In drei Schritten zum Digital Office
Mit dem richtigen Konzept ist ein Dokumenten-Management-System (DMS) ebenso schnell wie problemlos eingeführt – und damit ist der Einstieg ins Digital Office bereits gelungen.
Wie der Staat die digitale Transformation fördert
Jetzt digitalisieren – schon klar. Aber welches System? Und woher das Geld nehmen? Staatliche Förderprogramme liefern die Antworten auf beide Fragen.
Digitalisierung ist echt wichtig. Digitalisierung ist echt wichtig. Der Unterschied zwischen diesen beiden Sätzen: der Tonfall. Früher schwang „aber wir haben Wichtigeres zu tun“ mit. Heute ist Digitalisierung nicht nur wichtig, sondern eilig. Weil digitale Prozesse und Workflows genau jetzt benötigt werden. Schon damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice produktiv arbeiten können, mit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.
Corona ist ein Augenöffner: Digitale Prozesse sind unverzichtbar – und glücklicherweise viel einfacher einzuführen, als viele Arbeitgeber befürchtet haben. Sie können die Einrichtung von Desktop-Arbeitsplätzen outsourcen oder mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) standardisierte Prozesse einführen. Das geht so ziemlich von jetzt auf gleich.
Digitalisierung ist echt wichtig. Digitalisierung ist echt wichtig. Der Unterschied zwischen diesen beiden Sätzen: der Tonfall. Früher schwang „aber wir haben Wichtigeres zu tun“ mit. Heute ist Digitalisierung nicht nur wichtig, sondern eilig. Weil digitale Prozesse und Workflows genau jetzt benötigt werden. Schon damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice produktiv arbeiten können, mit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente.
Corona ist ein Augenöffner: Digitale Prozesse sind unverzichtbar – und glücklicherweise viel einfacher einzuführen, als viele Arbeitgeber befürchtet haben. Sie können die Einrichtung von Desktop-Arbeitsplätzen outsourcen oder mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) standardisierte Prozesse einführen. Das geht so ziemlich von jetzt auf gleich.
„Welches System passt zu uns?“
Das Problem liegt anderswo. Da ist zum einen die Frage: Welches System passt zu uns? Wir empfehlen dafür die Lektüre der Whitepaper von TA Triumph-Adler über DMS, ECM und MFPs. Und zum anderen: Woher das Geld nehmen?
Vom Staat. Bund und Länder haben diverse Programme aufgelegt, um Unternehmen finanziell zu fördern, die auf digitale Prozesse umstellen. Dabei gibt es zwei Formen von Förderprogrammen: entweder als besonders günstige Kredite oder als Zuschuss, der nicht zurückgezahlt werden muss.
Vom Staat. Bund und Länder haben diverse Programme aufgelegt, um Unternehmen finanziell zu fördern, die auf digitale Prozesse umstellen. Dabei gibt es zwei Formen von Förderprogrammen: entweder als besonders günstige Kredite oder als Zuschuss, der nicht zurückgezahlt werden muss.
Zuschuss oder Kredit?
Bei Zuschüssen erhalten Unternehmen – je nach Programm – 30 bis 80 Prozent der anrechenbaren Ausgaben. Die Idee der Zuschüsse: Staatliche Stellen helfen, aber ein Eigenanteil bleibt Pflicht. Diese Förderprogramme sind allesamt gedeckelt, es gibt immer einen festgelegten Höchstbetrag für den jeweiligen Zuschuss.
Die Kredite werden zu einem sehr niedrigen Zinssatz vergeben, die Rückzahlung kann auf bis zu zehn Jahre gestreckt werden. Bei manchen Programmen werden zusätzlich Haftungsfreistellungen oder auch Tilgungszuschüsse gewährt. Beantragt werden die Förderkredite üblicherweise bei der Hausbank, die sich um alles Weitere kümmert.
Die Kredite werden zu einem sehr niedrigen Zinssatz vergeben, die Rückzahlung kann auf bis zu zehn Jahre gestreckt werden. Bei manchen Programmen werden zusätzlich Haftungsfreistellungen oder auch Tilgungszuschüsse gewährt. Beantragt werden die Förderkredite üblicherweise bei der Hausbank, die sich um alles Weitere kümmert.
