Digitalisieren beginnt mit Scannen
Scanner sind unverzichtbar beim Digitalisieren von Papierunterlagen. Moderne Scan-Programme haben aber weit mehr drauf und verarbeiten die digitalisierten Dokumente direkt weiter.
So werden alle Rechnungen digital
Der TA Capture Manager sorgt dafür, dass Dokumente digital erfasst werden. Sie werden anschliessend – automatisch! – zugeordnet und in einem Format gespeichert, mit dem sie problemlos bearbeitet werden können.
Es gibt solche und solche. Die einen schicken ihre Preislisten per Mail, die anderen packen ihre Rechnungen noch immer in einen Briefumschlag. Was also tun? Alle E-Mail-Anhänge ausdrucken und abheften, bis auch der letzte Geschäftspartner die Vorzüge digitaler Prozesse erkannt hat? „Zurück ins 20. Jahrhundert“ kann keine Lösung sein. Wer keine Zeit verplempern und seine Nerven schonen will, muss eingehende Papierdokumente digitalisieren und strukturiert ablegen. Und erst dann bearbeiten. Genau diese Aufgabe übernimmt der TA Capture Manager.
Ob Rechnungen oder Lieferscheine, Tabellen oder Preislisten: Alle Dokumente werden mit dem TA Capture Manager erfasst und in ein passendes lesbares Format umgewandelt. Das gilt nicht nur für Papierdokumente, sondern ebenso für E-Mails und andere digitale Formate. Der TA Capture Manager kann auch Barcodes und OMR-Markierungen wie etwa in Multiple-Choice-Fragebögen erkennen und so umwandeln, dass sie im Verarbeitungsprozess berücksichtigt werden.
Wie das funktioniert? Die Rechnung auf Papier – um das als Beispiel zu nehmen – wird am MFP gescannt und dabei mit dem TA Capture Manager in ein lesbares Format umgewandelt. Zur Auswahl steht die gesamte Dateiformat-Palette, also DOCX, PDF, XLSX, PPTX und XML. Damit ist die Rechnung nicht nur digital lesbar, sondern kann auch bearbeitet werden.
Es gibt solche und solche. Die einen schicken ihre Preislisten per Mail, die anderen packen ihre Rechnungen noch immer in einen Briefumschlag. Was also tun? Alle E-Mail-Anhänge ausdrucken und abheften, bis auch der letzte Geschäftspartner die Vorzüge digitaler Prozesse erkannt hat? „Zurück ins 20. Jahrhundert“ kann keine Lösung sein. Wer keine Zeit verplempern und seine Nerven schonen will, muss eingehende Papierdokumente digitalisieren und strukturiert ablegen. Und erst dann bearbeiten. Genau diese Aufgabe übernimmt der TA Capture Manager.
Ob Rechnungen oder Lieferscheine, Tabellen oder Preislisten: Alle Dokumente werden mit dem TA Capture Manager erfasst und in ein passendes lesbares Format umgewandelt. Das gilt nicht nur für Papierdokumente, sondern ebenso für E-Mails und andere digitale Formate. Der TA Capture Manager kann auch Barcodes und OMR-Markierungen wie etwa in Multiple-Choice-Fragebögen erkennen und so umwandeln, dass sie im Verarbeitungsprozess berücksichtigt werden.
Wie das funktioniert? Die Rechnung auf Papier – um das als Beispiel zu nehmen – wird am MFP gescannt und dabei mit dem TA Capture Manager in ein lesbares Format umgewandelt. Zur Auswahl steht die gesamte Dateiformat-Palette, also DOCX, PDF, XLSX, PPTX und XML. Damit ist die Rechnung nicht nur digital lesbar, sondern kann auch bearbeitet werden.
