TA Mobile Datenerfassung
Sobald der Mensch einen Stift in die Hand nimmt, wird es schwierig. Handschriftliche Aufzeichnungen und digitale Prozesse – das passt nicht zusammen. Eigentlich. Denn das ändert die TA Mobile Datenerfassung. Noch nie war es so einfach, alle Arten von Formularen digital zu erfassen.
Mithilfe eines ePen oder Tablet-Stifts werden alle relevanten Informationen bequem und schnell aufgeschrieben.
Davon profitieren beispielsweise Krankenhäuser bei der Patientenaufnahme, Versicherer bei den Mitschriften von Beratungsgesprächen, Autovermieter bei der Schadensdokumentation, Hoteliers bei Fragebögen zur Kundenzufriedenheit und Logistiker beim Erfassen von Lagerbeständen oder bei der Quittierung von Wareneingängen. Was zuerst handschriftlich erfasst wurde, ist im Nu elektronisch lesbar und kann gespeichert und bearbeitet werden.
Davon profitieren beispielsweise Krankenhäuser bei der Patientenaufnahme, Versicherer bei den Mitschriften von Beratungsgesprächen, Autovermieter bei der Schadensdokumentation, Hoteliers bei Fragebögen zur Kundenzufriedenheit und Logistiker beim Erfassen von Lagerbeständen oder bei der Quittierung von Wareneingängen. Was zuerst handschriftlich erfasst wurde, ist im Nu elektronisch lesbar und kann gespeichert und bearbeitet werden.
Inhaltsverzeichnis
- So funktioniert’s beim ePen
- So funktioniert’s beim Tablet
- Elektronische Unterschrift
- Mobile Datenerfassung (MDE) mit TA Triumph-Adler nutzen
- Welche Bedeutung hat die mobile Datenerfassung für Unternehmen?
- Unsere Lösungen für die mobile Datenerfassung – von TA Triumph-Adler
- FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema „Mobile Datenerfassung“
Sie spart Zeit und Kosten
- Dokumente sind eindeutig und direkt den Akten zuzuordnen
- Beschleunigte und verbesserte Arbeitsabläufe bei täglichen Routine-Dokumentationen
- Schnellere Dateneingabe und -bearbeitung, da alle Dokumente digital vorliegen
- Keine Lagerung bzw. Archivierung von Papier mehr
Es geht deutlich einfacher …
- Kaum Schulungsbedarf
- Import von vorhandenen Daten in bestehende Archivsysteme und Übergabe an weitere Apps und Abrechnungen
- Direkter Zugriff auf Protokolle
- Auswertungs- und Statistikmodul sowie Reportgenerator sind inklusive
- Beim ePen: bewährte handschriftliche Dokumentation vor Ort
… dabei sicherer …
- Rechtswirksame Unterschriften („fortgeschrittene elektronische Signatur“)
- Höhere Erfassungsqualität durch Plausibilitätsprozess und bessere Schrifterkennung
- Vermeidung von Doppelerfassungen
- Höhere Datensicherheit durch Verschlüsselung
- Ausgereiftes Rechte- und Rollensystem für den Zugriff auf archivierte Formulare (rechtssichere Ablage)
… und flexibler
- Mögliche Nutzung am Einzelplatz, im Netzwerk oder als Web-Anwendung
- Frei gestaltbare und jederzeit erweiterbare Formulare
- Breite Schnittstellenunterstützung (beispielsweise HL7, SAP BAPI etc.)
- Möglicher Korrekturmodus
Wünschen Sie weitere Beratung? Wir beraten Sie gern.
Wie die Grafik zeigt, gibt es zwei unterschiedliche Methoden, um Handschriften zu digitalisieren: über den ePen als „digitalen Kugelschreiber“ oder über das Tablet.
So funktioniert’s beim ePen
Die Formulare, die auf handelsüblichem Papier ausgedruckt werden, werden mit dem ePen ausgefüllt, der mithilfe von Infrarotkamera und -sensor ein patentiertes Punkteraster auf den Formularen ausliest. Die Software erkennt dann, um welches Dokument es sich handelt, und kann es direkt zuordnen. Die Informationen werden als Vektordaten abgespeichert und über eine Handschrifterkennungssoftware in digitale Schrift umgewandelt (inklusive Stammdatenabgleich). Der früher übliche „Durchschlag“ kann also entfallen. Die Formulare sind im System hinterlegt und können auch inhaltlich unterschiedlich sein.
