht mehr optisch abgetastet: Ein Laserstrahl schreibt die Druckvorlage auf eine Druckertrommel. An den beschriebenen Stellen bleibt der Toner haften, wird im nächsten Schritt auf das Papier übertragen und durch Erhitzen fixiert. Nachdem 1981 der erste bürotaugliche Laserdrucker, Star 8010, auf den Markt kam, begann der Siegeszug der Laserdrucker. Sie wurden in jedem Büro unverzichtbar.
All in one
Multifunktionsprinter sind Laserdrucker, die weitere Aufgaben übernehmen. Kopieren und Scannen sind gesetzt, manche Geräte übernehmen auch das Senden und Empfangen von Faxen. Entsprechend wird nach 3-in-1- und 4-in-1-Geräten unterschieden. Bei 3-in-1-Geräten kann die Fax-Funktion zusätzlich zu Drucken, Kopieren und Scannen häufig nachgerüstet werden.
Die zusätzlichen Funktionen wurden seit den 1990er Jahren allmählich in den Bürodrucker integriert. Beim Scanner war dies möglich, als die Trommelscantechnik abgelöst wurde vom Flachbettscanner. Bei vielen MFPs ist Scannen derzeit die wichtigste Funktion, da sie eine entscheidende Rolle spielen beim Umstieg auf digitale Prozesse: Sie verwandeln Papierunterlagen in digitale Dokumente.
Die zusätzlichen Funktionen wurden seit den 1990er Jahren allmählich in den Bürodrucker integriert. Beim Scanner war dies möglich, als die Trommelscantechnik abgelöst wurde vom Flachbettscanner. Bei vielen MFPs ist Scannen derzeit die wichtigste Funktion, da sie eine entscheidende Rolle spielen beim Umstieg auf digitale Prozesse: Sie verwandeln Papierunterlagen in digitale Dokumente.
Der MFP als Möglichmacher
Je umfangreicher die Aufgaben, desto anspruchsvoller die Anforderungen an den MFP. Multifunktionsdrucker digitalisieren Papierdokumente nicht nur, sie sind eingebunden in die anschliessenden Workflows. Das Monitoring der Druckerflotte und die Kontrolle sämtlicher Druckvorgänge und des Geräteparks sind ebenso leicht möglich wie das Einhalten der Vorgaben an Datenschutz und Datensicherheit.
- Digitale Workflows
Damit das digitale Dokument exakt der Papiervorlage entspricht, braucht es eine OCR-Software. Diese Texterkennung sorgt dafür, dass die Inhalte der Vorlage fehlerfrei digitalisiert werden. Gescannte Dokumente können damit in Word-, Excel- oder PDF-Dateien umgewandelt und problemlos bearbeitet und archiviert werden.
Der entscheidende Punkt beim Digitalisieren ist das Ordnersystem, in das jedes Dokument sofort abgespeichert wird. Ebenso wichtig sind die digitalen Workflows, die dafür sorgen, dass jedes elektronische Dokument umgehend von den Menschen bearbeitet werden kann, die schon darauf warten. Wer seine Arbeitsprozesse digitalisieren will, braucht daher eine Struktur, die diese Abläufe sinnvoll und bequem gestaltet. Diese Aufgabe übernehmen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und – als individualisierte Ausbaustufe – ECM-Lösungen. - Monitoring
Alle MFPs sind miteinander verbunden. Eine elektronische Schaltzentrale hat die gesamte Zeit den Überblick, was wo passiert – und wo es hakt. So erkennt sie beispielsweise, wenn bei einem MFP die Verbrauchsmaterialien zur Neige gehen, und bestellt automatisch Nachschub an Toner und Papier. Im Fall eines technischen Problems wird der Partner automatisch informiert – und der kennt die Fehlermeldung bereits, wenn er zur Reparatur oder Wartung kommt.
