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Workflows

Festhalten an Papier kostet Zeit und Geld. Angestellte verbringen bis zu zwei Stunden täglich mit dem Suchen und Ablegen von Unterlagen und verplempern so wertvolle Arbeitszeit. Die Alternative: Dokumenten-Management-Systeme.

Inhaltsverzeichnis

Dokumenten-Management-Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern und Bereitstellen von Dokumenten. Die digitalen Workflows begleiten die Dokumente auf ihrem Weg über sämtliche Stationen. Es ist jederzeit klar, wo das Dokument gerade ist und welcher Schritt als nächster ansteht. Diese Systeme gibt es von der Stange oder maßgeschneidert: Während Workflows bei DMS-Lösungen standardisiert sind, werden sie bei ECM-Systemen individuell zugeschnitten.

DMS-Lösungen

Wer mit einem Dokumenten-Management-System von Papier- auf digitale Dokumente umsteigt, wird mit Transparenz, Übersicht und einer revisionssicheren Archivierung belohnt. Dazu gibt es Workflows für den Einstieg in digitale Prozesse.

ECM-Systeme

ECM-Systeme leisten das Gleiche wie DMS-Lösungen: Sie erfassen, verwalten und speichern Dokumente. Dazu werden maßgeschneiderte Workflows festgelegt, die digitale Dokumente weitgehend automatisiert durchs System leiten.

Lösungen für das Workflow-Management – mit TA Triumph-Adler  

TA Triumph-Adler bietet ein vielseitiges Produktsortiment aus Hardware und Software fürs Digital Office. Dazu gehören Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement und das Enterprise Content Management. Ein Schlüsselelement bilden dabei unsere modernen Multifunktionsdrucker und Softwarelösungen für das Monitoring und Controlling. 

Effiziente Workflows spielen eine entscheidende Rolle bei der Automatisierung, Effizienzsteigerung und Skalierbarkeit in Unternehmen. Entdecken Sie jetzt unsere Dokumenten-Management-Systeme für digitale Workflows, die für mehr Kosteneffizienz, Zeitersparnis, Standardisierung und Sicherheit sorgen.

Was sind Workflows?

In Unternehmen werden mit Workflows regelbasierte Geschäftsprozesse zur Automatisierung und Standardisierung von Abläufen bezeichnet. Ein wesentlicher Bestandteil sind dabei definierte Arbeitsschritte und Prozesse, die für reibungslose Verknüpfungen zwischen analogen und digitalen Workflow-Ketten sorgen.

Unternehmen, die strukturierte und individuell auf Abteilungen zugeschnittene Arbeitsabläufe gewährleisten, fördern eine effizientere Zusammenarbeit und schnellere, zuverlässige Unternehmensprozesse. Dies reicht vom Dokumentenmanagement bis hin zu leistungsstarken Drucksystemen.

Was sind Workflow-Management-Lösungen?

Unverzichtbar für skalierbare, automatisierte Workflows sind die richtigen Lösungen aus Software und Hardware für ein individuelles Workflow-Management. Nur mit den passenden Anwendungen und Systemen ist es möglich, Routineaufgaben zu automatisieren sowie analoge und digitale Prozesse zu synchronisieren. Die Hauptfunktionen von Workflow-Management-Lösungen umfassen: 
  • Prozesse automatisieren: Mit Workflow-Management auf modularer Basis oder als integrierte Lösungen können Sie gängige Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren. Das umfasst die Digitalisierung, Bearbeitung, Verteilung, Freigabe und Speicherung von Dokumenten sowie die Aufgabenzuweisung. 
  • In Echtzeit überwachen und analysieren: Transparentes Monitoring, Tracking und Controlling sind für transparente IT-Landschaften besonders wichtig, um Prozesse zu optimieren und die Kosteneffizienz zu steigern. Hierzu nutzen Sie die Analyse von wichtigen Kennzahlen sowie die Echtzeit-Überwachung sämtlicher Software- und Hardwareprozesse. 
  • Sicherheit erhöhen: Mit automatischen Updates, sicherer Verschlüsselung sowie zuverlässiger Authentifizierung und Zugriffsbeschränkung stellen Sie sicher, dass sensible Personen- und Unternehmensdaten nicht in die falschen Hände geraten. 
  • In andere Systeme integrieren: Durch sichere Softwareschnittstellen und flexible Kompatibilität lassen sich Workflow-Lösungen in CRM- und ERP-Systeme sowie in branchenspezifische Systeme einbinden. Das bedeutet Workflows, die Medienbrüche vermeiden und die Effizienz steigern, besonders in Zeiten von BYOD (Bring Your Own Device) und Remote Work. 
  • Tiefgehende Workflows definieren: Unsere modularen oder vollintegrierten Lösungen lassen sich On Premises oder cloudbasiert nutzen – einzeln sowie in Kombination. Durch ihre Flexibilität und Kompatibilität ermöglichen sie somit tiefgehende Workflows durch medienbruchfreie Prozesse und geräteübergreifende Nutzung – sei es bei der Erfassung und Digitalisierung von Unterlagen, bei der Prüfung von Rechnungen und Verträgen, beim Monitoring Ihrer Druckerflotte oder bei der Archivierung sensibler Dokumente. 