Die Übertragung der gespeicherten Daten erfolgt über eine USB-Dockingstation oder per Bluetooth (PC oder Smartphone) an den jeweiligen Rechner am Arbeitsplatz. Vorher muss der ePen an den Client angeschlossen werden. Mit der Client-Software wird der Datensatz bearbeitet und an den FormServer übertragen, der ihn verwaltet und archiviert. Das Punkteraster kann auf alle gängigen Formate (wie DIN A4, DIN A5 etc.) aufgedruckt werden.
Die Formulare können vorab vor Ort ausgedruckt werden. Wichtig: Die Pattern können vom ePen deutlich besser ausgelesen werden, wenn das Punkteraster nicht in Schwarz gedruckt wird. Daher empfehlen wir, einen Farbdrucker bzw. ein Farb-Multifunktionssystem für den Druck der Formulare einzusetzen.
Der ePen kann unabhängig von Inhalt und Anzahl in sämtlichen Formularvarianten zum Einsatz kommen!
Die Übertragung der gespeicherten Daten erfolgt über eine USB-Dockingstation oder per Bluetooth (PC oder Smartphone) an den jeweiligen Rechner am Arbeitsplatz. Vorher muss der ePen an den Client angeschlossen werden. Mit der Client-Software wird der Datensatz bearbeitet und an den FormServer übertragen, der ihn verwaltet und archiviert. Das Punkteraster kann auf alle gängigen Formate (wie DIN A4, DIN A5 etc.) aufgedruckt werden.
Die Formulare können vorab vor Ort ausgedruckt werden. Wichtig: Die Pattern können vom ePen deutlich besser ausgelesen werden, wenn das Punkteraster nicht in Schwarz gedruckt wird. Daher empfehlen wir, einen Farbdrucker bzw. ein Farb-Multifunktionssystem für den Druck der Formulare einzusetzen.
Der ePen kann unabhängig von Inhalt und Anzahl in sämtlichen Formularvarianten zum Einsatz kommen!
So funktioniert’s beim Tablet
Die Tablets greifen auf den FormServer zu, auf dem die Formulare hinterlegt sind. Diese können dann auf dem Tablet bearbeitet und anschließend im Archivsystem oder zum Beispiel im KIS (Klinikinformationssystem) gespeichert werden. Je nach Abteilung erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf die für sie bestimmten Dokumente.
Das Ausfüllen kann entweder per Tablet-Stift oder per virtueller Tastatur erfolgen! Auch hier gilt: Sämtliche Formulare und Formate können in diese Lösung für die mobile Datenerfassung integriert werden. Einsatzgebiete sind beispielsweise Dokumentationen, Dokumentenaustausch via „Airdrop“ unter Kolleginnen und Kollegen sowie Ad-hoc- oder mobile Informationsabrufe mit sofortiger Validierung.
Das Ausfüllen kann entweder per Tablet-Stift oder per virtueller Tastatur erfolgen! Auch hier gilt: Sämtliche Formulare und Formate können in diese Lösung für die mobile Datenerfassung integriert werden. Einsatzgebiete sind beispielsweise Dokumentationen, Dokumentenaustausch via „Airdrop“ unter Kolleginnen und Kollegen sowie Ad-hoc- oder mobile Informationsabrufe mit sofortiger Validierung.
Elektronische Unterschrift
Verträge und Formulare können dank der TA Mobile Datenerfassung elektronisch signiert werden. Unterschriften, die per ePen oder Tablet-Stift geleistet werden, sind rechtssicher. Aus der digitalen Unterschrift wird eine „fortgeschrittene elektronische Signatur“ gemäß der EU-Signaturrichtlinie erstellt.