Ärgerlicher Kunde, zufriedener Kunde
Warum das wichtig ist, zeigt ein Beispiel aus der Praxis eines Baustoffhändlers. Dessen Kunde hat Diverses bestellt, doch die Gipssäcke fehlen bei der Auslieferung – weshalb der Kunde diesen Posten auf dem Lieferschein durchstreicht. Der Fahrer will sich darum kümmern, vergisst es aber – kommt vor – nach einem anstrengenden Arbeitstag. Nach drei Tagen ruft der leicht erboste Kunde an, wo denn die dringend benötigten Gipssäcke blieben. Wie geht diese Geschichte weiter?
Ohne TA Capture Manager: Viel „Äh“ und „Mhm“ am Telefon, weil der Lieferschein wahrscheinlich irgendwo herumflattert. Wenn man nur wüsste, wo. Der Händler wirkt inkompetent, die Laune des Kunden ändert sich von „leicht“ zu „ernsthaft“ erbost.
Mit TA Capture Manager: Der gescannte Lieferschein ist in Sekundenschnelle im richtigen digitalen Ordner gefunden, mitsamt der durchgestrichenen – weil nicht gelieferten – Gipssäcke. Statt „Äh“ lautet die Antwort: „Gehen heute noch raus!“, und der Kunde ist zufrieden. (Wobei es wahrscheinlich gar nicht bis zum Anruf kommt, da der durchgestrichene Posten bereits beim Einscannen aufgefallen ist.)
Ohne TA Capture Manager: Viel „Äh“ und „Mhm“ am Telefon, weil der Lieferschein wahrscheinlich irgendwo herumflattert. Wenn man nur wüsste, wo. Der Händler wirkt inkompetent, die Laune des Kunden ändert sich von „leicht“ zu „ernsthaft“ erbost.
Mit TA Capture Manager: Der gescannte Lieferschein ist in Sekundenschnelle im richtigen digitalen Ordner gefunden, mitsamt der durchgestrichenen – weil nicht gelieferten – Gipssäcke. Statt „Äh“ lautet die Antwort: „Gehen heute noch raus!“, und der Kunde ist zufrieden. (Wobei es wahrscheinlich gar nicht bis zum Anruf kommt, da der durchgestrichene Posten bereits beim Einscannen aufgefallen ist.)
Der Bonus: die Dokumentenerkennung
Der Bonus beim TA Capture Manager ist die Dokumentenerkennung. Er kann beispielsweise Rechnungsnummer und -betrag sowie den Rechnungssteller bekannter Rechnungen erkennen, daraus die benötigten Daten extrahieren und entsprechend (strukturiert) ablegen. Damit entfällt das Suchen, wo genau die Rechnung denn jetzt wohl abgespeichert ist. In diese Ordner kommen natürlich auch alle elektronisch eingehenden Dokumente.
Sollen die extrahierten Daten verifiziert werden, wird der Anwender benachrichtigt, um diese Daten manuell zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Sind die Meta-Daten korrekt erfasst worden, wird das mit einem Klick bestätigt und der Workflow wird automatisch fortgeführt.
Sollen die extrahierten Daten verifiziert werden, wird der Anwender benachrichtigt, um diese Daten manuell zu prüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Sind die Meta-Daten korrekt erfasst worden, wird das mit einem Klick bestätigt und der Workflow wird automatisch fortgeführt.
„Wir wollen nicht das Papier ersetzen, sondern die Suche erleichtern.“
Olaf Stammer, Head of Solution Marketing bei TA Triumph-Adler
Der TA Capture Manager eignet sich insbesondere für kleinere oder mittlere Unternehmen mit einem überschaubaren Eingang an Papierdokumenten. Für grössere Unternehmen sind DMS- oder ECM-Lösungen besser geeignet, die Workflows für das Bearbeiten der digitalen Dokumente ermöglichen. In solchen Systemen lässt sich auch sehen, wer wann welches Dokument bearbeitet hat; sie setzen Fristen und erinnern an wichtige Termine. In solche DMS- und ECM-Lösungen lässt sich der TA Capture Manager bei Bedarf problemlos integrieren. So oder so sorgt er dafür, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die manuelle Erfassung und Verteilung von Daten gegen Null zu drücken. Denn digital geht das einfach schneller und besser.
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