Wer wann was auf welchem Gerät scannt, lässt sich per Software ebenso gut verfolgen wie das Drucken und Kopieren. Solche Monitoring-Lösungen verwalten alle Aufträge – Scannen, Drucken, Kopieren und auch Faxen – an zentraler Stelle. Dabei können die Aufträge auch vom PC, vom Tablet oder vom Smartphone aus beauftragt und gesteuert werden. Jeder Auftrag wird erst freigegeben, wenn die Nutzer sich authentifiziert haben. - Datenschutz
Der Gesetzgeber hat sehr konkrete Vorstellungen vom Umgang mit digitalen und digitalisierten Dokumenten. Festgehalten sind die Regeln in den GoBD. Auch wenn diese Regeln mittlerweile akzeptieren, dass die Digitalisierung unaufhaltsam ist: Papier scheint dem Gesetzgeber weniger leicht manipulierbar als elektronische Dokumente. Entsprechend strikt sind die Vorgaben, die beim Scannen – und anschliessend – eingehalten werden müssen.
Multifunktionsprinter sind Computer, und das bedeutet: Erhalten sie unverschlüsselt übertragene Daten, kann der gesamte Datenverkehr rekonstruiert werden. Deshalb lautet der erste Schritt zum Schutz der eigenen Informationen: Daten werden immer verschlüsselt übertragen. Schon diese Vorsichtsmassnahme erschwert Cyberangriffe. Der Aufwand ist glücklicherweise minimal: Bei modernen MFP-Systemen ist die Datenverschlüsselung standardmässig eingebaut.
Ob es sinnvoller ist, MFPs zu kaufen, zu leasen oder zu mieten, lesen Sie hier.
Die optimale Druckerflotte – dank MDS-Analyse
Häufig ist die bestehende Druckerflotte nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Einige Geräte sind überlastet, andere unterfordert. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Das ändert die MDS-Analyse.
Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.
Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.
Als Middleware wird Software bezeichnet, mit deren Hilfe sich Lücken zwischen Anwendungen, Tools und Datenbanken schliessen lassen.
Siehe Mieten von MFPs
Wer nur einen oder zwei MFPs oder Bürodrucker braucht, sollte durchrechnen, was preiswerter ist: Mieten oder Kaufen. Die Vorteile des Mietens erschliessen sich erst, wenn die damit verbundenen Servicevorteile genutzt werden. So ist es möglich, MFPs während der Vertragslaufzeit mit neuen Funktionen zu „pimpen“. Ebenso wird ein Monitoring der gesamten Druckerflotte möglich: Elektronische Schaltzentralen erkennen, wenn die Verbrauchsmaterialien zur Neige gehen, und bestellen rechtzeitig Nachschub: Das Regal mit den Tonerkartuschen ist nie leer. Im Fall eines technischen Problems kennt der Vertragspartner die Fehlermeldung bereits, wenn er zur Reparatur oder Wartung vorbeikommt. Solch eine elektronische Schaltzentrale – bei TA Triumph-Adler heisst sie TA Cockpit® – kann die Kosten fürs Drucken und Kopieren individuell für jedes Gerät zuordnen. Gibt es irgendwo einen Papierstau, wird er sofort gemeldet.
Vier weitere Gründe sprechen für das Mieten von MFPs:
Vier weitere Gründe sprechen für das Mieten von MFPs:
- Die Steuer: Die monatlichen Raten sind als Betriebsausgaben steuerlich absetzbar.
- Die Bilanz: Mietobjekte erscheinen nicht in der Bilanz, die Raten werden als Betriebsausgaben verbucht.
- Die Sicherheit: Die monatlichen Kosten werden zu Beginn vereinbart und gelten für die gesamte Laufzeit.
- Die Liquidität: Da kein Geld für den Kauf von MFPs aufgebracht werden muss, gibt es grösseren finanziellen Spielraum.
Die Laufzeit der Mietverträge beträgt meist zwischen 24 und 72 Monate, also zwei bis sechs Jahre. Sobald der Mietvertrag verlängert wird, bekommen Kunden neue Multifunktionsdrucker mit den neuesten Technologien. Die bisher genutzten Geräte werden meist wieder in Schuss gebracht (Refurbishment) und weiterverwendet – etwa auf Baustellen, wo auch kurzfristigere Mietverträge möglich sind.
Ein letzter Punkt: Ob Mieten oder Leasing ist eigentlich egal. Das Serviceangebot ist identisch, beim Mieten ist das Vertragswerk allerdings weniger komplex.
Ein letzter Punkt: Ob Mieten oder Leasing ist eigentlich egal. Das Serviceangebot ist identisch, beim Mieten ist das Vertragswerk allerdings weniger komplex.
