Was ist die digitale Kfz-Akte?

Alle Daten zu jedem Auto immer auf dem neuesten Stand – und das auf einen Blick: Die digitale Kfz-Akte als ECM-Lösung erleichtert die Arbeit von Fuhrparkmanagern ungemein.

Deutschlands Wirtschaft ist mobil. Es werden Kunden besucht, Güter von A nach B gebracht, Dienstwagen nach Feierabend in die heimische Garage gesteuert. Auch jenseits der Logistikbranche wächst der Fuhrpark von Unternehmen – und das macht Arbeit. Damit jederzeit genügend Fahrzeuge einsatzbereit sind, kümmern sich Fuhrparkmanager um:

Das meiste ist Kleinkram, allerdings ganz schön viel davon. Den kann man auf Papier sortieren und abheften. Die bessere Alternative: eine digitale Kfz-Akte einführen. Sie bringt Tempo in die Abläufe, da sie die Dokumente selbstständig in den richtigen Ordnern ablegt und so für Transparenz in Echtzeit sorgt.

Die digitale Kfz-Akte ist Teil einer ECM-Lösung. Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme bauen auf Dokumenten-Management-Systemen (DMS) auf und kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die etwa den Stand von Autoreparaturen so automatisiert wie gewünscht durchs System leiten.

Über die Reparaturen hinaus sind mit digitalen Kfz-Akten sämtliche Informationen rund um Leasingfristen oder Versicherungskonditionen jederzeit in der aktuellen Version verfügbar. Da zum Fuhrparkmanagement auch die Pflege von Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und Partnern zählt, wird der elektronische Austausch (E-Mails, Rechnungen, Lieferscheine) in einem Ordnersystem strukturiert gespeichert – und liegt auf Knopfdruck vor.

Jedes einzelne Fahrzeug wird mit seinen Stammdaten geführt. In der Datenmaske liegen alle Informationen gesammelt vor – von der Modell­bezeichnung bis zur Sonderausstattung. Wartung, TÜV und Reparaturen können in die digitale Fahrzeugakte ebenso aufgenommen werden wie Rechnungen, Verträge oder Handbücher. Solche Informationen sind zentral und digital in der aktuellsten Version verfügbar. Damit sind die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit 100-prozentig auskunftsfähig.

Digitale Kfz-Akten sorgen für Überblick: Automatisch generierte Wiedervorlagen verhindern, dass Termine verpasst werden. So lässt sich auf einen Blick klären, ob der Unfallschaden von vor zwei Wochen bereits begutachtet und das Fahrzeug repariert worden ist. Und die digitalen Akten wissen, welche Mitarbeiterin und welcher Mitarbeiter seit wann welches Fahrzeug fährt.

Die digitale Kfz-Akte kann erweitert werden um eine ebenso digitale Einsatzplanung. So wissen Sie in Sekundenschnelle, wo sich Ihr Fahrzeug gerade aufhält, wie lange es im Einsatz und wann es wieder verfügbar sein wird.

Das digitale Vertragsmanagement ist bei TA Triumph-Adler ein Modul der ECM-Lösungen. Weitere ECM-Module im Leistungsportfolio von TA Triumph-Adler sind Rechnungsprüfung und -bearbeitung, Personalakten samt Bewerbermanagement, Projekt- und Lieferantenakten, das Vertragsmanagement und nicht zuletzt Pflegeakten.

TA Triumph-Adler ist Ihr Wegbegleiter für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft. Bei uns bekommen Sie alles aus einer Hand, was für Sie notwendig ist. Unsere Expertinnen und Experten besprechen mit Ihnen, was genau Sie wollen und brauchen. Unsere Kunden müssen nicht Dutzende von Anbietern miteinander abstimmen – das übernimmt TA Triumph-Adler als IT-Lösungsanbieter.

Egal welche digitalen Abläufe Sie einführen wollen, Sie können sich an TA Triumph-Adler wenden mit der Frage: Wie setze ich das um? Das Know-how unserer Beraterinnen und Berater gewährleistet eine kompetente, preisbewusste und individuell passende Antwort. Unser Anspruch: Das Gesamtpaket muss stimmen und überzeugen!

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