Warum sind Lösungen für das Workflow-Management für Unternehmen wichtig?

Im modernen Unternehmensalltag sind wiederkehrende, analoge Arbeitsabläufe unumgänglich. Doch diese Routinen können oftmals die Anpassungsfähigkeit und die digitale Transformation bremsen. Immer mehr Unternehmen erkennen daher die Bedeutung digitaler Lösungen für die Arbeitswelt.

Das belegen Umfragen und Studien wie der Cloud-Report 2023 und der Digital Office Index des Branchenverbands Bitkom: Etwa 95 Prozent aller Unternehmen nutzen Office-Lösungen für effizientere, digitale Workflows. Dazu zählt das digitale Dokumentenmanagement ebenso wie MFPs (Multifunktionsprinter) und Office-Anwendungen.

Die wichtigsten Gründe für Workflow-Management

Wichtige Gründe für ein modernes Workflow-Management sind: 
  • Effizienz: Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben reduziert ineffiziente Abläufe und vereinheitlicht Unternehmensstrukturen. Das fängt bei individuell anpassbaren Bedienoberflächen und „One Button“-Bedienung an und reicht bis hin zu Funktionen wie der OCR-Volltexterkennung beim Scannen, cloudbasierter und verschlüsselter Dateiübertragung, der Auswahl beliebiger Ausgabeziele, Kostenmonitoring und sicherer Benutzeridentifizierung. 
  • Transparenz: Lückenloses Monitoring sorgt für transparente Prozesse, in Echtzeit nachvollziehbare Abläufe und Projekte sowie eine übersichtliche Geschäfts-, Projekt-, Personal- und Kostenplanung. 
  • Produktivität: Einfache digitale Workflows, intuitive Bedienoberflächen sowie geräte- und ortsunabhängige Nutzung steigern die Produktivität in Unternehmen und fördern moderne Arbeitsstrukturen. 
  • Kompatibilität: Durch sichere und medienbruchfreie Softwareschnittstellen und das Einfließen Ihrer Scandaten in bestehende Unternehmenssysteme wie SAP schaffen Sie nahtlos ineinandergreifende Prozesse. 
  • Nachhaltigkeit: Effizientere Abläufe steigern die Energieeffizienz und reduzieren den Materialverbrauch. 
  • Sicherheit und Datenschutz: Ein modernes, agiles Workflow-Management zeichnet sich durch Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Zugriffsrechte und Authentifizierung aus. So lässt sich die Integrität der IT gewährleisten und alle rechtlichen Datenschutz- und Archivierungsanforderungen werden eingehalten. 