Vorgaben:
Eindeutigkeit bzw. Zuordnung zum Unterschreibenden
Lösung: Einheitlich patentiertes Punkteraster (Pattern) zur einmaligen Verwendung auf dem entsprechenden Vertrag
Identifizierung des Unterzeichners
Lösung: Zusätzlich zum Schriftbild werden die Schreibgeschwindigkeit, die Aufdruckstärke und beim Tablet auch der Winkel gespeichert.
Keine nachträgliche Änderung möglich
Lösung: Informationen können als Container im PDF/A verschlüsselt hinterlegt werden (Empfehlung: Schlüsselhinterlegung beim Notar).
Wollen Sie mehr über die TA Mobile Datenerfassung erfahren?
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Mobile Datenerfassung (MDE) mit TA Triumph-Adler nutzen
Effiziente Prozesse sind im Büro- und Arbeitsalltag unverzichtbar, um die Produktivität und das Wachstum von Unternehmen zu gewährleisten. Unflexible Technologien, Medienbrüche und unnötige Arbeitsschritte können hier jedoch erhebliche Hindernisse darstellen. Lösungen für MDE, die mobile Datenerfassung, bieten hier wirksame Abhilfe. Durch mobile Anwendungen und sichere Schnittstellen ermöglichen Sie orts- und geräteunabhängige Arbeitsabläufe, fördern die Automatisierung und Digitalisierung von Workflows und entlasten die Beschäftigten durch vereinfachte Prozesse.
TA Triumph-Adler bietet Ihnen innovative Lösungen für den dezentralen Datenzugriff, mobiles Drucken und Scannen sowie die digitale und mobile Dokumentenverwaltung. Mit unseren Produkten TA Mobile Print und TA Cloud Print and Scan sowie unseren Monitoring-Lösungen aQrate und TA Cockpit® optimieren Sie Ihre Workflows intern und extern und steigern die Effizienz Ihrer Unternehmensprozesse.
TA Triumph-Adler bietet Ihnen innovative Lösungen für den dezentralen Datenzugriff, mobiles Drucken und Scannen sowie die digitale und mobile Dokumentenverwaltung. Mit unseren Produkten TA Mobile Print und TA Cloud Print and Scan sowie unseren Monitoring-Lösungen aQrate und TA Cockpit® optimieren Sie Ihre Workflows intern und extern und steigern die Effizienz Ihrer Unternehmensprozesse.
Was bedeutet mobile Datenerfassung (MDE)?
Der klassische stationäre Arbeitsplatz mit Desktop-Computer gehört zwar alles andere als der Vergangenheit an, neue Arbeitsmodelle für mehr orts- und geräteunabhängige Workflows gewinnen jedoch mehr und mehr an Bedeutung. Ein Schlüsselbegriff in diesem Zusammenhang ist MDE (Mobile Datenerfassung). Darunter fallen vielfältige Hardware- und Softwarelösungen, die eins gemeinsam haben: Sie befreien die Datenerfassung aus den vier Bürowänden und befördern sie in verschiedene mobile Endgeräte, die über Schnittstellen und Cloud in Unternehmenssysteme integriert werden.
Für die mobile Datenerfassung stehen verschiedene Optionen zur Auswahl, darunter RFID-Handlesegeräte, RFID-Terminals, Barcode-Scanner sowie mobile Apps und Anwendungen. Sie ermöglichen es Ihnen und Ihren Beschäftigten, Daten mobil und unabhängig vom Standort oder Gerät zu erfassen und zu verarbeiten, Druckaufträge auszulösen, Daten zu teilen sowie stationäre oder papierintensive Prozesse zu digitalisieren.
Entscheidend für den Erfolg Ihrer MDE ist zudem die lückenlose Einbindung in ERP-, CRM- oder Warenwirtschaftssysteme oder in Ihr digitales Dokumenten- und Enterprise Content Management. Sichere Schnittstellen und verschlüsselte Datenübertragung gewährleisten dabei eine reibungslose Verbindung ohne Medienbrüche, Datenverlust, Sicherheitslecks oder Ausfälle.
Welche Bedeutung hat die mobile Datenerfassung für Unternehmen?
