Hitachi Europe hat sein Rechnungswesen mit yuuvis® RAD digitalisiert. Die ECM-Lösung aus der Cloud ist mit TA Triumph-Adler schnell installiert, selbsterklärend und bequem.
„Unsere Prozesse dauerten zu lange“, sagt Lars Krüger, Manager Strategic Planning in Hitachis Düsseldorfer Europa-Zentrale. Zum Beispiel die Rechnungen: Die wurden ausgedruckt und zweimal wöchentlich gesammelt per Post ins Headquarter nach Japan geschickt. Klingt eher nach den Zeiten von Tinte und Federkiel als nach den effizienten digitalen Prozessen des 21. Jahrhunderts? Das fanden sie bei Hitachi Europe auch. „Wir wollten unseren internen Kunden einen digitalen Rechnungs-Workflow bereitstellen“, so Krüger. „Auch unsere Eingangsrechnungen sollten digital bearbeitet werden.“ Damit kristallisierte sich heraus, in welche Richtung sie in der Europa-Zentrale des japanischen Konzerns schauen würden: Sie brauchten eine ECM-Lösung. Diese Systeme – ECM steht für Enterprise Content Management – erfassen, verwalten und speichern digitale Dokumente. Maßgeschneiderte Workflows leiten die Dokumente weitgehend automatisiert durchs System. In ECM-Systemen ist jederzeit sichtbar, wo auf seinem Weg durchs Unternehmen ein Dokument – etwa eine Rechnung – gerade steckt.
Für Hitachi Europe war schnell klar, welche Lösung optimal passt: yuuvis® RAD. „TA Triumph-Adler hat uns vorab die Anwendung von yuuvis® RAD demonstriert“, erzählt Strategieplaner Lars Krüger. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren sofort von der Software angetan.“ Was ihn zusätzlich überzeugt hat: die hohen Sicherheitsstandards, „das konnte uns kein Wettbewerber bieten“.
Ein weiterer Vorteil von yuuvis® RAD: Hitachi Europe muss seine IT-Abteilung nicht mit zusätzlichen Aufgaben belasten, denn yuuvis® RAD verlagert die Rechnungsprüfung und -bearbeitung in die Cloud. Installation? Überflüssig. Hitachi Europe konnte sofort loslegen und muss sich um nichts kümmern. Das übernimmt der Cloud-Provider, der in der Enterprise Private Cloud auch die Vorgaben der hohen IT-Sicherheitsstandards von Hitachi erfüllt.
„Unsere Prozesse dauerten zu lange“, sagt Lars Krüger, Manager Strategic Planning in Hitachis Düsseldorfer Europa-Zentrale. Zum Beispiel die Rechnungen: Die wurden ausgedruckt und zweimal wöchentlich gesammelt per Post ins Headquarter nach Japan geschickt. Klingt eher nach den Zeiten von Tinte und Federkiel als nach den effizienten digitalen Prozessen des 21. Jahrhunderts? Das fanden sie bei Hitachi Europe auch. „Wir wollten unseren internen Kunden einen digitalen Rechnungs-Workflow bereitstellen“, so Krüger. „Auch unsere Eingangsrechnungen sollten digital bearbeitet werden.“ Damit kristallisierte sich heraus, in welche Richtung sie in der Europa-Zentrale des japanischen Konzerns schauen würden: Sie brauchten eine ECM-Lösung. Diese Systeme – ECM steht für Enterprise Content Management – erfassen, verwalten und speichern digitale Dokumente. Maßgeschneiderte Workflows leiten die Dokumente weitgehend automatisiert durchs System. In ECM-Systemen ist jederzeit sichtbar, wo auf seinem Weg durchs Unternehmen ein Dokument – etwa eine Rechnung – gerade steckt.
Für Hitachi Europe war schnell klar, welche Lösung optimal passt: yuuvis® RAD. „TA Triumph-Adler hat uns vorab die Anwendung von yuuvis® RAD demonstriert“, erzählt Strategieplaner Lars Krüger. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter waren sofort von der Software angetan.“ Was ihn zusätzlich überzeugt hat: die hohen Sicherheitsstandards, „das konnte uns kein Wettbewerber bieten“.