Schlüsselkomponenten für digitales Workflow-Management

Für einen ganzheitlichen Ansatz passend zu spezifischen Workflow-Anforderungen kommt es auf folgende Schlüsselkomponenten an: 
Workflow-Komponente Aufgaben 
Dokumentenmanagement (DMS) 
  • DMS-Lösungen dienen zur digitalen Verwaltung, Bearbeitung, Speicherung und Verteilung von Dokumenten. 
  • Durch Verschlagwortung, Klassifizierung, Speicherung und digitale Archivierung lassen sich Dokumente effizient digitalisieren und strukturiert organisieren. 
  • Dank regelbasierter, intelligenter Workflows, orts- und geräteunabhängiger Flexibilität und skalierbarer Performance optimieren DMS alle Dokumentenprozesse. 
Enterprise Content Management (ECM) 
  • ECM-Systeme bieten einen noch umfassenderen Funktionsumfang als DMS und verfügen zur ganzheitlichen, unternehmensweiten Verwaltung über Zusatzfunktionen wie Workflow-Automatisierung, Compliance-Management, Collaboration-Tools und Leistungsauswertung. 
  • Zusätzlich zu strukturierten Dokumenten dienen ECM-Lösungen auch zur Verwaltung unstrukturierter Inhalte wie E-Mails oder Multimedia-Dateiformaten. 
  • ECM-Systeme übernehmen die Verwaltung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Unternehmensinhalte und sind für komplexe digitale Inhaltsstrategien unerlässlich. 
Flottenmanagement / MFPs 
  • Digital anschlussfähige MFPs vereinen Funktionen wie Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen sowie die Digitalisierung von Dokumenten in einem Gerät. 
  • Mit Softwarelösungen für Druckerflotten lassen sich Leistung, Performance und Effizienz von Druckern in digitale DMS- und ECM-Systeme integrieren und ein vernetztes Flottenmanagement lässt sich optimieren. 
  • Workflow-Tools für Monitoring, Controlling und Cloud & Mobile Print sorgen für noch mehr Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Kosteneffizienz. 

Alle Vorteile von DMS und ECM im Überblick

Für zukunftsfähige Unternehmensstrategien und eine nachhaltige digitale Transformation bieten Ihnen unsere DMS- und ECM-Lösungen folgende Vorteile: 
  • Skalierbare, flexible Workflows für strukturierte und unstrukturierte Daten 
  • Übersichtliche Strukturierung und Archivierung von Dokumenten und Inhalten 
  • Schnelles Finden, Teilen und Bearbeiten durch Verschlagwortung, Klassifizierung und Ordnerhierarchien 
  • Unabhängigkeit von Endgeräten durch digitale Anschlussfähigkeit über Schnittstellen und Integration in Unternehmens- oder Drittanbietersysteme 
  • Unterstützung und Förderung von Remote Work und Homeoffice 
  • Einfache und schnelle Digitalisierung von Dokumenten im Unternehmen 
  • Mehr Nachhaltigkeit durch reduzierten Papierverbrauch im Digital Office 
  • Individuell anpassbare Bereitstellungsmodelle On Premises oder per Cloud 
  • DMS und ECM als vollintegrierte Lösungen oder modulbasiert 
  • Einhaltung aller Sicherheitsstandards für Daten- und Systemschutz, Compliance und revisionssichere Archivierung 
Erfahren Sie mehr in unserem DMS-Whitepaper und in unserem ECM-Whitepaper! 
Infobox 
Wie unterscheiden sich DMS und ECM? 
Die Grenzen zwischen DMS und ECM sind unscharf. Je nach Definition übernehmen beide Lösungsansätze ähnliche Funktionen für das Dokumentenmanagement und Inhaltsstrategien. In der Regel bieten ECM-Systeme jedoch einen komplexeren Funktionsumfang, der das Dokumentenmanagement integriert und darüber hinausgeht. 

Unsere Lösungen für Workflow-Management – von TA Triumph-Adler

Für größtmögliche Effizienz bei Ihrem Business Process Management kommt es nicht auf pauschale, sondern auf individuell anpassbare und skalierbare Lösungen an. TA Triumph-Adler bietet Ihnen dafür ein vielseitiges Produktportfolio mit verschiedenen Produkten und Services für Ihr Dokumenten- und Flottenmanagement.
Dokumentenmanagement

Unsere DMS-Lösung enaio® bietet eine leistungsstarke Plattform zur Verwaltung, Strukturierung und Speicherung Ihrer Dokumente. Mit unserem System nutzen Sie die automatisierte Einspeisung, Erfassung und Klassifizierung von Dokumenten, unabhängig davon, ob sie eingescannt werden oder bereits digital vorliegen. Ihre Dokumente werden in elektronisch lesbaren, kompatiblen Formaten erfasst, abgelegt und dank Verschlagwortung in kürzester Zeit bereitgestellt.

Zusätzlich zu den Kernfunktionen der Dokumentenerfassung und -ablage bietet unser System individuell konfigurierbare Zugriffsrechte, Versionierung, Änderungsverfolgung, Indexierung und Suchfunktionen. Darüber hinaus gewährleisten wir zuverlässige Backups, automatisierte Freigaben, Genehmigungen und vorschriftsmäßige Archivierung.

