Nachhaltigkeit im Büro

Nachhaltiges Handeln setzt sich zum Ziel, eine lebenswerte Welt zu erhalten. Die beiden wichtigsten Hebel dafür sind ein schonender Umgang mit Ressourcen und ein verringerter Ausstoß von Treibhausgasen. Es gibt Tausende von großen und kleinen Stellschrauben, bei denen sich verantwortungsbewusstes Denken und Handeln zeigt – auch im Büro. Wir geben einen Überblick und damit Anregungen, wie und wo überall Nachhaltigkeit im Büro möglich ist.

Inhalt
1.   Wie geht Nachhaltigkeit im Büro?
2.   So geht klimaneutrales Drucken
3.   Energie sparen im Büro
4.   Auf dem Weg zum papierlosen Büro
5.   Müll vermeiden …
6.   … und was man sonst noch alles tun kann

Nachhaltigkeit ist gegeben, wenn ein regeneratives System in seinen wesentlichen Eigenschaften dauerhaft erhalten bleibt. Wenn wir diese abstrakte Definition anwenden auf das „regenerative System“ namens Planet Erde, heißt das: Wir müssen verantwortungsbewusst mit den vorhandenen Ressourcen umgehen und so handeln, dass nachfolgende Generationen eine lebenswerte Erde vorfinden.

Nachhaltig und damit verantwortungsbewusst können Menschen zu jeder Zeit und an jedem Ort handeln – also auch im Büro. Hier zeigt sich Nachhaltigkeit vor allem durch den achtsamen Umgang mit Ressourcen wie Papier, das Einsparen von Energie, den Verzicht auf Plastik und Einwegprodukte sowie das Nutzen langlebiger Produkte. Wir gehen ab Kapitel 3 mit konkreten Vorschlägen näher darauf ein.

Zuerst allerdings wollen wir uns mit einer der größten Stellschrauben zum nachhaltigen Handeln im Büro beschäftigen, dem klimaneutralen Drucken.

Beim Drucken fallen Emissionen an, daran lässt sich nichts ändern. Der Ansatz von klimaneutralem Drucken besteht darin, das Negative (die Emissionen) durch etwas Positives (Umwelt- und Klimaschutz) auszugleichen und so „klimaneutral“ zu werden. Dafür werden die anfallenden Kohlendioxid- und andere Treibhausgasemissionen erfasst und in Euro umgerechnet. Die Betreiber der Druckerflotte kaufen Zertifikate in Höhe dieser Beträge. Mit dem Geld, das für die Zertifikate ausgegeben wird, werden Umwelt- und/oder Klimaschutzprojekte unterstützt.

Zu den Emissionen, die beim Drucken anfallen, zählen außer Kohlendioxid (CO₂) vor allem VOCs (Volatile Organic Compounds, auf Deutsch: flüchtige organische Verbindungen) wie Papierstaub, Ozon und der Nebel von Farben. Auch der Betrieb von Motoren und der Ausstoß von Abwärme tragen zu den Emissionen bei. Ein umfassendes Verständnis von klimaneutralem Drucken geht daher über den Ausgleich von Schäden durch den Kauf von Zertifikaten hinaus. Hier steckt der zweite Aspekt des klimaneutralen Druckens: Es geht darum, den Energieverbrauch und parallel die CO₂-Emissionen zu senken.

Unterstützt werden diese Anstrengungen durch den Gesetzgeber, der immer strengere Richtlinien für Umwelt- und Klimaschutz vorgibt. Wie klimafreundlich ein Unternehmen agiert, zeigt sich im Umgang mit den Normen ISO 50001 und ISO 14001. Mit ISO 50001 wird die Einführung eines Energiemanagementsystems geprüft, mit ISO 14001 die Einführung eines Umweltmanagementsystems. Beide Systeme sorgen dafür, dass sorgfältiger mit Ressourcen umgegangen wird – nicht einmalig, sondern als ständiger Prozess.

TA Triumph-Adler bietet seinen Kunden an, klimaneutral zu drucken oder sogar darüber hinaus den Betrieb der gesamten Druckerflotte klimaneutral zu gestalten.

Beim klimaneutralen Drucken werden die CO₂-Emissionen für das Drucken, Kopieren, Faxen und Scannen erfasst. Außerdem fließen die CO₂-Emissionen, die bei der Nutzung (Strom, Toner, Papier) der Drucksysteme entstehen, in die Berechnung ein. Diese Emissionen werden in Euro umgerechnet.

