Möglichst einfache und bequeme Abläufe einrichten: So lässt sich die Komplexität bei der Digitalisierung in den Griff bekommen. Dafür müssen bestehende Prozesse hinterfragt werden.
Es kann gewaltig rumpeln, wenn Workflows digitalisiert werden. Vor allem, wenn hektischer Aktionismus ausbricht – nach dem Motto: „Hauptsache schnell, damit wir den Anschluss nicht verlieren.“ Damit die digitale Transformation gelingt, braucht es einen langen Atem und einen guten Plan. Dort ganz oben steht die Komplexitätsreduktion: sich die Digitalisierung so einfach wie möglich machen. Wie das geht? „Das mit der IT“ hintenanstellen und sich zunächst die bestehenden Geschäftsprozesse anschauen. Was läuft gut, was könnte besser laufen und wie könnten digitale Abläufe dabei helfen? Dieses Vorgehen empfiehlt der Digitalverband Bitkom, der die wichtigsten Stolperfallen auf dem Weg zur Digitalisierung zusammengefasst hat.
Es kann gewaltig rumpeln, wenn Workflows digitalisiert werden. Vor allem, wenn hektischer Aktionismus ausbricht – nach dem Motto: „Hauptsache schnell, damit wir den Anschluss nicht verlieren.“ Damit die digitale Transformation gelingt, braucht es einen langen Atem und einen guten Plan. Dort ganz oben steht die Komplexitätsreduktion: sich die Digitalisierung so einfach wie möglich machen. Wie das geht? „Das mit der IT“ hintenanstellen und sich zunächst die bestehenden Geschäftsprozesse anschauen. Was läuft gut, was könnte besser laufen und wie könnten digitale Abläufe dabei helfen? Dieses Vorgehen empfiehlt der Digitalverband Bitkom, der die wichtigsten Stolperfallen auf dem Weg zur Digitalisierung zusammengefasst hat.
Offen sein für Veränderungen
Der digitale Wandel bietet die Chance für neue und bessere Abläufe – leider wird diese Chance nicht immer genutzt. Oft versuchen Unternehmen lediglich, die etablierten Prozesse künftig digital abzubilden. Das greift zu kurz.
Unternehmen sollten sich grundsätzliche Fragen stellen, bevor sie ihre Abläufe digitalisieren: Wie kann ich mein Geschäftsmodell weiterentwickeln, um meinen unternehmerischen Erfolg langfristig zu sichern? Welche Technologien können mich dabei sinnvoll unterstützen? Und wie kombiniere ich sie so, dass daraus ein Mehrwert entsteht? Die Erfahrungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Kunden sind ein guter Ansatzpunkt, um alternative, verschlankte oder komplett neue Vorgehensweisen zu entwickeln.
Unternehmen sollten sich grundsätzliche Fragen stellen, bevor sie ihre Abläufe digitalisieren: Wie kann ich mein Geschäftsmodell weiterentwickeln, um meinen unternehmerischen Erfolg langfristig zu sichern? Welche Technologien können mich dabei sinnvoll unterstützen? Und wie kombiniere ich sie so, dass daraus ein Mehrwert entsteht? Die Erfahrungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Kunden sind ein guter Ansatzpunkt, um alternative, verschlankte oder komplett neue Vorgehensweisen zu entwickeln.
Vier Tipps für die digitale Transformation
Die digitale Transformation passiert nicht per Knopfdruck, sie ist ein fortlaufendes Projekt. Um die Kontrolle zu behalten, sollten einzelne Prozesse nach einem strategischen Gesamtkonzept schrittweise digitalisiert werden. Diese vier Tipps können dabei helfen:
- Klare Ziele setzen.
Um den Überblick zu bewahren, hilft es, sich an wenigen und einfach formulierten Zielen orientieren zu können. Davon ausgehend werden konkrete Maßnahmen entwickelt und Meilensteine definiert. Bestehende Abläufe werden daraufhin geprüft, ob sie unmittelbar auf die Ziele einzahlen. Komplexitätsreduktion heißt: Konzentration auf wenige – dafür strategische – Maßnahmen statt ausuferndem Controlling vieler kleiner Projekte. - Eine strategische Roadmap entwickeln.
Basierend auf den festgelegten Zielen bringt eine Digitalisierungs-Roadmap die Geschäftsführung, Fachabteilungen, Partner und Dienstleister auf den gleichen Stand. Die Roadmap bildet die notwendigen Maßnahmen ab und bestimmt klare Verantwortlichkeiten, was wiederum unnötige Diskussionen verhindert.
- Das Controlling auslagern.
Wenn Workload und Arbeitsdruck steigen und die Distanz zum Projekt fehlt, kann es schnell passieren, dass aufkommende Probleme nicht rechtzeitig erkannt werden. Es hilft daher, das Controlling für einen begrenzten Zeitraum an ein externes IT-Team zu übergeben. - Vom Ende her denken.
Eine gründliche Planung vom Ende her sorgt dafür, dass das Projekt kontrolliert abläuft und nicht hinten heraus das Zeit- oder Kostenbudget sprengt.
Ein weiterer wichtiger Baustein bei der Komplexitätsreduktion ist die Steuerung von Informationen mit Enterprise-Content-Management-Systemen (ECM). Diese Systeme erfassen, verwalten und speichern digitale Dokumente: Wichtige Informationen können so strukturiert und bedarfsgerecht bereitgestellt werden, damit die Nutzerinnen und Nutzer schnell die erforderlichen Entscheidungen treffen und die anstehenden Tätigkeiten ausführen können. In ECM-Systemen sind alle Dokumente jederzeit verfügbar. Zudem ist immer klar, wo auf seinem Weg durchs Unternehmen ein Dokument gerade steckt.
Für alle, die am Anfang der digitalen Transformation stehen, bieten ECM-Systeme einen weiteren Vorteil: Sie sind modular aufgebaut. Unternehmen müssen also nicht sämtliche Abläufe auf einen Schlag digitalisieren, sondern können mit einem Pilotprojekt einsteigen und danach Schritt für Schritt digitale Workflows auch für andere Aufgaben einführen. Das sorgt für einen guten Überblick und die bestmögliche Kontrolle. Und damit steht dem digitalen Wandel nichts mehr im Wege.
Für alle, die am Anfang der digitalen Transformation stehen, bieten ECM-Systeme einen weiteren Vorteil: Sie sind modular aufgebaut. Unternehmen müssen also nicht sämtliche Abläufe auf einen Schlag digitalisieren, sondern können mit einem Pilotprojekt einsteigen und danach Schritt für Schritt digitale Workflows auch für andere Aufgaben einführen. Das sorgt für einen guten Überblick und die bestmögliche Kontrolle. Und damit steht dem digitalen Wandel nichts mehr im Wege.
