ECM: Vertrauen aufbauen per Lieferantenakte

Die digitale Lieferantenakte als ECM-Modul macht alle Bestellvorgänge samt Drumherum auf einen Blick verfügbar und gestaltet so die Einkaufsprozesse wesentlich effizienter.

„Geschäftsbeziehung“, wie kühl das klingt! Als ginge es nur um den Tausch von Geld gegen Waren oder Dienstleistungen. Zum Glück ist das wirkliche Leben, nun ja: lebendiger. Da braust der Servicetechniker zu später Stunde über die Autobahn, um das dringend benötigte Ersatzteil einzubauen. Da wird am Wochenende eine Extra-Schicht eingelegt, damit das Kundenmagazin rechtzeitig zur Messe fertig wird. Und da wird die Rechnung des Lieferanten direkt nach Eingang bezahlt, weil „das gerade wirklich helfen würde“. Ja, es menschelt im Geschäftsleben. „Geld gegen Leistung“ legt nur die Basis für ein wachsendes vertrauensvolles Miteinander.

Diese Basis muss allerdings stimmen. Wenn sich Lieferungen verspäten und Bestelleingänge verschlampt oder Rechnungen nicht bezahlt werden, wird dieses Vertrauen aufs Spiel gesetzt. Böser Wille ist selten der Grund, eher fehleranfällige Abläufe. Dieses Problem lässt sich leicht beheben: mit der digitalen Lieferantenakte. Diese Akte macht alle Lieferanten-, Bestell-, Vertrags- und Rechnungsvorgänge auf einen Blick verfügbar.

Die digitale Lieferantenakte ist ein Modul einer ECM-Lösung. Das Kürzel steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die etwa Bestellungen oder Rechnungen so automatisiert wie gewünscht beim Lauf durchs System leiten. Bei Nachfragen – auch der Kunden – können die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort auf die entsprechenden Daten und Dokumente zugreifen und ebenso aktuell wie valide Auskunft geben.

Digitale Lieferantenakten führen alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen. Auf einen Blick sind alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dargestellt. Das betrifft auch den gesamten begleitenden Schriftverkehr. Was elektronisch ausgetauscht wird, legt das ECM-System automatisiert an der gewünschten Stelle ab. Was auf Papier hin und her geht, wird am MFP eingescannt und ebenfalls automatisch im richtigen Ordner abgespeichert.

Einstieg in ein ECM-System ist oft die Rechnungsprüfung und -bearbeitung. Mit einem elektronischen Workflow laufen Rechnungen digital in Minuten durchs Unternehmen und sind jederzeit auffindbar. „Typischerweise reduzieren Mitarbeiter eine Recherche von 15 bis 20 Minuten mit einem ECM auf wenige Sekunden“, lobt der Branchenverband Bitkom. Da ECM-Systeme modular aufgebaut sind, können sie passgenau in übergreifende Prozesse des Unternehmens implementiert werden. So ist beispielsweise die Integration in ein ERP-System längst Standard.

Die digitale Rechnungsbearbeitung und -prüfung ist schnell ausgebaut – der Vorteil der Module – zur umfassenden digitalen Lieferantenakte. In dieser Akte findet neben dem Vertragsmanagement auch das Procurement, also die Beschaffung, seinen Platz. An Dokumenten mangelt es im Procurement keineswegs: Zu Bestellungen und Lieferscheinen gesellt sich der dazugehörige Schriftverkehr. In vielen Unternehmen werden diese Dokumente in sogenannten Bestellakten gesammelt – ein Zwischenschritt zur umfassenden Lieferantenakte.

Ein letzter Punkt: Per ECM auf Dokumente zugreifen, Bestellungen und Rechnungen freigeben – das geht natürlich auch mobil und vom Homeoffice aus. Damit sorgt die digitale Lieferantenakte zeit- und ortsunabhängig für

So wird aus der Geschäftsbeziehung eine vertrauensvolle Partnerschaft. Und bleibt es auch.