Beim klimaneutralen Betrieb werden nicht nur die Kosten rund ums Drucken erfasst. Auch was an Emissionen durch den Transport der Geräte oder ihre Wartung anfällt, wird erfasst und in Euro umgerechnet. So wird auch der Service klimaneutral.

Was durch die CO₂-Kompensation an Beträgen zusammenkommt, wird in eines der von TA Triumph-Adler ausgesuchten Klimaschutzprojekte investiert. Alle diese Projekte sind mit dem Gold Standard ausgezeichnet – einem unabhängigen Qualitätsstandard, der neben der CO₂-Reduzierung auch die Verbesserung der Lebensbedingungen der Menschen vor Ort berücksichtigt.

Ein Drittel aller Energie wird für Heizung und Warmwasser verbraucht. Und wo viel verbraucht wird, lässt sich auch viel einsparen – etwa beim Heizen oder Kühlen der Büros. So drosselt eine sinnvolle Steuerung der Bürotemperatur nicht nur den Energieverbrauch, sondern sorgt auch für beachtliche Einsparmöglichkeiten. Schon wer im Winter die Räume auf 20 statt auf 21 Grad heizt, kann bis zu 10 Prozent an Heizkosten vermeiden.

Wer Tageslicht effizient nutzt, spart ebenfalls: Durchschnittlich 40 Prozent des Stromverbrauchs im Büro sind künstlicher Beleuchtung geschuldet. In wenig genutzten Räumen wie Fluren, Toiletten oder Lagerräumen können Bewegungssensoren dafür sorgen, dass dort nicht unnötig Licht brennt. Das senkt die Beleuchtungskosten durchschnittlich um 15 Prozent.

Kalt erwischt: Wer auf Warmwasserhähne in den Waschräumen verzichtet, spart so pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter jährlich rund 60 Euro. Das summiert sich bei größeren Unternehmen ganz beachtlich.

Der Trend geht zu nachhaltigeren Geräten, die länger halten und vor allem weniger Energie verbrauchen. Jede neue Generation etwa von MFPs (Multifunktionsprintern) verbraucht weniger Strom als ihr Vorgänger. Das gilt auch für Kühlschränke, Kaffeemaschinen und andere Elektrogeräte. Daher lohnt es sich, beim Kauf auf die Energieeffizienzklasse und auf Energieeffizienzzertifizierungen wie das Label „Energy Star“ zu achten. Viele neue Geräte haben eingebaute Energiesparfunktionen; Energie sparen können sie allerdings nur, wenn diese Funktionen auch aktiviert sind.

Ein Wort noch zu MFPs, den Nachfolgern des Bürodruckers, die sowohl kopieren und drucken als auch scannen und (häufig) faxen können: Diese Geräte verbrauchen deutlich weniger Strom als Einzelgeräte und reduzieren nachweislich die Übernutzung, da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu tendieren, gemeinsam genutzte Geräte nur dann einzusetzen, wenn sie diese wirklich brauchen.

Die Zeiten, in denen an jedem Schreibtisch ein Drucker stand, sind sowieso vorbei. Wenn Unternehmen ihre Druckerflotte optimieren, stellen sie häufig fest, dass sie auf eine Vielzahl von Geräten verzichten können. Der optimierte Einsatz von MFPs spart nicht nur Energie, sondern auch Anschaffungskosten.

Die Zeit der Präsenzpflicht läuft vielerorts ab. Die Erfahrungen aus der Corona-Pandemie zeigen, dass sich im Homeoffice meist ebenso gut arbeiten lässt. Viele Angestellte haben die damit verbundene Flexibilität zu schätzen gelernt und setzen auf einen Mix aus Büro und Homeoffice. Das Büro von morgen wird damit zum Ort des Austauschs – und es wird kleiner. Wenn nicht jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter einen eigenen Schreibtisch braucht, sinkt auch der Platzbedarf. Und das spart automatisch auch Energiekosten.

Was wir ebenfalls während der Corona-Pandemie gelernt haben: Viele Geschäftsreisen sind nur bedingt notwendig. Die meisten Meetings lassen sich auch per Videokonferenz abhalten. Das spart Zeit, Kosten – und CO₂-Emissionen.

Last but not least wollen wir einen allseits bekannten Energiesparer doch noch erwähnen: Geräte wie Computer oder MFPs im Standby-Modus verbrauchen unnötig Strom. Einfach mal den Stecker ziehen!

