Digital Office: der Mensch im Mittelpunkt

Ob die digitale Transformation gelingt oder nicht, liegt nicht zuletzt an den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wie man sie am Gestaltungsprozess beteiligt und das Verständnis für Change-Projekte weckt.

Wir kommunizieren über soziale Netzwerke, streamen unsere Lieblingsserien, buchen Reisen online, shoppen Katzenfutter im Netz und steuern die Heizung via App. Keine Frage, die Digitalisierung ist in unserem Alltag angekommen. Wenn es jedoch um Veränderungen im Job geht, sagen viele: „Wieso denn? Läuft doch.“ Der Mensch liebt seine Gewohnheiten, das ist ja auch erst einmal bequemer, als sich auf etwas Neues einzulassen. Hinzu kommt, dass beim Begriff „digitale Transformation“ bei manchen Leuten die Sorge mitschwingt, sich im Laufe des Prozesses eventuell selbst wegzurationalisieren. Unternehmen, die über Innovationen nachdenken, sollten sich also nicht nur mit Businessmodellen, technischen Tools und Plattformen beschäftigen, sondern vor allem mit der Frage: Wie holen wir die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Boot?

Denn stehen die Kolleginnen und Kollegen dem geplanten Projekt mit verschränkten Armen gegenüber, gefährdet das den Erfolg. Im schlimmsten Fall endet der digitale Wandel mit demotivierten Anwendern, die die neuen Abläufe im Digital Office unsinnig finden und sie bewusst oder unbewusst sabotieren. Und was nützt ein teurer Sportwagen vor der Tür, wenn ihn niemand fährt? Genau.

Der Digitalverband Bitkom hat die wichtigsten Stolperfallen auf dem Weg zur Digitalisierung aufgelistet. Ganz oben auf der Liste: Verständnis für Change-Projekte wecken. Der Mensch muss mitgenommen werden auf dem Weg zur digitalen Transformation, denn er steht letztlich im Mittelpunkt. Zum einen müssen die Unternehmen verstehen, welche Auswirkungen die Digitalisierung auf die Bedürfnisse der eigenen Kunden und zukünftiger Zielgruppen hat. Nur so lassen sich passgenaue digitale Angebote und Plattformen entwickeln. Zum anderen haben diese Projekte nur dann eine Aussicht auf Nachhaltigkeit, wenn die eigenen Beschäftigten die Auswirkungen der Digitalisierung auf das Unternehmen und die Branche verstehen und die notwendigen Änderungen – Changes – mittragen.

Um Neuerungen erfolgreich anzuschieben, steht für Unternehmen ganz oben auf der To-do-Liste: bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Lust auf Veränderung wecken. Aus Betroffenen sollten Beteiligte werden. Eine offene Kommunikation hat daher oberste Priorität: Die Beschäftigten sollten von Anfang an in die Planungen eingebunden werden, ihre Ideen sollten gehört werden, sie müssen mit entscheiden und gestalten können. Das Gefühl, von seinen Vorgesetzten ernst genommen zu werden, kann Wunder wirken und Widerstände in Luft auflösen. Außerdem hilft es, immer wieder zu unterstreichen, dass eine technische Lösung nicht nur für Effizienz sorgt, sondern den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die tägliche Arbeitsroutine erleichtern wird.

Wenn die Beschäftigten fürchten, im Zusammenhang mit der Digitalisierung ersetzt zu werden oder von der Technik überfordert zu sein, sollten diese Bedenken gehört werden. Vielleicht kann man sogar gemeinsam passende Lösungsansätze entwickeln? Besonders älteren Kolleginnen und Kollegen, die nicht zu den „Digital Natives“ zählen, fällt der Umgang mit diesen Themen oft schwer. Unternehmen sollten daher gezielt Schulungen anbieten. Und: genug Zeit einplanen. Neue Abläufe lernen sich nicht einfach so nebenbei. Daher sollte man das reguläre Arbeitspensum reduzieren, damit Zeit für das stressfreie Ausprobieren und Erlernen der Benutzung neuer Technologien entsteht.

Welches ist das passende ECM-System? Gibt es bereits bewährte Verfahren der Dokumentenverwaltung im Unternehmen oder nicht? Welche Workflows müssen entstehen? Im Vorfeld hilft es, die eigenen Abläufe und Anforderungen genau zu analysieren. Auch hier sollte man die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach ihren Wünschen und Ideen fragen. Wichtig ist, dass die Ziele der Einführung klar definiert werden. Wenn das nicht passiert, entscheidet man sich unter Umständen für das falsche ECM-System – und es wird nur ein Bruchteil der eigentlich gebrauchten Funktionen abgedeckt. Oder es ist zu umfangreich und wird von den Beschäftigten als zu kompliziert wahrgenommen. In beiden Fällen sind die Leute am Ende genervt.

Wichtig ist, einen technischen Support einzurichten, der den Kolleginnen und Kollegen mit Rat zur Seite steht. Nicht zu unterschätzen ist die Bestimmung einer oder eines Projektverantwortlichen. Wenn sich niemand zuständig fühlt, sind die Beschäftigten verunsichert und Fehlinformationen machen schneller die Runde. Falls für das professionelle Projektmanagement die Inhouse-Expertise fehlt, besteht die Möglichkeit, einen Spezialisten zu buchen. Die externen IT-Projektmanager von TA Triumph-Adler kümmern sich um die Umsetzung des Projekts – von der Konzeptphase bis zur Implementierung und auf Wunsch noch darüber hinaus. Der externe Projektmanager ist dafür verantwortlich, alle Beteiligten regelmäßig über die Fortschritte des Projekts zu informieren und nicht zuletzt das Budget einzuhalten.

Erst wenn gemeinsame Antworten auf all diese Fragen gefunden worden sind, macht es Sinn, die Veränderungsprozesse im Unternehmen anzugehen. Irgendwann kommt der Punkt, an dem es die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – um beim Bild des Sportwagens zu bleiben – kaum erwarten können, das Steuer selbst in die Hand zu nehmen.