Gemeinsam an einem Projekt arbeiten, über Unternehmensgrenzen hinweg? Ist längst selbstverständlich. Eigentlich. Doch dazu müssen alle Beteiligten auf sämtliche Dokumente zugreifen können. Egal wann. Egal von wo. Dafür gibt es diverse Software-Lösungen. Doch der Fehlerteufel liegt im Detail. Wir zeigen, worauf es ankommt.
Die Welt verändert sich rasch. Unternehmen müssen flexibel agieren. Ein erfolgreiches Mittel und heute Alltag in vielen Unternehmen gegen Tunnelblick und Tempoverlust ist das Arbeiten in Projekten. Fünf Menschen kommen nun mal auf mehr Ideen als einer allein – vor allem, wenn sie unvertraute Sichtweisen mitbringen. Diese Vielfalt lässt sich innerhalb der Firma erzeugen, indem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, aber auch externe Dienstleister zusammengebracht werden. Denn längst sprengen die Kooperationen die Grenzen von Unternehmen, damit die bestmögliche Expertise zu optimalen Resultaten führt. Ganz wichtig dabei: eine Software zum Austauschen, die neue Lösungen vorantreibt. Ein System, mit dem alle Beteiligten jederzeit sämtliche für sie wichtigen Dokumente bearbeiten können. Genau das ermöglicht auch ein neues Kollaborations-Modul von TA Triumph-Adler.
Diese Software ermöglicht Teamwork nicht nur firmenintern über Abteilungs- und Standortgrenzen, sondern sogar über Unternehmensgrenzen hinweg. Das Kollaborations-Modul von TA Triumph-Adler ermöglicht die gemeinsame Arbeit an Dokumenten innerhalb virtueller Projekträume und den direkten Austausch. Das räumt diverse mögliche Fehlerquellen aus, etwa die, bei den verschiedenen Versionen von Dokumenten den Überblick zu verlieren und an den falschen zu arbeiten. Der besondere Vorteil: Bearbeitete Dokumente können während des gesamten Prozesses (und natürlich anschließend) direkt weiter verwendet werden, weil sie direkt im ECM abgelegt sind.
Schluss mit aufwendigen Insellösungen
ECM steht für Enterprise Content Management. Hinter dem sperrigen Namen steckt der Anspruch, elektronische Dokumente und Daten strukturiert zu erfassen, zu ordnen und aufzubewahren – und zwar so, dass auch das Austauschen und Bearbeiten möglich ist. Genau da setzt das Kollaborations-Modul an: „Als integriertes Modul ordnet es sämtliche Projektstände und -ergebnisse sofort innerhalb des ECM-Systems ein“, sagt Thomas Neubecker, Produktmanager ECM bei TA Triumph-Adler. Unternehmen und Verwaltungen vermeiden „Insellösungen, deren Daten und Dokumente mühsam umgewandelt und migriert werden müssen“.
Damit etabliert sich die ECM-Software in Unternehmen und Verwaltungen zu einer Informationsdrehscheibe für Austausch, Kommunikation und Zusammenarbeit. Zugreifen auf das System dürfen und können alle autorisierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, egal von welchem Standort aus. Dokumente werden elektronisch bearbeitet. Papier? Nicht mehr nötig. E-Mails mit Anhängen? Überflüssig. Und wer nicht zum Team gehört? Bleibt außen vor, mangels Berechtigung.
Austauschen und bearbeiten? Jederzeit!
Das Kollaborations-Modul garantiert, dass allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Projekt jederzeit alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Nutzer können Projekträume erstellen, dadurch Administrationsrechte erwerben und zusätzliche Mitglieder einladen. Die Nutzung des Moduls schließt für die Externen eine unbegrenzte Anzahl an Lizenzen mit ein, sodass beliebig viele externe Partner von dieser optimierten Zusammenarbeit profitieren können. Neben dem Hochladen und Editieren der Dokumente haben die Teilnehmer zudem die Möglichkeit, Aufgaben zu definieren und diese in Listen zusammenzufassen. Bei Bedarf hinterlassen sie innerhalb der Projekträume Nachrichten, um die Kolleginnen und Kollegen beispielsweise über Änderungen oder Ergänzungen zu informieren.
Mehr über das neue Kollaborations-Modul erfahren Sie bei einem
Beratungsgespräch mit Ihrem TA Triumph-Adler Partner.