Mobile Endgeräte wie Smartphones, Tablets oder Smartwatches sind unverzichtbare Begleiter in unserem Alltag. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen die Vorteile mobiler Lösungen auch in eigene Workflows integrieren, angefangen bei Produktion, Einkauf und Vertrieb über die Einbindung von im Homeoffice arbeitenden Beschäftigten bis hin zur digitalen mobilen Dokumentenverwaltung. Welche Bedeutung die mobile Datenerfassung hat, zeigen folgende Aspekte:
- Förderung von New Work und Digital Office: Begriffe wie New Work und Digital Office spielen für orts- und geräteunabhängige Flexibilität und Effizienz eine wichtige Rolle. Durch MDE-Lösungen fördern Sie flexible, moderne Arbeitsmodelle und ermöglichen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch abseits stationärer Arbeitsplätze volle Leistungsfähigkeit durch mobiles Dokumentenmanagement.
- Vereinfachte Kommunikation und Kollaboration: Ob externe Beschäftigte oder Geschäftspartner und Lieferanten – durch eine nahtlose Kommunikation und Kollaboration ohne Medienbrüche sorgen Sie für effiziente, ortsunabhängige Teamarbeit.
- Kosten- und Zeiteffizienz: Durch beschleunigte Datenverarbeitung, den Wegfall überflüssiger Datenerfassung und papierbasierter Prozesse sowie die automatisierte Digitalisierung von Dokumenten minimieren Sie ineffiziente Arbeitsabläufe und unnötigen Ressourcenverbrauch.
- Gesteigerte Produktivität: Eine größere Unabhängigkeit vom Arbeitsplatz sowie effizientere, digitale Prozesse steigern die Produktivität Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – unter anderem durch die Möglichkeit, Druckaufträge von mobilen Endgeräten zu veranlassen, Verträge, Protokolle und Formulare mobil zu erfassen, Verträge rechtsgültig mobil und digital zu erstellen sowie auf gescannte Dokumente digital zuzugreifen. Darüber hinaus lassen sich unnötige Laufwege, Leerfahrten oder Absprachen reduzieren.
- Aktualität, Rückverfolgbarkeit und Fehlervermeidung: Durch die mobile Datenerfassung und -übertragung in Echtzeit lassen sich Prozesse ohne Medienbrüche oder Übertragungsfehler standardisieren, beschleunigen und lückenlos dokumentieren. Das optimiert zum einen die Geschäftsabläufe und beschleunigt Abstimmungs- und Entscheidungsfindungsprozesse und erhöht zum anderen die Kundenzufriedenheit durch eine effizientere Abwicklung. Ein weiterer Vorteil liegt in einer stets aktuellen Datenbasis, in effizienter Datenerfassung ohne Übertragungsfehler sowie in einer höheren Erfassungsqualität ohne Fehlerquellen wie unleserliche Handschriften, verlorene Belege und Protokolle oder unvollständige Angaben.
- Digitalisierung und Nachhaltigkeit: Mehr Digitalisierung und die damit einhergehende Reduzierung an Verbrauchsmaterialien und Steigerung der Energieeffizienz können auch dazu beitragen, die Nachhaltigkeit von Unternehmensprozessen zu fördern.
- Hohe Sicherheit: Hohe Sicherheitsstandards, umgesetzt mithilfe von Verschlüsselung, Authentifizierung, sicheren Schnittstellen sowie Rechte- und Rollensystemen, schützen Formulare, Daten und Dokumente auch mobil vor unbefugtem Zugriff.
Für welche Anwendungsbereiche eignet sich die mobile Datenerfassung?
Mobile Datenerfassung kommt in vielfältigen Anwendungsbereichen zum Einsatz. Dazu zählen:
Handel
Im Handel kann MDE für Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung sorgen, beispielsweise durch eine optimierte Lagerhaltung mit vereinfachter Warenverwaltung, schnellere Inventuren und kürzeres Ein- und Auslagern. Barcode-Lesegeräte und PDAs tragen dazu bei, die Warenbewegung und -identifikation effizienter zu gestalten. Zudem lässt sich durch eine flexible und transparente Lagerhaltung einer zu hohen Lagerauslastung vorbeugen.
