Digitales Personalwesen

Digitale Personalakten beenden das Tohuwabohu in den Papierakten und sorgen für schlüssige Abläufe. Ihre Stärken liegen darin, Informationen aus verschiedenen Systemen zu bündeln und sie vereint auf dem Aktendeckel anzuzeigen. Was vorher mühsam händisch erledigt werden musste, passiert jetzt mit einem Mausklick. Die Vorteile:

Zentrale digitale Verwaltung aller Personalakten mit individueller Registerstruktur und integrierter Volltextsuche
Verbindliche Aktenstruktur, die bei Bedarf angepasst werden kann
Automatische Ablage der Dokumente mit Barcode-Integration auf Basis der Dokumenttypen und Metadaten in der Aktenstruktur*
Zugriff bzw. Leseerlaubnis nach Berechtigungsschlüssel
Protokoll der verschiedenen Versionen jeder einzelnen Personalakte
Umfassendes Rechtekonzept
Revisionssichere Archivierung problemlos möglich
Vorlagen- und Fristenverwaltung
Monitoring von Pflichtdokumenten (wie etwa Arbeitsverträgen)
Automatisierte Wiedervorlage bei Bedarf

_{*Bei entsprechenden Ad-ons (z.B. ABBYY)}

ECM: der Weg zur digitalen Personalakte

Von der Personalplanung und -verwaltung über Gehaltsabrechnungen bis zu Weiterbildungsmaßnahmen: Die Aufgaben in der Personalabteilung sind dokumentenintensiv. Umso erfreulicher, wenn die digitale Personalakte „mitdenkt“, etwa wenn sie bei befristeten Arbeitsverträgen automatisch vor dem Vertragsablauf eine E-Mail schickt. Auch die Koordination der jährlichen Mitarbeitergespräche wird einfacher, da Termine individuell abgestimmt und automatisch im Kalender eingetragen werden können.

Das digitale Personalwesen ist ein Modul einer ECM-Lösung. ECM steht für Enterprise Content Management. Diese Softwarelösungen erfassen, strukturieren, verwalten und archivieren Dokumente. Digitale Workflows begleiten die Dokumente auf ihrem Weg über sämtliche Stationen. Bei ECM-Lösungen ist jederzeit klar, wo auf seinem Weg das Dokument gerade steckt und welcher Arbeitsschritt als nächster ansteht. Das spart Zeit und Kosten und sorgt für Transparenz – gerade im Personalwesen.

Sie haben die Wahl: Sie können unsere ECM-Lösungen in Ihre IT-Systeme integrieren oder sie mit yuuvis^® RAD as a Service in der Cloud nutzen!

Da ECM-Systeme als Module aufgebaut sind, müssen Unternehmen ihre Abläufe nicht auf einen Schlag umstellen. Sie können Schritt für Schritt digitalisieren. Dabei können für unterschiedliche Abläufe ebenso unterschiedliche Workflows festgelegt werden – diese Flexibilität zeichnet ECM-Lösungen aus. Stefan Halupka, Business Unit Director ECM & ICT DACH bei TA Triumph-Adler, empfiehlt, „für ein Pilotprojekt den Bereich und die Prozesse mit der größten Wertschöpfung zu identifizieren und damit anzufangen“. Das ist oft genug die digitale Personalakte.

Wie bequem und zeitsparend digitale Prozesse sind, zeigt sich beim Umgang mit Personalakten. Arbeiten Sie schon digital oder machen Sie sich das Leben noch unnötig schwer?

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Ihr Personalwesen – integriert oder in der Cloud?

Das Rückgrat für die digitale Personalaktee liefern Dokumenten-Management-Systeme, die in die eigenen IT-Systeme integriert sind. Die Fachleute sprechen von sogenannten On-Prem-Lösungen: Das ECM-System befindet sich vor Ort („on premises“). Diese ECM-Variante bietet TA Triumph-Adler mit dem integrierten ECM-Modul Personalwesen von enaio an: Maßgeschneiderte Workflows leiten Dokumente so automatisiert wie gewünscht durchs System.

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Diese Vorteile möchten Sie nutzen, ohne Ihrer IT-Abteilung zusätzliche Aufgaben aufzubürden? Dann ist yuuvis^® RAD as a Service die perfekte Lösung für Sie. Sie basiert auf der ECM-Software yuuvis^® RAD von Optimal Systems. Mit unserer Lösung yuuvis^® RAD as a Service verlagern Sie Ihr Dokumentenmanagement in die Cloud. Sie haben alle Vorteile einer ECM-Lösung, ohne sich um die Technik kümmern zu müssen. Im Gegenteil: Updates und Patches werden automatisch aufgespielt, ohne dass Sie sich damit befassen müssen.

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Datenschutz? Kein Problem!

Der Datenschutz ist übrigens kein Problem im digitalen Personalwesen. Da sich alle Dokumente – vom Arbeitsvertrag bis zum Urlaubsschein – an einem Ort befinden, kann der Zugriff darauf über Berechtigungen granular gesteuert werden. Die unveränderliche, rechtsgültige und versionierte Speicherung der Personaldokumente ist sichergestellt.

Das gilt übrigens auch für die Cloud-Lösung yuuvis^® RAD as a Service: Sämtliche Rechenzentren für dieses Angebot stehen in Europa!

Wollen Sie mehr über die digitale Personalakte als ECM-Modul erfahren?

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Alle wichtigen Informationen über digitale Personalakten haben wir für Sie kompakt auf zwei Seiten zusammengestellt – in unserem Datenblatt.

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Nahaufnahme: Hand am Bildschirm eines unserer Multifunktionsprinter

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