TA Mobile Datenerfassung
Sobald der Mensch einen Stift in die Hand nimmt, wird es schwierig. Handschriftliche Aufzeichnungen und digitale Prozesse – das passt nicht zusammen. Eigentlich. Denn das ändert die TA Mobile Datenerfassung. Noch nie war es so einfach, alle Arten von Formularen digital zu erfassen.
Mithilfe eines ePen oder Tablet-Stifts werden alle relevanten Informationen bequem und schnell aufgeschrieben.
Davon profitieren beispielsweise Krankenhäuser bei der Patientenaufnahme, Versicherer bei den Mitschriften von Beratungsgesprächen, Autovermieter bei der Schadensdokumentation, Hoteliers bei Fragebögen zur Kundenzufriedenheit und Logistiker beim Erfassen von Lagerbeständen oder bei der Quittierung von Wareneingängen. Was zuerst handschriftlich erfasst wurde, ist im Nu elektronisch lesbar und kann gespeichert und bearbeitet werden.
Davon profitieren beispielsweise Krankenhäuser bei der Patientenaufnahme, Versicherer bei den Mitschriften von Beratungsgesprächen, Autovermieter bei der Schadensdokumentation, Hoteliers bei Fragebögen zur Kundenzufriedenheit und Logistiker beim Erfassen von Lagerbeständen oder bei der Quittierung von Wareneingängen. Was zuerst handschriftlich erfasst wurde, ist im Nu elektronisch lesbar und kann gespeichert und bearbeitet werden.
Sie spart Zeit und Kosten
- Dokumente sind eindeutig und direkt den Akten zuzuordnen
- Beschleunigte und verbesserte Arbeitsabläufe bei täglichen Routine-Dokumentationen
- Schnellere Dateneingabe und -bearbeitung, da alle Dokumente digital vorliegen
- Keine Lagerung bzw. Archivierung von Papier mehr
Es geht deutlich einfacher …
- Kaum Schulungsbedarf
- Import von vorhandenen Daten in bestehende Archivsysteme und Übergabe an weitere Apps und Abrechnungen
- Direkter Zugriff auf Protokolle
- Auswertungs- und Statistikmodul sowie Reportgenerator sind inklusive
- Beim ePen: bewährte handschriftliche Dokumentation vor Ort
… dabei sicherer …
- Rechtswirksame Unterschriften („fortgeschrittene elektronische Signatur“)
- Höhere Erfassungsqualität durch Plausibilitätsprozess und bessere Schrifterkennung
- Vermeidung von Doppelerfassungen
- Höhere Datensicherheit durch Verschlüsselung
- Ausgereiftes Rechte- und Rollensystem für den Zugriff auf archivierte Formulare (rechtssichere Ablage)
… und flexibler
- Mögliche Nutzung am Einzelplatz, im Netzwerk oder als Web-Anwendung
- Frei gestaltbare und jederzeit erweiterbare Formulare
- Breite Schnittstellenunterstützung (beispielsweise HL7, SAP BAPI etc.)
- Möglicher Korrekturmodus
Wünschen Sie weitere Beratung? Wir beraten Sie gern.
Wie die Grafik zeigt, gibt es zwei unterschiedliche Methoden, um Handschriften zu digitalisieren: über den ePen als „digitalen Kugelschreiber“ oder über das Tablet.
So funktioniert’s beim ePen
Die Formulare, die auf handelsüblichem Papier ausgedruckt werden, werden mit dem ePen ausgefüllt, der mithilfe von Infrarotkamera und -sensor ein patentiertes Punkteraster auf den Formularen ausliest. Die Software erkennt dann, um welches Dokument es sich handelt, und kann es direkt zuordnen. Die Informationen werden als Vektordaten abgespeichert und über eine Handschrifterkennungssoftware in digitale Schrift umgewandelt (inklusive Stammdatenabgleich). Der früher übliche „Durchschlag“ kann also entfallen. Die Formulare sind im System hinterlegt und können auch inhaltlich unterschiedlich sein.
