ECM-Modul Projektakten

Fortschritt ist kein Urknall. Statt „Big Bang“ geht es mit kaum hörbaren Schritten voran. Jedes Projekt ist ein solcher Schritt. Und je grösser das Unternehmen, desto mehr Projekte gibt es – daher wird die digitale Projektakte immer wichtiger. Sie erlaubt es, Entwicklung und Fortschritte jedes einzelnen Projekts transparent mitzuverfolgen. Und nachzufragen und einzuschreiten, sollte es an Fahrt verlieren.

Digitale Projektakten liefern entscheidende Wettbewerbsvorteile. Sie ermöglichen

Der Charme der digitalen Projektakte: Sie kann genau angepasst werden an spezielle Anforderungen – sei es für eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung. Das funktioniert, weil die digitale Projektakte als Modul eines ECM-Systems eingesetzt wird.

Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die Dokumente so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten. ECM-Systeme und -Module werden immer individuell massgeschneidert. Die Flexibilität der ECM-Lösungen zeigt sich auch bei der digitalen Projektakte: Mit den Anforderungen ändert sich auch ihre Struktur.

In der Akte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Für das Projekt notwendige Daten und Dokumente aus Systemen wie ERP, FiBu, CRM oder CAD werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. E-Mails und ihre Anhänge werden archiviert und im richtigen Kontext abgelegt und stehen allen Projektteilnehmern zur Verfügung. Funktionen wie Abonnements, Wiedervorlagen und ein Fristenmanagement erleichtern die Zusammenarbeit. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management und Projektleiter jederzeit informiert. Sie bringen sich – ohne aufwendige Meetings – durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand.

Digitale Projektakten integrieren Workflows, die Abläufe beschleunigen, und sorgen damit für ein gemeinsames „Projekt-Verständnis“ aller Beteiligten. Gesetzliche Richtlinien werden ebenso festgehalten wie Kontaktdaten. Und natürlich ist der Zugriff von überall möglich – nicht nur von verschiedenen Standorten, sondern auch vom Homeoffice aus oder von unterwegs.

Über ein Projektportal erhalten auch externe Projektpartner wie Lieferanten, Dienstleister oder Kunden den Zugriff auf Statusinformationen und für sie bestimmte Aktivitäten und Dokumente. Denn vorwärts, mit diesen kaum hörbaren Schritten, geht es nur gemeinsam.

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