Unsere modulbasierten DMS-Lösungen bieten Ihnen die Flexibilität, auf agile Workflows für abteilungs- und branchenspezifische Bedürfnisse zurückzugreifen. Dazu zählen: 
Digitales Rechnungswesen

Mit unserem Workflow Digitales Rechnungswesen gehören unübersichtliche Aktenstapel der Vergangenheit an. Nutzen Sie die digitale Erfassung, Verarbeitung und Ablage aller Ihrer Rechnungsunterlagen. Durch klare Formvorgaben für Rechnungen erfolgen die Erfassung, Erschließung, Suche und Weiterleitung besonders schnell und effizient. Zusätzlich können Sie wichtige Rechnungsunterlagen durch Indizierung praktisch mit anderen Ordnern und Daten verknüpfen. 
Digitales Vertragsmanagement

Vertragsunterlagen bilden das Fundament für die professionelle, rechtskonforme Geschäftsabwicklung, Zusammenarbeit und Personalverwaltung. Mit unserem Workflow Digitales Vertragsmanagement profitieren Sie von einer unkomplizierten Digitalisierung und Standardisierung Ihrer Vertragsprozesse – von der Erstellung über die Aktualisierung und Bearbeitung bis hin zur Archivierung. So verkürzen Sie Entscheidungsprozesse, garantieren die Einhaltung von Fristen und steigern die Zufriedenheit Ihrer Partner, Beschäftigten und Kunden. 
Digitale Personalakte 
Ob Personalverträge, Abrechnungen oder Bewerberdokumente – unser Workflow Digitale Personalakte ermöglicht ein strukturiertes, papierarmes Personalmanagement. Verknüpfen Sie wichtige Unterlagen mit Personalakten, sammeln Sie zugehörige relevante Dokumente in einer einheitlichen Ordnerstruktur und garantieren Sie höchsten Datenschutz durch Zugriffsrechte und Verschlüsselung.

Weitere DMS-Workflows umfassen die digitale Projektakte, die digitale Lieferantenakte und die digitale Pflegeakte.
Enterprise Content Management mit yuuvis® RAD

Mit unserer ECM-Lösung yuuvis® RAD können Sie sämtliche Dokumente und Unternehmensinhalte so effizient wie möglich verwalten und organisieren. Zur breiten Palette der Funktionen zählen neben dem Dokumentenmanagement auch fortschrittliche Sicherheitsfunktionen für Zugriffssteuerung, Datenintegrität und Compliance sowie einfache Skalierbarkeit. Sie wählen selbst, ob Sie Ihre Lösungen für DMS oder ECM direkt in Systeme vor Ort integrieren oder mit yuuvis® RAD as a Service auf praktische Cloud-Lösungen zurückgreifen.

Sie wollen so viel Komfort wie möglich und nur so wenig Aufwand wie nötig? Dann haben Sie die Möglichkeit, sich für unsere Managed Services zu entscheiden. Sie konzentrieren sich auf Ihre Kernkompetenzen, während wir uns um die Implementierung, Konfigurierung und Wartung kümmern. 
Jetzt yuuvis® RAD as a Service entdecken
Flottenmanagement
Ein vernetztes Flottenmanagement ist mindestens genauso wichtig wie das Dokumentenmanagement, das zu Ihnen passt. Unsere modernen multifunktionalen Bürodrucker dienen als leistungsstarkes Bindeglied zwischen Ihrem klassischen Büro und Ihrem papierlosen Digital Office. Um das Beste aus Ihrem Druckerflottenmanagement herauszuholen, bieten wir Ihnen unter anderem folgende Anwendungen: 
TA Cockpit®

Unsere Softwarelösung TA Cockpit® fungiert als zentrale Verwaltungszentrale für Ihre Druckerflotte. Über eine benutzerfreundliche Oberfläche können Sie sämtliche relevanten Druckprozesse und -systeme steuern, überwachen und verwalten. Durch transparentes Monitoring von Zählerständen und Leistung nach Gerät, Standort und Nutzer erhöhen Sie Ihre Leistungs- und Kosteneffizienz. Zusätzlich profitieren Sie von automatischen Firmware-Updates, statistischen Berichten und Leistungsanalysen, Zugriffsverwaltung sowie der automatischen Nachbestellung von Verbrauchsmaterial.

