Digitalisierung muss sich anpassen können

Zeit ist Geld. In unserem digitalisierten Zeitalter dominiert vor allem der Effizienzgedanke: Prozesse werden beschleunigt, Dokumentationsaufwände minimiert, und die Servicequalität wird erheblich gesteigert. Das spart Kosten und erhöht die Kundenzufriedenheit. Das Problem: In der Theorie liest sich das gut, in der Praxis gestaltet sich die Umsetzung für so manche Branche jedoch schwieriger als gedacht. Besonders das Gesundheitswesen steht hier in dem Ruf, hinterherzuhinken. Christoph Schröter, Senior Document Sales Consultant bei TA Triumph-Adler, sagt, woran das liegt und erklärt, wie Digitalisierung sich an die besonderen Anforderungen in Krankenhäusern anpassen kann. 

Herr Schröter, wie digital sind unsere Krankenhäuser wirklich? 
Es heißt ja immer, dass das Gesundheitswesen den anderen Branchen IT-technisch um zehn Jahre hinterherhinken würde. Das ist zum Teil auch richtig und liegt daran, dass viele Häuser nicht profitabel arbeiten und deswegen Investitionen in die Zukunft aufschieben. Dazu kommt, dass der Fokus in erster Linie auf den Menschen liegt! Abläufe und Prozesse drehen sich rund um den Patienten und es fehlt im Alltag oftmals ganz einfach die Zeit, um sich um das Thema Digitalisierung zu kümmern.

Wie können wir uns das vorstellen?
Der Aufwand ist in vielen Bereichen enorm! Wenn zum Beispiel ein Patient zu einer Operation in die Klinik kommt, wird zuerst ein Aufklärungsgespräch zur OP geführt. Danach wird eine gedruckte Vorlage des Aufklärungsbogens vom Patienten unterzeichnet – der Patient selbst und auch die Klinik behalten jeweils ein Exemplar als Nachweis. Und da die Kliniken hier oftmals schon digital arbeiten, muss der unterschriebene Aufklärungsbogen zügig eingescannt werden, um die digitale Patientenakte zu vervollständigen. Gleichzeitig muss das Dokument aber auch archiviert werden, weil es ein Original ist. Die Digitalisierung verursacht hier also einen höheren Aufwand, gleichzeitig aber auch einen schnelleren Zugriff auf Informationen, die in einem digitalen Dokument einfacher zugänglich sind.

Wie könnte sich ein digitaler Prozess denn durchsetzen?
Wenn ein digitaler Prozess im Alltag funktionieren soll, dann nur, wenn es den Kliniken einen echten Geschwindigkeitsvorteil bringt, der die Angestellten entlastet. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass generell große Klinikgruppen digital deutlich weiter sind als kleinere Häuser.

Was machen die großen Klinikgruppen denn richtig, was den kleinen nicht gelingt?
Hier sind einfach deutlich mehr Ressourcen für diese Themen da! Außerdem werden Skalierungseffekte angestoßen, weil ein Prozess, der in der einen Klinik eingeführt wurde, sich leicht auf andere Kliniken derselben Gruppe übertragen lässt. Und genau das wirft einzelne Krankenhäuser im Zuge der Digitalisierung auch zurück.

Und da kommen Sie ins Spiel?
Genau. Wir sprechen mit unseren Kunden diese Problematik an und stellen auch direkt Lösungsansätze vor: Wie kommt ein Arztbrief, den der Patient in die Krankenhausaufnahme mitbringt, möglichst schnell in die digitale Akte, um bei der nächsten Visite auch in digitaler Form vorzuliegen? Wir hinterfragen das aktuelle Dokumentenmanagement-Prozedere und versuchen, die gesamte Weiterverarbeitung von Dokumenten effizienter zu gestalten.

Wo liegen denn die Probleme?
Es ist oftmals so, dass in Krankenhäusern ein Teil der Dokumente in Papierform vorliegt – sprich all das, was der Patient mitbringt – und der Rest der Dokumente in digitaler Form existiert. Das ist natürlich alles andere als effizient, weil dann immer an zwei Stellen gesucht wird. Und das ist übrigens nicht nur im Gesundheitswesen ein Thema, sondern in jeder anderen Branche auch.

