So gelingt die digitale Transformation reibungslos

Alle machen sich auf ins digitale Zeitalter – aber manche kommen schneller an. Auf welche sechs Stolperfallen sollten Unternehmen achten, damit der Wandel nicht scheitert? 

Digitalisierung ist das Schlagwort unserer Zeit. Die Corona-Pandemie war ein Weckruf, trotzdem fällt es bis heute jedem dritten deutschen Unternehmen schwer, die digitale Transformation zu bewältigen. Das ist das Ergebnis einer Studie des Digitalverbands Bitkom. Dabei sieht die Mehrheit (52 Prozent) der befragten Unternehmen jene Wettbewerber im Vorteil, die frühzeitig auf die Digitalisierung gesetzt haben. 

Klar ist: Niemand kommt am Wandel vorbei. Doch woran liegt es, dass dieser Punkt immer noch nicht in allen Betrieben ganz oben auf der To-do-Liste steht? Oft herrscht eine große Unsicherheit. Gerade im Vorfeld wichtiger IT-Investitionen tauchen unzählige Fragen auf: Für welches der jeweils zur Auswahl stehenden ERP-, CRM-, CMS-, Vertriebs- oder je nach Vorhaben sonstigen komplexen Softwarepakete soll man sich entscheiden? Welche Faktoren und Kriterien spielen überhaupt eine Rolle? 

Wer auf Nummer sicher gehen will, dass die digitale Transformation gelingt, kann sich einen erfahrenen externen Dienstleister zur Seite holen. TA Triumph-Adler beispielsweise steht Interessierten mit jeder Menge themenübergreifender Expertise zur Verfügung: Ob es um das Einrichten von digitalen Arbeitsplätzen und Workflows geht, um die Vernetzung der Druckerflotte bei höchsten Sicherheitsstandards oder um das Einrichten und Betreuen von „As a Service“-Lösungen: Diese Aufgaben können Sie getrost abgeben. Externes Projektmanagement und Finanzierungsservice zählen ebenfalls zu den Dienstleistungen von TA Triumph-Adler.  

Auch der Digitalverband Bitkom hat sich Gedanken gemacht, wie eine Transformation möglichst reibungslos über die Bühne gehen kann. Er nennt typische Hindernisse, die Unternehmen immer wieder vor Herausforderungen stellen und an denen Digitalisierungsprojekte letztendlich scheitern können.

Wenn nicht alle im selben Boot sitzen und das gleiche Ziel vor Augen haben, ist es schwer, den Kurs einzuhalten. Entlang der Transformations-Projektphasen sollten daher alle Betroffenen angemessen einbezogen werden. Was hilft, ist ein interdisziplinäres Stakeholder-Management von Usern, IT-Fachleuten und Leitungspersonal. Dabei sollte die 360°-Bedarfsermittlung von einer konsequenten Datenanalyse bis hin zur Berücksichtigung eines berechtigten „Bauchgefühls“ gehen.

Um die Komplexitäten bewältigen zu können, bedarf es eines IT-Grundverständnisses, strukturellen Denkens und Abstraktionsfähigkeit. Denn die digitale Welt wird immer komplexer und erfordert neue systematische Skills – und die müssen oft erst noch entwickelt werden. Das bedeutet auch, Rollen- und Kompetenzprofile innerhalb bestehender Organisationsstrukturen neu zu definieren und zu verankern.

Die IT-Branche verändert sich rasend schnell, technischer Durchblick – aber auch Weitblick – sind wichtig: Das bedeutet, dass alle Beteiligten die Software nicht nur nutzen und optimieren sollten, sondern sich auch selbst in ihrer jeweiligen Rolle kontinuierlich mitentwickeln müssen. Je selbstverständlicher die Software genutzt wird, umso besser für die Effizienz und Produktivität – was Zeit und damit Kosten einspart.

Auch wenn die Zusammenarbeit bislang immer reibungslos verlief, kann es sein, dass die digitale Transformation einen Dienstleisterwechsel erfordert. Damit Ihre IT-Change-Projekte die Chance für einen echten Neuanfang bieten, bedarf es einiger Anpassungen im Budget und in den Zeitplänen des Projektplans. So kann das eventuelle Risiko, das bei einem (berechtigten) Wechsel entsteht, reduziert werden.

Wer viel Geld in die Hand nimmt, möchte, dass sich die Investition am Ende auszahlt. Doch selbst erfolgreiche Projekte führen nicht zwangsläufig zu Amortisationseffekten. Oft sind große Projektinvestitionen unrentabel, nicht zuletzt aufgrund eigener vermeidbarer Fehler vorab. Daher: im Vorfeld ein genaues Ziel definieren und nach Projektende dedizierte Nutzungs- und Umsetzungspläne festlegen. 

„Kannst du das noch übernehmen?“ IT-Change-Projekte erfordern eine massive Verlagerung der personellen Kapazitäten. Unklare Verantwortlichkeiten und Projekt-Zuspitzungen schöpfen stets zusätzlich Kapazitäten aus. Mit dem Ergebnis, dass nicht nur das Alltagsgeschäft leidet und wirklich wichtige Kernprozesse wie bei Vertrieb und Kundenbetreuung stagnieren. Auch die Beschäftigten geraten so schnell an den Rand des Burnouts. Und sind sie nicht das wichtigste Gut, das man hat?

Es ist leicht, in eine dieser Stolperfallen zu geraten. Aber es ist ebenso leicht, diese Fallen zu vermeiden – wenn man um sie weiß. Es hilft, vorbereitet zu sein. Aber es hilft nicht, vor lauter Detailplanung nicht von der Stelle zu kommen. Um es mit den Worten des SAP-Managers Glenn Gonzales zu sagen: „Ein Unternehmen muss nicht so schnell sein wie Usain Bolt über hundert Meter. Es reicht, dass es überhaupt erst einmal anfängt zu laufen.“