ECM-Modul Kfz-Akte

Es kommt so einiges ins Rollen auf Deutschlands Straßen. Kunden werden besucht, Güter von A nach B gebracht, Dienstwagen nach Feierabend in die heimische Garage gesteuert. Unternehmen müssen nicht in der Logistik unterwegs sein, damit ihr Fuhrpark wächst. Und der macht Arbeit. Damit jederzeit genügend Fahrzeuge einsatzbereit sind, kümmern sich Fuhrparkmanager um mehr als um Reparaturen, Versicherungen und TÜV-Termine. Es geht ebenso um Tankkarten und -quittungen, Fahrtenbücher, Wartungs- und Reparaturbelege. Hinzu kommen Kfz-Steuern, regelmäßig neue Reifen, Reinigungs- und Pflegemittel und nicht zuletzt die Ausgaben fürs Zulassen und Abmelden.

Das meiste ist Kleinkram, allerdings ganz schön viel davon. Man kann diesen Kleinkram auf Papier sortieren und abheften und dabei den Locher zum Glühen bringen. Die bessere Alternative: eine digitale Kfz-Akte einführen. Sie bringt Tempo in die Abläufe, da sie die Dokumente selbstständig in den richtigen Ordnern ablegt und so für Transparenz in Echtzeit sorgt.

Die digitale Kfz-Akte ist Teil einer ECM-Lösung. Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management: Diese Systeme kümmern sich um das digitale Erfassen, Verwalten, Speichern, Bewahren und Bereitstellen von Dokumenten. Zugleich werden in ECM-Systemen digitale Workflows festgelegt, die etwa den Stand von Autoreparaturen so automatisiert wie gewünscht durchs System leiten.

Das Ziel aller Fuhrparkmanager besteht darin, die notwendige Mobilität zu möglichst geringen Kosten zu ermöglichen. Dabei hilft die digitale Kfz-Akte. Jedes einzelne Fahrzeug wird mit seinen Stammdaten geführt. In der Datenmaske liegen alle Informationen gesammelt vor, von der Modell­bezeichnung bis zur Sonderausstattung. Wartung, TÜV und Reparaturen können in die digitale Fahrzeugakte ebenso aufgenommen werden wie Rechnungen, Verträge oder Handbücher. „Informationen rund um Reparaturen, Leasingfristen oder Versicherungskonditionen sind jederzeit zentral und digital in der aktuellsten Version verfügbar“, sagt Konstantin Schäfke, ECM-Produktmanager bei TA Triumph-Adler. „Damit sind die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit 100-prozentig auskunftsfähig.“

Digitale Kfz-Akten sorgen für Überblick: Automatisch generierte Wiedervorlagen verhindern, dass Termine verpasst werden. So lässt sich auf einen Blick klären, ob der Unfallschaden von vor zwei Wochen bereits begutachtet und das Fahrzeug repariert worden ist. Und die digitalen Akten wissen, welche oder welcher Beschäftigte seit wann welches Fahrzeug fährt. Apropos Beschäftigte: Die Kfz-Akte kann in ECM-Systemen, die immer modular aufgebaut sind, auch mit der dazugehörigen digitalen Personalakte verknüpft werden.

Auch die digitale Kfz-Akte selbst kann erweitert werden: um eine ebenso digitale Einsatzplanung. Denn wie gesagt: Es geht um möglichst viel Mobilität zu möglichst geringen Kosten. 

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