Glossar

Siehe Ablagesystem

In jeder Organisation werden Dokumente erstellt, bearbeitet und archiviert. Um eine sinnvolle Dokumentenverwaltung zu ermöglichen, müssen sämtliche Dokumente zweckmäßig, übersichtlich und so abgelegt werden, dass sie jederzeit gefunden und zugeordnet werden können. Die dafür verwendete Logik wird Ablage genannt. Ablagesysteme gibt es sowohl analog (für Papierdokumente) als auch elektronisch (für digitale Dokumente). Entscheidend für ein gutes Ablagesystem ist, mit wenigen Blicken und Griffen das Benötigte wieder zur Hand zu haben.

Zu den analogen Ablagesystemen zählen Ordner, Mappen und Hefter; besonders beliebt und entsprechend verbreitet sind Aktenordner und Hängemappen. Diese werden wiederum in Regalen und Schränken aufbewahrt, die im Fall von Hängemappen über herausziehbare Schubladen verfügen.

Bei digitalen Ablagesystemen ist das Ordnunghalten leichter. Dokumente werden in den entsprechenden Ordnern abgelegt. Die Herausforderung bei digitalen Ablagesystemen besteht eher darin, eine sinnvolle Ordnerstruktur zu schaffen. Dabei unterstützen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und ECM-Systeme.

DMS- und ECM-Lösungen helfen auch beim Digitalisieren analoger Dokumente: Beim Scannen am MFP werden die digitalisierten Dokumente automatisch direkt am richtigen Platz in die bestehende Ordnerstruktur eingefügt.

In jeder Organisation werden Dokumente erstellt, bearbeitet und archiviert. Um eine sinnvolle Dokumentenverwaltung zu ermöglichen, müssen sämtliche Dokumente zweckmäßig, übersichtlich und so abgelegt werden, dass sie jederzeit gefunden und zugeordnet werden können. Die Systeme für das Ablegen von Dokumenten werden folgerichtig Ablagesysteme genannt. Es gibt sie sowohl analog (für Papierdokumente) als auch elektronisch (für digitale Dokumente). Entscheidend beim Ablegen von Dokumenten ist, mit wenigen Blicken und Griffen das Benötigte wieder zur Hand zu haben.

Zu den analogen Ablagesystemen zählen Ordner, Mappen und Hefter; besonders verbreitet sind Aktenordner und Hängemappen. Diese werden wiederum in Regalen und Schränken aufbewahrt, die im Fall von Hängemappen über herausziehbare Schubladen verfügen.

Analoge Dokumente können durch Scannen am MFP in digitale Dokumente „verwandelt“ werden. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und ECM-Systeme helfen dabei: Sie fügen die digitalisierten Dokumente automatisch direkt an am richtigen Platz in die bestehende Ordnerstruktur ein. Die Herausforderung im Vorfeld besteht darin, eine sinnvolle Ordnerstruktur zu schaffen. Das gelingt in vier Schritten:

Je mehr Dokumente verwaltet werden müssen, desto komplexer wird die Ordnerstruktur. Privatpersonen kommen häufig mit einigen wenigen Ordnern aus. Unternehmen und andere Organisationen brauchen Ordner, die Unterordner enthalten (die häufig über weitere Unterordner verfügen usw.), um alle Dokumente sinnvoll zu verstauen und zu speichern. Dabei ist es sinnvoll, auf kryptische Ordner-Bezeichnungen zu verzichten. Je klarer aus dem Namen des Ordners hervorgeht, was er an Inhalten enthält, umso besser. Sich vor dem Start über die passende Ordnerstruktur ausreichend Gedanken zu machen, lohnt sich, denn eine spätere Umstrukturierung sorgt für erheblichen Aufwand.

Anschließend kann das Ordnersystem mit den einzelnen zu speichernden Dokumenten gefüllt werden. Im ersten Schritt sollten die bereits digital vorliegenden Dateien entsprechend sortiert werden. Häufig ist es verzichtbar, Papierdokumente einzuscannen. Erfahrungsgemäß werden vor allem ältere Dokumente nur noch selten zur Hand genommen. Eine Option ist es, das gesamte Papierarchiv auszulagern und bei Bedarf benötigte Dokumente anzufordern, die dann eingescannt und damit digitalisiert werden. Dieser Service, den Lager 3000 als Partner von TA Triumph-Adler anbietet, heißt Scan on Demand.

Während ältere Papierdokumente nicht unbedingt digitalisiert werden müssen, sollten aktuelle Dokumente umgehend gescannt werden, um digital bearbeitet und gespeichert werden zu können. Nur so gelingt es, Schritt für Schritt komplett auf ein vollständig digitales Dokumentenmanagement umzusteigen und damit Zeit und Kosten zu sparen.

