So klappt es mit dem papierlosen Büro

Ob in Behörden oder Unternehmen – Unterlagen aus Papier werden immer häufiger durch digitale Dokumente ersetzt. Doch wie gelingt die Umstellung? Durch cleveres Dokumentenmanagement und schrittweises Vorgehen.

Ein neuer Job in einer neuen Stadt – und noch während man die Umzugskisten auspackt, meldet man sich nebenbei per Smartphone bei den Behörden um. Ein paar Klicks und schon ist man Bürger einer anderen Stadt mit neuem Wohnort. Weitere Anträge kann man ebenfalls digital einreichen. Klingt wie Zukunftsmusik? Ist es auch. Noch. Noch werden unzählige Formulare handschriftlich ausgefüllt und in unübersichtlichen Archiven abgelegt. Dokumente wiederzufinden gleicht manchmal einer Geheimwissenschaft. Denn die Digitalisierung der Behörden ist in Deutschland eine Mammutaufgabe. „Wir werden weiterhin hart daran arbeiten, dass die Digitalisierung in den Behörden ankommt“, sagt das zuständige Ministerium für Verkehr und Digitalisierung. „Unser erklärtes Ziel bleibt: Bund, Länder und Gemeinden bieten ihre Verwaltungsleistungen online an. Dazu gehört auch: Antragstellerinnen und Antragsstellerbrauchen in Zukunft Informationen und Unterlagen nur noch einmal einzureichen, weil durch die Digitalisierung der Register jede Behörde bei Bedarf auf die Daten zugreifen kann.“

Unternehmen haben es da deutlich leichter. Sie müssen nur ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) finden, das zu ihnen passt. Und nicht eins fürs ganze Land. Aber warum sollen die Akteure der privaten Wirtschaft überhaupt den Weg zum papierlosen Büro beschreiten? Welche Vorteile gibt es?  

Die Digitalisierung unseres Lebens schreitet voran, sowohl beruflich als auch im Alltag. Der Druck steigt seit einigen Jahren, innovativ zu agieren und kostenbewusst zu arbeiten. Denn wer langsam und schwerfällig ist, hat einen Wettbewerbsnachteil. Das spüren Unternehmen genauso wie Behörden. Modernes Dokumentenmanagement ist digital, davon sind Wirtschaftsexperten überzeugt. Das papierlose Büro sorgt dafür, dass Prozesse vereinfacht werden und Mitarbeiter digital von jedem Arbeitsort Zugriff auf alle relevanten Dokumente haben. Aber wie gelingt der Umstieg auf das papierlose Büro am besten? Wo anfangen? Am besten Schritt für Schritt, Abteilung für Abteilung. Mit einem Partner, der erfahren ist in Change-Prozessen und einer Software, die etabliert ist.

„Tatsächlich sollte man nicht sämtliche Abläufe eines Unternehmens auf einen Schlag digitalisieren“, rät Stefan Halupka, Sales Direktor ECM & ICT bei Triumph-Adler. ECM, das steht für Enterprise Content Management. ECM-Systeme erfassen, verwalten und speichern digitale Dokumente. Maßgeschneiderte Workflows leiten die Dokumente weitgehend automatisiert durchs System. Es ist immer klar, wo sich ein Dokument auf seinem durchs Unternehmen gerade befindet. Auch vom Homeoffice kann jederzeit auf die Daten zugegriffen werden. ECM ermöglicht es Unternehmen, ihre Inhalte und Dokumente effizienter zu verwalten und zeitsparender zu arbeiten.

„Es bietet sich an, mit einem Pilotprojekt zu beginnen, in dem die Vorteile digitaler Abläufe besonders bemerkbar sind“, sagt Stefan Halupka. Ein guter Einstieg wäre etwa die Rechnungsbearbeitung. Oder das Auftragswesen. Werden zum Beispiel Rechnungen digital mit einem festen Workflow durchs Unternehmen geleitet, ergeben sich Zeit- und somit Kosteneinsparungen von bis zu 80 Prozent. Egal für welche Abteilung sich die Akteure im Unternehmen entscheiden: Am Anfang steht die Digitalisierung der Dokumente. Jede Rechnung, jeder Vertrag, jede Akte muss mit einem Scanner erfasst werden. Die Scan-Funktion ist heute in modernen Bürodruckern, den Multifunktionsprintern (MFPs), integriert.   

Endlose Regalmeter an Aktenordnern werden so platzsparend gespeichert. Beim späteren Bearbeiten ersetzt ein Mausklick den Griff zum Aktenordner. Eine schlüssige Ordnerstruktur sorgt für schnellen Zugriff. In Behörden ist das ein langer Abstimmungsprozess. In Unternehmen kann der Start ins papierlose Büro schon morgen beginnen.