Enterprise Content Management: Aller Anfang ist leicht

Passgenaue und automatisierte Workflows durch ECM-Systeme sorgen für Tempo und Effizienz. Zugleich gelingt damit ganz einfach der Einstieg ins digitale Dokumentenmanagement.

Die fortschreitende Digitalisierung ist allgegenwärtig und ihre Vorteile sind mit Blick auf Effizienz und Agilität unbestritten. Trotzdem zögern viele Unternehmen, auf elektronische Workflows umzustellen. Sie fragen sich, warum sie bewährte Prozesse ändern sollen. Ganz einfach: Digitale Abläufe erleichtern die Arbeit, denn sie sorgen dafür, dass Dokumente genau dort zu finden sind, wo sie hingehören. Sie ersetzen Suchen durch Finden. Am besten klappt das, wenn die Lösung möglichst ganzheitlich funktioniert und individuell anpassbar ist, wie beim Enterprise Content Management, kurz ECM. „ECM-Systeme heben das Dokumentenmanagement auf eine neue Stufe, da Prozesse auf individuelle Wünsche und Bedürfnisse ausgerichtet werden“, sagt Christopher Rheidt, Geschäftsführer von TA Triumph-Adler, im Gespräch mit dem Fachmagazin „Info-Markt“.

Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass sämtliche Dokumente elektronisch erfasst und gespeichert werden. Berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Zugriff, können die Dokumente weiterbearbeiten und sie schlussendlich archivieren. Dafür werden standardisierte Workflows in sogenannten Dokumenten-Management-Systemen (DMS) festgelegt. ECM-Systeme gehen zwei entscheidende Schritte weiter, indem sie diese Workflows automatisieren – und zwar genau abgestimmt auf individuelle Wünsche und Bedürfnisse.

Es gibt zwei unterschiedliche Herangehensweisen, um zu passgenauen Workflows zu kommen. Entweder werden „Abläufe und Geschäftsprozesse nur dort individualisiert, wo Bedarf besteht“, so Rheidt. „Alternativ werden sämtliche Module maßgeschneidert für das ECM-System konfiguriert.“ Unternehmen können zum Start in einer bestimmten Abteilung beginnen und anschließend Schritt für Schritt weitere Bereiche oder Abteilungen hinzufügen, bis schließlich der gesamte Dokumentenprozess digitalisiert ist. So hat es beispielsweise Nord-Ostsee-Automobile gemacht: Das Unternehmen hat zuerst das ECM in der Finanzbuchhaltung eingeführt – und die Lösung dann sukzessive erweitert. Mittlerweile laufen beim Autohändler auch Posteingang, Personal- und Kfz-Akten sowie das Vertrags- und Bewerbermanagement über ECM – und weitere Bereiche sollen folgen.

Um ein Gefühl dafür zu bekommen, was ein ECM-System alles kann, beginnen Unternehmen in der Regel mit einem Pilotprojekt. „Für ein Pilotprojekt gilt es, den Bereich und den Prozess mit der größten Wertschöpfung zu identifizieren“, sagt Stefan Halupka, National Sales Director CS & ICT bei TA Triumph-Adler, im Fachmagazin „Info-Markt“. Das Pilotprojekt sorgt für konkrete Ergebnisse, mit denen die Vorteile von ECM-Prozessen messbar werden. So lassen sich durch beschleunigte finanzrelevante Prozesse schneller Effizienzen heben.

Meist wird im Finanz- und Rechnungswesen gestartet. Dafür gibt es zwei Gründe: Die Offenheit gegenüber den neuen Abläufen ist erfahrungsgemäß groß und die Abläufe selbst unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen nicht allzu stark. Entsprechend überschaubar ist der Aufwand. Andere Abteilungen, die sich zum Auftakt anbieten, sind das Vertragsmanagement, der Einkauf und die Personalabteilung. Halupka empfiehlt, im Rechnungswesen anzufangen, denn „an digitalisierten Rechnungsprozessen kommt kein Unternehmen mehr vorbei“.

Den Beitrag über ECM im Fachmagazin „Info-Markt“ können Sie hier herunterladen.