Warum fördert der Staat?
Alle Förderprogramme wollen die Wettbewerbsfähigkeit des deutschen Mittelstands stärken. Das geht weit über die Digitalisierung von Workflows hinaus. Die Entwicklung von digitalen Lösungen und Geschäftsmodellen wird ebenso gefördert wie Investitionen in IT-Sicherheit.
Die Kredite und Zuschüsse können – das ist vom jeweiligen Programm abhängig – für neue Hard- und Software genutzt werden, ebenso häufig allerdings für externe Berater. Die helfen, die Frage nach dem „Was brauchen wir überhaupt?“ zu beantworten.
Die Kredite und Zuschüsse können – das ist vom jeweiligen Programm abhängig – für neue Hard- und Software genutzt werden, ebenso häufig allerdings für externe Berater. Die helfen, die Frage nach dem „Was brauchen wir überhaupt?“ zu beantworten.
Die Tücken der Bürokratie
Was brauchen Unternehmen, um einen Förderantrag zu stellen? Um ehrlich zu sein: Es hilft, keine Angst vor ausführlichen Formularen zu haben. Bund und Länder wollen gewährleisten, dass ihr Geld auch dort landet, wo es Nutzen stiftet. Deshalb werden bereits im Vorfeld sehr detaillierte Informationen eingeholt. Kein Förderantrag ist „mal so eben“ ausgefüllt.
Und wenn der Förderantrag endlich ausgefüllt und abgegeben ist, geht es keineswegs sofort los. Der Antrag muss erst bewilligt werden, anschließend muss der Zuschuss oder der Kredit freigegeben werden. Das dauert manchmal zwei Wochen, mitunter aber auch drei Monate.
Und wenn der Förderantrag endlich ausgefüllt und abgegeben ist, geht es keineswegs sofort los. Der Antrag muss erst bewilligt werden, anschließend muss der Zuschuss oder der Kredit freigegeben werden. Das dauert manchmal zwei Wochen, mitunter aber auch drei Monate.
Was bietet der Bund an?
Viele bundesweite Förderkredite laufen über die nationale Förderbank KfW. Bis zu 25 Millionen Euro gibt es beispielsweise über deren ERP-Digitalisierungs- und Innovationskredit, dessen Kriterien „digitale Vorhaben“ sehr breit fassen. Workflows mit Arbeitsplätzen im Homeoffice einzurichten oder zu verbessern, gilt definitiv als „digitales Vorhaben“.
Das Programm „go-digital“ unterstützt kleinere Mittelständler bei der digitalen Transformation mit Zuschüssen. Seit März 2020 unterstützt das Programm des Bundeswirtschaftsministeriums auch das zügige Einrichten von Homeoffice-Arbeitsplätzen, indem es bis zur Hälfte der Kosten für Beratungsleistungen übernimmt. Damit sollen Unternehmen in die Lage versetzt werden,
Das Programm „go-digital“ unterstützt kleinere Mittelständler bei der digitalen Transformation mit Zuschüssen. Seit März 2020 unterstützt das Programm des Bundeswirtschaftsministeriums auch das zügige Einrichten von Homeoffice-Arbeitsplätzen, indem es bis zur Hälfte der Kosten für Beratungsleistungen übernimmt. Damit sollen Unternehmen in die Lage versetzt werden,
- die Hardware entsprechend zu konfigurieren und
- eine passende, spezifische Software einzusetzen.
Der Clou bei „go-digital“ ist der überschaubare bürokratische Aufwand. Die autorisierten Berater stellen die Anträge selbst und übernehmen die Abrechnung und das Berichtswesen.
Alle Förderprogramme im Überblick
Die Förderdatenbank des Bundeswirtschaftsministeriums gibt einen tagesaktuellen Überblick über alle Förderprogramme des Bundes, der Länder und der Europäischen Union. Sie informiert über Förderschwerpunkte und Zuständigkeiten und liefert Detailinformationen zu konkreten Förderkriterien und Antragsmodalitäten.
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