Die rundum optimierte Druckerflotte

Die MDS-Analyse bringt Ordnung und Struktur in Druckerflotten. Mehr noch: Mit ihrem Blick auf optimierte Prozesse nutzt sie Multifunktionsprinter als Möglichmacher der Digitalisierung.

Digitalisierung ist nie Selbstzweck. Es geht um bequemere Abläufe, mehr Übersicht durch sinnvoll strukturierte Ordner und weniger Zeitverschwendung bei der Suche nach Unterlagen. Diese Botschaft ist mittlerweile angekommen, doch von der Erkenntnis bis zum Umsetzen ist es mitunter ein weiter Weg. Bei einem Drittel der Unternehmen in Deutschland sind weiterhin papierbasierte Abläufe die Regel, ergab 2020 der „Digital Office Index“ des Branchenverbands Bitkom. Bleiben wir also noch etwas beim Papier, bei Umlaufmappen und bei den Stapeln in den Ablageordnern. Genießen wir die Geselligkeit am Bürodrucker, wenn alle gleichzeitig auf ihre Ausdrucke warten. Und ärgern uns, wenn der Toner gerade jetzt schon wieder am Ende ist.

Wobei: Das mit dem Ärgern muss nicht sein. Und das mit der Geselligkeit muss nicht überhand nehmen, nur weil dieser eine Drucker überlastet ist – während im anderen um die Ecke das Papier vergilbt. Deshalb lohnt es sich, die eigene Druckerflotte mal genauer anzusehen: Passt die eigentlich zu unseren aktuellen Bedürfnissen? Antwort: selten. Meist wurde mal hier und mal da ein Gerät gekauft, mal von diesem und mal von jenem Hersteller. Wie sehr so eine bunt zusammengewürfelte Druckerflotte nerven kann, merkt man spätestens, wenn die Vorräte der dringend gesuchten Tonerkartusche gerade auf null geschrumpft sind. Oder wenn in einer Woche drei verschiedene Serviceteams für die Bürodrucker vorbeischauen. Das geht besser.

Dabei hilft die – übrigens kostenlose – MDS-Analyse von TA Triumph-Adler. Das Kürzel MDS steht für Managed Document Services. Bei der MDS-Analyse wird der Ist-Zustand des Geräteparks erfasst. Wichtiger (und spannender) ist der Soll-Zustand: Was soll erreicht werden? Manchmal soll das Ziel „nur“ eine effizientere Druckerflotte sein. Meist allerdings geht es auch darum, Prozesse zu digitalisieren und damit zu optimieren. Dann stellt sich automatisch die Frage: Was für Multifunktionsprinter, kurz MFPs, brauchen wir? Und wie viele davon?

Bei kleinen Unternehmen reicht ein einzelner Multifunktionsprinter aus, um als Schaltstelle zwischen analogen und elektronischen Prozessen alle Papierdokumente zu digitalisieren. Größere Unternehmen benötigen erfahrungsgemäß mehr MFPs – allerdings nicht für jedes Büro. In der MDS-Analyse wird immer herausgearbeitet, wie viele Geräte überhaupt benötigt werden und wo sie am besten platziert sind.

Bei der MDS-Analyse wird bereits ein Blick auf die Prozesse und Workflows geworfen: Was läuft gut, wo hakt es? Die Erkenntnisse fließen in ein „So läuft es optimal“-Konzept ein, das dem Kunden vorgestellt und umgesetzt wird. Die Praxis zeigt, dass sich ein Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung meist geradezu aufdrängt. Diese Aufgabe übernehmen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und – sozusagen als individualisierte Ausbaustufe – ECM-Lösungen.

Wer nach der MDS-Analyse mit einer optimierten MFP-Flotte durchstartet, erhält zugleich den Überblick über anfallende Kosten. Denn heutzutage sind alle MFPs miteinander vernetzt, alle Informationen laufen zentral bei einer eingebauten elektronischen Schaltzentrale zusammen, die für effizientes Monitoring sorgt. Sie weiß jederzeit, was wo passiert – und wo es klemmt. So erkennt die Software beispielsweise, wenn bei einem System die Verbrauchsmaterialien zu Ende gehen, und bestellt selbsttätig Nachschub. Im Fall einer technischen Störung wird der Partner per Ticket informiert – und der kennt die Fehlermeldung bereits, wenn er zur Reparatur oder Wartung kommt.

Wer wann auf welchem Gerät druckt, kopiert, faxt oder scannt, lässt sich per Software ebenso gut verfolgen. Bei TA Triumph-Adler übernimmt die Lösung aQrate diese Aufgabe. Sie verwaltet alle Aufträge an zentraler Stelle, auch wenn sie vom PC, vom Tablet oder vom Smartphone aus angestoßen und gesteuert werden. Jeder Druckauftrag wird – schon um den Datenschutz zu stärken – erst freigegeben, wenn die Nutzer sich authentifiziert haben. Gescannte Dokumente werden, sobald sie digitalisiert sind, an den vorher ausgesuchten Ordner oder die entsprechende E-Mail-Adresse gesendet, bereit zum Zugreifen und Bearbeiten.

Denn die optimale Druckerflotte kann nicht nur drucken und kopieren. Mit ihren Multifunktionsprintern öffnet sie die Tür zur Digitalisierung. Und der MFP wird zum Möglichmacher.