Doch es geht um mehr als Workflows. Auf Grundlage der vollständig vorliegenden Informationen können Angebote besser ausgewertet und Verhandlungen zielgerichteter geführt werden. Eine fundiertere Kaufentscheidung ist das Ergebnis. Auch Auswahl, Pflege und Entwicklung von Lieferanten sind wichtige Aufgaben rund um den Beschaffungsprozess. Indem digitale Lieferantenakten beispielsweise für bessere Konditionen durch die eigene tadellose Zahlungsmoral sorgen, sparen sie bares Geld. Und garantieren damit, dass gute Geschäftsbeziehungen nicht unnötig belastet werden.
3 Vorteile im digitalen Dokumentenmanagement
Die digitale Lieferantenakte ist ein Modul einer ECM-Lösung. Die Abkürzung steht für Enterprise Content Management: Softwarelösungen, die das Erstellen und Erfassen, Ablegen und Verteilen, Versionieren und Speichern von Dokumenten bis hin zur Archivierung über digitale Workflows steuern. Ebenso ist es möglich, einzelne Bereiche – etwa das Lieferantenmanagement – auf elektronische Abläufe umzustellen. Egal wie umfassend das Dokumentenmanagement digitalisiert wird, gibt es drei überzeugende Vorteile:
- Sie sparen Zeit! ECM-Lösungen importieren Dokumente automatisch gleich an den richtigen Ort. Wer das jeweilige Dokument benötigt, wird automatisch benachrichtigt. Und wer auf der Suche ist: Mithilfe einer Volltextsuche samt Filter- und Sortiermöglichkeit lassen sich Dokumente und Informationen rasch finden.
- Sie gewinnen Unabhängigkeit! Alle gespeicherten Dokumente stehen allen berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung. Dabei erlauben ECM-Lösungen den Zugriff nicht nur vom Firmencomputer aus, sondern auch vom heimischen Laptop, vom Tablet oder auch vom Smartphone. So kann auch unterwegs oder vom Homeoffice aus auf die Dokumente zugegriffen werden.
- Sie können sicher archivieren! Digitale Dokumente können verändert werden – was für Probleme sorgt, wenn die Ursprungsversion gefragt ist. Deshalb speichern Dokumenten-Management-Systeme sowohl die Ursprungsversion als auch jeden Zwischenschritt ab und archivieren alle Versionen.
Die digitale Akte macht alle Lieferantenvorgänge auf einen Blick verfügbar. Bestellungen oder Rechnungen werden so automatisiert wie gewünscht in digitalen Workflows beim Lauf durchs System geleitet. Bei Nachfragen – auch der Kunden – können die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort auf die entsprechenden Daten und Dokumente zugreifen und ebenso aktuell wie verlässlich Auskunft geben.
Von analogen zu digitalen Lieferantenakten
Viele Unternehmen scheuen sich vor einem Umstieg auf digitale Lieferantenakten, da viele Lieferscheine und Rechnungen derzeit noch auf Papier eingehen. Tatsächlich müssen diese Papierdokumente noch am MFP eingescannt werden, doch anschließend werden sie direkt und automatisch in den richtigen Ordnern abgespeichert – das übernimmt die ECM-Software!
So führt die digitale Lieferantenakte alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen. Auf einen Blick sind alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dargestellt, samt dem gesamten begleitenden Schriftverkehr. Was elektronisch ausgetauscht wird, legt das ECM-System automatisiert an der gewünschten Stelle ab. Was auf Papier hin und her geht, wird auf dem MFP eingescannt und ebenfalls automatisch im richtigen Ordner abgespeichert. Das mühsame Suchen von Rechnungen in irgendwelchen E-Mail-Anhängen gehört endgültig der Vergangenheit an.
So führt die digitale Lieferantenakte alle relevanten Dokumente übersichtlich zusammen. Auf einen Blick sind alle Informationen zu sämtlichen Vorgängen zusammenhängend und nachvollziehbar dargestellt, samt dem gesamten begleitenden Schriftverkehr. Was elektronisch ausgetauscht wird, legt das ECM-System automatisiert an der gewünschten Stelle ab. Was auf Papier hin und her geht, wird auf dem MFP eingescannt und ebenfalls automatisch im richtigen Ordner abgespeichert. Das mühsame Suchen von Rechnungen in irgendwelchen E-Mail-Anhängen gehört endgültig der Vergangenheit an.
Digitale Lieferantenakte: jederzeit und überall Zugriff
Per ECM auf Dokumente zugreifen, Bestellungen und Rechnungen freigeben – das geht natürlich auch mobil und vom Homeoffice aus. Damit sorgt die digitale Lieferantenakte zeit- und ortsunabhängig für:
- die direkte Verfügbarkeit von allen Informationen an einem zentralen Ort
- eingesparte Kosten durch effizientere Workflows
- archivierte und auf Wunsch auch revisionssichere Korrespondenzen mit Lieferanten
- bessere Konditionen durch die eigene tadellose Zahlungsmoral
So werden aus Geschäftsbeziehungen vertrauensvolle Partnerschaften. Und bleiben es auch.
Lieferanten im Blick mit TA Triumph-Adler
Lieferanten-, Bestell-, Vertrags- und Rechnungsvorgänge auf einen Blick: Die digitale Lieferantenakte ist bei TA Triumph-Adler ein Modul der ECM-Lösungen. Sie sorgt für Überblick und beschleunigt die Einkaufsprozesse.
