Reden wir über Vorteile und Nachteile von ECM!

Wenn es um das Digitalisieren von Geschäftsprozessen geht, ist ECM die erste Wahl. Für uns Anlass genug, die Vorteile und die – doch, auch die gibt es – Nachteile gegenüberzustellen.

ECM-Systeme sind vertrauenswürdig. Sie beweisen tagtäglich, dass sie ziemlich gut sind in dem, was sie tun. Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen die digitalen Prozesse im Büro mit „Enterprise Content Management“-Systemen umsetzen. Über mögliche Nachteile von ECM zu sprechen, verbietet sich da beinahe – aber eben nur beinahe. Erst einmal jedoch sprechen wir über die Vorteile:

Standardisierte digitale Prozesse ermöglichen automatisierte Workflows mit kürzeren Bearbeitungszeiten und einer äußerst geringen Fehlerquote. Das schlägt sich positiv in den Prozesskosten nieder. Durch die digitalen Prozesse ist jederzeit sichtbar, von wem ein bestimmtes Dokument gerade bearbeitet wird und welcher Schritt als nächster ansteht. Das sorgt für eine zuvor kaum für möglich gehaltene Transparenz.

Wer auf welche Dokumente zugreifen kann, wird durch zurückhaltende und detaillierte Zugangsberechtigungen gesteuert. Das verhindert, dass Unterlagen in die falschen Hände geraten. Zudem wird der Weg eines jeden Dokuments im Unternehmen digital protokolliert und jede Version abgespeichert. Jede Datei ist zu jeder Zeit und an jedem Ort einsehbar.

ECM ist so vielfältig wie die Bedürfnisse der Kunden, und das ist gut so. Individuelle Anforderungen sind Trumpf bei der Ausgestaltung der Anwendung. Der modulare Aufbau ermöglicht Erweiterungen genau dann, wenn sie benötigt werden. ECM bedeutet digitale Transformation, Schritt für Schritt.

ECM-Systeme lassen sich über Schnittstellen in das Enterprise Resource Planning (ERP) integrieren und sind ein wichtiger Teil der unternehmensinternen Digitalstrategie. Sie steigern die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und sichern damit seine Zukunftsfähigkeit. Die Frage sollte deshalb nicht sein, ob sich ein Unternehmen für ECM entscheidet, sondern für welche Lösung.

Jeder Anbieter hat sein eigenes Verständnis von ECM. Wer sein Unternehmen auf ECM umstellen möchte, wird also nicht darum herumkommen, die Anforderungen an die Leistungsfähigkeit des Systems genau zu definieren.

Alle Prozesse auf einen Schlag umstellen? Das wird zu komplex. Wer sein Unternehmen auf ECM umstellen möchte, ist deshalb gut beraten, mit einem Pilotprojekt zu starten und dann einen Bereich nach dem anderen an das System anzudocken. Das nimmt der Komplexität ihren Schrecken.

Einfache Dokumenten-Management-Systeme bieten standardisierte Workflows an. Auf diesen Abläufen bauen ECM-Systeme mit Lösungen auf, die nur bis zu einem bestimmten Punkt individualisierbar sind. Was aber auch möglich ist: ECM-Lösungen von vornherein komplett individualisiert zu konzipieren.

Das ist korrekt. Die Lizenzgebühren sind neben den Kosten für Schulung, Wartung und andere Dienstleistungen oft der größte Kostenblock. Und dieser nimmt zu, je mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt sind und je mehr Bereiche an das ECM-System angeschlossen werden.

Ja, ECM-Systeme sind keine Wundertüte. Aber: Noch nie war es einfacher, unternehmensinterne Abläufe zu optimieren, ganz individuell und mit Augenmaß. ECM macht den Kopf frei für das wirklich Wichtige.

Sie möchten mehr darüber erfahren, was ECM in Ihrem Unternehmen leisten kann? Unser Whitepaper „ECM – So digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse“ ist der perfekte Einstieg ins Thema.