Und wie steht es um die Nutzung von Gesundheitsdaten?
Das ist ein laufender Prozess und bei jedem Krankenhaus unterschiedlich. Wenn zum Beispiel ein Krankenhaus ein EKG-Gerät vor zehn oder zwanzig Jahren angeschafft hat, werden die Befunde noch in Papierform ausgedruckt. Da fehlt schlicht die Technik, um die Daten direkt in ein digitales Archiv zu spielen. Und weil die Geräte so teuer sind und eine lange Laufzeit haben, bleibt es auch erst einmal dabei. Andere Krankenhäuser sind bereits auf modernere Geräte umgestiegen – dann schauen die Ärzte in ihrer Visite ganz einfach auf ein iPad.

Was bedeutet dann die KRITIS-Verordnung für die Digitalisierung im Gesundheitswesen?
Bei der kritischen Infrastruktur (KRITIS) geht es um ein IT-Sicherheitsgesetz, das vor allem große Krankenhäuser betrifft. Vereinfacht gesprochen gilt es, genau herauszukristallisieren, wie sicher das eigene Netzwerk ist, wie sicher die IT-Systeme sind und – im Falle X – wie gut die Meldekette zu den Behörden bei einem Hackerangriff funktioniert und wie schnell der Regelbetrieb wiederaufgenommen werden kann. Die gesamte IT muss dementsprechend sicher und sauber dokumentiert sein und es muss ein Notfallkonzept geben. Wer die Auflagen nicht erfüllt, dem drohen Bußgelder. Auch hier stehen wir den Kliniken beratend zur Seite und erstellen Lösungskonzepte.

Sie arbeiten ja täglich mit Kunden aus der Healthcare-Branche zusammen - wo liegt denn außerdem noch Hilfebedarf?
Hauptsächlich geht es um die Optimierung von Prozessen und Abläufen. Einfach gesagt: die Mitarbeiter zu entlasten. Um das Beispiel von eben nochmal aufzugreifen: Wir kümmern uns unter anderem darum, dass ein nachgereichtes Papierdokument möglichst schnell in die digitale Akte kommt – ohne großen händischen Aufwand und möglichst vollautomatisiert. Dazu kommen natürlich viele weitere Dienstleistungen, wie die Administration der kompletten Print-Server und Treiberwelt, inklusive Scan- und Faxmanagement und Fernwartung.

Es wird tatsächlich noch gefaxt?
Viele fragen sich natürlich, wie das mit der Digitalisierung zusammenpasst. Das muss es aber, allein aus dem Grund, weil in Kliniken noch immer extrem viel gefaxt wird, da das wesentlich schneller geht, als sich an den Stationsrechner zu setzten, sich einzuloggen und so weiter.

Aber spart man dadurch auch Kosten?
Die höchsten Kosten in einem Krankenhaus sind die Personalkosten. Und wenn dieses Personal im Alltag einfach schneller mit Papier arbeitet, wer will denn dann auf digitale Form umstellen? Es sei denn, es gibt irgendwelche gesetzlichen Vorgaben oder einen schnelleren Zugriff auf die Information.

Der Datenschutzaspekt ist beim Faxen aber eher kritisch, oder?
Mit einer „Fax-Server-Lösung“ kann die Dokumentation beim Faxen auf ein ganz anderes Niveau gehoben werden, weil man damit an zentraler Stelle einen genauen Nachweis über ein- und ausgehende Faxe hat. Herkömmlichen Faxgeräten fehlt dieser Aspekt. Und weil ja oftmals wichtige Dokumente gefaxt werden, ist eine lückenlose Dokumentation auch so wichtig. Hier kommen wir auch wieder ins Spiel und unterstützen mit entsprechenden Lösungen.

Zusammengefasst: Was muss die Digitalisierung aus Ihrer Sicht im Gesundheitsbereich also leisten?
Digitalisierung im Gesundheitsbereich muss bezahlbar sein, sie muss skalierbar sein und man muss die Menschen mitnehmen. Viele Leute fragen mich auch nach den Risiken. Meine Antwort: Es gibt keine! Es sind immer nur Chancen, die dahinterstehen. Nämlich die, effizienter an Informationen heranzukommen. Eine große Bremse ist da übrigens der Gesetzgeber, weil viele Dokumente in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Jeder weiß: Analoge Anschlüsse sind ein Auslaufmodell, und den digitalen Netzen gehört die Zukunft. Für kleine und mittlere Unternehmen gilt es jetzt, sich möglichst budget- und ressourceneffizient auf diesen Umstieg vorzubereiten. Das betrifft auch und insbesondere die Fax-Kommunikation.

Die Lösung: einfaches Faxen direkt am Multifunktionsgerät! Der IPTAM Fax-Server sorgt dafür, dass Sie auch in Zukunft ohne aufwendige Installationen oder komplexe Eingriffe in die IT-Infrastruktur faxen können.

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