ECM: So optimieren Sie Geschäftsprozesse digital

Der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement gelingt mit Enterprise Content Management (ECM) im Office spielend. ECM-Lösungen beschleunigen Workflows und steigern die Effizienz.

Digital ist besser. Denn sonst muss man Akten stapeln, in Archiven lagern – und überhaupt erst einmal finden. Es droht nicht selten ein Daten-Dickicht, in dem man schnell den Durchblick verliert. Deshalb muss es digital sein. Im modernen Dokumentenmanagement heisst es: ECM im Office ist Trumpf. Massgeschneiderte digitale Lösungen sorgen für schnelle Workflows und Transparenz, jede Akte ist nur wenige Klicks entfernt.

Unternehmen sind in hohem Masse auf Inhalte angewiesen, die sie jederzeit abrufen können. Um die Geschäftsabläufe zu optimieren, müssen Firmen viele Daten aus unterschiedlichsten Bereichen verwalten: Rechnungen, Bewerbungen oder Verträge sind nur einige von vielen Einsatzmöglichkeiten von ECM-Lösungen im Office. Darüber hinaus gilt es, alle Informationen zu ordnen, um sie leicht zugänglich zu machen und den Kunden massgeschneiderte Angebote über eine Vielzahl von Medien zu bieten. Diese Faktoren sind ein wichtiger Treiber für die Nachfrage nach ECM im Office.

Zudem beginnen sich aufgrund der Pandemie die Arbeitsplätze im Office zu verändern. Das Arbeiten im Homeoffice führt zu einer erheblichen Zunahme an digitalen Dokumenten und unstrukturierten Daten und zugleich zu mehr Bedarf an Datenschutz – Aspekte, die das Wachstum des Marktes für Enterprise Content Management ankurbeln dürften.

Etwa 10,5 Millionen Berufstätige haben während der Corona-Pandemie laut Digitalverband Bitkom ausschliesslich aus dem Homeoffice heraus gearbeitet, weitere 8,3 Millionen übten ihre Beschäftigung zumindest teilweise im Homeoffice aus. Das entspricht in etwa 45 Prozent aller Berufstätigen in Deutschland.

Um einen weitgehend störungsfreien und effizienten Betriebsablauf von Remote-Arbeitsumgebungen sicherzustellen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für ECM-Lösungen im Office. Denn digitale Abläufe erleichtern die Arbeit und sorgen dafür, dass Dokumente genau dort zu finden sind, wo sie hingehören. Am besten klappt das, wenn die Lösung möglichst ganzheitlich funktioniert und individuell skalierbar ist. Prozesse können so auf besondere Wünsche und Bedürfnisse ausgerichtet werden.

Gutes Dokumentenmanagement speichert Dokumente nicht nur digital, sondern erlaubt auch nur autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Zugriff. So entstehen automatisierte Workflows – und zwar genau abgestimmt auf individuelle Anforderungen. ECM-Systeme wie die von TA Triumph-Adler sind modular aufgebaut. Das versetzt Unternehmen in die Lage, sich Teilbereiche der Organisation auszusuchen und Pilotprojekte zur Umstellung auf digitale Dokumentenlenkung starten zu können. Dabei sind die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten für ECM im Office facettenreich.

„Ein ECM-System bietet die ideale Plattform für die Zusammenarbeit aller Beschäftigten auf dem optimalen Informationsstand“, erklärt Stefan Halupka, Sales Director ECM & ICT bei TA Triumph-Adler.

ECM-Systeme gibt es in zwei Arten: zum einen als Lösungen, die auf standardisierten Modulen basieren und auf die Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers hin optimiert werden. Als Faustregel gilt: 80 Prozent standardisiert, 20 Prozent individualisiert. Aufwendiger ist die Alternative: Hier wird das ECM-System 100-prozentig individualisiert konfiguriert. Dabei gibt es verschiedene modulare Einsatzmöglichkeiten für ECM im Office. Die wichtigsten sind:

Für welche Lösung sich Unternehmen auch immer entscheiden: Keiner kommt heute mehr ohne digitalisierte Geschäftsprozesse aus. ECM im Office gilt als neuer Standard, um schnell, effizient und transparent zu arbeiten. Zusätzlich sparen digitale ECM-Lösungen Kosten und vermeiden Fehler.

TA Triumph-Adler ist dabei der zuverlässige Wegbegleiter ins digitale Büro.