Um den Effekt des Steckerziehens in Zahlen zu übersetzen: Allein die Aktivierung des Ruhezustands auf einem einzigen Computer kann bis zu 136 kg CO₂-Emissionen pro Jahr vermeiden. Sogar doppelt so viele Emissionen können vermieden werden, wenn die Geräte komplett ausgeschaltet werden, da Computer im Standby-Modus immer noch 50 Prozent des für den Betrieb benötigten Stroms verbrauchen.

Das papierlose Büro beschreibt eine Arbeitsumgebung, in der die Abläufe weitestgehend digitalisiert sind. Damit sind Dokumente auf Papier überflüssig. Die Idee vom papierlosen Büro tauchte zum ersten Mal in den 1960er Jahren auf, als der technische Fortschritt den Verzicht auf Papier erstmals vorstellbar machte. Heute ermöglichen Computer, E-Mails, das Internet und vor allem das digitale Dokumentenmanagement mit DMS- und ECM-Lösungen für elektronische Workflows grundsätzlich ein papierloses Büro. Trotzdem hat es sich in der Realität (zumindest bislang) nicht überall durchgesetzt. Prozesse im Büro laufen dank des digitalen Dokumentenmanagements heute effizienter und transparenter ab. Immer mehr Unternehmen, Behörden und andere Organisationen stellen daher um auf digitale Abläufe – parallel dazu sinkt ihr Bedarf an Papier.

Den Verbrauch an Papier zu senken, bietet sich schon aus Verantwortungsgefühl für die Umwelt an. Wer Nachhaltigkeit im Büro forcieren will, muss daher darauf achten, Papier etwa beim Drucken oder Kopieren so sinnvoll wie möglich zu nutzen. Ein ganz einfaches Erfolgsmittel: Der MFP wird auf doppelseitiges Drucken und Kopieren eingestellt – damit wird der Papierverbrauch fast halbiert.

Ob für ausgedruckte E-Mails wirklich Bäume gefällt werden sollten, ist mehr als fraglich. Recyclingpapier bietet sich als Alternative an. Schätzungen zufolge werden mit jeder Tonne recyceltem Papier etwa 17 Bäume gerettet und 26.500 Liter Wasser gespart. Und: Wer weniger ausdruckt, braucht seltener Toner nachzubestellen. Auch das spart Ressourcen.

Vermeiden Sie Wegwerfprodukte wie Pappbecher und versenden Sie Grußkarten oder Werbematerial – sofern sinnvoll – per E-Mail. Auch in den Toilettenräumen lässt sich Papier sparen. Laut einer Studie des Umweltbundesamts sind Kaltluft-Händetrockner deutlich umweltfreundlicher als Papierhandtücher. Auch Stoffhandtuchspender haben eine bessere Ökobilanz. Wer gleichwohl nicht von Papierhandtüchern lassen will: Hier lässt sich wirklich problemlos auf Recyclingpapier setzen.

In Büros fällt jeden Tag kiloweise Müll an – es könnte weniger sein. Da machen viele kleine Schritte den Unterschied: wenn zum Beispiel Pfand- die Plastikflaschen ersetzen oder Lufttrockner das Abtrocknen der Hände überflüssig machen. Auch der Verzicht auf Kapseln bei Kaffeemaschinen mindert das Aufkommen an Abfällen spürbar.

Was trotzdem an Müll anfällt, sollte sinnvoll getrennt werden. Dazu braucht es in den Büros und Küchen die entsprechende Ausstattung, damit eine Mülltrennung überhaupt erst möglich wird. Gebrauchte Batterien sollten dringend zu einer Sammelstelle gebracht werden, statt im Restmüll zu landen. Und: Leuchtröhren kann man recyceln.

Die Liste der Möglichkeiten zum nachhaltigen Handeln im Büro ist potenziell endlos. Wir gehen hier, uns selbst am Riemen reißend, auf drei weitere Aspekte ein.

PS: TA Triumph-Adler geht grundsätzlich verantwortungsvoll mit Ressourcen um. Unser Umweltmanagement ist nach ISO 14001 zertifiziert und beim Umgang mit Chemikalien orientieren wir uns an den europaweit gültigen REACH-Regeln. Der Energieverbrauch aller Novitäten entspricht den strengen Anforderungen des „Energy Star“ (und übrigens auch denen des „Blauen Engels“). TA Triumph-Adler verpackt alle Geräte so, dass möglichst wenig Verpackungsmaterial anfällt – und das wird anschließend recycelt.

Last but not least: Keine Tonerkartusche auf dem Markt ist langlebiger als die von TA Triumph-Adler. Die robusten Permanentbildtrommeln drucken bis zu 300.000 Seiten und halten damit meist ebenso lange wie Kopierer, Drucker oder MFP.