MFPs von TA Triumph-Adler mieten
Der Mietvertrag von TA Triumph-Adler für MFPs kombiniert Mieten und Service. Was an Serviceleistungen gewünscht ist, wird einfach in den Vertrag aufgenommen. Sollen während der 24- bis 72-monatigen Vertragsdauer andere Services dazukommen oder die Zahl der Multifunktionsdrucker aufgestockt werden, so ist dies jederzeit möglich.
Wollen Sie mehr erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
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Bei der Migration werden meist Daten von einem System in ein anderes verschoben. Dabei kann das Dateiformat verändert werden. Das passiert auch, wenn Akten aus Papier in ein digitales Archiv überführt werden.
Datenmigrationen sind sinnvoll und häufig notwendig, wenn beispielsweise neue IT-Systeme oder Cloud-Lösungen genutzt werden sollen. Eine Migration gilt als Herausforderung, da die vorhandenen Daten im neuen System weiterhin nutzbar sein sollen. Weil dafür Schnittstellen eingerichtet werden müssen, wächst die Komplexität der IT-Systeme. Das eigentliche Ziel von Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen besteht allerdings darin, ihre IT-Systeme von jeder unnötigen Komplexität zu befreien.
Eine sinnvolle Datenmigration fragt daher schon vor dem Start danach, welche der vorhandenen Daten überhaupt in den Migrationsprozess aufgenommen werden müssen. Erfahrungsgemäss zeigt sich häufig, dass viele Anwendungen selten bis gar nicht benutzt werden – und daher verzichtbar sind. Zugleich bietet die Migration die Chance, den vorhandenen Datenbestand zu analysieren und zu gewichten. So kann die Datenmigration im Optimalfall dafür sorgen, die vorhandenen Daten besser etwa für die Belange von Data Analytics und Business Intelligence zu nutzen.
Datenmigrationen sind sinnvoll und häufig notwendig, wenn beispielsweise neue IT-Systeme oder Cloud-Lösungen genutzt werden sollen. Eine Migration gilt als Herausforderung, da die vorhandenen Daten im neuen System weiterhin nutzbar sein sollen. Weil dafür Schnittstellen eingerichtet werden müssen, wächst die Komplexität der IT-Systeme. Das eigentliche Ziel von Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen besteht allerdings darin, ihre IT-Systeme von jeder unnötigen Komplexität zu befreien.
Eine sinnvolle Datenmigration fragt daher schon vor dem Start danach, welche der vorhandenen Daten überhaupt in den Migrationsprozess aufgenommen werden müssen. Erfahrungsgemäss zeigt sich häufig, dass viele Anwendungen selten bis gar nicht benutzt werden – und daher verzichtbar sind. Zugleich bietet die Migration die Chance, den vorhandenen Datenbestand zu analysieren und zu gewichten. So kann die Datenmigration im Optimalfall dafür sorgen, die vorhandenen Daten besser etwa für die Belange von Data Analytics und Business Intelligence zu nutzen.
Siehe Generation Y
Beim Mobile App Management geht es um die Bereitstellung und Verwaltung von Unternehmens- und Anwendungssoftware, die auf persönlichen Mobilgeräten im Rahmen von BYOD betrieben werden.
Die mobile Datenerfassung ermöglicht es, Daten abseits vom Computer des stationären Arbeitsplatzes zu erfassen und zu verarbeiten. Die Daten, etwa aus Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen, werden ortsunabhängig mithilfe mobiler Endgeräte wie Smartphone, Tablet oder Laptop angezeigt und erfasst und können mobil verarbeitet werden. So sorgt die mobile Datenerfassung, abgekürzt MDE, für effizientere Geschäftsprozesse.
Siehe Mobiles Drucken
Siehe Mobiles Drucken
Beim Mobile Working haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz – weder im Büro noch im Homeoffice. Sie erbringen die Arbeitsleistung, ohne an einen bestimmten Ort gebunden zu sein.