Ein weiterer Vorteil von yuuvis® RAD: Hitachi Europe muss seine IT-Abteilung nicht mit zusätzlichen Aufgaben belasten, denn yuuvis® RAD verlagert die Rechnungsprüfung und -bearbeitung in die Cloud. Installation? Überflüssig. Hitachi Europe konnte sofort loslegen und muss sich um nichts kümmern. Das übernimmt der Cloud-Provider, der in der Enterprise Private Cloud auch die Vorgaben der hohen IT-Sicherheitsstandards von Hitachi erfüllt.
Passgenaue Workflows, entwickelt mit TA Triumph-Adler
Gemeinsam mit TA Triumph-Adler hat Hitachi Europe einen individuellen Workflow für den Rechnungseingang entwickelt, mit automatischer Rechnungslesung und Integration in das ERP-System MS Dynamics AX. „Fachlich, technisch und menschlich ist die Zusammenarbeit mit TA Triumph-Adler klasse“, lobt Strategieplaner Krüger. „Wir kennen unsere Ansprechpartner, die Wege sind kurz, der Support ist schnell und ausgesprochen professionell.“
Professionell sind auch die Workflows. Rechnungen werden jetzt effizient digitalisiert und klassifiziert. Der gesamte Inhalt wird durchsuchbar gemacht, anschließend werden die Metadaten automatisch extrahiert und zugeordnet. „Die Software bietet uns alles, was wir wollten“, freut sich Lars Krüger. „Der Rechnungs-Workflow erfolgt digital und automatisiert, unser Büro ist seither fast papierlos – und der Zugriff auf Dokumente ist von überall aus problemlos möglich.“
Das Ergebnis übertrifft fast die (eh schon hohen) Erwartungen, berichtet Lars Krüger. „Wir bekommen intern ein durchweg positives Feedback und kaum Rückfragen zur Nutzung, das System ist komplett selbsterklärend.“ Die Zeitersparnis durch beschleunigte interne Prozesse beziffert der Manager Strategic Planning auf 25 Prozent. Der Papierverbrauch sei massiv gesunken, gestiegen hingegen sei die Verfügbarkeit von Dokumenten. Die rund 250 Beschäftigten von Hitachi Europe können von überall auf der Welt auf die Dokumente zugreifen. Besonders gefällt Krüger die Suchfunktion: „Wir finden jetzt jedes Dokument ganz schnell und unkompliziert – yuuvis® RAD erleichtert uns das Arbeitsleben sehr.“
Wollen Sie einen Blick darauf werfen, was yuuvis® RAD alles kann?
Professionell sind auch die Workflows. Rechnungen werden jetzt effizient digitalisiert und klassifiziert. Der gesamte Inhalt wird durchsuchbar gemacht, anschließend werden die Metadaten automatisch extrahiert und zugeordnet. „Die Software bietet uns alles, was wir wollten“, freut sich Lars Krüger. „Der Rechnungs-Workflow erfolgt digital und automatisiert, unser Büro ist seither fast papierlos – und der Zugriff auf Dokumente ist von überall aus problemlos möglich.“
Das Ergebnis übertrifft fast die (eh schon hohen) Erwartungen, berichtet Lars Krüger. „Wir bekommen intern ein durchweg positives Feedback und kaum Rückfragen zur Nutzung, das System ist komplett selbsterklärend.“ Die Zeitersparnis durch beschleunigte interne Prozesse beziffert der Manager Strategic Planning auf 25 Prozent. Der Papierverbrauch sei massiv gesunken, gestiegen hingegen sei die Verfügbarkeit von Dokumenten. Die rund 250 Beschäftigten von Hitachi Europe können von überall auf der Welt auf die Dokumente zugreifen. Besonders gefällt Krüger die Suchfunktion: „Wir finden jetzt jedes Dokument ganz schnell und unkompliziert – yuuvis® RAD erleichtert uns das Arbeitsleben sehr.“
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