Die Bedeutung der Datensicherheit kann nicht überschätzt werden: Alle IT-Systeme können von Cyberkriminellen angegriffen werden, entsprechend wichtig sind geeignete Schutzmaßnahmen vor Cyberangriffen. Um Dokumente zu schützen, ist es ebenso wichtig, intern Zugriffsrechte zu vergeben: Darin wird geregelt, wer auf welche Dateien zugreifen darf – und wer nicht.

Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für den E-Mail-Verkehr über Angebote, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine. Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsbücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventarlisten, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Buchungsbelege, zollrelevante Unterlagen sowie Rechnungen im Archiv beträgt zehn Jahre. Für die notwendige revisionssichere Archivierung macht der Gesetzgeber detaillierte Vorschriften.

Active Directory ist ein Verzeichnis von Microsoft, mit dem sich die Struktur von Windows-Netzwerken und über die angeschlossenen Geräte die Struktur einer Organisation nachbilden lässt. Dabei werden einzelne Unternehmensbereiche über sogenannte Domains voneinander abgegrenzt. Administratoren ermöglicht das Active Directory, die Benutzerrechte für einzelne Geräte oder Objekte zentral zu verwalten.

Active Directory besteht aus drei Komponenten: Schema, Konfiguration und Domäne. Das Schema bildet eine Art Schablone, die für alle Einträge im Verzeichnis angewendet wird. Die Konfiguration des Active Directory bildet die Struktur ab. Die Domains beinhalten die Informationen selbst, die für diesen Netzwerkbereich relevant sind. Auf der Domänen-Ebene wird die Organisationsstruktur nachgebildet.

Obwohl Active Directory für Windows-Netzwerke entwickelt wurde, existieren Lösungen, die den Verzeichnisdienst auf anderen Betriebssystemen emulieren. Sie ermöglichen es Windows-Clients, die Ressourcen und Möglichkeiten eines Active Directory zu nutzen, ohne dass ein Windows-Server vorhanden sein muss.

Ein Add-on ist eine zusätzliche Software, die die Funktionalität einer bestehenden Anwendung erweitert. Add-ons werden auf die Anwendung installiert und können jederzeit wieder deinstalliert werden. Bei Business-Software sind Add-ons aufgrund ihrer Funktionalitäten meist kostenpflichtig. Viele Softwaresysteme sind modular aufgebaut, um mithilfe verschiedener Add-on-Optionen individuell auf Wünsche und Anforderungen von Kunden eingehen zu können.

Siehe Cyberangriff

Agilität beschreibt im Management von Unternehmen und anderen Organisationen den Ansatz, schnell und flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und Anforderungen zu reagieren. Agiles Arbeiten umfasst die Methoden, um dieses Ziel zu erreichen. Es legt den Fokus auf Menschen und Kultur und verabschiedet sich von starren Prozessdenkweisen. Agiles Arbeiten reagiert auf Veränderungen, kann allerdings ebenso proaktiv mögliche Szenarien analysieren, was vorausschauendes Handeln ermöglicht. Tempo ist entscheidend für agiles Arbeiten, um schnell Ergebnisse zu erzielen.

Im Kern geht es beim agilen Arbeiten darum, unterstützt durch Methoden wie Scrum oder Kanban, Menschen und Teams mehr Freiräume zu geben, damit sie möglichst rasch erfolgreich die gesetzten Ziele erreichen. Das erfordert in vielen Organisationen ein Umdenken, da sowohl strikte Kontrolle durch Führungskräfte als auch starre Gängelung durch bürokratische Prozesse das agile Arbeiten unterminieren.

Das Konzept des agilen Arbeitens entstand ab 2001 in der Softwarebranche, als eine Gruppe von Entwicklern, die „Agile Alliance“, in einem Manifest wesentliche Grundsätze für Agilität festhielt. Diese Grundsätze lassen sich auf alle Branchen übertragen. Da viele Unternehmen aufgrund der sich rasant verändernden Marktgegebenheiten umgehend auf neue Bedingungen reagieren müssen, wird die Forderung nach agilem Arbeiten vielerorts erhoben. Um die gewünschte Dynamik zu erreichen, müssen allerdings bürokratische Hürden abgebaut werden. Damit tun sich viele Unternehmen schwer, da damit ein Kontrollverlust verbunden ist. Solange selbstverantwortliches Agieren mit der etablierten Unternehmenskultur kollidiert, findet agiles Arbeiten vielerorts eher auf Projekt- und Versuchsbasis statt (siehe Projektmanagement), als dass es als Standard etabliert wäre.

