Digital Office: Wie kommen wir los vom Papier?

Wer die digitale Transformation seines Unternehmens vorantreiben will, muss sich von Papier-Workflows lösen. Dank DMS fällt das gar nicht mal schwer.

Wir sind alle Junkies, weil der Staat es so will. Wir kommen einfach nicht los vom Papier, so sehr wir es auch versuchen. Jeder Schritt ist mühselig, wenn der Staat dies, das und jenes unbedingt auf Papier braucht. Weil es sonst nicht rechtsgültig ist. Und ja, das gilt auch im Archiv.

42 Prozent der Unternehmen halten am Papier fest, weil der Gesetzgeber es so verlangt. Das besagt eine Studie des Beratungsunternehmens IDC, für die 250 Entscheider in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt wurden. Mehr als ein Drittel der Unternehmen schickt Rechnungen, Briefe, Bestätigungen und Ähnliches in Papierform heraus, weil die Kunden es so wünschen. Und in jedem vierten Unternehmen laufen die Prozesse über Papier, weil sie schon immer über Papier liefen.

Dieses Viertel sind die echten Junkies: Ihnen ist nicht einmal bewusst, wie abhängig sie sind. Der Rest der Unternehmen würde seinen Papierverbrauch gern drosseln und idealerweise gegen Null fahren. Zwei von drei Managern, die für den IDC-„Ratgeber Digitales Arbeiten“ befragt wurden, sehen in einem klugen Dokumenten-Management-System (DMS) die Grundlage für die digitale Transformation ihres Unternehmens.

Genau diese Transformation steht jetzt an. Laut IDC laufen derzeit 59 Prozent der Prozesse über Papier, doch bereits 2021 – so erwarten es die Entscheider – werden 70 Prozent elektronisch abgewickelt. Und damit schneller und effizienter. Den Auftakt machen laut Studie die kundennahen Bereiche:

„Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten – alle werden selbst immer digitaler und machen eine digitale Arbeitsweise unabdingbar“, sagt IDC-Studienautorin Sabrina Schmitt. Das bedeute, vertraute Strukturen aufzubrechen. Um Raum für Veränderung zu schaffen, sei es nötig, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu überzeugen und mitzunehmen in diese neue Welt. Sobald jemand selbst erlebt, wie sehr elektronische Prozesse die tägliche Arbeit erleichtern, ist der Drops gelutscht.

Leider unterschätzen viele Unternehmen, wie entscheidend ihre Mitarbeiter für den Erfolg oder Misserfolg jeglicher Transformation sind. Anstatt die Belegschaft für den Aufbruch zu motivieren, werden Zahlen zu Kosten und Effizienz- und Produktivitätssteigerungen aufgerufen.

Alles richtig und wichtig, allerdings sicherlich nicht der Ansatz, mit dem Unternehmen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitnehmen auf diese Reise. Dafür braucht es eine andere Zahl: Zwei Drittel der Entscheider sind laut IDC-Studie davon überzeugt, mit elektronischen Prozessen die Zufriedenheit jedes einzelnen Mitarbeiters und jeder einzelnen Mitarbeiterin steigern zu können. 

Mit diesem Wissen können Unternehmen fast frohgemut analysieren, wo Papierprozesse nötig sind. So erkennen sie, wo eine Um- oder Neugestaltung von Workflows und der Einsatz von Technologien den Büroalltag sinnvoll digitaler gestalten können (mehr über Konzepte und Strategien dazu erfahren Sie hier. „Die Entwicklung dieser Technologien ist so rasant, dass Unternehmen sich besser heute als morgen mit den Themen auseinandersetzen, um ihre Prozesseffizienz steigern und Innovationen vorantreiben zu können“, sagt Sabrina Schmitt.

„Weiter wie bisher“ ist keine Option. Wenn alle anderen auf digitale Prozesse umgestellt haben, wirken Papierdokumente – und damit das gesamte Unternehmen – vorgestrig. Da hilft auch kein Verweis auf den Staat und das, was der angeblich alles fordert.