Nach Bedarf wählen Sie zwischen unseren Lösungen TA Cockpit® Blue, Green und Red. Unsere Red-Lösung ist durch den integrierten Security Manager besonders für Bereiche interessant, die mit sensiblen Dokumenten und Dateien arbeiten. Das gilt beispielsweise für die hohen Anforderungen an die Rechtsverbindlichkeit beim Faxen und Scannen in Kliniken, Kanzleien oder Finanzinstituten. 
Jetzt TA Cockpit® entdecken! 
aQrate

Einfache Authentifizierung und Touch-Bedienung sowie intuitive Bedienoberflächen inklusive Aufschlüsselung von Leistungswerten und Kennzahlen – das bietet Ihnen aQrate. Profitieren Sie von größtmöglicher Kostentransparenz und -kontrolle und stellen Sie mit einer lückenlosen Authentifizierung (per PIN, Passwort, Transponder oder Bluetooth via Smartphone) sicher, dass wichtige Dokumente nicht in die falschen Hände geraten. Berechtigte Nutzer greifen über die Display-Steuerung am MFP oder über Desktop-Arbeitsplätze, Tablets oder Smartphones flexibel auf benötigte Druckerfunktionen zu. Zudem lassen sich für gescannte Dokumente benutzerdefinierte Ausgabeziele festlegen. Ein weiterer Vorteil: Mit aQrate können Sie unsere Lösung ScannerVision bequem und einfach integrieren, um gescannte Dokumente, Bilder und PDFs in editierbare und durchsuchbare Dateien umzuwandeln. 
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ScannerVision

Unsere Lösung ScannerVision minimiert Ihren Arbeitsaufwand bei der Erfassung, Digitalisierung und Weiterverarbeitung gescannter Dokumente – dank Barcode-, Text- und Leseseitenerkennung. Ihre eingescannten Dokumente, Bilder und PDFs lassen sich effizient analysieren, identifizieren und in durchsuchbare Dateien verwandeln. So finden Sie Dokumente schneller wieder und können Ihre Scandateien sofort optimieren, bearbeiten und wie gewünscht speichern. Hinzu kommen ein einheitliches Scanmenü auf allen Systemen, eine praktische Trennung von Jobs, anpassbare Scanprozesse und eine sichere Verschlüsselung. 
TA Fax-Server

Nutzen Sie Ihre MFPs mit unserer Lösung TA Fax-Server für sichere, schnelle Fax-Services. Leiten Sie über ausgewählte MFPs Ihre Fax-Aufträge an gewünschte Zielgeräte weiter, konvertieren Sie Faxe direkt in PDFs oder übertragen Sie E-Mails automatisch ins Fax-Format. 
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TACPS – drucken und scannen per Cloud

Druck- und Scanaufträge einfach und flexibel über die Cloud verschicken – mit TACPS (TA Cloud Print and Scan) kein Problem. Ihre Druckaufträge werden sicher verschlüsselt und protokolliert und können netzwerkunabhängig über die Cloud abgerufen werden.  
Jetzt TACPS  entdecken! 
Mit TA Zeitblick Arbeitszeiten digital per Cloud erfassen

Eine digitale, transparente Zeiterfassung ohne unübersichtliche Stundenzettel in Papierform – genau das und mehr bietet TA Zeitblick. Die Beschäftigten melden sich einfach am MFP, über mobile Endgeräte, am Desktop oder per RFID-Terminal an und erfassen Arbeits- und Pausenzeiten sowie Abwesenheiten lückenlos. So bleibt die Einhaltung von fairen Arbeitszeitmodellen gewahrt, während Arbeitgeber die Anwesenheit und Personalverfügbarkeit in Echtzeit überprüfen können. 
Jetzt TA Zeitblick entdecken! 

