MFP – Einfallstor zur Digitalisierung

Der Bürodrucker wird zum Multifunktionsprinter – und als „Möglichmacher“ der Digitalisierung zum Gewinner der Büro-Evolution. Digitale Workflows sind nun mal besser als analoge Prozesse.

Wer sich anpassen kann an eine veränderte Umwelt, zählt zu den Gewinnern des Wandels. Alle anderen gehen unter: Die Evolution kennt keine Gnade. „Survival of the fittest“ nannte Charles Darwin einst, was wir heute im Biotop „Büro“ erleben. Erst verschwanden Schreibmaschine und Tipp-Ex, dann das Telefonbuch und das Schnarren des Modems. Rechnungen auf Papier? Formulare mit dreifachem Durchschlag? Umlaufmappen? Stehen auf der Liste der bedrohten Arten. Die Evolution kennt keine Gnade.

Der Bürodrucker steht übrigens nicht auf dieser Liste. Er passt sich in seiner nächsten Evolutionsstufe als Multifunktionsprinter, kurz MFP, hervorragend an die moderne Büro-Umwelt an. Der MFP druckt und kopiert fleißig wie gewohnt und übernimmt zudem das Faxen. Und er scannt – und öffnet damit das Tor für die Digitalisierung.

Aus „Papier rein, Papier raus“ wird „Papier rein, digitales Dokument raus“. Was Papier war, wird durch das Scannen im Multifunktionsprinter zu einem digitalen Dokument – das direkt richtig abgelegt wird. Kein Suchen mehr nach Rechnungen oder Lieferscheinen in Ablagen oder Stapeln, keine zwischenzeitlich verschollenen Umlaufmappen: Jedes Dokument ist dort abgespeichert, wo es hingehört. Bereit zum Zugreifen, Speichern und Weiterleiten. Beim Bearbeiten werden alle Versionen abgespeichert, sodass die Ursprungsversion weiterhin vorhanden ist und sämtliche Bearbeitungsschritte nachvollzogen werden können.

Auch das Suchen wird einfacher, dank OCR. Die „Optical Character Recognition“-Software ist unverzichtbar, da beim Scannen nur ein Bild der gescannten Datei erstellt wird. OCR kann aus diesem Bild die Buchstaben und Wörter „herauslesen“ und erkennt auch Rechnungen und Barcodes. Wer ein bestimmtes Wort sucht, kann es eingeben – und findet verlässlich das gewünschte Ergebnis.

Entscheidend beim Scannen ist das Ordnersystem, in das jedes Dokument sofort abgespeichert wird. Ebenso wichtig sind die Workflows, die dafür sorgen, dass jedes digitale Dokument umgehend von den Personen bearbeitet werden kann, die schon darauf warten. Diese Aufgabe übernehmen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und – als individualisierte Ausbaustufe – ECM-Lösungen. Beide Systemarten decken den gesamten „Lebenszyklus“ von Dokumenten ab, von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung. Dieser Weg ist vorgegeben durch Workflows, die alle Dokumente auf dem vorgesehenen Weg über sämtliche Stationen begleiten. Es ist jederzeit klar, wo auf seinem Weg ein Dokument gerade ist und was als nächster Schritt ansteht.

Je bequemer digitale Workflows werden, desto schwieriger wird es für analoge Prozesse, ihren Platz zu behaupten. Der MFP, das steht jetzt schon fest, gehört zu den Gewinnern der Büro-Evolution: als Möglichmacher der Digitalisierung.