Was ist die digitale Projektakte?

Digitale Projektakten mit automatisierten Workflows machen Teams schneller, flexibler und unabhängiger. Alle Dokumente des Projekts sind transparent für alle einsehbar und sicher archiviert.

Die Welt verändert sich rasant. Unternehmen müssen dieses Tempo mitgehen, um nicht abgehängt zu werden. Die Folge: Die Zahl der Projekte steigt. Projekte versprechen rasche Ergebnisse, denn niemand hat Zeit zu verlieren. Um die angestrebten Ziele tatsächlich zu erreichen, werden digitale Projektakten immer beliebter. Sie erlauben es allen Mitwirkenden, jederzeit von überall aus auf alle für sie wichtigen Dokumente zuzugreifen. Und sie sorgen für Transparenz, da in Echtzeit der Status des Projekts kontrolliert werden kann. So kann bei Bedarf nachgesteuert und verhindert werden, dass Projekte an Fahrt verlieren.

Vielerorts sind Abläufe im Projektmanagement noch manuell angelegt, geprägt von Papier und damit von Medienbrüchen. Das führt zu langen Liegezeiten und Transportwegen, einen unvermeidbaren Verlust von Informationen und in der Folge zu kostspieligen Fehlentscheidungen. Das geht besser: durch die digitale Projektakte. Sie ist ein Modul einer ECM-Lösung. Das Kürzel steht für Enterprise Content Management – das sind Softwaresysteme für das digitale Dokumentenmanagement. Ihre Aufgabe besteht darin, Dokumente elektronisch zu verwalten und in automatisierten Workflows zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer worauf zugreifen darf, ist über entsprechende Authentifizierungen festgelegt. Der Charme der digitalen Projektakte: Sie kann individuell angepasst werden an spezielle Anforderungen – sei es für eine Branche, ein Unternehmen oder eine einzelne Abteilung.

Digitale Projektakten: Damit das Projekt auf Kurs bleibt

Die Projektakte als ECM-Modul ermöglicht digitale Abläufe zum Begleiten und Steuern von Projekten. Ihre Stärken zeigen sich insbesondere, wenn mehrere Abteilungen involviert sind oder standortübergreifend gearbeitet wird. Da alle Beteiligten jederzeit auf die für sie wichtigen Dokumente zugreifen können, kann unabhängig voneinander gearbeitet und das Projekt so schneller vorangetrieben werden. Zugleich ermöglicht die offene Kooperation, Entwicklung und Fortschritte jedes einzelnen Teilschritts transparent mitzuverfolgen.

Diese Transparenz verhindert ungewollte Wendungen, denn eines ist allen Projektmanagern klar: Projekte entwickeln ein Eigenleben. Mögen Ziel und Meilensteine anfangs noch so schlüssig festgelegt worden sein: Man lernt ja dazu. Und justiert nach. Solche „Häutungen“ müssen offen kommuniziert werden, denn sonst greift der bekannte Vorbehalt: Projekte kosten Zeit, Geld und Manpower – und versanden irgendwann im Nirgendwo. Das wäre eine Vergeudung von Ressourcen, die sich heute niemand mehr leisten kann.

Projektakten für ein gemeinsames Projektverständnis

Digitale Projektakten integrieren Workflows, die Abläufe beschleunigen, und sorgen für ein gemeinsames „Projektverständnis“ aller Beteiligten. So ermöglichen digitale Projektakten:

Beschleunigte Prozesse
Mehr Transparenz für alle Beteiligten
Zugriff unabhängig von Zeit und Ort
Automatisierte Ablage aller Dokumente samt selbsterklärender Suchfunktion
Kürzere Projektlaufzeiten
Einfache Dokumentation
Das Einhalten gesetzlicher Richtlinien
Und nicht zuletzt erhebliche Kosteneinsparungen

Digital archivierte Projektdokumente sind die Grundlage für transparente und sichere Geschäftsprozesse. So schafft die digitale Projektakte auch die Basis für Compliance-konformes Arbeiten.

Alle Informationen mit einem Klick

In der digitalen Projektakte werden alle notwendigen Informationen übersichtlich zusammengeführt. Für das Projekt notwendige Daten und Dokumente aus Systemen wie ERP, Finanzbuchhaltung oder CRM werden redundanzfrei, zentral und sicher verwaltet. Neue Dokumente – intern erarbeitet oder aus externen Quellen – werden verarbeitet und den passenden Ordnern der Projektakte zugeordnet. Das gilt auch für Papierdokumente nach dem Scannen und für E-Mails samt ihren Anhängen.

Funktionen wie Abonnements, Wiedervorlagen und ein Fristenmanagement erleichtern die Zusammenarbeit. Über den Projektstatus sind Geschäftsführung, Management und Projektleiter jederzeit informiert. Sie können sich – ohne aufwendige Meetings – durch automatisch generierte Reports detailliert auf den aktuellen Stand bringen lassen.

Wie die digitale Projektakte den Projektablauf steuert

Jedes Projekt ist anders. Warum die digitale Projektakte gerade deshalb beim Projektmanagement unverzichtbar ist, zeigen diese vier Vorteile.

In Projekten müssen alle relevanten Informationen und Dokumente so abgelegt werden, dass man später sofort darauf zugreifen kann. Das Problem: Woher soll man wissen, was in einigen Wochen oder Monaten als „relevant“ gilt? Die Lösung: alles archivieren. Dabei hilft die digitale Projektakte mit ihrer Ordnerstruktur und einer intelligenten, sprich: selbsterklärenden Suchfunktion. Zudem werden alle Änderungen protokolliert, sodass sämtliche Versionen eines Dokuments rekonstruiert werden können. Bei jeder Änderung wird genau festgehalten, wer was gemacht hat.
Alle Dokumente und Informationen werden zentral gespeichert. Die Projektbeteiligten haben jederzeit und von überall aus Zugriff auf die für sie wichtigen Unterlagen. Ein Rechtesystem sorgt für Zugriffsberechtigungen und -verweigerungen.
Die digitale Projektakte legt Dokumente automatisiert an den richtigen Stellen ab. Sie werden indexiert und sind im Volltext durchsuchbar. Zusätzlich kann über Metadaten wie Datum, Rechnungsnummer oder Dokumententyp (etwa „E-Mail“ oder „Lieferschein“) gesucht werden.
Über die digitale Projektakte lassen sich alle Informationen für die abschliessende Projektdokumentation problemlos zusammenstellen. Alle Zahlen und Informationen sind rasch über die Suchfunktion zu finden.

Ein letzter Hinweis: Über ein Projektportal können auch externe Projektpartner wie Lieferanten, Dienstleister oder Kunden den Zugriff auf Statusinformationen und für sie bestimmte Aktivitäten und Dokumente erhalten.

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