Einen Rechtsanspruch auf Mobile Working gibt es nicht. Arbeitgeber sind auch nicht verpflichtet, die Kosten für das technische Equipment oder eine mögliche Büroausstattung ihrer Mobile Worker zu übernehmen. Sie können ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern allerdings Firmen-Laptops, -Smartphones oder Ähnliches anvertrauen, damit die Mobile Worker ihre Aufgaben erledigen können.
Anders als für das Homeoffice, wo die Arbeitsstättenverordnung gilt, gibt es für Mobile Working noch keine klaren gesetzlichen Regelungen. Arbeitsschutzgesetz und Arbeitszeitgesetz gelten allerdings auch für Mobile Working.
Siehe auch Hybride Arbeitswelt und New Work
Einen Rechtsanspruch auf Mobile Working gibt es nicht. Arbeitgeber sind auch nicht verpflichtet, die Kosten für das technische Equipment oder eine mögliche Büroausstattung ihrer Mobile Worker zu übernehmen. Sie können ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern allerdings Firmen-Laptops, -Smartphones oder Ähnliches anvertrauen, damit die Mobile Worker ihre Aufgaben erledigen können.
Anders als für das Homeoffice, wo die Arbeitsstättenverordnung gilt, gibt es für Mobile Working noch keine klaren gesetzlichen Regelungen. Arbeitsschutzgesetz und Arbeitszeitgesetz gelten allerdings auch für Mobile Working.
Siehe auch Hybride Arbeitswelt und New Work
Mobiles Drucken meint, dass Druckaufträge von mobilen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder Laptop erteilt werden können. Dafür werden meist Apps eingesetzt. Das mobile Endgerät kann Verbindungen über kabellose Netzwerke (WLAN, Bluetooth, NFC) oder über Mobilfunknetze aufbauen. Mobiles Drucken bedeutet nicht, dass die Endgeräte selbst etwas ausdrucken können.
Die Apps zum mobilen Drucken erlauben es meist, die Funktionen der MFPs zu nutzen, also beispielsweise den beidseitigen Ausdruck oder die Auswahl zwischen Farb- und Schwarz-Weiss-Druck. Auch das Heften oder Lochen lässt sich per App festlegen. Per App lässt sich auch auswählen, welcher MFP innerhalb der vernetzten Druckerflotte den Auftrag ausführen soll.
TA Triumph-Adler bietet als App für das mobile Drucken TA Mobile Print an. Diese App verbindet Smartphones, Tablets und Laptops mit den MFPs des Druckernetzwerks.
Die Apps zum mobilen Drucken erlauben es meist, die Funktionen der MFPs zu nutzen, also beispielsweise den beidseitigen Ausdruck oder die Auswahl zwischen Farb- und Schwarz-Weiss-Druck. Auch das Heften oder Lochen lässt sich per App festlegen. Per App lässt sich auch auswählen, welcher MFP innerhalb der vernetzten Druckerflotte den Auftrag ausführen soll.
TA Triumph-Adler bietet als App für das mobile Drucken TA Mobile Print an. Diese App verbindet Smartphones, Tablets und Laptops mit den MFPs des Druckernetzwerks.
Multifunktionsdrucker vereinen die Funktionen von mehreren, ansonsten getrennten Geräten in einem Gehäuse. Multifunktionsdrucker drucken und kopieren, können zudem scannen und häufig auch faxen. Multifunktionsgeräte für den Gebrauch zu Hause werden meist als 3-in-1-Geräte (Drucken, Kopieren, Scannen) oder 4-in-1-Geräte (Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen) bezeichnet. Da sie in digitale Abläufe im Büro eingebunden sind, sind Multifunktionsdrucker (MFPs) eher Computer als Drucker. Gleichwohl werden sie umgangssprachlich weiterhin häufig als Bürodrucker bezeichnet.
„Multifunktionsdrucker“ ist die deutsche Übersetzung des englischen Begriffs „Multifunction Printer“, kurz MFP. Mehr über Funktionen und Aufgabe des Multifunktionsdruckers sowie über die Geschichte und Entwicklung des Druckens und Kopierens finden Sie unter dem Stichwort MFP.
Ob es sinnvoller ist, Multifunktionsdrucker zu kaufen, zu leasen oder zu mieten, lesen Sie hier.
