Warum Angestellte ihre Arbeitszeit erfassen wollen

In Zeiten von Home Office und Mobile Working hilft Arbeitszeiterfassung dabei, die eigene Arbeit besser zu organisieren. Und sie schützt vor Überlastung. Angestellte haben überzeugende Gründe, das Erfassen ihrer Arbeitszeiten gut zu finden.

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Das sagen übrigens nicht die Kontrolleure, sondern die Kontrollierten: Es sind die Arbeitnehmer in Deutschland, die darauf achten, dass ihre Arbeitszeiten erfasst werden. Der Verzicht darauf wird „bei Teilen der Belegschaft nicht gerne angenommen“, stellt eine Studie der Avantgarde Experts fest, „Gleitzeit mit minutiöser Stundenerfassung wird vorgezogen.“ 

Das überrascht. Früher galt die Stempeluhr als Kontrollinstrument für angewandtes Misstrauen. Als wollten sich die Angestellten heimlich verdrücken, vorzeitig nach Hause fahren oder nach der Mittagspause direkt Feierabend machen. „Nix da!“, befahl die Stempeluhr, vor 17 Uhr kommt niemand raus. Was durchs Ausstempeln zu belegen war. 

Dieser Generalverdacht scheint nicht zu modernen Zeiten zu passen, in denen sich das Home Office als zweites Büro etabliert, in denen starre Arbeitszeiten mit persönlichen Vorlieben kollidieren und in denen die erbrachte Leistung höher geschätzt wird als schiere Präsenz. Denn mehr als Anwesenheit lässt sich per Stempeluhr nicht festhalten. „Die erbrachte Leistung lässt sich aus den erfassten Zeiten nicht ableiten“, sagt Expertin Jana Jelenski von der Herrmann Kutscher Weidinger Arbeitszeitberatung in Berlin. 

Gleichwohl passt der Wunsch, die Arbeitszeit zu erfassen, sehr gut in die modernen Zeiten. Heute tritt die Selbstorganisation und die Verantwortung über eigene Ressourcen in den Vordergrund. Mit einem exakten Arbeitsnachweis lässt sich beispielsweise der Vorwurf entkräften, sich im Home Office vor allem um den Frühjahrsputz gekümmert zu haben. Oder ums Essen für die Kinder, wenn sie von der Schule kommen. Das Erfassen der Arbeitszeit funktioniert aber auch umgekehrt: als Schutz vor Selbstausbeutung. Wer weiß, dass er für das Kochen und anschließende Mittagessen mit den Kindern anderthalb Stunden Pause gemacht hat – der arbeitet anderthalb Stunden länger. Und keine zwei Stunden. 

Das sieht der Europäische Gerichtshof übrigens genauso. Im Mai 2019 verpflichtete er alle Arbeitgeber innerhalb der Europäischen Union, die tatsächlichen Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu erfassen. Damit sollen Arbeitnehmer vor ihren Arbeitgebern geschützt werden – aber auch vor sich selbst. Die obersten EU-Richter berufen sich auf die Grundrechtecharta und sagen damit, dass die Einhaltung von Arbeitszeiten und Ruhepausen ein schützenswertes Grundrecht ist. Die Achtung der Menschenwürde verlange, dass Arbeitgeber und -nehmer sich daran halten.    

Hier die Vorteile von Zeiterfassung, kurz aufgelistet: 

Indem sie vor allem die Selbstorganisation unterstützt, widerspricht das Erfassen keineswegs dem Prinzip der Vertrauensarbeitszeit. Deren Versprechen ist ja, auf das Aufschreiben der Stunden und Minuten zu verzichten. Arbeitnehmer achten selbst darauf, dass sie genügend arbeiten und richten sich ihren Tag – soweit möglich – flexibel ein. 

Diese Flexibilität lässt sich heutzutage problemlos kombinieren mit modernen Systemen zur Zeiterfassung. Ob am Computer, am Drucker oder per App mit dem Smartphone: neue Technologien ersetzen die Stempeluhr und ermöglichen eine verlässliche Zeiterfassung auch im Home Office oder von unterwegs. Das entlastet die Arbeitnehmer, denn sie müssen ihr Arbeitspensum und etwaig angefallene Überstunden nicht mehr selbst dokumentieren. Das erkennt das Unternehmen, weil es die Arbeitszeiten und damit auch die Überstunden erfasst. 

Es sind ja nicht nur die Arbeitnehmer, die mit dem „Nine to Five“-Klischee brechen. Auch die Unternehmen werden flexibler, und erwarten ähnlich bewegliche Angestellte. Sie setzen daher verstärkt auf Arbeitszeitenkonten, die solche Flexibilität fördern – oder sogar erst ermöglichen. Weicht die Arbeitszeit von den vereinbarten Vorgaben ab, entstehen Zeitguthaben beziehungsweise -schulden. Auch dafür ist es unverzichtbar, die Arbeitszeiten zu erfassen. 

Und das möglichst ohne Aufwand. Die Zeiterfassung in unübersichtlichen Excel-Listen abzuhandeln, ist wenig effektiv. „Indem man passende Tools in den Workflow integriert, überträgt man Mitarbeitern die Hoheit über ihre Arbeitszeit“, sagt Anne Schüler, Beraterin zu „New Work“-Themen. Sie sagt: „Zeiterfassung und die Tools zum ortsunabhängigen, mobilen Zusammenarbeiten sind Treiber und Stützpfeiler für Unternehmen, die den Weg in Richtung New Work erfolgreich gehen wollen.“ 

Eines dieser Tools ist TA Zeitblick. Mitarbeiter können sich im Betrieb an jedem Drucker identifizieren und so per RFID-Karte oder Token ein- und ausstempeln. Wer im Home Office oder von unterwegs arbeitet, meldet sich über das System an und ab. Der Vorteil für Arbeitgeber: Sie können auf teure Hardware verzichten. Die Drucker – heute längst MFPs, Multifunktionssysteme – sind per WLAN oder LAN mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden, eingehende Daten werden zentral verschlüsselt über eine Cloud übertragen und gespeichert. TA Zeitblick liefert zusätzlich eine Funktion, die immer wichtiger wird: den orts- und zeit-unabhängigen Datenzugriff. Ein System muss ebenso flexibel sein wie die Mitarbeiter, deren Zeiten es erfasst.