Wozu brauchen wir überhaupt noch Büros?

Je mehr Homeoffice, desto weniger Büros – schon klar. Wenn Unternehmen jetzt allerdings Büroflächen kündigen, um Mietkosten zu sparen, steht ihnen eine böse Überraschung bevor. 

Pfennigfuchser in Unternehmen ärgern sich schon ewig über Mietkosten für Büros. Irgendwer ist immer krank, auf Dienstreise oder im Urlaub – die Quadratmeter für die verwaisten Schreibtische müssen trotzdem bezahlt werden. Diese Pfennigfuchser finden in Corona-Zeiten endlich Gehör: Wenn die Belegschaft fast komplett zu Hause arbeitet, wofür brauchen wir dann überhaupt noch Büros?

Wenn in Unternehmen, Behörden und Organisationen die Taschenrechner gezückt werden, stellt sich oft heraus: Wer auch künftig auf Homeoffice setzt und entsprechend weniger Büros braucht, kann sechs- bis siebenstellige Beträge sparen. Jahr für Jahr. In vielen Unternehmen sind die Büromieten nach den Gehältern der größte Kostenblock. 

Dieser Kostenblock dürfte abschmelzen. Zum einen, weil die Büromieten sinken: In den Großstädten sind bis zu 20 Prozent niedrigere Preise laut Institut der Deutschen Wirtschaft realistisch. Zum anderen, weil tatsächlich weniger Büros benötigt werden. Meist könnte auf rund 20 Prozent der Fläche problemlos verzichtet werden, sagte Sven Wingerter, Geschäftsführer der Workplace-Beratung Eurocres, dem Manager Magazin.

Doch ganz so „problemlos“ ist der Abbau der Büroflächen keineswegs. „Wer das Homeoffice als Sparprogramm missversteht, begeht einen schweren Managementfehler“, sagt auch Experte Wingerter. Gerade wenn die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überwiegend am heimischen Schreibtisch arbeiten, bekomme das Büro eine neue Funktion: „Das Büro muss heute mehr denn je zu einem Ort werden, auf den die Menschen zustreben.“ Die Kolleginnen und Kollegen brauchen den direkten Austausch, den keine Videokonferenz ersetzen kann.

Dabei geht es um mehr als um Wohlfühl-Atmosphäre und den Klatsch an der Kaffeemaschine. Es geht darum, die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu legen und zu erneuern. Viele Teams haben in der Krise auch deshalb effektiv via Chat und Videokonferenz funktioniert, weil sie im persönlichen Kontakt zuvor jahrelang gegenseitiges Vertrauen aufgebaut hatten. Ohne direkten Kontakt und Austausch nutzen sich diese Bande früher oder später ab. „Wir können als Organisation nicht ewig von dem Beziehungskapital profitieren, das wir aufgebaut haben“, sagt beispielsweise Sirka Laudon, Personalvorstand von Axa Deutschland. 

Zumal der Arbeits- und Informationsfluss nach mehreren Monaten im Homeoffice sinkt, wie eine Studie des Fraunhofer-Instituts nahelegt. Auf Dauer könnte dadurch nach Ansicht der Forscher die Innovationskraft der Unternehmen leiden.

Denn Innovationen entstehen in einem komplexen sozialen Prozess. „Ein Kollege wirft eine erste schmutzige Idee in die Runde, ein anderer nimmt sie auf, verändert sie, spielt sie zurück – und ein dritter verwirft das alles und kommt mit einer ganz neuen Idee“, veranschaulicht Lars Vollmer, Professor an der Universität Hannover, diesen Prozess. „Innovation ist ein Resonanzphänomen.“ Alle Versuche, dieses Phänomen aus dem zwischenmenschlichen Miteinander herauszulösen, hätten wenig Aussicht auf durchschlagenden Erfolg. Deshalb hält Vollmer den Umzug an den heimischen Schreibtisch für gefährlich: „Sie entziehen diesem komplexen Geschehen eine wesentliche Basis, wenn in Ihrem Unternehmen das Homeoffice zum Normalfall wird.“

So verlockend das Kündigen von Büromietverträgen sein mag – es spart wahrscheinlich am falschen Ende.