Gesundheitswesen und Versicherungen
Ob im ambulanten Einsatz, im Pflegebereich oder in Kliniken und Praxen, MDE bietet hier zahlreiche Vorteile für die Patienten- und Kundenbetreuung. Beispielsweise durch die mobile, authentifizierte Bereitstellung und den sicheren Abruf von Patienten-, Behandlungs- oder Versicherungsdaten, durch Mitschriften von Beratungsgesprächen oder durch die Aktualisierung von Behandlungsplänen.
Industrie
MDE-Geräte können für effektivere Lager- und Produktionsprozesse sorgen, indem sie die Überwachung des Lagerbestands, die Durchführung von Inventuren sowie Aufgaben im Außendienst, im Service oder im Vertrieb vereinfachen.
Logistik und Transport
Von der Echtzeit-Verfolgung von Waren und Lieferfahrzeugen bis hin zur Zwischenlagerung und Zustellungsbestätigung – die mobile Datenerfassung hilft dabei, zuverlässige Lieferungen zu gewährleisten sowie Engpässe oder Stillstand zu vermeiden.
So funktioniert die mobile Datenerfassung
Nicht nur in unserer Freizeit, auch im Berufsalltag kommt es zunehmend auf mobile Endgeräte an, die sich flexibel und sicher in Unternehmenssysteme einbinden lassen. MDE sorgt dafür, dass Sie von überall Zugriff auf wichtige Daten erhalten, Informationen schnell bereitstellen können oder auch auf Distanz effizient mit Teams zusammenarbeiten. Diese Möglichkeiten bieten mobile Lösungen im Rahmen der mobilen Datenerfassung. Hierzu werden Daten in der Regel durch Lösungen wie mobile Endgeräte, etwa Smartphones oder Tablets, Barcode-Scanner oder RFID-Technologie erfasst, wahlweise auch per Touchscreen und Tastatur bearbeitet oder direkt abfotografiert.
In Kombination mit digitalen Dokumenten-Management-Systemen (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) können Sie sich zudem auf eine nahtlose Integration mobiler Prozesse in bestehende Unternehmenssysteme verlassen. So erleichtert MDE den Datenaustausch sowohl intern als auch extern und gewährleistet durch sichere Schnittstellen und Verschlüsselung die Einhaltung hoher Sicherheitsstandards bei der Datenübertragung.
Für die Implementierung können unter anderem folgende Hardware- und Softwarekomponenten zum Einsatz kommen:
| MDE-Lösung | Erklärung |
| Mobile Endgeräte | Smartphones, Tablets oder dedizierte mobile Endgeräte und PDAs, die für die mobile Datenerfassung optimiert wurden, beispielsweise durch spezielle Apps und Anwendungen |
| Mobile Apps und Anwendungen | Zur Einbindung in Unternehmenssysteme stehen mobile Anwendungen zur Verfügung, die zusätzliche Hardware überflüssig machen. Apps werden auf bestehende mobile Endgeräte heruntergeladen und in Ihr DMS oder ECM integriert. |
| Barcode-Scanner, Handlesegeräte und RFID | MDE-Geräte wie Scanner und Lesegeräte nutzen zur Identifizierung von Dokumenten, Lieferungen, Produkten und anderen Objekten die optische Erfassung und Verarbeitung von Informationen. Alternativ gibt es auch RFID-Lösungen wie RFID-Tags, um ohne Sichtkontakt Informationen mit einem entsprechenden Lesegerät oder Terminal drahtlos per Funkwellen von RFID-Tags auszulesen. |
Unsere Lösungen für die mobile Datenerfassung – von TA Triumph-Adler
Mobile Endgeräte zur mobilen Datenerfassung können Prozesse spürbar entlasten. Sie bilden daher ein wichtiges Element für die digitale Transformationen von Unternehmensprozessen. TA Triumph-Adler hilft Ihnen dabei, Ihre digitalen Workflows mit geeigneter Hardware und Software für MDE aus einer Hand noch effizienter und effektiver zu gestalten.