Wenn Unternehmen agiles Arbeiten einführen wollen, müssen sie daher die Voraussetzungen dafür schaffen durch:

Agiles Arbeiten stärkt die Selbstverantwortung der Teams und ihrer Mitglieder. Damit stärkt das Unternehmen das eigene Employer Branding und die Loyalität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Agilität beschreibt im Management von Organisationen den Ansatz, schnell und flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und Anforderungen zu reagieren. Durch schnelle Reaktionen auf veränderte Marktbedingungen stärken Unternehmen ihre Wettbewerbsposition, ihr Renommee und das Selbstbewusstsein ihrer Belegschaft.

In der Unternehmenspraxis ist Agilität eher ein Ziel, dem man sich stufenweise nähert. Die gewünschte Beweglichkeit bedeutet zugleich einen Bruch mit klassischen hierarchischen Strukturen und Entscheidungsprozessen. Deshalb schlagen die meisten Unternehmen einen eher evolutionären Weg ein, der agile Prozesse in kleinen Schritten erkundet. Laut der Studie „Potenzialanalyse agil entscheiden“ von Sopra Steria Consulting und F.A.Z.-Institut gibt es bereits in jedem zweiten Unternehmen in Deutschland agile Projektteams, die immer wieder neu zusammengestellt werden. Diese Testphase ist verständlich. In Agilität stecken all die Faktoren, die sich Leistungskennzahlen wie KPIs (Key Performance Indicators) und anderen Messgrößen verweigern: das Spontane, das Kreative, das Ungeplante, das Irrlichternde. Unternehmen haben hart daran gearbeitet, diese Faktoren zu domestizieren und an Kennzahlen zu fesseln.

Agilität ist keine Technik, die sich durch Befehl von oben verbreitet. Im Gegenteil: Die Vorgesetzten müssen zurückstecken. Denn agiles Arbeiten als unternehmerisches Prinzip legt das Vertrauen in die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten, um die gewünschte Schlagkraft und Schnelligkeit zu etablieren.

Entscheidungen fallen weniger dort, wo sich die hierarchisch-disziplinarische Macht konzentriert, sondern da, wo das fachlich-prozessuale Know-how liegt. Wer Agilität will, muss Kontrollverlust ertragen. Sie braucht flache Netzwerkstrukturen, die sich durch Transparenz und eine offene Fehlerkultur auszeichnen. Nur dann ist es möglich, Lösungen zügig zu entwickeln und im Sinne der Kunden kontinuierlich zu optimieren. Agile Prozesse werden durch interdisziplinäre Teams in Gang gesetzt, vorangetrieben und zum Abschluss gebracht. Die Rolle der Chefs ändert sich: Sie haben die Aufgabe, ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu unterstützen und eventuelle Hindernisse aus dem Weg zu räumen.

Damit Agilität kein abstraktes Ziel bleibt, ist es sinnvoll, es in konkrete „Da wollen wir hin“-Ziele herunterzubrechen. Zu diesen Zielen kann gehören:

Die Abkehr von gewohnten Strukturen und Arbeitsweisen verlangt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ebenso wie Führungskräften viel Erneuerungsbereitschaft und Lernwillen ab: Agilität ist eine langfristige Transformationsaufgabe.

Siehe auch Projektmanagement, Kanban und Scrum

Als Anwendungssoftware werden alle Programme bezeichnet, die kunden- oder anwendungsspezifische Aufgaben übernehmen. Dazu zählen beispielsweise E-Mail-Programme, Webbrowser, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Computerspiele oder auch sämtliche Apps. Begrifflich werden diese Programme damit von der Systemsoftware (Betriebssystem) abgegrenzt.

Das Application Programming Interface ist eine Programmierschnittstelle: Ein Programmteil eines Softwaresystems wird anderen Programmen zur Verfügung gestellt, damit die beiden Systeme interagieren können. Diese Softwarebausteine lassen sich individuell anpassen oder auch zum Entwickeln umfassender Anwendungslösungen nutzen. Im Gegensatz zu Binärschnittstellen definiert ein API nur die Anbindung auf Quelltext-Ebene.

App ist die Kurzform von Applikation. Damit werden Computerprogramme vor allem für Smartphones und Tablets bezeichnet, die eine für Anwender nützliche Funktion ausführen. Mittlerweile wird auch Anwendungssoftware mitunter als App bezeichnet.