Die Übertragung der gespeicherten Daten erfolgt über eine USB-Dockingstation oder per Bluetooth (PC oder Smartphone) an den jeweiligen Rechner am Arbeitsplatz. Vorher muss der ePen an den Client angeschlossen werden. Mit der Client-Software wird der Datensatz bearbeitet und an den FormServer übertragen, der ihn verwaltet und archiviert. Das Punkteraster kann auf alle gängigen Formate (wie DIN A4, DIN A5 etc.) aufgedruckt werden.
Die Formulare können vorab vor Ort ausgedruckt werden. Wichtig: Die Pattern können vom ePen deutlich besser ausgelesen werden, wenn das Punkteraster nicht in Schwarz gedruckt wird. Daher empfehlen wir, einen Farbdrucker bzw. ein Farb-Multifunktionssystem für den Druck der Formulare einzusetzen.
Der ePen kann unabhängig von Inhalt und Anzahl in sämtlichen Formularvarianten zum Einsatz kommen!
Die Übertragung der gespeicherten Daten erfolgt über eine USB-Dockingstation oder per Bluetooth (PC oder Smartphone) an den jeweiligen Rechner am Arbeitsplatz. Vorher muss der ePen an den Client angeschlossen werden. Mit der Client-Software wird der Datensatz bearbeitet und an den FormServer übertragen, der ihn verwaltet und archiviert. Das Punkteraster kann auf alle gängigen Formate (wie DIN A4, DIN A5 etc.) aufgedruckt werden.
Die Formulare können vorab vor Ort ausgedruckt werden. Wichtig: Die Pattern können vom ePen deutlich besser ausgelesen werden, wenn das Punkteraster nicht in Schwarz gedruckt wird. Daher empfehlen wir, einen Farbdrucker bzw. ein Farb-Multifunktionssystem für den Druck der Formulare einzusetzen.
Der ePen kann unabhängig von Inhalt und Anzahl in sämtlichen Formularvarianten zum Einsatz kommen!
So funktioniert’s beim Tablet
Die Tablets greifen auf den FormServer zu, auf dem die Formulare hinterlegt sind. Diese können dann auf dem Tablet bearbeitet und anschließend im Archivsystem oder zum Beispiel im KIS (Klinikinformationssystem) gespeichert werden. Je nach Abteilung erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf die für sie bestimmten Dokumente.
Das Ausfüllen kann entweder per Tablet-Stift oder per virtueller Tastatur erfolgen! Auch hier gilt: Sämtliche Formulare und Formate können in diese Lösung für die mobile Datenerfassung integriert werden. Einsatzgebiete sind beispielsweise Dokumentationen, Dokumentenaustausch via „Airdrop“ unter Kolleginnen und Kollegen sowie Ad-hoc- oder mobile Informationsabrufe mit sofortiger Validierung.
Das Ausfüllen kann entweder per Tablet-Stift oder per virtueller Tastatur erfolgen! Auch hier gilt: Sämtliche Formulare und Formate können in diese Lösung für die mobile Datenerfassung integriert werden. Einsatzgebiete sind beispielsweise Dokumentationen, Dokumentenaustausch via „Airdrop“ unter Kolleginnen und Kollegen sowie Ad-hoc- oder mobile Informationsabrufe mit sofortiger Validierung.
Elektronische Unterschrift
Verträge und Formulare können dank der TA Mobile Datenerfassung elektronisch signiert werden. Unterschriften, die per ePen oder Tablet-Stift geleistet werden, sind rechtssicher. Aus der digitalen Unterschrift wird eine „fortgeschrittene elektronische Signatur“ gemäß der EU-Signaturrichtlinie erstellt.
Vorgaben:
Eindeutigkeit bzw. Zuordnung zum Unterschreibenden
Lösung: Einheitlich patentiertes Punkteraster (Pattern) zur einmaligen Verwendung auf dem entsprechenden Vertrag
Identifizierung des Unterzeichners
Lösung: Zusätzlich zum Schriftbild werden die Schreibgeschwindigkeit, die Aufdruckstärke und beim Tablet auch der Winkel gespeichert.
Keine nachträgliche Änderung möglich
Lösung: Informationen können als Container im PDF/A verschlüsselt hinterlegt werden (Empfehlung: Schlüsselhinterlegung beim Notar).
Wollen Sie mehr über die TA Mobile Datenerfassung erfahren?
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