In Kombination mit unseren Dokumenten-Management-Systemen wie enaio® oder yuuvis® RAD as a Service für das Enterprise Content Management sorgen wir dabei für lückenlose Workflows – vom mobilen Erfassen und Bearbeiten von Dokumenten bis zum Teilen, Speichern und Archivieren. Für die Implementierung unserer mobilen Lösungen brauchen Sie übrigens keine spezielle Hardware oder spezielle mobile Endgeräte. Alle unsere mobilen Lösungen sind mit gängigen Betriebssystemen für Smartphones, Tablets und Laptops wie Android, iOS, Windows, macOS oder Linux kompatibel.
Zu unseren Lösungen für die mobile Datenerfassung und die mobile Dokumentenverwaltung zählen:
Flottenmanagement
Sie möchten flexibel vom Smartphone, Tablet oder Laptop drucken? Sie wollen Scans, Faxe, Fotos oder Dokumente vom Mobilgerät direkt in kompatible Dateiformate übertragen? Druckaufträge möchten Sie direkt in der Cloud speichern und verwalten und ortsunabhängig darauf zugreifen? Mit unseren Lösungen für modernes Flottenmanagement kein Problem. In Verbindung mit unseren multifunktionalen Bürodruckern sorgen unsere mobilen Tools für mehr Effizienz im papierlosen Digital Office. Lernen Sie hier unseren Lösungen für das mobile Druckerflottenmanagement kennen:
TA Cockpit®
TA Cockpit® dient als umfassende Software- und Hardwarelösung zur Verwaltung, Steuerung und Überwachung Ihrer Druckerflotte inklusive Zählerständen, Remote Service, automatischer Toner- und Papierbestellung und natürlich einer mobilen Version. Durch transparentes Monitoring und statistische Auswertungen steigern Sie Ihre Kosten- und Leistungseffizienz, behalten die Hardware-Performance im Blick und sorgen für eine sichere Zugriffsverwaltung – auch von mobilen Endgeräten ohne zusätzliche Hardware oder Software.
aQrate
Mit aQrate könnten transparentes Monitoring und die orts- und geräteunabhängige Steuerung und Verwaltung von Druckaufträgen kaum einfacher sein. Die aQrate Nutzeroberfläche bietet eine komfortable Bedienung und ermöglicht mobiles Drucken in Verbindung mit der Lösung TA Mobile Print. Dank sicherer Authentifizierung können Sie sich zudem darauf verlassen, dass sensible Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt bleiben. Berechtigte Nutzer können über die MFP-Display-Steuerung, über Workstations oder über Tablets und Smartphones flexibel auf Druckfunktionen zugreifen.
TA Cloud Print and Scan (TCAPS)
Druck- und Scanaufträge per Cloud über Smartphones, Tablets oder Laptops verschicken, gern auch direkt aus dem Homeoffice? Mit unserer Lösung TCAPS kein Problem. Druckaufträge werden zuverlässig verschlüsselt gesendet, protokolliert und zentral in der Cloud gespeichert. Von dort lassen sie sich an Drucker Ihrer Wahl senden. Optional lassen sich auch nur Druckaufträge über die Cloud schicken, ohne Originaldokumente hochzuladen. Dank Follow2Print-Funktion können Sie sicher sein, dass Druckaufträge erst nach Authentifizierung gedruckt werden.
TA Mobile Print
Verbinden Sie mit TA Mobile Print Ihre Smartphones, Tablets und Laptops direkt mit Ihren Multifunktionsdruckern und drucken Sie gescannte Dokumente oder andere Medien und Unterlagen komfortabel sowie orts- und geräteunabhängig. Die App ist sowohl für iOS als auch für Android verfügbar, wodurch Sie beispielsweise mit Apples AirPrint Ihre Drucker mobil per iPhone oder iPad oder auch mit Android-Geräten steuern. Hinzu kommt eine nahezu unbegrenzte Auswahl an Dateiformaten für den Import und Export von Dokumenten wie JPG, BMP, HTML, PNG, TXT, PDF, TIFF oder XPS.
TA Zeitblick
TA Zeitblick bietet eine effiziente mobile Zeiterfassung für die Beschäftigten – ganz einfach und zeitsparend und direkt am MFP per Chipkarte, am PC-Arbeitsplatz, am RFID-Terminal oder per Smartphone-App. Arbeits- und Pausenzeiten sowie Abwesenheiten lassen sich transparent und übersichtlich in Echtzeit erfassen und die Personalplanung wird optimiert.