Bei der Arbeitszeiterfassung messen Arbeitgeber mithilfe meist technischer Hilfsmittel, wann und wie lange die Beschäftigten ihrer im Arbeitsvertrag zeitlich festgelegten Arbeit nachgehen. Die Erfassung dient auch dem Schutz der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor Ausbeutung, indem sie beispielsweise Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen regelt. Die Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung sind im Arbeitszeitgesetz festgehalten. Sie sind daher verpflichtend, wie der Europäische Gerichtshof (EuGH) 2019 nochmals bestätigt hat: Innerhalb der Europäischen Union müssen alle Arbeitgeber genau erfassen, wann ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten.

Kritiker monierten seinerzeit, das EuGH-Urteil gefährde mit seiner rigiden Dokumentationspflicht solche Errungenschaften wie Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit. „Zu modernen Arbeitsumgebungen gehören Flexibilität in der Arbeitsgestaltung und Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften“, kritisierte etwa der Bundesverband der Personalmanager. „Das Urteil scheint diese beiden Aspekte komplett auszublenden.“ Tatsächlich nur scheinbar: Es hat sich in der Zwischenzeit gezeigt, dass sich die gesetzlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung durchaus mit Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit verbinden lassen.

Ob die Arbeitszeiterfassung am Computer, per Chipkarte oder Token, per Smartwatch- oder Handy-App oder immer noch händisch – etwa per Formular – erfolgt, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Bögen zur Zeiterfassung müssen zwei Jahre aufbewahrt werden, die Informationen unterliegen ebenso wie die digital erhobenen Daten dem Datenschutz.

Aktueller Standard zur Arbeitszeiterfassung in den meisten Organisationen ist eine digitalisierte Version der Stempeluhr: Zu Beginn und Ende einer Schicht wird ein Gerät als „Terminal“ passiert, das diese Informationen festhält. Beim Zeiterfassungssystem Zeitblick von TA Triumph-Adler ist dieses Gerät der MFP.

Mit einem Arbeitszeitkonto können Arbeitgeber flexible Arbeitszeitmodelle umsetzen. Die Idee: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können vorübergehend mehr oder weniger arbeiten als vereinbart. Damit das Konto wieder auf null kommt, werden die Arbeitsstunden später wieder ausgeglichen. So können beispielsweise Überstunden „abgefeiert“ werden. Damit der Kontostand immer stimmt, ist ein Arbeitszeitkonto stets kombiniert mit einer Arbeitszeiterfassung.

Mehr als ein Drittel der Unternehmen in Deutschland und mehr als die Hälfte der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nutzen ein Arbeitszeitkonto. Es wird häufig kombiniert mit

Unternehmen mit saisonal schwankender Auftragslage (Bau, Wintersport, Gartenbau, auch Gastronomie) nutzen Arbeitszeitkonten gern: In der Hauptsaison arbeiten die Beschäftigten länger als in der Nebensaison, gleichwohl bleibt ihr Einkommen stabil.

Kurzzeitkonten müssen in der Regel spätestens innerhalb eines Jahres ausgeglichen werden und am Jahresende auf null stehen. Auch 3-Monats- oder 6-Monats-Konten sind gängig. Langzeitkonten haben eine längere Perspektive. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sparen die Überstunden an, um beispielsweise ein Sabbatical zu finanzieren, in Altersteilzeit zu wechseln oder früher in Rente zu gehen.

In Archiven werden Dokumente geordnet gesammelt, aufbewahrt und nutzbar gemacht. Archive entstanden bereits mit den ersten schriftlichen Überlieferungen, um wichtige Informationen – vor allem Verträge – vorhalten zu können. Als Archiv (vom lateinischen „archivum“, Aktenschrank) werden im übertragenen Sinne auch die Räumlichkeiten oder Institutionen bezeichnet, in denen die Unterlagen aufbewahrt werden. Die archivierten Informationsträger werden Archivalien genannt.

Im Internet gibt es zahlreiche Archivportale, die gebündelte Informationen über Archive bieten sowie oftmals die Möglichkeit, in den Archivbeständen zu recherchieren.

Im Zuge der Digitalisierung werden viele Papierarchive allmählich durch elektronische Pendants ersetzt. Diese Systeme zur elektronischen Archivierung oder Datensicherung werden ebenfalls als Archiv bezeichnet. Generell wird in Deutschland von elektronischer Archivierung gesprochen, sobald Informationen datenbankgestützt gespeichert werden. Zu den Grundanforderungen zählt, dass sie unveränderbar, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden und dennoch jederzeit reproduzierbar sind. Dabei wird zwischen Langzeitarchivierung und revisionssicherer Archivierung unterschieden.

Dokumente in Datei- statt in Papierform aufzubewahren, spart Platz und verringert die Raumkosten. Ebenso lässt sich durch digitale Archive vermeiden, dass Dokumente mehrfach vorgehalten werden müssen. Per Volltextsuche lassen sich die gesuchten Dokumente deutlich schneller finden, wenn sie elektronisch archiviert werden.

