Traditionsunternehmen Nord-Ostsee Automobile
Das Traditionsunternehmen für die Marken Mercedes-Benz, AMG, smart und Hyundai entschied sich 2017 für einen klaren Digitalisierungskurs. In einem ersten Schritt sollte die heterogene Gerätelandschaft des Unternehmens optimiert werden und dann die Entwicklung und Umsetzung einer innovativen Digitalisierungsstrategie folgen – von der IT-Infrastruktur bis zum Dokumentenmanagement. „Wir haben eine Art ‚Generalunternehmer‘ gesucht, der uns auf unserem Digitalisierungskurs professionell begleitet, neue Lösungen entwickelt und je nach Bedarf auch mit unterschiedlichen Partnern zusammenarbeitet. Den haben wir in TA Triumph-Adler gefunden“, so Jörn Sander, Leiter Organisation & Teilevertrieb Nord-Ostsee Automobile.
Runderneuert: von der Gerätelandschaft bis zur Personalakte
Zunächst einmal sollte die Gerätelandschaft standortübergreifend optimiert werden. TA Triumph-Adler führte an allen Standorten eine MDS-Analyse durch, stellte 200 Systeme vor Ort neu auf und implementierte TA Cockpit®, das Asset- und Systemmanagement, sowie die Follow2Print-Lösung aQrate. Mit TA Cockpit® erfolgt zum Beispiel die Bestellung von Toner und Verbrauchsmaterial automatisch, es wird kein Lagerbestand mehr benötigt und der Status aller Geräte kann auf einen Blick erfasst werden. Es folgte die Bereitstellung einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur mit CITRIX Zugriffskonzept, die die Systemvoraussetzungen des geplanten Dealer-Management-Systems erfüllen musste. Anschließend wurde das Archiv von 13 Standort-Archiven mit insgesamt 560.000 Auftragstaschen zentralisiert und digitalisiert sowie das Archivierungs- und Dokumenten-Management-System DOCUMENTS4WORK implementiert.
DOCUMENTS4WORK ist heute Dreh- und Angelpunkt der betriebsinternen Abläufe. „Wir haben im Rahmen der umfassenden Digitalisierungsstrategie zum Beispiel die Personalakte, das Bewerbungsmanagement, den Rechnungseingangs-Workflow und die Kfz- und Verkaufsakte für alle Fahrzeugbereiche digitalisiert. Auch Werkstattaufträge laufen jetzt über DOCUMENTS4WORK“, so Erik Grochowski, Sales Manager bei TA Triumph-Adler. Auch der Posteingang wurde mittlerweile digitalisiert: Eingehende Post wird morgens von einem externen Partner gescannt und landet im digitalen Postkasten des Unternehmens.
DOCUMENTS4WORK ist heute Dreh- und Angelpunkt der betriebsinternen Abläufe. „Wir haben im Rahmen der umfassenden Digitalisierungsstrategie zum Beispiel die Personalakte, das Bewerbungsmanagement, den Rechnungseingangs-Workflow und die Kfz- und Verkaufsakte für alle Fahrzeugbereiche digitalisiert. Auch Werkstattaufträge laufen jetzt über DOCUMENTS4WORK“, so Erik Grochowski, Sales Manager bei TA Triumph-Adler. Auch der Posteingang wurde mittlerweile digitalisiert: Eingehende Post wird morgens von einem externen Partner gescannt und landet im digitalen Postkasten des Unternehmens.
Mit hohem Tempo zu mehr Effizienz und Produktivität
„TA Triumph-Adler setzt Prozesse von vornherein sehr professionell auf: Es finden Workshops statt, in denen die Ist-Situation analysiert und die Soll-Situation konzipiert wird. Dann werden Lösungen gefunden. Durch die Vielzahl an Partnern bekommen wir immer die Rundum-Lösung aus einer Hand. Das heißt, wir haben nur einen Ansprechpartner und die Reaktionszeiten sind bei Rückfragen enorm kurz“, erklärt Sander. Auch die zentrale Archivierung habe für Erleichterung gesorgt. „Früher wurden Rechnungen aufgrund unserer dezentralen Struktur von Husum oder Heide quer durch Schleswig-Holstein geschickt, jetzt reicht ein Klick und wir müssen nur noch die Auftragsnummer eingeben. Wir bekommen von TA Triumph-Adler umfassende Lösungen, die ebenso innovativ wie pragmatisch sind und uns große Produktions- und Effizienzsteigerungen bringen.“