TA Mobile Datenerfassung
Zusätzlich zu unseren mobilen Lösungen zur Daten- und Auftragserfassung sowie zur Verwaltung Ihrer Druckerflotte bieten wir unser System TA Mobile Datenerfassung. Erfassen Sie Dokumente digital und fehlerfrei – ganz einfach am Tablet oder per ePen. Statt aufwendiger, zeitintensiver und fehleranfälliger Datenerfassung per Papier und Stift machen Sie Dokumente mit dem ePen dank Infrarotkamera und -sensor sofort elektronisch lesbar und zugänglich. Alternativ erstellen Sie direkt am Tablet digitale Auftragsdokumente inklusive Stammdatenabgleich und sofortiger Validierung.
Das sorgt für beschleunigte, effiziente Prozesse, eine einfache Digitalisierung und Archivierung sowie die direkte Bereitstellung und Speicherung von Dokumenten – unabhängig von Ort und Gerät. Das Ganze erfolgt gesetzeskonform und ordnungsgemäß mit zusätzlichen elektronischen Signaturen, besserer Schrifterkennung, hoher Datensicherheit sowie Authentifizierung und rechtssicherer Ablage.
DocuSign
Für rechtssichere Verträge braucht es rechtsgültige Unterschriften. Um Vertragsabschlüsse durch Digitalisierung zu beschleunigen, ermöglichen wir es mit unserer eSignature-Lösung DocuSign, Vereinbarungen und Verträge aller Art in wenigen Minuten abzuschließen, zu verifizieren, als PDF hochzuladen und von Empfängern elektronisch und rechtsgültig signieren zu lassen. Das Ganze erfolgt hochsicher gemäß dem ESIGN Act und der EU-eIDAS-Verordnung und ohne Einbindung von Drittanbietern. Hinzu kommen Zertifizierungen nach ISO 27001, SOC 1 Type 2 und SOC 2 Type 2 für alle gängigen Arten von elektronischen Signaturen.
Die wichtigsten Vorteile der mobilen Datenerfassung
Zu den wichtigsten Vorteilen der mobilen Datenerfassung zählen branchen- und unternehmensübergreifend:
- Mehr Flexibilität und Effizienz durch Kosten- und Zeitersparnis
- Vereinfachte Arbeitsabläufe und leistungsstärkeres Dokumentenmanagement (insbesondere für externe Beschäftigte im Homeoffice oder im Außendienst)
- Höhere Kundenzufriedenheit und gesteigerte Produktivität
- Vereinfachte, sichere Digitalisierung von Dokumenten und Belegen
- Schnellere Entscheidungsprozesse durch Wegfall unnötiger Arbeitsschritte, Laufwege und Absprachen
- Mehr Transparenz und Sicherheit durch Monitoring, Verschlüsselung und Überwachung
- Zuverlässige Rückverfolgbarkeit und Protokollierung von Arbeitsschritten
- Effiziente Steuerung von Unternehmens-Hardware auch von mobilen Endgeräten aus
- Einfache Skalierung und Einbindung neuer Hardware oder Nutzer
- Zuverlässige Zugriffskontrolle
- Reduzierte Fehleranfälligkeit und hohe Sicherheitsstandards
Mobile Datenerfassung: Herausforderungen und Best Practices
Wenn Sie von den Vorteilen der mobilen Datenerfassung profitieren möchten, so helfen Ihnen bewährte Best Practices dabei, die damit einhergehenden Herausforderungen anzugehen und mögliche Hürden zu überwinden. Wir verschaffen Ihnen den nötigen Überblick über Herausforderungen und bewährte Best Practices:
Herausforderungen bei der Implementierung
- Sicherheitsbedenken und hohe Datenschutzanforderungen bei der Erfassung und Übertragung sensibler Daten
- Anforderung einer nahtlosen Integration und Implementierung in bestehende Unternehmenssysteme
- Schulung und Akzeptanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bezug auf den Umgang mit neuen Technologien, ohne Geschäftsabläufe stark zu unterbrechen und zu bremsen
- Gewährleistung einer zuverlässigen Netzwerkinfrastruktur für die Datenübertragung
