Die 4 Vorteile von DMS-Lösungen
- Zeit sparen
DMS-Lösungen importieren Dokumente automatisch gleich an den richtigen Ort. Wer das jeweilige Dokument benötigt, wird automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche mit Filter- und Sortiermöglichkeiten lassen sich Dokumente und Informationen schnell finden. - Unabhängigkeit gewinnen
Alle gespeicherten Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben DMS-Systeme den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer aus, sondern auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder auch vom Smartphone. So kann auch vom Homeoffice aus oder von unterwegs auf die Dokumente zugegriffen werden. - Sicher archivieren
Digitale Dokumente können verändert werden. Das sorgt für Probleme, wenn die Ursprungsversion gefragt ist. Deshalb speichern DMS-Lösungen sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen. Diese revisionssichere Archivierung genügt den GoBD- und DSGVO-Vorgaben. - Kosten sparen
Ein offenkundiger Vorteil von DMS-Lösungen: Wo alles digital bearbeitet und gespeichert wird, sinken automatisch die Kosten für Papier, Drucker und Toner. Die Hauspost wird virtuell, die Umlaufmappen werden digital. Das spart nicht nur Geld, sondern hilft auch der Umwelt.