„Multifunktionsdrucker“ ist die deutsche Übersetzung des englischen Begriffs „Multifunction Printer“, kurz MFP. Mehr über Funktionen und Aufgabe des Multifunktionsdruckers sowie über die Geschichte und Entwicklung des Druckens und Kopierens finden Sie unter dem Stichwort MFP.
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Die optimale Druckerflotte – dank MDS-Analyse
Häufig ist die bestehende Druckerflotte nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Einige Geräte sind überlastet, andere unterfordert. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Das ändert die MDS-Analyse. Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.
Multifunktionsgeräte vereinen die Funktionen von mehreren, ansonsten getrennten Geräten in einem Gehäuse. Sie drucken und kopieren, können zudem scannen und häufig auch faxen. Multifunktionsgeräte für den Gebrauch zu Hause werden meist als 3-in-1-Geräte (Drucken, Kopieren, Scannen) oder 4-in-1-Geräte (Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen) bezeichnet. Da sie in digitale Abläufe im Büro eingebunden sind, sind Multifunktionsdrucker (MFPs) eher Computer als Drucker. Gleichwohl werden sie umgangssprachlich weiterhin häufig als Bürodrucker bezeichnet.
„Multifunktionsgerät“ ist die deutsche Übersetzung des englischen Begriffs „Multifunction Printer“, kurz MFP. Mehr über Funktionen und Aufgabe des Multifunktionsdruckers sowie über die Geschichte und Entwicklung des Druckens und Kopierens finden Sie unter dem Stichwort MFP.
Ob es sinnvoller ist, Multifunktionsgeräte zu kaufen, zu leasen oder zu mieten, lesen Sie hier.
„Multifunktionsgerät“ ist die deutsche Übersetzung des englischen Begriffs „Multifunction Printer“, kurz MFP. Mehr über Funktionen und Aufgabe des Multifunktionsdruckers sowie über die Geschichte und Entwicklung des Druckens und Kopierens finden Sie unter dem Stichwort MFP.
Ob es sinnvoller ist, Multifunktionsgeräte zu kaufen, zu leasen oder zu mieten, lesen Sie hier.
Die optimale Druckerflotte – dank MDS-Analyse
Häufig ist die bestehende Druckerflotte nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Einige Geräte sind überlastet, andere unterfordert. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Das ändert die MDS-Analyse. Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.
Multifunktionsprinter vereinen die Funktionen von mehreren, ansonsten getrennten Geräten in einem Gehäuse. Sie drucken und kopieren, können zudem scannen und häufig auch faxen. Multifunktionsprinter für den Gebrauch zu Hause werden meist als 3-in-1-Geräte (Drucken, Kopieren, Scannen) oder 4-in-1-Geräte (Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen) bezeichnet. Da sie in digitale Abläufe im Büro eingebunden sind, sind Multifunktionsdrucker (MFPs) eher Computer als Drucker. Gleichwohl werden sie umgangssprachlich weiterhin häufig als Bürodrucker bezeichnet.
„Multifunktionsprinter“ ist die deutsche Übersetzung des englischen Begriffs „Multifunction Printer“, kurz MFP. Mehr über Funktionen und Aufgabe des Multifunktionsprinters sowie über die Geschichte und Entwicklung des Druckens und Kopierens finden Sie unter dem Stichwort MFP.
Ob es sinnvoller ist, Multifunktionsprinter zu kaufen, zu leasen oder zu mieten, lesen Sie hier.
„Multifunktionsprinter“ ist die deutsche Übersetzung des englischen Begriffs „Multifunction Printer“, kurz MFP. Mehr über Funktionen und Aufgabe des Multifunktionsprinters sowie über die Geschichte und Entwicklung des Druckens und Kopierens finden Sie unter dem Stichwort MFP.
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Die optimale Druckerflotte – dank MDS-Analyse
Häufig ist die bestehende Druckerflotte nicht optimal auf die aktuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Einige Geräte sind überlastet, andere unterfordert. Wichtige Kennzahlen wie Auslastung, Nutzungsverhalten, Druckvolumen oder Einsatzgebiete sind unbekannt. Das ändert die MDS-Analyse. Wenn Sie mehr über die MDS-Analyse erfahren wollen: Ablauf und Chancen werden im TA Whitepaper „MDS-Analyse: mit optimierter Druckerflotte in die digitale Zukunft“ beschrieben.