Archivieren bedeutet, Dokumente zeitlich unbegrenzt aufzubewahren. Dabei werden sie im Archiv in einem Zustand erhalten, der es ermöglicht, sie bei Bedarf zu nutzen. Archiviert werden können sowohl digitale als auch analoge Dokument (Papier).

Aus rechtlichen Gründen sind Organisationen wie Unternehmen und Behörden verpflichtet, bestimmte Dokumente über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Obwohl es eine ablaufende Frist gibt, wird dabei ebenfalls von einer „Archivierung“ dieser Dokumente gesprochen. Dokumente mit steuerrelevanten Informationen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt, wenn es sich bei den Dokumenten um Handels- oder Geschäftsbriefe oder um Kopien dieser Geschäftsbriefe handelt.

Siehe Elektronische Archivierung

Aus rechtlichen Gründen sind Organisationen wie Unternehmen und Behörden verpflichtet, bestimmte E-Mails samt ihren Attachments über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. E-Mails mit steuerrelevanten Informationen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde. Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt, wenn es sich bei den Dokumenten um Handels- oder Geschäftsbriefe oder um Kopien dieser Geschäftsbriefe handelt.

Unternehmen und andere Organisationen dürfen nicht den gesamten E-Mail-Verkehr abspeichern. Der Datenschutz untersagt es, private E-Mails von Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern aufzubewahren, da dies gegen die Persönlichkeitsrechte der Angestellten verstoßen würde. Ausnahme: Die Angestellten stimmen einer Datenspeicherung ausdrücklich zu. Dann ist es möglich, alle eingehenden und ausgehenden E-Mails auf dem Server direkt ins Archivsystem weiterzuleiten. Das vereitelt Manipulationen an den E-Mails. Die Alternative besteht darin, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter entscheidet, welche E-Mails archiviert werden sollen. Dabei besteht allerdings die Gefahr, dass wichtige Dokumente nichts ins Archiv übertragen werden.

Um Unbefugten den Zugriff auf archivierte E-Mails zu erschweren, sollten die digitalen Dokumente verschlüsselt werden.

Siehe Datenverschlüsselung, Hybrides Kryptosystem, Symmetrisches Kryptosystem und Asymmetrisches Kryptosystem

Siehe Archiv und Archivieren

Elektronischer Speicher von archivierungspflichtigen oder -würdigen Dokumenten. Mittels einer Datenbank werden Dokumente und „Container“ (als elektronische Aktenordner) geordnet und verwaltet. Im Archiv werden Dokumente so abgespeichert, dass sie vor unzulässigen Änderungen geschützt sind. Es dient der langfristigen, revisionssicheren Aufbewahrung. Basierte die elektronische Archivierung früher meist auf Insellösungen, so ist sie heute in einem ganzheitlichen Dokumentenmanagement integriert.

Siehe Künstliche Intelligenz

Application Service Provider sind Anbieter, die Anwendungen als Service zur Verfügung stellen. Kunden müssen diese Anwendungssoftware nicht selbst installieren und betreiben.

Das asymmetrische Kryptosystem verschlüsselt elektronische Signaturen bei ihrem Erstellen. Jede der kommunizierenden Parteien besitzt ein Schlüsselpaar, das aus einem geheimen Teil (privater Schlüssel) und einem nicht geheimen Teil (öffentlicher Schlüssel) besteht. Im Gegensatz zu einem symmetrischen Kryptosystem müssen die kommunizierenden Parteien bei der Datenverschlüsselung keinen gemeinsamen geheimen Schlüssel kennen.

Ein Attachment – auch Anhang oder Dateianhang genannt – ist eine Datei, die als Anlage zum Text einer E-Mail verschickt wird. Technisch gesehen ist diese Datei integraler Bestandteil der E-Mail, aber da sie als separat empfunden wird, wird sie im allgemeinen Sprachgebrauch auch so behandelt.

Bei einer Authentifizierung wird ein Identitätsnachweis auf seine Authentizität hin geprüft. Die authentifizierte Person wird dadurch autorisiert, bestimmte Tätigkeiten auszuführen. Beispiele sind die Einreise in ein Land bei Vorlage des Reisepasses oder das Einloggen in ein Computersystem durch Eingeben eines Passworts. Damit die Identität zweifelsfrei nachgewiesen werden kann, setzt sich im IT-Bereich die 2-Faktor-Authentifizierung durch: Zwei voneinander unabhängige Komponenten (Faktoren) sind notwendig, um die Identität nachzuweisen.