Die Potenziale der Digitalisierung sind enorm. Doch weil die nötigen Veränderungen tiefgreifend sind, ist es oft ein langer Weg, bis die Vorteile tatsächlich wirken. Über lange Zeit gewachsene Prozesse und Strukturen in Unternehmen müssen erneuert werden. Beispiel Output-Systeme: Diese entsprechen oft nicht modernen Standards und verfügen nicht über die erforderlichen Funktionalitäten, wie z. B scannen. Das führt zu ineffizienten Workflows und hohen Kosten. Martin Sutschet, Leitung Analyse bei TA Triumph-Adler Deutschland, erklärt im Interview, wie Nutzer von einer TOM-Analyse profitieren.
Herr Sutschet, warum sollte ich in meinem Unternehmen eine TOM-Analyse durchführen lassen?
Im Rahmen einer TOM-Analyse – TOM steht für „Managed Document Services“ –schauen wir uns mit den Unternehmen zunächst die Ist-Situation an. So können wir feststellen, wo es Schwachstellen gibt, die wir optimieren können. Zum Beispiel kümmert sich in vielen Unternehmen die IT-Abteilung um die Wartung und Störungen der Output-Systeme. Diese Arbeitsschritte wollen wir ihnen abnehmen. Auch alltägliche Dinge wie Tonerbestellung erledigen unsere Systeme automatisch. Somit entlasten wir die Fachabteilungen und schaffen Freiräume.
Wie hilft da eine TOM-Analyse ganz konkret?
Es geht um die Verschlankung von Arbeitsprozessen in Unternehmen. Genau wie ein Auto, das alle zwei Jahre zum TÜV muss, sollten auch Arbeitsprozesse regelmässig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Wir verfolgen hier einen ganzheitlichen Ansatz und betrachten nicht nur die Hardware, sondern auch die Auswirkungen auf Prozesse und Mitarbeiter. Dabei behandeln wir hauptsächlich die Themen Ressourcen-Management, Kosteneffizienz, technologische Veränderungen und Sicherheitsstandards.
Wie läuft eine TOM-Analyse ab?
Im ersten Schritt analysieren unsere Experten die Output-Systemlandschaft vor Ort. Wir gehen durch die einzelnen Büros und schauen uns alle Drucker, Faxgeräte usw. an. Die Mitarbeiter fragen wir, ob sich Arbeitsprozesse verändert haben und ob sie mit der Hardware zufrieden sind. Das hilft uns dabei, die tatsächlichen Probleme zu identifizieren. Ausserdem machen wir eine kaufmännische Auswertung, um auch dort Verbesserungspotenziale zu erkennen. Im Schnitt können wir ca. 20 Prozent der Kosten reduzieren.
Können Sie ein Beispiel für eine Technologie nennen, die Sie optimieren?
Aktuell werden ISDN-Anschlüsse in Deutschland nach und nach durch IP-Anschlüsse ersetzt. Das stellt eine Firma vor die Herausforderung, ihre gesamten ISDN-Anschlüsse auf IP-Telefonie umzustellen. Dabei können wir helfen. Zusätzlich kümmern wir uns auch darum, dass die Mitarbeiter geschult werden, damit der Wechsel glatt läuft.
Wie lange dauert eine TOM-Analyse und die damit verbundene Umstrukturierung?
Das variiert je nach Grösse und Ausgangsituation des Kunden. Im Optimalfall vergehen vom ersten Besuch bis zur Präsentation der Ergebnisse und Lösungsansätze sechs bis acht Wochen. Die Umsetzung dauert dann noch mal drei bis sechs Monate. Da die Analyse selbst kostenlos ist, erwarten wir vom Kunden, entsprechend mitzuwirken. Nur so können wir die Prozesse wirklich verstehen. Und für den Kunden ist es spannend und hilfreich, eine neutrale Sicht von aussen zu bekommen.
Stichwort Umgewöhnung: Wie integriere ich eine Hardware-Optimierung in die jeweiligen Arbeitsabläufe und vermittle sie optimal an meine Mitarbeiter?
Je besser die Kommunikation, desto grösser ist die Akzeptanz eines solchen Prozesses und desto aufgeschlossener sind dann auch die Mitarbeiter. Wichtig ist auch, dass die Veränderungen von der Unternehmenskultur vorgelebt werden. Wenn wir bei einem Unternehmen zum Beispiel die Zahl der Output-Systeme reduzieren, heisst das: Drucker verschwinden aus den einzelnen Büros und stehen von nun an zentraler in Kopierräumen. Die Vorgesetzten müssen dann mit gutem Beispiel vorangehen und selbst den Kopierraum benutzen.
Gibt es eine Kundengeschichte, die Ihnen besonders in Erinnerung geblieben ist?
Ich erinnere mich an ein grosses Klinikum, das ungefähr 1.200 Drucksysteme von zwölf unterschiedlichen Herstellern in 50 unterschiedlichen Modellarten nutzte. Obwohl man sich vorstellen kann, wie zeitaufwendig allein das Management der Tonerpatronen war, hat dieser Kunde eigenverantwortlich seine Gerätelandschaft betreut. Es gab eigens einen Mitarbeiter, der sich nur um Tonermeldungen und die Bestellung von neuem Material gekümmert hat. Das war eine regelrechte Endlosschleife, die auch andere Fachbereiche wie Finanzbuchhaltung und Einkauf belastet hat. Nach der TOM-Analyse haben wir gemeinsam mit dem Kunden die Zahl der Hersteller und Modelle seiner Drucker reduziert. So haben wir seine Workflows optimiert und seinen Zeit- und Kostenaufwand gewaltig verringert.