Diese Bereitstellungsmodelle für Workflows gibt es

Je nach Unternehmensbedürfnissen wählen Sie aus verschiedenen Bereitstellungsmodellen für DMS und ECM: On Premises, per Cloud oder hybrid: 
On Premises Cloud Hybrid 
  • Integriert in Ihre IT-Infrastruktur vor Ort 
  • Höchstmögliche Kontrolle, Datensouveränität und Unabhängigkeit durch unabhängige IT-Infrastruktur 
  • Setzt eigene IT-Ressourcen und eigenes IT-Personal für Inbetriebnahme und Wartung voraus 
  • Nahtlose Integration in bestehende Systeme und Workflows 
  • Dank sicherer Schnittstellen einfache Bereitstellung von Dokumenten für externe Beschäftigte 
  • Nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit durch einfaches Auf- und Abrüsten von Cloud-Ressourcen 
  • Hohe Sicherheitsstandards für Datenschutz und Compliance 
  • Einfache Implementierung und Integration auch ohne eigene IT-Infrastruktur 
  • Orts- und geräteunabhängige Anbindung 
  • Meist günstiger aufgrund geringer Hardwareanforderungen und flexibler Abo-Modelle 
  • Individuell angepasste Kombination aus On-Premises- und Cloud-Lösungen 
  • Hohe Datensouveränität für sensible Geschäftsdaten vor Ort 
  • Einfache Auslagerung und Skalierbarkeit von IT-Ressourcen per Cloud 
  • Flexibles Nutzungs- und Abrechnungsmodell 
Bei Bedarf können Sie die Implementierung, Bereitstellung und Wartung auch ganz uns überlassen – mit unseren Managed Services für IT und Workflows sowie mit voll ausgestatteten und von uns betreuten Managed Workplaces. So verlassen Sie sich auf Dokumenten- und Enterprise Content Management aus einer Hand!

Checkliste: Passende Lösungen für Workflow-Management finden

Dank ihrer Skalierbarkeit und einfachen Implementierung sind unsere Workflows für DMS und ECM sowohl für KMUs als auch für Großunternehmen mit komplexem Dokumentenmanagement geeignet. Die übersichtliche Dokumentenverwaltung entlastet verschiedene Bereiche wie das Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen, Rechtsabteilungen sowie Vertriebs-, Einkaufs- und Marketing-Workflows.

Ob Sie schon reif sind für unsere praktischen Lösungen für digitale Workflows? Wenn Sie im Folgenden auf eine oder mehrere Fragen mit „Ja“ antworten können, dann definitiv: 
  • Sie möchten bestehende Akten und Unterlagen in Papierform schnell, sicher und kosteneffizient digitalisieren, um mehr Platz und Übersicht zu schaffen? 
  • Sie möchten Zeit sparen, indem Sie den hohen Durchsatz an Dokumenten und Unterlagen nicht länger manuell sortieren und archivieren? 
  • Sie wünschen sich klare, einheitliche Richtlinien und Standards für den Datenschutz und die Verarbeitung sensibler Daten und Dokumente? 
  • Sie möchten mehr Unabhängigkeit von physischen IT-Strukturen? 
  • Sie wollen wichtige Unternehmensdaten automatisch durch Backups, Wiederherstellungsfunktionen und Zugriffskontrollen sichern und schützen? 
  • Sie suchen nach automatisierten, skalierbaren Prozessen für die Dokumentenverwaltung, -erfassung und -speicherung sowie für Freigaben und Genehmigungsprozesse? 
  • Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen auch orts- und geräteunabhängig aus dem Homeoffice oder von unterwegs auf wichtige Dokumente oder Druckfunktionen zugreifen können? 
  • Sie möchten für eine effiziente interne und externe Kommunikation und Kollaboration sorgen? 
  • Sie möchten wichtige Aufbewahrungs- und Löschpflichten durch zuverlässige Erinnerungsfunktionen und Wiedervorlagen immer im Blick behalten? 
  • Ihre digitale, revisionssichere Archivierung soll die optimale Kombination aus Automatisierung, Ordnungsmäßigkeit und Einfachheit bieten? 
Stellen Sie sich den Herausforderungen und vertrauen Sie auf Best Practices

Die Einführung von Workflow-Lösungen optimiert und strafft Ihre Arbeitsabläufe, erfordert jedoch eine gut geplante Vorbereitung. Achten Sie dabei auf folgende Herausforderungen vor der Implementierung und berücksichtigen Sie bewährte Best Practices:
Herausforderungen Best Practices 
  • Die Bereitschaft zur Umstellung bei den Beschäftigten muss durch Change Management, Schulungen und transparente Kommunikation hergestellt werden. 
  • Je nach Ist-Situation kann die Anschaffung von Drucksystemen oder das kostengünstigere Druckerleasing für eine digital anschlussfähige Druckerflotte erforderlich sein. 
  • Interne Datenschutzrichtlinien für die revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung und Datenspeicherung sind erforderlich. 
  • Für höchste Effizienz kommt es auf professionelles administratives Monitoring und Controlling von Workflow-Management-Systemen an. 
  • Bestehende Systeme lassen sich auf Basis einer Bedarfsanalyse durch entsprechende Workflow-Lösungen optimieren. 
  • Durch eine klare Finanzplanung lassen sich individuell ans Budget angepasste Lösungen auswählen. 
  • Überflüssige „alte“ Dokumente reduzieren Sie durch schnelle, sichere Digitalisierung. 
  • Bei Bedarf bieten Managed-Services-Angebote für IT und Workflows eine einfache Implementierung und Wartung sowie eine umfassende Betreuung. 
  • Die Implementierung sollte Schritt für Schritt erfolgen und durch regelmäßige Feedback-Zyklen überprüft werden. 
  • Durch Schulungen und Gespräche lässt sich die Bereitschaft zur Umstellung auf neue Workflow-Lösungen unter den Beschäftigten fördern. 
  • Klare Ordnerstrukturen und -hierarchien garantieren ein transparentes, effizientes Dokumentenmanagement. 

