Glossar

Die Extensible Markup Language, abgekürzt XML, ist eine Metasprache, die Daten in Textdateien so strukturiert, dass sie sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar sind. Durch die Maschinenlesbarkeit ermöglicht XML ein automatisiertes Weiterverarbeiten von Daten in digitalen Workflows. Die XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Formate für Rechnungen, die XML nutzen.

Die XRechnung ist ein vergleichsweise neues Format von eRechnung mit dem Potenzial, die bisher gebräuchlichsten Formate PDF und EDI abzulösen und zum Standard für elektronische Rechnungen zu werden. eRechnungen sind den Rechnungen auf Papier rechtlich gleichgestellt. In Behörden, Unternehmen und anderen Organisationen sind Papierrechnungen zusehends unerwünscht: Sie verlangsamen Arbeitsprozesse, da sie aufwendig durch manuelles Scannen in digitale Workflows (siehe auch DMS) eingebunden werden müssen.

Mit dem Verzicht auf Papier ist der Staat schneller als die Unternehmen: Rechnungen auf Papier ignoriert er seit dem 27. November 2020 ebenso wie Rechnungen im PDF-Format. Forderungen müssen als XRechnung eingereicht werden. Wer öffentliche Auftraggeber nicht als Kunden verlieren will, muss auf das neue Format umstellen. Seit April 2020 sind alle deutschen Behörden – von Bundes- bis Gemeinde-Ebene – in der Lage, XRechnungen zu bearbeiten. Allerdings haben nicht alle Behörden den 27. November 2020 als Stichtag genommen. Der gilt – außer in Bremen – nur für Bundesbehörden und bei denen wiederum nur für Rechnungen mit einem Wert von mehr als 1.000 Euro. Der Rest der Behörden folgt mehr oder minder gemächlich. In Hessen wird die XRechnung erst 2024 zur Pflicht, in anderen Bundesländern bleibt der neue Rechnungsstandard vorerst eine Option und wird nicht zur Pflicht.

Trotzdem tun Unternehmen gut daran, auf die XRechnung umzustellen, und das aus zwei Gründen:

Die Vorgaben der Europäischen Union verlangen, dass digitale Dokumente ohne manuellen oder technischen Aufwand weiterverarbeitet werden können. Das überfordert PDFs. Die XRechnung hingegen basiert auf einem XML-Datensatz, der automatisiert weiterverarbeitet werden kann.

In Deutschland sind die „Zentralen User Guidelines des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, kurz ZUGFeRD, als verbindliches digitales Rechnungsformat gemeinsam von Behörden, Verbänden und Unternehmen entwickelt worden. ZUGFeRD ist ein hybrides Dateiformat: Es enthält eine PDF-Datei und einen maschinell auslesbaren XML-Datensatz. Dieses Format ist so definiert, dass zum Beispiel Absenderfirma, Rechnungsdatum und -nummer, Beträge und Bankverbindungen immer an der gleichen, festgelegten Stelle der XML-Daten gespeichert werden. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden – genau das, was die EU fordert. Seit der Version 2.1.1 enthält ZUGFeRD ein Profil für die XRechnung, damit gibt es zwischen beiden Formaten keine Probleme mit der Kompatibilität.

Was die digitale Verwaltung der elektronischen Rechnungen angeht, ändert sich nichts: DMS- und ECM-Lösungen können die XRechnung mit ihren digitalen Workflows ebenso verarbeiten wie EDI-, PDF- oder ZUGFeRD-Rechnungen.

Siehe auch Digitale Rechnungsprüfung und -bearbeitung