Weil es schneller und bequemer ist, Geld spart und Fehler vermeidet: Die elektronische Rechnungsprüfung und -bearbeitung ist der optimale Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement.
„Bis wann galt die Frist mit dem Skonto – was, bis gestern?“ „Wieso kriege ich die zweite Mahnung, hatten wir die Rechnung nicht schon längst bezahlt?“ „Wie, die liegt bei Meyer, ist der nicht seit zwei Wochen krankgeschrieben?“ Es gibt 1001 Anlässe, sich beim Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen zu ärgern. Und ein einfaches Mittel gegen den Ärger: digitales Rechnungswesen per ECM, kurz für Enterprise Content Management. ECM erlaubt es, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Prozessen zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer wann worauf zugreifen darf, ist per ECM festgelegt. Es weiss um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides.
Der Zeitaufwand für Papierprüfung und -ablage ist enorm, das Procedere anfällig für Fehler. Daher nutzen viele Unternehmen und andere Organisationen das elektronische Rechnungswesen als Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement. ECM-Systeme sind modular aufgebaut, das heisst, es gibt spezielle Lösungen für bestimmte Aufgaben – wie etwa die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Es ist möglich, das Dokumentenmanagement schrittweise zu digitalisieren, indem immer mehr Module übernommen werden. „Für das Pilotprojekt sollte man den Bereich und den Prozess mit der grössten Wertschöpfung identifizieren und damit anfangen“, rät Stefan Halupka, Sales Director ECM & ICT bei TA Triumph-Adler – und das ist meist die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Weil Ärger hier richtig teuer werden kann und Abhilfe so leichtfällt. Rechnungen mit einem festgelegten digitalen Workflow durchs Unternehmen zu leiten, beschleunigt die Prozesse für Prüfung, Freigabe und Bezahlung spürbar und senkt die Kosten. Experte Halupka sagt daher: „An digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei.“
Was digitalisierte Workflows bringen
Ohne digitalisierten Workflow brauchen Rechnungsbelege oft Tage, bis sie in der Buchhaltung eintreffen. Eine Folge: Genervte Lieferanten müssen hingehalten werden. Das alles ist mit einem ECM-System vorbei. Rechnungen laufen digital und innerhalb von Minuten durchs Unternehmen und sind jederzeit auffindbar. „Typischerweise reduzieren Mitarbeiter eine Recherche von 15 bis 20 Minuten mit einem ECM auf wenige Sekunden“, lobt der Branchenverband Bitkom. Er geht davon aus, „dass Mitarbeitern bis zu 30 Prozent der täglichen Arbeitszeit durch die eingesparte Suchzeit für wichtigere Aufgaben zur Verfügung stehen“.
Digitales Rechnungswesen sorgt für
- mehr Transparenz und Tempo im gesamten Bearbeitungsprozess
- schnellere Prüfung, Freigabe und Bezahlung der Rechnungen durch automatisierte Wege
- das Einhalten gesetzlicher Vorgaben nach den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchhaltung (GoBD)
- sicherere Archivierung: Sämtliche Änderungen an den Dokumenten bleiben nachvollziehbar und sind vollständig protokolliert.
Was ist eine Rechnungsprüfung?
Alle eingehenden Rechnungen müssen formal wie sachlich geprüft werden. Bei der formalen Rechnungsprüfung geht es um die Kontrolle gesetzlicher Pflichtangaben (§ 14 UStG und § 33 UStDV) und buchhalterische Details: Stimmen die Adressen und die Lieferscheinnummern, ist die Mehrwertsteuer richtig berechnet? Formal nicht korrekte Rechnungen werden sofort aus dem Workflow gezogen und neu angefordert, damit keine doppelte Arbeit anfällt.
Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob die entsprechende Ware wie bestellt eingegangen ist oder die Dienstleistung wie vereinbart erbracht wurde. Dabei werden auch die Preise überprüft. Hierfür verantwortlich sind die Abteilungen bzw. die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter, die den Bestellvorgang ausgelöst haben. Diese Prüfung wird in vielen Unternehmen manuell über Papierdokumente abgewickelt und bindet verschiedene Personen – oft aus unterschiedlichen Abteilungen – ein. Entsprechend aufwendig ist der Prozess, zumal häufig weitere Schritte folgen:
- Die Geschäftsführung oder Abteilungsleitung muss oft noch informiert werden und eine Genehmigung erteilen.
- Die Rechnungen werden gebucht und bezahlt.
- Das Dokument muss – nachdem die Rechnung für die einzubeziehenden Ansprechpartner kopiert wurde – abgelegt werden.
Bei der digitalen Rechnungsprüfung wird der komplette Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert und damit optimiert. Rechnungen werden elektronisch transportiert, digital freigegeben und automatisch genehmigt. Hierbei lassen sich die formale und die sachliche Rechnungsprüfung gemeinsam abbilden. Die dazu notwendigen Workflows sind im ECM-Modul bereits integriert und werden bei Bedarf an individuelle Anforderungen angepasst.
Wie funktioniert digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung?
Das ECM-Modul erkennt und indexiert automatisch alle Daten von Rechnungen. Fehler, wie sie bei der händischen Eingabe von Informationen auftreten können, werden damit vermieden. Über die elektronische Suche lassen sich Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen mit einem Klick finden: Die Verschlagwortung ist in den ECM-Lösungen integriert. Da auch die Kostenstellen und Konten mit der Bestellung verknüpft sind, lassen sich automatisierte Workflows erstellen, die beispielsweise dafür sorgen, dass Rechnungen beim Eingang direkt an den richtigen Ansprechpartner geschickt und anschliessend weitergeleitet werden. So werden alle nötigen Freigaben schnellstmöglich eingeholt. Das System kann die Rechnungen automatisch verbuchen und archivieren. Dabei können alle Vorgänge transparent überwacht werden. Sie sind daher jederzeit nachvollziehbar.