Best Practices für die Nutzung
- Auswahl hochwertiger und benutzerfreundlicher mobiler Endgeräte und Softwarelösungen (falls noch nicht vorhanden)
- Leistungsstarke, benutzerfreundliche Anwendungen und Apps mit möglichst geringem Schulungsbedarf für die Beschäftigten
- Lösungen auswählen, die lückenlose Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, revisionssichere digitale Archivierung und sichere Schnittstellen zum Schutz sensibler Daten umfassen
- Kontinuierliches Monitoring sowie Dokumentation von Zugriffen, Arbeitsabläufen und Ereignissen
- Beratung, Betreuung und Implementierung durch zuverlässigen Support und Kundenservice der Anbieter von mobiler Datenerfassung
Mit mobiler Datenerfassung immer flexibel bleiben
Mobile Datenerfassung ist für viele Unternehmen nahezu unverzichtbar geworden, da sie Flexibilität fördert, neue Arbeitsmodelle nach dem New-Work-Prinzip unterstützt und erheblich Kosten und Zeit spart. Daten müssen Sie nicht mehr doppelt erfassen, es sei denn, wichtige Dokumente müssen wirklich gedruckt werden. Alles andere läuft sicher, dokumentiert und rückverfolgbar digital. Zudem werden Entscheidungs- und Abstimmungsprozesse beschleunigt, allen Berechtigten wird der Zugriff auf dieselben Daten ermöglicht und Fehlerquellen werden reduziert.
Durch die Möglichkeit, Daten unabhängig vom Standort und Gerät zu erfassen und bereitzustellen sowie darauf zuzugreifen, wird eine nahtlose Integration in moderne Arbeitsumgebungen sichergestellt. Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und sichere Schnittstellen gewährleisten zudem eine zuverlässige Erfassung gemäß aktuellen Compliance- und Datenschutzvorgaben.
Die aktuellen Trends und Entwicklungen im Bereich der mobilen Datenerfassung und Digitalisierung wie Künstliche Intelligenz, 5G-Technologie und Mobility as a Service unterstreichen die Bedeutung einer frühzeitigen Implementierung für Unternehmen. So bereiten Sie sich schon jetzt auf die zunehmende Digitalisierung und damit die einhergehenden Anforderungen an Unternehmenssysteme vor und genießen in einer zunehmend vernetzten Welt einen klaren Wettbewerbsvorteil.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Thema „Mobile Datenerfassung“
Welche Betriebssysteme eignen sich für die mobile Datenerfassung?
Unsere Lösungen für die mobile Datenerfassung sind mit gängigen Betriebssystemen wie Android und iOS für Smartphones und Tablets sowie mit Windows, macOS und Linux-Varianten kompatibel.
Welche mobilen Endgeräte oder welche spezielle Hardware sind für MDE erforderlich?
Grundsätzlich benötigen Sie keine zusätzliche Hardware oder Software für unsere MDE-Lösungen, sofern Smartphones, Tablets und Laptops vorhanden sind. Für die digitale und mobile Zeiterfassung bieten wir wiederum optionale RFID-Scanner, mit denen sich die Beschäftigten flexibel per Chipkarte anmelden können.
Wie lassen sich Daten sicher per mobiler Datenübertragung erfassen und bereitstellen?
Ob Rollen- und Zugriffsverwaltung, sichere Verschlüsselungen, Zugriffspunkte und Schnittstellen oder Funktionen wie Follow2Print – mit unseren Lösungen können Sie sich auf hohe Sicherheitsstandards zum Schutz sensibler Daten verlassen.
Welche Dateitypen stehen für die mobile Datenerfassung per Scanner, App oder RFID zur Auswahl?
Je nach Anforderung und Art der Datenerfassung können Sie zwischen gängigen, kompatiblen Dateiformaten wie PDF, JPG, TIFF, PNG, BMP, TXT und XPS oder in iOS auch HTML wählen.
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