Digitalisieren mit Geld vom Staat
Die Botschaft ist angekommen: An digitalen Workflows führt kein Weg vorbei. Aber was ist der beste Weg? Staatliche Förderprogramme helfen, die richtige Antwort zu finden – und umzusetzen.
Wenn die Rechnung digital wird
Mediaplus bearbeitet Rechnungen jetzt digital. Die Münchner Mediaagentur setzt auf eine ECM-Lösung von TA Triumph-Adler – und plötzlich geht alles entspannter. Und automatisiert.
Bei Mediaplus gehen im Laufe eines Jahres ungefähr 80.000 Rechnungen ein, zwei Drittel per PDF und der Rest auf Papier. Für alle Rechnungen galt bis 2020: Sie mussten in der Münchner Mediaagentur händisch bearbeitet werden. Nun hat Mediaplus das Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen digitalisiert – mit der passenden ECM-Lösung von TA Triumph-Adler.
Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management. Diese Software erlaubt es, Dokumente – etwa Rechnungen – digital zu verwalten und in automatisierten Prozessen zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer wann auf welche Rechnung zugreifen darf, ist per ECM festgelegt. Das System weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides.
Bei Mediaplus gehen im Laufe eines Jahres ungefähr 80.000 Rechnungen ein, zwei Drittel per PDF und der Rest auf Papier. Für alle Rechnungen galt bis 2020: Sie mussten in der Münchner Mediaagentur händisch bearbeitet werden. Nun hat Mediaplus das Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen digitalisiert – mit der passenden ECM-Lösung von TA Triumph-Adler.
Das Kürzel ECM steht für Enterprise Content Management. Diese Software erlaubt es, Dokumente – etwa Rechnungen – digital zu verwalten und in automatisierten Prozessen zu bearbeiten. Das beginnt beim Erfassen und geht bis zum Speichern und Archivieren der Dokumente. Wer wann auf welche Rechnung zugreifen darf, ist per ECM festgelegt. Das System weiß um Zahlungsfristen und Skonti – und erinnert rechtzeitig an beides.
Der ECM-Wunsch kam aus der Buchhaltung
Die digitale Alternative zur Rechnungsbearbeitung schont Nerven. Der Zeitaufwand für Papierprüfung und -ablage ist enorm, das Procedere anfällig für Fehler. Bei Mediaplus kam der Vorschlag aus der Fachabteilung. „Sie hat sich ein Werkzeug gewünscht, um die Menge der Rechnungen zu beherrschen“, sagt Andreas Rembow, Manager für Digitalisierungsprojekte bei der Münchner Agentur.
ECM ist dieses Werkzeug. „Früher musste für eine Rechnungsbearbeitung per ECM viel individuell programmiert werden“, sagt Daniel Wagenführer, General Manager bei TA Triumph-Adler. Die magische Schwelle: mindestens 80.000 Rechnungen im Jahr, damit sich das auch rechnet. Heute sind Prozesse wie Skonti, Zahlungsfristen oder Wiedervorlagedaten standardisiert – und ECM-Lösungen rechnen sich auch für Mittelständler. Die Investitionskosten für Systeme mit standardisierten Workflows liegen im niedrigen fünfstelligen Bereich.
ECM ist dieses Werkzeug. „Früher musste für eine Rechnungsbearbeitung per ECM viel individuell programmiert werden“, sagt Daniel Wagenführer, General Manager bei TA Triumph-Adler. Die magische Schwelle: mindestens 80.000 Rechnungen im Jahr, damit sich das auch rechnet. Heute sind Prozesse wie Skonti, Zahlungsfristen oder Wiedervorlagedaten standardisiert – und ECM-Lösungen rechnen sich auch für Mittelständler. Die Investitionskosten für Systeme mit standardisierten Workflows liegen im niedrigen fünfstelligen Bereich.
Die Option: maßgeschneiderte Prozesse
Das Schöne an ECM-Systemen: Prozesse können jederzeit auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden. Wagenführer nennt ein Beispiel: „Wenn Lieferanten immer wiederkehrend ähnliche Rechnungen stellen, kann man das per Texterkennung und maschinellem Lernen komplett automatisieren.“ Diese Option war ein Grund für Mediaplus, sich für die ECM-Lösung von TA Triumph-Adler zu entscheiden. Jede Rechnung landet jetzt in einem „digitalen Aktenschrank“, Papierdokumente werden dafür gescannt. Eine OCR-Software erkennt alle relevanten Parameter, deren Informationen das ECM-System abgleicht und in die Buchhaltung weiterleitet. Mediaplus-Manager Andreas Rembow sagt: „Was das System automatisch einliest, also Zahlungsziel und Rechnungsbetrag, überprüft anschließend noch mal ein Mitarbeiter.“ Immer schön, wenn man sich gebraucht fühlt. Und noch besser, wenn man plötzlich genügend Zeit für die wirklich wichigen Aufgaben findet.
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