Fazit: Workflow-Lösungen für zukunftsfähige Wettbewerbsfähigkeit

Die Digitalisierung hat sich längst auf dem Arbeitsmarkt und in der Wirtschaft etabliert. Ein Großteil der Unternehmen in Deutschland setzt bereits auf digitale Lösungen, um Workflows zu automatisieren und zu digitalisieren. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sollten daher nicht zögern oder auf wettbewerbsentscheidende Workflow-Lösungen verzichten. Durch die Digitalisierung analoger, wiederkehrender Geschäftsprozesse und der Dokumentenverwaltung stärken Sie nicht nur die Flexibilität und Skalierbarkeit Ihres Unternehmens, sondern senken auch die Fehleranfälligkeit. Gleichzeitig steigern Sie die Produktivität und Motivation Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erhöhen die Kundenzufriedenheit und die Umsätze. 
Jedes achte Unternehmen setzt bereits aufs papierlose Digital Office – was die Zukunft bringt, lässt sich daher klar absehen: mehr Digitalisierung, mehr Cloud-Lösungen und mehr Workflow-Management per DMS oder ECM. Mit TA Triumph-Adler haben Sie den richtigen Partner an der Seite, denn unsere Expertise und Leidenschaft gelten modernem Dokumenten-, Workflow- und Flottenmanagement – inklusive persönlicher, professioneller Beratung, Support und bei Bedarf Managed Services.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema „Workflow-Management“ 

Welche Arten von Workflows gibt es?

Workflows sind definierte Abläufe, die manuelle, wiederkehrende Prozesse automatisieren und digitalisieren. Durch Automatisierung und Digitalisierung lassen sich verschiedenste Arten von Arbeitsabläufen optimieren – dazu zählen Recruiting und HR-Workflows oder automatisierte Workflows im Rechnungs- und Finanzwesen oder im Kundenservice. Weitere Beispiele finden sich im Vertragsmanagement, im Rechnungsmanagement oder im Personalmanagement. 

Welche technischen Voraussetzungen bestehen für Workflow-Management?

Ganz gleich ob in IT-Systeme vor Ort integriert oder per Cloud – wir bieten Ihnen passende Workflows-Lösungen On Premises, über die Cloud oder als hybride Lösung. Eine eigene IT-Infrastruktur und eigene IT-Fachkräfte sind keine Voraussetzung.

Welche Kosten lassen sich mit digitalen Workflow-Lösungen einsparen? 

Digitale Workflows für das Dokumentenmanagement reduzieren den Papierverbrauch und zeitintensive manuelle Aufgaben. Dadurch sparen Sie effizient Verbrauchsmaterial und Büroplatz ein und sorgen für geringere Energie- und Personalkosten. 

Warum wirken sich digitale Workflows auch auf nachhaltige Unternehmensprozesse aus? 

Durch die Reduzierung Ihres Papierverbrauchs sowie die effizientere Auslastung Ihrer Ressourcen verkleinern Sie automatisch den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens. 

Welche Hürde gibt es für die Implementierung von Workflow-Lösungen? 

Vor allem kleinere Unternehmen geben den hohen Investitionsbedarf als größte Hürde für die Einführung digitaler ECM-Workflows an. Das hat auch der Digital Office Index von Bitkom festgestellt. Moderne Workflow-Lösungen lassen sich jedoch individuell ans Budget sowie an technische Anforderungen anpassen, um die digitale Transformation unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche zu ermöglichen.